Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

22июня

«Перспективы развития электронного документооборота в России»

«Сегодня ситуация в области электронного документооборота приближается к некоему критическому рубежу, после которого государство, наконец, будет вынуждено формулировать и предъявлять единые требования к используемым системам.»

В.Э. Баласанян, генеральный директор ООО «Электронные Офисные Системы» (ЭОС)

Несмотря на динамичное развитие электронного документооборота в ведомствах и на предприятиях, обмен юридически значимыми электронными документами между различными организациями сегодня является редким исключением. Налицо как внушительный потенциал этого сегмента рынка, так и ряд серьезных проблем его развития. О текущей ситуации в сфере межведомственного документооборота, о перспективах и проблемах этого направления рассказывает генеральный директор компании ЭОС Владимир Эдуардович Баласанян.

Компания ЭОС уже 15 лет является бессменным лидером на рынке разработки и внедрения систем электронного документооборота (СЭД).

Основной продукт СЭД – «ДЕЛО» – используется более чем на 150 000 рабочих местах, у 2500 клиентов.

Развитие процесса автоматизации межведомственного  и межкорпоративного документооборота в стране

Официальный, юридически значимый обмен электронными документами между различными организациями сейчас находится в самой начальной стадии. Пока огромный прогресс достигнут, главным образом, в области платежных систем, обеспечивающих банковские транзакции.

В большинстве других случаев электронный документооборот либо вовсе отсутствует, либо – для обеспечения юридической значимости – сопровождается параллельным бумажным.

Сегодня более 90% документов создается в электронном виде, многие организации используют СЭД, позволяющие создавать и обрабатывать юридически значимые электронные документы, однако документационное взаимодействие между гражданами, предприятиями и органами власти осуществляется, как правило, при помощи распечатанных документов.

Препятствия для развития межведомственного и межкорпоративного документооборота

Одна из ключевых проблем, без решения которой никакой прогресс в этой области невозможен, – несовместимость систем электронного документооборота, используемых в различных организациях. До настоящего времени каждый орган власти и каждое предприятие приобретали систему документооборота, исходя из собственных представлений о требованиях к такой системе. Никаких единых требований, в т. ч. по форматам обмена документами с другими системами не формулировалось, и, соответственно, не предъявлялось. В результате сложилась ситуация, при которой организации, использующие различные СЭД, не могут обмениваться электронными документами, они просто «не понимают» друг друга. Сейчас, судя по всему, настал «момент истины».

Прогресс в области «электронного правительства», с которым связывают качественно новый уровень государственных услуг, немыслим без межведомственного электронного документооборота. Это относится и к управлению прохождением / исполнением поручений в системе органов власти, и к межведомственному согласованию документов, и к работе служб одного окна и многофункциональных центров по оказанию государственных, муниципальных услуг и т. д.

Инициатором создания требований к СЭД, обеспечивающим некое «единое документационное пространство» в органах власти, безусловно, должно выступать государство, заинтересованное в едином и понимаемом всеми системами формате электронного документа. И как только государство установит соответствующие стандарты, они, естественно, будут приняты и бизнес-сообществом, так что можно будет говорить о создании основы национальной системы электронного документооборота.

Помимо проблемы единых требований к системам, существует еще целый ряд проблем более быстрого развития межведомственного электронного документооборота. Это и недостаточный уровень информационной инфраструктуры, компьютерной и делопроизводственной грамотности, отсутствие необходимых нормативных документов.

Кстати, одним из стимулов к увеличению доли электронного документооборота является наступивший экономический кризис. В период экстенсивного роста многие организации, внедряя электронный документооборот, одновременно сохранили параллельный бумажный, считая дополнительные издержки несущественными. В первую очередь это касается как раз межведомственного обмена, для которого электронные документы распечатываются, тиражируются, упаковываются в конверты и отправляются по обычной почте.

Все перечисленные препятствия, в сущности, являются естественными проблемами роста.

Создание на базе ЭОС технического подкомитета по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота»

Нас – как лидеров рынка СЭД – всегда интересовали стандарты, поскольку любые массовые, тиражные решения должны базироваться на национальных и международных стандартах. Так, в 2002 году по инициативе нескольких компаний-разработчиков СЭД, включая нашу, под эгидой профессиональной общественной организации – Гильдии управляющих документацией – была создана рабочая группа, которая разработала единый формат взаимодействия между системами различных производителей. В 2004 году такой стандартный формат был подготовлен, и мы первыми реализовали его в наших системах, отказавшись от использования собственного стандарта. Все наши системы взаимодействуют друг с другом на основе этого стандарта. Долгое время это было не слишком интересно рынку, но сейчас, когда уже сами заказчики хотят, чтобы их системы взаимодействовали друг с другом, наличие такого общепризнанного стандарта очень актуально. Настало время не только его использовать, но и развивать.

В рамках федеральной целевой программы «Электронная Россия» мы подготовили концепцию создания системы межведомственного электронного документооборота для федеральных органов исполнительной власти, предусматривающую, в частности, совокупность требований и стандартов к используемым СЭД.

Из других наших работ отмечу подготовку к принятию в качестве национального стандарта ISO 26300 (формат офисных документов) ODF. Речь идет о том, чтобы документы, созданные в одних офисных программах, могли обрабатываться другими офисными программами без искажений и потерь. Мы привлекли к этой работе несколько компаний и совместно подготовили необходимые материалы, в т. ч. зарегистрировали официальный русский перевод это стандарта.

В 2008 в наших системах был реализован аналогичный стандарт офисных документов – ISO 29500 (OOXML). А в начале 2008 года, когда Евросоюз готовил новую версию типовых требований к системам электронного документооборота стандарта МoReq2, мы стали единственной российской компанией, которая участвовала в работе над текстом этого документа.

Таким образом, опыт работ по стандартизации у нас достаточно большой, и мы отчетливо осознаем, что отсутствие национальных стандартов в настоящее время является очевидным тормозом развития рынка. Поэтому вполне естественно, что в июне 2008 года Ростехрегулирование (Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии – прим. ред.) приняло решение создать на основе нашего предприятия технический подкомитет, занимающийся вопросами стандартизации электронного документооборота (ПК6). Мы привлекли для работы в подкомитете другие компании, которые занимаются разработкой СЭД, заинтересованные органы власти, научные, учебные и общественные организации. Сразу после создания ПК мы разослали в федеральные и региональные органы власти информационные письма с просьбами дать предложения и принять участие в работе подкомитета.

В результате получили огромное число предложений, причем многие органы власти определили должностных лиц, ответственных за эту работу. Мы уже сформировали наши предложения по стандартизации в области электронного документооборота в 2009 году, в частности мы предлагаем принять в качестве ГОСТа формат взаимодействия систем, разработанный под эгидой Гильдии управляющих документаций, а также начать работу над подготовкой национальной версии стандарта MoRec2.

Решения компании ЭОС для автоматизации межведомственного и межкорпоративного документооборота

Существует несколько вариантов решений. Первое решение – централизованное.

Предполагается, что на сервере установлен один или несколько экземпляров системы электронного документооборота, в которых работают различные организации, взаимодействуя между собой. Такой проект реализован, например, в Ростовской области: здесь на одном сервере работают 55 муниципальных образований и около десятка департаментов и министерств области: они взаимодействуют между собой в рамках одной системы.

Другой вариант – т. н. система взаимоувязанного документооборота, когда системы, установленные в различных организациях, взаимодействуют друг с другом посредством пересылки взаимоувязанных сообщений в стандартном формате. Такие системы работают у многих наших корпоративных и отраслевых заказчиков, а также в ряде региональных органов власти (система учреждений Банка России, система избирательных комиссий, Республика Хакасия и многие другие).

Многие регионы сейчас занимаются созданием т. н. региональных информационных центров (РИЦ), одной из функций которых как раз является реализация межведомственного электронного документооборота.

В этом году, в рамках работ по целевой программе «Электронное Подмосковье» мы разработали новое решение, предусматривающее создание на основе РИЦ Московской области областного документационного портала. Этот портал, реализованный в среде Microsoft Office SharePoint Server 2007, обеспечивает управление документационным взаимодействием между различными СЭД, используемыми в областных ведомствах.

Кстати, на базе Microsoft Office SharePoint Server2007 мы недавно создали новый продукт – «EOS for SharePoint». Отмечу, что SharePoint – это мощная программная платформа для управления контентом предприятия, причем, контент может быть самым разным – это и документы, и записи, и базы данных. При этом тот набор функций, которые вы получаете, установив систему SharePoint, – это база, которую можно дополнять, адаптировать под собственные нужды. Мы в своем решении просто добавили в SharePoint функции электронного документооборота.

Вообще SharePoint уже «умеет» управлять документами, но его настройка потребует большого объема работ, в том числе – методологических.

Например, определить необходимые для описания документа параметры, регламенты работы, процессы согласования, маршруты исполнения и так далее. Это целый комплекс серьезных проблем: надо создать рабочую группу, которая пропишет регламенты, продумает все методы описания документов и поручений, сформулирует требования по ограничению доступа к данным, разработает технологии прохождения документов в электронном виде. Затем результаты работы этой комиссии надо отдать программистам, которые будут вносить изменения в платформу, после этого начнется тестовый период – и снова внесение необходимых доработок. В итоге – года через 2 у компании будет электронный документооборот.

Фактически все эти задачи мы уже решили: сформировали правильное описание документа, добавили те возможности, которые нужны клиенту, но в базовой версии SharePoint отсутствуют. Далее – мы добавили процедуры исполнения документа, прохождение по маршрутам, контроль исполнения и т. д. По сути «EOS for SharePoint» представляет собой запрограммированную инструкцию по документообороту, то есть мы избавляем клиента от методологических проблем, которые ведут к потерям времени и эффективности.

Сейчас на рынке представлено много решений для SharePoint, но у нас – в отличие от большинства других – все сделано настолько органично, что мы не «зарубили» ни одной возможности SharePoint: возможность адаптации и настройки очень хорошая. Наша система позволяет при помощи стандартных средств видоизменяться и настраиваться под требования клиента: если потребителя не устраивает какой-то маршрут или еще что-то, он может самостоятельно изменить условия, практически даже не обращаясь к нам. Это важно, так как если у вас SharePoint уже установлен и есть обученные работе с ним сотрудники, то неразумно менять инструменты управления, а «EOS for SharePoint» позволяет работать уже привычными инструментами.

Реализованные проекты по автоматизации межведомственного и межкорпоративного документооборота

Один из самых значимых проектов, реализованных в последнее время, – создание нового продукта «Архивный фонд 4» (АФ4) по заказу Федерального архивного агентства. Этот продукт с 2009 году будет стандартным программным продуктом для управления архивными фондами во всех государственных и муниципальных архивах России. Сейчас уже подготовлен первый тираж решения – 290 комплектов для передачи архивным органам.

Не менее интересным является проект по созданию межведомственного электронного документооборота в Республике Хакасия, реализованный силами службы информатизации и связи Аппарата Правительства на основе системы «ДЕЛО». Межведомственный документооборот осуществляют Правительство Республики, министерства, муниципальные образования – в т. ч. по ряду документов – без дублирования бумажными документами, поэтому результат проекта очень значим.

Очень перспективный проект реализован в городе Шелехово Иркутской области, где в многофункциональном центре по оказанию государственных и муниципальных услуг установлена система «ДЕЛО», разработано 43 регламента электронного документооборота по оказанию услуг. Ведутся работы по организации электронного обмена с использованием средств ЭЦП и шифрования с федеральными и муниципальными органами исполнительной власти.

Еще один проект, о котором хотелось бы упомянуть, – создание системы электронного документооборота для Московского городского фонда обязательного медицинского страхования, объединяющего все лечебно-профилактические учреждения Москвы, работающие в рамках ОМС.

Влияние кризиса на развитие межведомственного и межкорпоративного  документооборота в России

Нынешний кризис – временное явление. Он, с одной стороны, может затянуть решение каких-то проблем. С другой стороны, в период роста экономики мало думали об издержках, а поскольку сам электронный документооборот повышает эффективность управленческой деятельности, то именно кризис будет стимулировать использование более эффективных технологий. Сейчас существует огромный пласт бумажного документооборота, который безболезненно может быть заменен на электронный. И это, во многих случаях, не потребует дополнительных инвестиций, потому что уже имеются все необходимые технологии. Так что именно кризис, по моему мнению, может привести к наиболее рациональному расходованию средств, в том числе за счет расширения сферы использования электронного документооборота.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событием октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ