Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

19ноября

«Все СЭД смогут общаться между собой»

Андрей Колесов 
http://www.pcweek.ru/gover/article/detail.php?ID=126706

После довольно долгого периода разговоров на тему межведомственного электронного документооборота (МЭДО), кажется, именно в этом году наметился явный переход от слов делу. Наверное, критической точкой тут стало утверждение в октябре прошлого года положения о системе МЭДО, которая должна обеспечить взаимодействие между администрацией президента, аппаратом правительства и федеральными органами законодательной и исполнительной власти. Надо отметить, что данный проект в ИТ-кругах был воспринят весьма критически, много говорилось, в частности, о недостаточности предпринимаемых в этом направлении государством усилий. Тем не менее нынешнем летом была запущена первая очередь системы и озвучены планы по расширению ее применения . И надо сказать, что осенние мероприятия по теме СЭД показали: продолжая высказывать критические замечания, СЭД-сообщество в целом единодушно подтвердило прогресс в деле электронного взаимодействия правительственных структур, признавая, что «процесс пошел».

Именно вопросы МЭДО и практического участия в работах по этому направлению были в центре внимания прошедшей в октябре конференции «Осенний документооборот 2010» компании «Электронные офисные системы» (ЭОС). Подробнее эту тему с заместителем генерального директора ЭОС Юрием Назаровым обсудил обозреватель PC Week/RE Андрей Колесов.

PC Week: Как вы оцениваете в целом прогресс в проблематике МЭДО?

Юрий Назаров:

Давайте сразу определимся. Есть МЭДО – широкий круг проблем взаимодействия ведомств, а в еще более широкой постановке – любых организаций, между собой. И есть МЭДО – конкретный проект, начатый фактически год назад, в котором заказчиком выступает Аппарат Правительства, а исполнителем – Федеральная служба охраны (ФСО). В этом проекте не в очень явном виде, как бы на втором плане, участвуют и разработчики СЭД, которые, с одной стороны, должны обеспечить стыковку своих систем с механизмом МЭДО, а с другой – выступают как консультанты и даже в некоторых аспектах субподрядчики. Могу сказать, что компания ЭОС принимает самое активное участие в этом деле.

По своей изначальной задумке проект МЭДО-ФСО – это как бы «ИТ-механизм» (один из) реализации концепции «вертикали власти». Задача, конечно, важная, но в технологически-организационном плане довольно узкая. Но при этот узкий «элитный», можно сказать, проект на самом деле стал довольно мощным катализатором и всей проблематики на разных уровнях межведомственного взаимодействия, в том числе в проектах и разработках, выполняемых уже непосредственно разработчиками СЭД-решений.

Даже учитывая всю сложность и запущенность проблемы, можно сказать, что реальные результаты налицо: появилась и начала реализовываться стратегическая линия руководства страны на переход к безбумажному документообороту. Но МЭДО-ФСО – это во многом личное и очень энергичное «продавливание» проекта Сергеем Собяниным, который до недавнего времени был руководителем Аппарата Правительства. Мы отлично знаем важность персонального фактора в нашей стране, поэтому насколько решительно будет продолжать начатое дело новый глава Аппарата, сказать трудно.

PC Week: Еще летом было сказано о расширении числа ведомств, участвующих в этом проекте, а осенью прозвучала информация и об углублении процесса межведомственного взаимодействия. О чем именно тут идет речь?

Юрий Назаров:

На первом этапе решалась достаточно простая задача передачи документа и контроля срока его исполнения, получения ответа от ведомства. Сейчас начата пилотная стадия второй этапа, что условно называется МЭДО-2, в которой мы также участвуем. Речь идет о контроле отравителем процесса прохождения документа в ведомстве.
Выглядит это примерно так. Вместе с документом в организацию приходит паспорт, содержащий перечень ключевых точек процесса прохождения документа, о которых исполнитель должен отправлять уведомления отправителю. Например, это такие точки, как назначение исполнителя, подготовка проекта резолюции, рассмотрение документа соответствующим руководителем и т. д. Обратите внимание – сроки для таких внутренних точек не задаются, но по графику реальной обработки документа начальство не только видит статус процесса, но и может оценивать качество работы ведомства. Например, если ведомству был дан срок окончательного ответа в один месяц, а реальное движение документа там началось только через 28 дней, то это говорит само по себе о многом.

Мы, как разработчик СЭД, непосредственно участвуем в этом проекте, поскольку такой паспорт документа для нас является тем самым форматом межведомственного обмена, который нужно быстро интегрировать в наши решения. При этом мы видим, как проект начинается расходиться кругами, затрагивая организации, которые вроде бы напрямую и не участвуют в нем. Например, мы получаем нарастающий поток запросов на обеспечение поддержки механизма МЭДО от региональных структур. Выясняется, что интерес к повышению прозрачности процесса прохождения документов есть не только «сверху», но и «снизу», например, чтобы соисполнители сняли с себя ответственность за чужие ошибки, скажем, в случаях, когда документ от руководства приходит к ним с опозданием.

За время активной фазы реализации проекта МЭДО, а это уже почти полтора года, видно, как развивается формат паспорта документов (это фактически набор метаданных документа), сегодня эти спецификации позволяют отправителю достаточно полно отслеживать ход исполнения документов в нижестоящих инстанциях.

PC Week: Все это выглядит так просто, что не очень понятно: что же мешало реализовать такую очевидную автоматизации раньше?

Юрий Назаров:

Государственное управление – это огромный механизм, имеющий массу нюансов. Проблема заключается, в частности, в том, что у чиновника в его должностной инструкции просто нет такого понятия, как электронный документ. Представьте себе: к вам приходит электронное письмо с каким-то поручением. Вы его начинаете выполнять, а потом, в случае каких-то разбирательств, вас спрашивают: а зачем вы его исполняли? Разве в ваших обязанностях записано, что вы должны реагировать на такие ненормативные послания?

PC Week: В чем заключается участие СЭД-разработчиков в этом проекте? Вам нужно создавать адаптеры для стыковки ваших систем с МЭДО согласно спецификациям паспорта документов?

Юрий Назаров:

Формально – участие именно техническое и в общем-то несложное. В пилотной зоне проекта находятся системы нескольких поставщиков, и все они оперативно справляются с такими задачами. Но фактически наша компания еще и неофициальный консультант, который в том числе помогает ИТ-службам ведомств говорить на понятном для чиновников языке и предлагать служащим то, что им нужно, показывая при этом пользу от нововведений для самих клиентов.

Вообще-то, технических проблем для стыковки любой СЭД с МЭДО почти не возникает. Вопросы появляются при согласовании действий на понятийном уровне чисто управленческого языка. Вот простой пример. Отправителю документа нужно отследить момент рассмотрения документов, чтобы видеть, что его бумага не лежит без движения в канцелярии, а уже пошла в работу. Но в каждой СЭД понятие «рассмотрение документа» трактуется по-разному. Например, у нас в решении «ДЕЛО» – это появление проекта резолюции, в СЭД другого поставщика это может быть отметка о прочтении документа руководителем. А теперь представьте себе, какая возникает путаница, если учесть, что кроме промышленных СЭД в организациях используется масса самописных систем, которые создавались исходя из задач не управления, а делопроизводства, причем в интерпретации конкретного сотрудника канцелярии.

Если говорить об основных трудностях автоматизации делопроизводства, то можно вспомнить достаточно общую проблему: пользователь – в данном случае канцелярия или общий отдел – очень заинтересован в повышении эффективности внутренних бизнес-процессов, но при этом ему крайне не хочется, чтобы эти процессы были прозрачными для внешних потребителей, в том числе и руководства организации.

PC Week: На вашей конференции вы рассказали о проекте «Сервер электронного взаимодействия» (СЭВ), который, судя по всему, является развитием МЭДО. В чем заключаются его задачи?

Юрий Назаров:

МЭДО – это вещь, безусловно, полезная, но этот проект нацелен на решение задачи управленческого взаимодействия «сверху вниз», причем пока – лишь в одностороннем варианте. Возможно, в следующей его версии будет реализована и двусторонняя связь для того, чтобы ведомство могло отслеживать прохождение своих запросов в аппарате правительства.

Короче говоря, текущий вариант МЭДО-2, который сейчас находится еще в пилотной стадии, не годится для двустороннего взаимодействия равноправных, независимых друг от друга организаций или ведомств. Поэтому мы решили создавать такой механизм сами, взяв за основу концепцию МЭДО. Внешне все выглядит очень просто: есть две организации, у каждой имеется своя СЭД. Для общения этих систем между собой с каждой стороны устанавливается стандартный адаптер – наш СЭВ. Организации договариваются об уровне своих доверительных отношений, которые выливаются в соответствующую настройку фильтров сервера.

Далее их взаимодействие происходит примерно так: организация-корреспондент отправляет адресату документ с требованиями о контроле его исполнения. Но в отличие от МЭДО принимающая сторона не обязана исполнять эти требования, она может делать это по собственному разумению, точнее в соответствии с достигнутыми договоренностями с отправителем об уровне их двусторонних доверительных отношений и даже с учетом конкретных видов запросов. Таким образом, требования адресанта проходят некоторую фильтрацию и у исполнителя формируется собственный вариант паспорта документа, по которому уже он шлет уведомления своему корреспонденту.

PC Week: Это годится только для взаимодействия систем «ДЕЛО»? В каком статусе находится проект?

Юрий Назаров:

Это может использоваться для общения любых СЭД между собой, но, разумеется, нужны программные адаптеры для интеграции СЭД и СЭВ. Для «Дела» мы такой адаптер сделали изначально, а для других систем это тоже вполне реализуемо с помощью открытого программного интерфейса. Такие адаптеры могут быть в виде готовых решений или создаваться в рамках конкретных интеграционных проектов. Что касается статуса проекта, то собственно программная часть уже выполнена и буквально сейчас мы отгружаем это ПО одному нашему крупному региональному заказчику. У него начинается проект автоматизации межорганизационного документооборота на уровне области, который будет выполняться при нашем непосредственном участии, собственно работы по настройке и внедрению будут производиться местным партнером. Опытная эксплуатация системы с участие более десятка подведомственных региональному правительству организаций, должна начаться уже с 2011 г. Думаю, что «уличные» продажи СЭВ всем желающим начнутся в январе будущего года.

PC Week: И еще хотелось бы узнать о мобильных решениях для руководителей, которым было уделено значительное внимание на вашей конференции.

Юрий Назаров:

В любой современной системе должен быть реализован принцип ролевой организации рабочих мест. Понятно, что в СЭД одна из ключевых ролей – это руководитель организации, который с помощью документов выполняет функции управления. Не говоря уже о том, что вовлечение начальника в процесс функционирования системы – это один из ключевых моментов, определяющих успех проекта автоматизации управления организацией в целом.

При этом руководитель в рамках СЭД выполняет небольшой, но самый ответственный набор функций: просмотреть, сделать замечания, утвердить, завизировать. Нужно сделать так, чтобы пользоваться этим было удобно и просто. Объективная потребность со стороны руководителей в использовании таких средств есть, и ее претворению в жизнь способствуют два фактора: широкое распространение мобильных и планшетных устройств, а также пропаганда моды на ИТ в самом положительном смысле со стороны президента страны.

Мы предлагаем два варианта рабочего места руководителя: «мобильный кабинет» и «АРМ руководителя». Первый реализует работу с документами при помощи мобильных устройств через электронную почту, второй включает все сценарии работы с документами, в том числе с помощью планшетов. При этом он может использовать все варианты интерфейсного взаимодействия – при помощи клавиатуры, пера или просто пальцами. Можно, например, сидеть за обычным ПК, а рукописные резолюции вводить через лежащую рядом планшетку. Могу сказать, что спрос на подобные решения очень большой.

PC Week: Спасибо за беседу.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событием октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ