Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

01мая 2003

ЕДИНАЯ СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Система автоматизации делопроизводства и документооборота аппарата Правительства Московской области

Система автоматизации делопроизводства и документооборота аппарата Правительства Московской области (далее – САДД) внедрена в 2002 году в соответствии с Законом Московской области N 92/2000-03 «Об областной целевой программе «Территориальная информационная система Московской области на 2001-2005 годы» от 19 декабря 2000 года.

В качестве Исполнителя выступила компания «Электронные офисные системы» (далее – ЭОС), являющаяся разработчиком программного продукта «ДЕЛО».

До внедрения САДД в отделе служебной корреспонденции и Управлении по работе с обращениями граждан аппарата Правительства Московской области уже работали системы автоматизации делопроизводства. Для автоматизации работы с письмами граждан использовалась система, ранее разработанная также ЭОС.

До внедрения САДД в аппарате Правительства Московской области использовались разрозненные и несовместимые базы данных, отдельные локальные сети, созданные в период с 1993 по 1997 годы, морально устаревшие компьютеры, что приводило к дублированию работы структурных подразделений, невозможности ускорения обработки и поиска документов. В условиях постоянно увеличивающего документооборота необходимо было принимать меры по устранению этих проблем.

ОтДЕЛОм информационных систем Управления по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области по состоянию на 1 июня 2001 года были рассмотрены 4 варианта автоматизированных систем делопроизводства и документооборота различных производителей.

К системам предъявлялись следующие требования:

  • поддержка средствами информационной системы полного жизненного цикла документов любого типа;
  • стандартные средства разработки;
  • гибкость и настраиваемость, наращиваемость, возможности доработки в соответствии с пожеланиями заказчика;
  • наличие средств разграничения доступа пользователей системы к функциям и данным;
  • интеграция со средствами передачи данных (электронная почта);
  • интеграция со средствами защиты информации и шифрования;
  • соответствие ГОСТам в области делопроизводства.

При выборе Исполнителя особое внимание уделялось:

  • наличию у фирмы-разработчика сертификатов и лицензий;
  • количеству успешных установок системы в государственном секторе российского рынка;
  • наличие качественного сопровождения.

В июне 2001 года пробные версии этой системы были установлены в отделе служебной корреспонденции, отделе писем, отделе приема населения. Разработчики произвели необходимые настройки применительно к технологическим процедурам делопроизводства, принятым в аппарате Правительства Московской области, заполнили справочники системы, провели обучение сотрудников. Тестирование системы показало ее соответствие вышеизложенным требованиям.

Одновременно были начаты работы по созданию новой локальной вычислительной сети (далее – ЛВС) аппарата Правительства Московской области на 270 рабочих мест.

В течение 2000 – 2001 г.г. практически полностью был обновлен парк компьютерной техники. В этих условиях в январе 2002 года началась опытная эксплуатация САДД.

Внедрение системы и освоение её персоналом проходили достаточно непросто. Сотрудники отдела писем, ранее работающие с системой, разработанной в многооконном Windows-интерфейсе, и имеющие навыки работы с «мышью», освоили новую систему еще на этапе тестирования. Тяжелее пришлось сотрудникам отдела служебной корреспонденции, так как раньше они работали с DOS-системой, имеющей принципиальные различия в архитектуре и интерфейсе по сравнению с новой системой. Возникли трудности и у разработчиков, когда после конвертации и загрузки данных из старой системы новая начала работать нестабильно. Сложный период продлился месяц. В последующий период были разработаны новые статистические отчеты, шаблоны регистрационных карточек, сопроводительных документов.

В августе 2002 года к ЛВС был подключен отдел приема граждан, расположенный в другом здании, и в САДД были добавлены новые настройки для регистрации документов, полученных на основании личного приема граждан.

САДД постоянно развивается и наращивается. И одно из ее преимуществ состоит в том, что вновь возникающие потребности можно реализовать. Например, постановлением Правительства Московской области от 28 января 2002 года N13/2 «Об итогах работы с обращениями граждан в 2001 году и задачах на 2002 год» в целях усиления контроля за состоянием работы с обращениями граждан были утверждены типовые формы отчетности для центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов и учреждений Московской области. Во второй половине 2002 года эти формы, а также сводная форма были запрограммированы средствами Системы «ДЕЛО». Полученный модуль статистики «Меморандум», интегрированный в САДД, в течение часа подготовил обобщенный отчет о количестве и характере обращений граждан, поступивших в 2002 году во все вышеперечисленные организации.

С начала 2003 года аппарат Правительства Московской области перешел на работу с новой версией системы. В этой версии реализованы все замечания и предложения, возникшие в период работы с САДД. В настоящее время с САДД работают практически все структурные подразделения аппарата Правительства, отвечающие за централизованную обработку всех типов документов.

Положительный опыт аппарата Правительства Московской области повлиял на решение о передаче Системы «ДЕЛО» в центральные органы исполнительной власти Московской области. Они получили также модуль статистики «Меморандум». Эти мероприятия способствовали созданию единого информационного пространства органов государственной власти и управления Московской области.

На Всероссийской конференции «Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот органов власти на примере Совета Федерации и Государственной Думы», проходившей 8-10 октября 2002 г. в Москве, опыт Московской области отмечен как положительный и интересный. Работы, которые ведутся в Домодедовском, Наро-Фоминском, Одинцовском районах, способствуют интеграции информационных ресурсов областного и муниципального уровней.

2. Единая система автоматизации делопроизводства и документооборота органов государственной власти Московской области 

Успешное внедрение Системы «ДЕЛО» в аппарате Правительства Московской области, принятие её за основу в министерствах и ведомствах региона, встречные инициативы районных администраций по автоматизации процессов делопроизводства и документооборота на местном уровне – это только первый шаг в нужном направлении. Без повсеместного распространения системы во всех органах государственного управления области, без объединения с уже действующими на базе Системы «ДЕЛО» системами Государственной Думы и Совета Федерации Российской Федерации, других органов федерального уровня, без упорядочения посредством системы ныне большей частью разрозненных информационных потоков региона, без умения грамотно и оперативно управлять ими невозможно рассчитывать на серьёзный результат.

Требования к системе

Органы государственной власти Московской области характеризуются:

  • многоуровневой структурой;
  • значительным объёмом документооборота, осуществляемого как в бумажной, так и в электронной форме;
  • сложными схемами докумвнтопотоков и разнообразием технологий работы с документами.

При построении системы необходимо было обеспечить функционирование централизованно контролируемых вертикальных и горизонтальных каналов циркуляции распорядительной и информативной документации. Создаваемая система должна иметь общекорпоративный характер с единством методологии и организационно-технических подходов в решении поставленных задач. Система должна удовлетворять требованиям всех действующих нормативов по организации делопроизводства и документооборота.

Цели создания системы

  • повышение эффективности принятия управленческих решений;
  • усиление контроля исполнительской дисциплины;
  • работа с обращениями граждан;
  • оптимизация потоков информации в бумажном и электронном виде;
  • исключение случаев потери документов;
  • создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа, хранения документов;
  • обеспечение многофункционального доступа к информационной базе данных системы документооборота должностным лицам органов государственной органов власти Московской области;
  • создание предпосылок для организации электронного документооборота власти Московской области.

Документооборот с применением Системы «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО»:

  • соответствует всем нормам и правилам российского делопроизводства;
  • интегрируется с различными программами создания файлов документов (в том числе, с пакетом FineReader для сканирования бумажных оригиналов), а также с современными многофункциональными офисными аппаратами;
  • позволяет управлять правами пользователей, осуществляет полное протоколирование действий пользователей с электронными документами;
  • поддерживает сертифицированные ФАПСИ по уровню «КС1» средства шифрования и авторизации (электронная цифровая подпись) CryptoPRO CSP;
  • ведёт библиотеку электронных документов, содержащую удобные поисковые механизмы, предусматривающие доступ из сети Интернет/Интранет;
  • позволяет обмениваться защищёнными и авторизованными документами как внутри организации, так и между территориально удалёнными организациями и подразделениями.

В органах государственной власти Московской области документооборот с применением Системы «ДЕЛО» осуществляется следующим образом.

При получении документа службой документационного обеспечения управления (эту роль в организациях обычно выполняют управления делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы и др.) осуществляется его регистрация. (Если документ получен по электронной почте, его регистрация может производиться в автоматическом режиме – с использованием средств криптозащиты и электронной цифровой подписи). Для него формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся все основные сведения: регистрационный номер документа, дата создания РК, краткое содержание документа, его тематика, гриф доступа к документу, его состав, отметки о наличии приложений к нему, резолюции, подписи и др. При необходимости создаётся электронная копия документа (факсимильное изображение, текст, звуковой или видеоматериал и т. п.), которая может быть прикреплена к РК. Дальнейшая работа организации ведётся непосредственно с РК. (Система не отменяет сложившиеся в данной организации правила и нормы работы с бумажными документами, хотя и допускает такую возможность, обеспечивая при этом всю полноту ДЕЛОпроизводственного процесса как в централизованной, так и в децентрализованной его форме).

В современной организации компьютеры (и, следовательно, рабочие места персонала, выполняющего делопроизводственные функции, и рабочие места должностных лиц) объединены в сеть. Это позволяет, помимо эффективной адресной организации самого документооборота (с учётом разграничения прав доступа пользователей и их должностных обязанностей), вести централизованный контроль исполнения конкретных документов на всех стадиях их жизненного цикла, оперативно осуществлять полнотекстовый и атрибутивный поиск необходимых документов (в том числе и с применением технологий tnternet/lntranet), производить рассылку документов.

После создания РК документа в службе документационного обеспечения она сразу же попадает к должностному лицу, ответственному за принятие решения по данному документу (должностное лицо либо непосредственно является исполнителем в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции, либо своими резолюциями назначает иных исполнителей).

Постепенно РК обрастает всеми необходимыми сведениями, характеризующими работу делопроизводственного персонала, должностных и ответственных лиц с документом. После чего (когда резолюции документа выполнены, отчёты исполнителей представлены) РК получает отметку о том, что документ списан в дело (в виде текстового файла передан на хранение в архивную библиотеку или уничтожен). При этом каждый пользователь Системы «ДЕЛО», в строгом соответствии со своими должностными полномочиями, наделяется определёнными правами, которые делают его работу в значительной степени приближенной к традиционной работе с документами за столом в кабинете.

Функциональный состав системы

Функционально Система «ДЕЛО» включает в себя:

1) Аппаратный комплекс:

  • сервер баз данных;
  • персональные ЭВМ, объединённые в единую корпоративную сеть;
  • коммуникационные средства для подключения пользователей к Системе «ДЕЛО».

2) Комплекс системных программных средств:

  • операционная система сервера (Windows NT, 2000);
  • операционная система персональных ЭВМ (Windows 98, NT, 2000);
  • реляционная СУБД (Microsoft SQL Server 2000 или MSDE);
  • система подготовки отчётов (используется программное обеспечение «MS Office»);
  • системные программные средства для обеспечения подключения и обмена данными по промышленным протоколам передачи данных (встроенный Web-сервер делопроизводства через Microsoft Internet Explorer или Netscape Navigator, встроенные системы обмена документами по электронной почте через Microsoft Exchange, Microsoft Outlook и т. п.).

3) Комплекс прикладных программных средств.

Комплекс реализован как многопользовательская интегрированная система, функционирующая в архитектуре «клиент-сервер» на базе мощной реляционной СУБД, осуществляющей обработку данных, контроль их целостности, защиту от несанкционированного доступа, масштабируемость. Совокупность взаимосвязанных программных модулей обеспечивает каждому пользователю полнофункциональный режим работы с многоуровневым разделением прав доступа.

Результаты

Во втором полугодии 2002 г. компания «Электронные офисные системы» осуществила разработку статистических форм для служебного документооборота исполнительных органов Московской области. С целью определения функциональности данных форм в июне 2002 года были проведены стендовые испытания, по окончании которых было принято решение о тиражировании форм во всех органах государственной власти и органах местного самоуправления Московской области.

С вводом в действие в аппарате Правительства Московской области САДД обеспечена возможность автоматизации таких делопроизводственных функций, как:

  • централизованная и децентрализованная регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением электронной версии документа на рассмотрение руководству и в структурные подразделения;
  • регистрация всей исходящей корреспонденции и внутренних документов;
  • регистрация движения документов внутри организации, включая резолюции, отчёты об исполнении, согласование (визирование) документов;
  • списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
  • осуществление контроля исполнения поручений, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
  • поиск документов по любому набору реквизитов регистрационной карточки, (в том числе, контекстный поиск), получение статистических отчётов по документообороту;
  • учёт движения оригиналов и копий документов;
  • хранение электронных образов документов произвольного формата;
  • отправка документов, формирование реестров рассылки для экспедиции или отправка документов по электронной почте;
  • работа с взаимосвязанными документами, образование гипертекстовой сети зарегистрированных документов;
  • организация Web-сервера делопроизводства, обеспечивающего простой доступ к данным о документах и к самим документам с любого локального или удалённого компьютера через сеть Интернет в соответствии с предоставляемыми правами доступа;
  • регламентация прав доступа к картотекам документов в соответствии с их грифами; определение набора допустимых для конкретного пользователя делопроизводственных функций;
  • доступ к хранимым системой данным в режиме их чтения другими программами через стандартный API-интерфейс (в соответствии с правами доступа);
  • работа с проектами документов.

Кроме того, обеспечена поддержка взаимодействия электронного документооборота аппарата Правительства Московской области с другими органами государственной власти.

В числе реализованных функций:

  • отправка исходящей корреспонденции средствами электронной почты, встроенной вСАДД;
  • возможность встраивания в систему средств электронной цифровой подписи;
  • формирование и отправка служебной информации (паспорта документа), содержащей настраиваемый перечень значений реквизитов регистрационной карточки передаваемого исходящего документа;
  • автоматизированная регистрация на уровне «входящий» поступившего по линиям связи документа на основании реквизитов паспорта документа;
  • автоматическая отправка уведомления корреспонденту о регистрации поступившего документа (с указанием даты, времени и присвоенного входящему документу регистрационного номера).

Опыт Домодедовского района Московской области

На официальном портале Домодедовского района Московской области http://www.domod.ru) на странице Главы администрации района на базе Системы «ДЕЛО» создана и действует общественная виртуальная приёмная. Граждане, имеющие доступ в Интернет и желающие обратиться к Главе администрации района (с письмом, жалобой, просьбой, ходатайством и т. п.), в считанные минуты могут заполнить предложенную им анкету и отослать её по назначению. Ответ на своё обращение они получат по электронной почте. Технология работы приёмной такова:

  1. Гражданин заполняет на сайте анкету и нажимает кнопку «Отправить».
  2. Скрипт (программа) формирует из анкеты письмо определённого формата с вложенным в него паспортом регистрационной карточки (РК).
  3. Письмо автоматически пересылается в службу администрации, занимающуюся обработкой обращений граждан.
  4. Должностное лицо в службе администрации открывает для просмотра полученное письмо (при этом происходит импорт данных письма в Систему «ДЕЛО»), проверяет правильность данных, внесённых в РК, делает какие-либо уточнения и пояснения, а также оценки, не является ли обращение элементарным хулиганством, и т. п., нажимает кнопку «Сохранить» – осуществляется регистрация обращения гражданина в системе.

На сегодняшний день системой поддерживается только приём обращений граждан через портал. Однако уже в самое ближайшее время судьба каждого обращения, а также все принимаемые по ним решения будут находиться в полном ведении и под полным контролем Главы администрации района.

Выбор Системы «ДЕЛО» в качестве системы автоматизации делопроизводства и документооборота в Домодедовском районе естественен, поскольку она:

  • обеспечивает реализацию всех необходимых делопроизводственных функций;
  • поддерживает обмен электронными документами с Правительством и Законодательным собранием Московской области (также использующими Систему «ДЕЛО»);
  • позволяет легко интегрироваться с другими подсистемами, в частности, с порталом районной администрации.

В районной администрации функционируют 17 рабочих мест Системы «ДЕЛО». В целях ускорения обмена документами с нижестоящими организациями установлено автономное рабочее место (на базе системы «ДЕЛО-СЕКРЕТАРЬ») в посёлке Востряково-1. Подобные системы планируется установить во всех 13 административных образованиях (в сельских округах и посёлках) района. Проект выполняется по инициативе Администрации Домодедовского района и организационно не связан с Федеральной целевой программой «Электронная Россия». Это свидетельствует об актуальности выбранного направления развития: даже не имея централизованной поддержки и финансирования, местные органы власти самостоятельно внедряют у себя компоненты системы «Электронного правительства».

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

28ноября

На конференции в Ереване ЭОС представит ECM-решение e-gorts, локализация EOS for SharePoint для Армении

Узнать больше

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ