Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

26января 2012

«SharePoint против SharePoint'а: риски при внедрении» - статья из CNews

Станислав Макаров
http://www.cnews.ru/reviews/index.shtml?2012/01/26/474720_1

По последним исследованиям, уровень принятия Microsoft SharePoint 2010 в корпоративной среде достигает на сегодняшний день 60-70%. Однако, во-первых, одна платформа не может обеспечить все функции СЭД, а во-вторых – не везде данное решение грамотно настроено и качественно интегрировано с другими системами. О проблемах, с которыми сталкивается разработчик СЭД, интегрированной с SharePoint, а также о рисках при ее внедрении, рассказала Елена Иванова, директор по маркетингу ЭОС.

Когда речь заходит о внедрении СЭД, очень многие из потенциальных заказчиков включают платформу SharePoint в свой шорт-лист. Это неудивительно. Популярность данного продукта Microsoft настолько высока, что даже в аналитических обзорах его выделяют в отдельную категорию – SharePoint и все остальные ECM.

Но одной платформы недостаточно для обеспечения всех функций СЭД, реализующих классический документооборот и делопроизводство. Здесь у организации есть выбор – либо вести разработку своими силами, опираясь на базовую функциональность SharePoint и постепенно наращивая его возможности в управлении документами и бизнес-процессами, или взять готовое решение.

О продукте:
Разработчиком системы EOS for SharePoint является компания «Электронные Офисные Системы« (ЭОС). EOS for SharePoint – это полноценная СЭД на платформе Microsoft SharePoint 2010, полностью интегрированная в платформу и не использующая для работы дополнительные серверы приложений или сторонние системы.

Однако не стоит терять бдительность: следуя моде, многие разработчики СЭД объявили об интеграции своих систем с SharePoint. Разумеется, такой подход имеет право на существование и востребован рынком, только в этом случае надо понимать, что у вас будет две системы – одна для документооборота и другая – SharePoint для коллективной работы, обсуждений, обмена информацией и т. д., что идет вразрез с первоначальной установкой – реализовать документооборот на SharePoint.

Что же делать? Выбирать из числа решений, которые обеспечивают выполнение задач документооборота непосредственно в среде SharePoint. Одним из них является разработка компании ЭОС – EOS for SharePoint, которая представляет собой «коробочный» продукт, содержащий базовый набор функциональных возможностей, необходимых для автоматизации бизнеса и организации электронного документооборота.

Разработка компании ЭОС — EOS for SharePoint представляет собой «коробочный» продукт,
содержащий базовый набор функциональных возможностей, необходимых
для автоматизации бизнеса и организации электронного документооборота

Однако, как бы ни была хороша система, в процессе внедрения всегда встречаются трудности, к которым нужно быть готовым заранее. Рассмотрим ситуации, которые возникают в нашем конкретном случае, при внедрении EOS for SharePoint.

Своим практическим опытом поделилась Елена Иванова, начальник отдела маркетинга компании ЭОС.

CNews: Итак, заказчик принял решение автоматизировать свой документооборот при помощи EOS for SharePoint. Возможны две ситуации: в организации уже используется SharePoint, либо клиент выбирает СЭД и заодно получает и SharePoint. В чем разница для внедрения? С какими клиентами легче работать?

Елена Иванова: Сложность проекта в большей степени зависит от функций, автоматизируемых при внедрении, а не от наличия или отсутствия платформы на момент внедрения. Нюансы есть и в первой, и во второй ситуации.

Первая ситуация: заказчик уже знает возможности SharePoint, поэтому предъявляет дополнительные требования к индивидуальной настройке СЭД, например, требует встроить СЭД в существующий портал организации, а это дополнительная настройка навигации, отображения справочника подразделения и т.п. Плюс в том, что есть специалисты, поддерживающие работу системы, железо и SharePoint уже настроен (если повезет, то настроен правильно – все зависит от специалистов), да и пользователи привыкли к его интерфейсу. При этом есть еще один несомненный плюс: заказчик уже знаком с SharePoint, меньше нужно объяснять и легче обучать пользователей.

Вторая ситуация, когда SharePoint в организации нет. Заказчик еще не осознает всех возможностей системы, требуется настройка самого портала, и, как правило, инфраструктура не готова. Пользователи еще не работали с порталом, поэтому требуется время на привыкание к его интерфейсу.

В решение EOS for SharePoint решены все вопросы по автоматизации электронного документооборота организации: 

  • картотеки проектов, документов и поручений; 
  • журналы работы с документами и поручениями;автоматизация вопросов согласования и утверждения документов; 
  • гибкие и удобные в работе средства настройки рабочих-процессов (workflow); 
  • возможность организовать юридически значимый электронный документооборот; 
  • контроль исполнительской дисциплины; 
  • отчёты по проектам, документам и исполнителям; 
  • работа со сканерами, потоковыми сканерами и штрих-кодами; 
  • необходимое разграничение прав доступа к проектам, документам, поручениям и пр.; 
  • автоматизированное рабочее место пользователя.

Более подробную информацию о системе смотрите на сайте.


Но некоторые считают, что лучше начинать с чистого листа, с теми заказчиками, у кого SharePoint еще не было. В этом случае специалисты ЭОС сами все настраивают и таким образом мы заранее избегаем проблем с платформой.

Встречаются, однако, и проблемы. В случае, когда у клиента SharePoint уже есть, это, как правило, означает, что у заказчика уже есть портал, которым он пользуется, и в 90% случаев он некорректно настроен, что влечет дополнительные трудозатраты со стороны консультантов в части подготовки платформы к внедрению СЭД.

CNews: Рынок растет очень быстро, каждый день появляется 20 тыс. новых пользователей SharePoint. Поэтому очевидно предположить, что ситуация, когда сама платформа уже есть в организации, будет все более типичной. Для чего обычно используют SharePoint до внедрения СЭД?

Елена Иванова: Если исходить из опыта внедрения ЭОС, то большинство заказчиков используют SharePoint для организации хранения контента, автоматизации работы службы ИТ (ServiceDesk, HelpDesk и т.п.), ведения и отображения справочника сотрудников (телефонный справочник, дни рождения, фотографии сотрудников и т.п.), ведения базы знаний, ведение новостей компании. Бывают и более специфические применения, например, хранение ссылок на записи системы видеонаблюдения за объектами в строительных компаниях.

CNews: Сила SharePoint в том, что его можно использовать для различных задач и документооборот – лишь одна из них. С какими еще функциональными задачами, реализованными на платформе SharePoint, приходится интегрироваться? Да и нужна ли эта интеграция? Бывает ли так, что приложения просто работают рядом, на одной платформе, но информационного обмена между ними нет?

Елена Иванова: К сожалению, редко случается видеть что либо реализованное на SharePoint. Обычно это портал (информационное поле + файловое хранилище), иногда еще заявки, иногда Project. Интеграция с такими вещами подразумевается априори, хотя само понятие «интеграция» клиенты воспринимают по-разному. Чтобы разные приложения работали рядом и никто не захотел бы их интегрировать – такого не бывает. Бытует мнение, что на SharePoint можно все и без проблем, и поэтому интегрировать просят все и сразу. На данный момент в проектах чаще всего используется синхронизация БД по контрагентам со справочником «Организации СЭД.

CNews: Есть ли типовой план внедрения EOS for SharePoint или каждый проект уникален? Сколько времени занимает внедрение?

Елена Иванова: Если отталкиваться от практики, то все зависит от доработок, требуемых заказчиком и от задач, требующих автоматизации. Типовое решение внедряется в среднем за месяц (с обучением). Если есть сложные маршруты согласования или требуются доработки, то срок увеличивается. По срокам каждый проект уникален. От 2-3 недель для «быстрого» старта до года.

CNews: Что является основным риском при внедрении? Почему проект может провалиться и бывали ли подобные ситуации?

Елена Иванова: По мнению консультантов, основной риск – это когда клиент вначале говорит одно, потом – другое, и приходится многократно перенастраивать систему, в результате чего интегратор не укладывается в сроки. И тогда начинаются разборки. Чаще всего удается все уладить, но человеческий фактор в данном случае очень важен.

Другая причина проблем при внедрении – недостаточная мощность аппаратной части, саботаж со стороны пользователей. Но в таком случае помогает «железная воля» руководства заказчика. Бывает, что некому сопровождать СЭД (в таком случае ЭОС предлагает заказчику авторский надзор). Но эти проблемы обычно решаемы.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

28ноября

На конференции в Ереване ЭОС представил ECM-решение e-gorts, локализация EOS for SharePoint для Армении

Узнать больше

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ