Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

15декабря

Мы наблюдаем устойчивый рост спроса на комплексные системы управления архивами


«Банковские технологии» №11, 2011

Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) хорошо известна на рынке электронного документооборота. О том, как в финансовом секторе меняется спрос на продукты для автоматизации документооборота и о новых технологиях в организации электронных архивов, на примере одного из проектов «Банковским технологиям» рассказал Сергей Полтев, менеджер по продуктам компании.

«Банковские технологии»: Сергей, расскажите, пожалуйста, каковы основные направления деятельности компании «Электронные Офисные Системы»? Какие разработки предлагаются вами организациям финансового сектора?

Сергей Полтев: Основное направление деятельности нашей компании – разработка систем электронного документооборота и управления корпоративным контентом. В течение многих лет ЭОС сохраняет лидирующие позиции на рынке СЭД/ECM-решений, а банковский сектор традиционно является одним из наиболее требовательных пользователей подобных систем. Первым нашим заказчиком в этом сегменте был Центральный банк РФ. Сейчас у нас большой портфель клиентов из банковской сферы, в том числе такие банки, как «Возрождение», «ДельтаКредит», «Петрокоммерц», «Российский Банк Развития», «Российский капитал» и многие другие.

«Б. Т.»: Как, на ваш взгляд, меняется спрос на продукты вашей компании в финансовом секторе, с чем связаны эти изменения?

С. П.: Кроме продолжающегося роста рынка решений для автоматизации документооборота, мы наблюдаем увеличение спроса на автоматизацию архива документации, на комплексные системы управления архивом. Объемы информации в банках растут, а время, необходимое для принятия решений, сокращается. Если банк хочет оставаться конкурентоспособным, он должен действовать быстро.

«Б. Т.»: Сейчас в процессе реализации находится проект по внедрению вашего комплексного решения для организации электронного архива инвестиционной компании «МИБ-ИНВЕСТИЦИИ». Расскажите, пожалуйста, подробнее о проекте.

С. П.: Задача быстрого доступа к накопленным данным актуальна для многих организаций. Стояла она и перед нашим заказчиком. В компании накоплен огромный архив финансовой документации – различных договоров, векселей, заявлений, отчетов и т. п. в бумажном виде. Понятно, что скорость поиска необходимого документа, не говоря уже о более сложных действиях (например, выборке договоров, по которым была произведена оплата в определенный период), оставляла желать лучшего. Длительность выполнения этих операций начинала оказывать все большее влияние на эффективность ключевых бизнес-процессов.

В компании было принято решение о необходимости организации электронного архива и внедрения IT-системы, позволяющей оперативно обеспечивать сотрудников наглядным представлением информации. Учитывая значительный объем бумажной документации, существенным требованием была минимизация сроков перевода существующих документов в электронный вид и как можно более простой и эффективный алгоритм загрузки вновь поступающих документов в систему.

Среди других требований, поставленных заказчиком, были обозначены простота использования системы для конечных пользователей и минимальные сроки ввода решения в промышленную эксплуатацию. Весь перечисленный набор требований как нельзя лучше подходит для наглядной демонстрации возможностей комплексного решения для хранения и оцифровки документов, разработанного на платформе eDocLib и использующего технологию FlexiCapture компании ABBYY.

«Б. Т.»: В чем принципиальные отличия вашего решения?

С. П.: Предположим, у вас есть бумажный архив, и вы собираетесь перевести его в электронный вид, чтобы ускорить доступ к информации. Первый вопрос, который в таком случае возникает: в каком виде хранить электронные образы документов – в графическом или в текстовом? В первом случае мы упрощаем процедуру загрузки нового документа в систему. Во втором случае потребуется распознавание текста, что в дальнейшем обеспечит возможность полнотекстового поиска по документам, точно так же, как мы это ежедневно делаем при поиске необходимой информации в Интернете, но обработка документов в этом случае занимает значительно больше времени. Как правило, в архивных системах для каждого документа создается учетная карточка, содержащая в себе определенный набор метаданных, характеризующих данный документ. Для договора это могут быть наименование контрагентов, сумма, предмет договора, даты платежей, ответственные за исполнение сотрудники и т. п. Использование данных, содержащихся в учетных карточках, позволяет организовать поиск по различным атрибутам карточки, применять различные фильтры по этим атрибутам, одним словом, значительно расширяет поисковые возможности. Кроме того, набор структурированных полей может использоваться сторонними приложениями для подготовки различных аналитических отчетов. Во многих случаях правильно вы бранный набор реквизитов документа позволяет использовать необходимые поисковые механизмы без применения полнотекстового поиска и, соответственно, отказаться от распознавания всего текста документа. Однако в общем случае есть два существенных недостатка – заполнение карточек требует существенных затрат времени сотрудников, а настройка архивной системы на работу с определенными типами документов (определенным набором данных, отображаемых в карточке) существенно ограничивает возможности по адаптации системы электронного архива к актуальным потребностям организации.

Финансовая документация, содержащая, как правило, набор легко выделяемых значимых параметров (сумма, дата, и т. п.) и стандартный, повторяемый из документа в документ текст, идеально подходит для наглядной демонстрации возможностей продукта ABBYY FlexiCapture, позволяющего после определенной настройки извлекать необходимые данные из неструктурированного документа.

Гибкость архивной системы и возможности ее настройки для работы со сколь угодно большим количеством различных видов документов, содержащих различные значимые поля, обеспечивается использованием платформы eDocLib, включающей в себя технологию объектно-реляционного отображения структуры данных по каждому из видов документов для хранения в СУБД. Таким образом, всякий раз, когда систему необходимо перенастроить для работы с новым набором атрибутов документа, достаточно внести изменения в существующую конфигурацию с помощью наглядного визуального конструктора, подождать максимум несколько минут, пока будут выполнены соответствующие изменения в таблицах базы данных, и система вновь готова к работе.

Добавляем легко настраиваемый пользовательский интерфейс, интеграцию с распространенными офисными приложениями (к примеру, поиск существующих или регистрацию новых документов можно осуществлять прямо из Проводника Windows), а также широкие возможности по взаимодействию с другими информационными системами – и получаем удобное и эффективное решение для организации электронного архива. В результате внедрения заказчик в полном соответствии со своими пожеланиями в минимальные сроки получил систему, обеспечивающую сотрудникам быстрый и удобный доступ к необходимой информации.

«Б. Т.»: Сколько времени занял проект?

С. П.: Могу сказать, что весь процесс установки системы и обучения пользователей занял менее двух дней. С другой стороны, проект, стартовавший в апреле 2011 г., продолжается по настоящий момент. К особенностям этого проекта можно отнести большие различия в структуре одинаковых по типу документов, например, договоров. И если настройка конфигурации архивной системы для нового типа документов занимает считанные часы, то обеспечение надежного извлечения информации из неструктурированных бумажных оригиналов с учетом специфики работы компании «МИБ-ИНВЕСТИЦИИ», взаимодействующей с огромным числом различных контрагентов, занимает несколько большее время. Кроме того, проект продолжает поэтапно развиваться – устанавливаются новые рабочие места, расширяется спектр хранимых документов и т. п. В то же время, повторюсь, срок первоначального ввода системы в эксплуатацию составил несколько дней.

Мнение заказчика

Вадим Савинов, ведущий специалист по документообороту, «МИБ-ИНВЕСТИЦИИ»:

После принятия принципиального решения о внедрении электронного архива, мы потратили определенное время на анализ существующих систем и остановили свой выбор на комплексном решении с использованием платформы eDocLib и ABBYY FlexiCapture. Гибкость настроек, простота работы конечных пользователей с системой, относительно невысокие системные требования и простота технической поддержки системы – это именно те требования, которые мы сформулировали при выборе решения, и которым полностью соответствует решение компании ЭОС.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше

12сентября

Russian Enterprise Content Summit 2018

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ