Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

24октября

Документооборот в осенних цветах

Автор: Юрий Мальцев
http://mskit.ru/news/n66099/

В конце прошлой недели, 23 октября, в Москве прошла ежегодная конференция «Осенний документооборот-2009», организаторами которой выступили компания ЭОС и технический подкомитет по стандартизации ПК 6 «Жизненный цикл электронного документооборота». В этом году одними из основных тем конференции стали перспективы развития межведомственного электронного документооборота (МЭДО) в России, презентация нового продукта от ЭОС системы Дело Live и объявление о планах по разностороннему сотрудничеству между компанией ЭОС и итальянским разработчиком СЭД компанией SIAV.

Нынешнее мероприятие собрало без малого 400 участников, среди которых были представители государственных структур и ведомств, аналитики, партнеры ЭОС, а также пользователи СЭД. Кроме того, активное участие в мероприятии приняли представители корпорации Microsoft и компании SIAV.

Под знаменем МЭДО

Хотя конференция была посвящена проблемам организации СЭД в целом, почти всю первую ее часть заняло обсуждение вопросов создания системы МЭДО в России.

Целями создания системы МЭДО являются повышение оперативности доставки документов, циркулирующих в федеральных органах исполнительной власти, обмен документами в электронной форме, удобной для их автоматизированной обработки (регистрации, согласования, исполнения, контроля исполнения, поиска), контроль за прохождением документов в подведомственных организациях и снижение затрат на подготовку, пересылку и обработку документов в бумажном виде. При этом необходимыми условиями для организации МЭДО называют такие факторы, как единый формат представления документа (стандарт обмена), единая среда обмена электронными документами, а также наличие адаптеров преобразования форматов СЭД в единый формат. Напомним, что ЭОС является одним из инициаторов создания и участником подкомитета по стандартизации ПК6, занимающегося вопросами разработки стандартов электронного документооборота. Как уже упоминалось, единые стандарты наиболее необходимы именно при организации обмена электронными документами в рамках межкорпоративного и межведомственного документооборота.

Говоря о том, на каком этапе находится работа по внедрению системы МЭДО в России, генеральный директор компании ЭОС и председатель технического подкомитета по стандартизации электронного документооборота ПК6 Владимир Баласанян сообщил: «Сейчас опубликованы несколько правительственных документов, связанных с системой МЭДО. Так, обновились Правила делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти, в которых появился раздел об электронном документообороте, вышло Положение о системе межведомственного электронного документооборота, которое делает ясными ответы на очень многие вопросы в этой сфере, а также появились Технические требования к системе электронного документооборота. Фактически, эти документы были созданы в процессе реализации пилотного проекта с участием двух ведомств: Министерства сельского хозяйства и Аппарата Правительства РФ. Пока в рамках этого проекта предполагается при обмене документами отправлять электронный образ документа, который в автоматизированном режиме регистрируется в системе документооборота, в дальнейшем проходит рассмотрение внутри организации и может быть не напечатан ни разу. Тем самым решается, на мой взгляд, очень важная проблема размножения, транспортировки документов и последующего их сканирования. Такой шаг потребовал огромного объема технической и нормативной работы. Сейчас процесс создания системы МЭДО идет быстрыми темпами. До середины следующего года к системе должно быть подключено до 36 ведомств. Таким образом, круг задействованных документов и объем содержащейся в них информации будут расширяться».

Отдельно г-н Баласанян отметил эволюцию в отношении регуляторов и участников МЭДО к этой системе: «Если раньше речь шла о внедрении МЭДО только в федеральных органах исполнительной власти, то теперь в положении о системе МЭДО появилось просто упоминание о федеральных органах власти вообще. Таким образом, сделан гигантский шаг вперед, была четко проявлена политическая воля при реализации этого проекта. На мой взгляд, многие ведомства сейчас активно включаются в работу по созданию системы МЭДО. До последнего времени единой работы не было – каждый строил свою систему документооборота так, как он хотел».

Разумеется, организация межведомственного и межкорпоративного документооборота требует новых технологических решений. В этом направлении также ведется определенная работа: «Мы создаем коробочное решение для межведомственного или межкорпоративного документооборота – его пользователи смогут иметь «обратную связь» и видеть, как проходит их документ в СЭД другой организации. Например, отправив договор на согласование, можно видеть, на какой стадии он находится – разумеется, для этого нужно будет иметь допуск», – пояснил Владимир Баласанян.

Комментируя последнюю деятельность технического подкомитета по стандартизации электронного документооборота ПК6, Владимир Баласанян сообщил, что ПК6 сейчас разрабатывает Стандарт по взаимодействию систем управления электронными документами. В частности, на днях были проанализированы поступившие от организаций и частных лиц предложения.

«Также мы внесли в подкомитет предложения по двум новым стандартам: во-первых, это стандарт по терминологии в области систем управления электронным документооборотом – это фактически пустое поле в настоящее время, и пока здесь у каждого свои термины. Второе предложение – это стандарт по требованиям к системам документооборота. Мы получили поддержку ведущих производителей СЭД, которые готовы работать над этими двумя стандартами. Предложение двух новых стандартов – это не инициатива ЭОС, как компании, здесь мы хотим представить интересы всего сообщества», – говорит г-н Баласанян.

Однако участники конференции отметили и минусы в организации отечественной системы МЭДО. Так, ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International Наталья Храмцовская считает, что Правила ведения делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти (ФОИВ), вступившие в силу летом 2009 года, содержат «Мучительные попытки «подработать» правила делопроизводства прошлого века, чтобы хоть как-то учесть существование ИКТ и электронных документов». Кроме того, г-жа Храмцовская отметила наличие в документе излишнего количества технологических подробностей, относящихся к устаревшим чисто бумажным технологиям. По ее мнению, государственным органам обеспечены неприятности в судах, поскольку требования Правил (в т.ч. неразумные) будут обязательны для всех ФОИВ.

При решении проблемы межведомственного взаимодействия в сфере организации МЭДО Наталья Храмцовская рекомендует руководствоваться необходимостью синхронизации законодательно-нормативной базы таким образом, чтобы электронные документы, созданные в любом из органов власти, признавались везде, где они должны быть использованы другими органами власти. При этом она отмечает, что проблема не в замене бумаги на электронные документы, а в изменении стиля и методов взаимодействия. Здесь г-жа Храмцовская видит два пути: создание централизованных систем МЭДО или объединение разнородных систем на основе единых требований и стандартов. По мнению Натальи Храмцовской, возможен и смешанный подход: тех, у кого пока ещё ничего нет, оснащать централизованно, а с остальными – организовывать взаимодействие на основе общих стандартов.

«ДЕЛО» живет

В рамках конференции был анонсирован новый продукт ЭОС – система Дело Live.

Заместитель генерального директора компании ЭОС Юрий Назаров сообщил: «Кардинальное отличие нового продукта в том, что он очень легко и удобно адаптируется к нуждам конкретной организации, в первую очередь в части описания информационных объектов и обслуживания информационных объектов».

Анализируя причины появления нового продукта, Юрий Назаров отметил: «В процессе своей деятельности компания обрастает колоссальным количеством документов, причем совершенно разных форматов. И хотя для обслуживания бухгалтерских и кадровых документов есть специализированные системы, все равно остается огромный пласт документации, который ничем не обслуживается. В разных компаниях состав и объем этого пласта разнится, равно как и правила оформления таких документов. Например, процедура ухода в отпуск или направление в командировку – в различных организациях есть свои требования к оформлению документов по таким случаям. Состав реквизитов управленческой документации слабо регламентирован, а кроме того, он очень сильно варьируется от компании к компании. Мы поняли, что клиенту нужно предоставить возможность адаптировать систему под себя».

Пользователь Дело Live может самостоятельно конструировать документ любой сложности: это может быть договор с календарным планом и вложенными таблицами, инвентаризационная ведомость и т.д. «Наш новый продукт дает пользователю возможность без написания единой строчки кода рассказать об объекте все, что нужно. Каждый объект, который создал пользователь, становится полноправным документом, и по отношению к нему выполняются все необходимые процедуры – его можно отправить на согласование, исполнение, визирование, утверждение и пр», – говорит Юрий Назаров.

СЭД по-итальянски

Пожалуй, наиболее необычной для отечественной практики стала обнародованная на конференции информация о том, что итальянская компания-разработчик СЭД SIAV проявляет интерес к организации разностороннего сотрудничества с ЭОС. Как сообщил исполнительный директор компании SIAV S.p.A. Джованни Сено (Giovanni Seno), ЭОС и SIAV – весьма похожи по своей структуре и целям (это сходство отмечали и другие участники итальянской делегации, а также Владимир Баласанян). По словам Джованни Сено, в рамках сотрудничества возможны обмен технологиями и совместная с ЭОС разработка продуктов. Пока же компании планируют обмениваться опытом, а также присматриваться друг ко другу, чтобы понять, чем именно каждый из партнеров может быть полезен. Сейчас SIAV имеет собственные представительства, а также партнерскую сеть, в Индии, Греции, Швейцарии, Франции и др. странах. Однако партнерство с ЭОС предусматривает сотрудничество в более широком диапазоне, а такой практики, по словам г-на Сено, у SIAV раньше не было. Одним из направлений, где опыт итальянцев может пригодиться, является как раз организация МЭДО – по мнению Джованни Сено, Россия сейчас проходит тот этап создания системы МЭДО, который Италия миновала несколько лет назад. Представители ЭОС также нацелены на сотрудничество с SIAV. Резюмируя свои впечатления от общения с итальянскими коллегами, Владимир Баласанян сказал: «Нам показалось, что мы и SIAV очень похожи, как компании, и, объединив наши усилия, мы сможем предложить новые решения не только в Италии и России, но и на рынке третьих стран».

Переломная осень документооборота в России

Автор: Андрей Арсентьев
http://www.computerra.ru/cio/old/products/470972/

Промозглый октябрьский день 23 октября и название традиционной конференции – «Осенний документооборот» – не располагали к оптимистичному взгляду на развитие СЭД в России. Однако, участники мероприятия пришли к выводу, что позитивные подвижки в этом ИТ-сегменте имеются.

Конференция «Осенний документооборот», организованная компанией «Электронные офисные системы» (ЭОС), в этом году была главным образом посвящена межведомственному документообороту, что вполне логично, учитывая принятие в последнее время ряда важных актов, в том числе положения Правительства. Согласно этому документу, межведомственный электронный документооборот должен будет представлять собой взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота. Организатором межведомственного электронного документооборота выступает Федеральная служба охраны РФ. Участниками межведомственного электронного документооборота являются федеральные органы государственной власти, администрация президента и аппарат правительства нашей страны. А под взаимодействием федеральных информационных систем электронного документооборота понимается обмен электронными сообщениями и ведение служебной переписки в электронной форме между участниками межведомственного электронного документооборота, при этом допускается обмен информационными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну.

Генеральный директор ЭОС Владимир Баласанян отметил, что этот год переломный для СЭД, учитывая, что системы, как правило, стали приобретаться для использования на всех рабочих местах предприятия, а не в отдельных подразделениях. Кроме того, через СЭД проходят все больше типов документов. Важный момент – электронный документооборот живо заинтересовал руководителей различных компаний и госструктур, что во многом связано с проявлением политической воли со стороны руководства страны. Серьезные подвижки наметились после того, как в конце августа этого года Президент России Дмитрий Медведев публично раскритиковал ход реализации программы «Электронное правительство» («Что мы продвинули? Ни фига мы не продвинули!»).

И.о. руководителя Федерального архивного агентства РФ Андрей Артизов в своем выступлении напомнил, что в Правительстве распоряжением премьер-министра Владимира Путина от 21 октября образован департамент информационных технологий и связи. Можно надеяться, что уже в ближайшее время будет форсировано создание «Электронного правительства», в том числе и в сегменте СЭД. Стоит отметить, что в этом году ФСО завершило развертывание основных технических узлов, введены единые правила ведения документопроизводства.

В различных органах власти уже действуют 17 систем электронного документооборота. С одной стороны, по словам Андрея Артизова, это неплохо – нет ни намека на монополизм. Но с другой, возникает вопрос: как все это состыковать с системой межведомственного документооборота? Возможен смешанный подход: тех, у кого ничего нет, оснащать централизованно, а с остальными – организовывать взаимодействие на основе общих стандартов. И.о. главы архивного агентства заверил, что ломаться ничего не будет, надо стараться максимально сохранить все, что работает эффективно при бумажном документообороте и перенести эти подходы на электронные процессы, не имеющие бумажных аналогов (ожидаемые поправки в закон о цифровой подписи придадут соответствующим документам юридическую значимость). Пилотные участки межведомственного документооборота (между аппаратом Правительства, Минсельхозом, Минэкономразвития и Минкомсвязи) в ближайшее время должны быть масштабированы на другие министерства. До конца года архивное агентство разработает нормативные документы для инструкций по делопроизводству.

Участники рынка СЭД солидарны в том, что перемены, инициированные властью, давно были необходимы. Ведущий эксперт компании ЭОС по управлению документооборотом Наталья Храмцовская считает, что предстоит еще как минимум два года мучений для решения основных проблем, прежде всего, нормативных и технических. А пока по уровню внедрения СЭД Россия отстает не только от развитых государств, но и от ряда стран третьего мира.

Очень важна взаимная заинтересованность ведомств. Необходимо синхронизировать законодательно-нормативную базу таким образом, чтобы электронные документы, созданные в любом из органов власти, признавались везде, где они должны быть использованы другими органами власти. Проблема не в замене бумаги на электронные документы, а в изменении стиля и методов взаимодействия.

Российский рынок СЭД в кризис ожидаемо просел, стало меньше активных игроков. Наиболее комфортно себя чувствуют те компании, которые имели заранее обозначенную стратегию развития, делали ставку на рост партнерских сетей и еще осенью прошлого года предложили антикризисные маркетинговые программы и решения. По данным компании DSS Consulying, в I полугодии 2009 г. количество общего числа внедрений СЭД составило 630, что на 15% меньше, чем за аналогичный период прошлого года. Отмечен рост позиций госсектора – на него пришлось 46% внедрений. Аналитик рынка СЭД DSS Consulting Татьяна Князева прогнозирует, что тенденция в ближайшее время сохранится. Немаловажно, что СЭД перестали быть прерогативой столичного региона – все охотнее к ним обращаются в провинции. Эксперты называют сложными для сегмента электронного документооборота II полугодие 2009 г. (по их ожиданиям, количество внедрений по сравнению со второй половиной 2008 г. сократится на треть), а также I полугодие 2010 г. Однако к концу 2010 г. рынок должен вернуться на докризисный уровень.

Наиболее сильные позиции на рынке занимает СЭД «ДЕЛО» от компании ЭОС. На его долю пришлось 35% новых проектов внедрения в I полугодии 2009 г. Далее идет система Directum (28%). Третье место у DocsVision (15%). На четвертом «Евфрат-Документооборот», созданное специалистами Cognitive Technologies, с 14%. На долю остальных решений вместе взятых приходится менее 8%.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событием октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ