Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

01апреля

Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот как инструмент управления организацией

В. Баласанян,
генеральный директор компании ЭОС

Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Кроме того, документооборот является, по-существу, упорядоченным обменом этой информацией между работниками и подразделениями. Таким образом, повышение эффективности работы с документами в организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия

Работа с документами в организации: основные понятия и нормативно-методические документы

Делопроизводство как система правил и технологий работы с документами охватывает процессы подготовки документов (документирование) и организацию работы с документами (хранение, использование, движение) вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение.

Важнейшим технологическим процессом работы с документами в организации является документооборот – движение документов с момента их создания или получения и до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Под документооборотом понимаются следующие процессы: регистрация документов, организация и контроль их рассмотрения и исполнения.

Предполагается, что вопросами координации, контроля и реализации делопроизводственных процессов в организации занимается специальная служба документационного обеспечения управления (управление делами, канцелярия, секретариат и т д).

Основными нормативными документами, регулирующими документационное обеспечение управления в Российской Федерации, сегодня являются:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», описывающий систему понятий в области делопроизводства и архивного дела;
  • «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68, которая устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

В настоящее время подготовлен проект Федерального закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности».

Электронный документооборот предполагает движение документов в электронной форме. В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ определены правовые условия использования электронной цифровой подписи, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

«Электронная революция» в работе с документами

До недавнего времени содержательная работа с документами была в значительной степени отделена от делопроизводства как технологической деятельности по изготовлению, учету, перемещению, контролю и поиску документов. Делопроизводством занимался специально выделенный персонал секретариатов и канцелярий. В результате системы автоматизации делопроизводства, как правило, рассматривались именно как системы автоматизации деятельности этого технологического персонала.

Однако в последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами. Теперь вместо секретарей-машинисток документы изготавливают сами их авторы – с помющью персональных компьютеров, а нескольких нажатий клавиш компьютера достаточно для пересылки созданного документа по компьютерной сети – в соседнюю комнату или на другой континент. Таким образом, лица, принимающие решения, стали непосредственными участниками технологий делопроизводства и документооборота, начиная с момента создания документа и вплоть до контроля его исполнения и работы с документальным архивом. В этой связи требует пересмотра сложившийся стереотип отношения к системам документационного управления как к средству повышения эффективности труда делопроизводственного персонала. Теперь система электронного документооборота – ключевой инструмент непосредственной деятельности лиц, принимающих решения, – руководителей.

Как автоматизировать делопроизводство

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор – от приобретения отдельных частных технологий до готовых комплексных систем. Подход компании «Электронные офисные системы», реализованный в популярной системе «Дело», состоит в том, что новая технология должна быть преемственна традиционной культуре управления, существующей нормативной базе и сложившейся технологии работы с бумажными документами.

Дело в том, что западные традиции связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово «документооборот»). Предметом регламентации в традиционных западных системах работы с документами (так называемых системах управления документами), являлась систематизация хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению). Именно исходя из этой традиции, и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами, а потому неудивительно, что до сих пор многие из них переводятся у нас своеобразным словосочетанием «электронный архив».

Отечественная же традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также регламентированный (и контролируемый) документооборот еще до завершения исполнения документа. Сама идея подобного учета и регламентации движения документов вполне адекватна современным мировым тенденциям организации управления с использованием компьютерных сетей.
Однако технологии «документооборота» (workflow), встроенные в западные системы управления документами, как правило, носят весьма общий характер и ни в коей мере не учитывают сложившуюся в течение столетий и детально проработанную отечественную управленческую практику.

Из этого следует, что непосредственное использование готовых западных систем для комплексной автоматизации российского делопроизводства невозможно. Не случайно, что все ведущие отечественные разработчики создают собственные системы автоматизации делопроизводства и документооборота, в том числе с использованием западных технологий и программных компонентов.

Традиционные функции системы автоматизации делопроизводства

Традиционные функции, составляющие содержание российского делопроизводства и бумажного документооборота, известны. Они включают прием и отправку документов, их регистрацию, рассмотрение и оформление решений, доведение их до исполнителей, контроль движения и исполнения документов, их уничтожение или передачу в архив.

Первоначально, в середине 1990-х годов, система «Дело» была сфокусирована именно на автоматизации традиционного делопроизводства как реально существующей технологии учета и управления движением преимущественно бумажных документов. Дальнейший опыт показал, несмотря на изначальное наличие в системе целого ряда функций «электронного документооборота» (работа с файлами электронных документов и электронной почтой, сканирование, полнотекстовый поиск, Веб-доступ и др.), что эти функции долгое время не были востребованы большей частью заказчиков.

Автоматизация традиционного делопроизводства позволила решить целый ряд важнейших проблем контроля за документационной деятельностью предприятия и его подразделений. Однако сегодня для создания современной системы автоматизации работы с документами совершенно недостаточно просто перенести отработанные стереотипы канцелярско-бумажного делопроизводства в систему электронного документооборота. На первый план выдвигаются уже не технические учетно-контрольные функции, а целый ряд проблем работы с собственно электронными документами.

Новые функции систем электронного документооборота

По сравнению с традиционным бумажным делопроизводством система электронного документооборота должна обеспечивать реализацию целого ряда новых функций, важнейшие из которых перечислены ниже.

Прием электронных документов

Система автоматизации делопроизводства, ориентированная только на бумажный документооборот, может ограничиваться работой со структурированной информацией о документе и его реквизитах – так называемой регистрационной карточкой. Система электронного документооборота должна обеспечивать также полноценную работу с самими документами в электронной форме. В системе «Дело», в частности, с регистрационной карточкой может быть связано произвольное количество файлов, представляющих собственно электронный документ.

Система электронного документооборота должна обеспечить необходимый сервис для включения в нее документов из различных источников и устройств, в том числе поступивших по электронной почте, линиям факсимильной связи или на бумажных носителях. Если же документы формируются непосредственно на рабочих местах пользователей системы электронного документооборота, то она должна обеспечить автоматизированное формирование шаблонов типовых документов в стандартных офисных приложениях (например, в MS Word или Excel) с последующей автоматической регистрацией таких документов.

Хранение электронных документов

Именно это функция является ключевой для большинства зарубежных систем управления документами (DMS – Document Management System).

(Система «Дело», в частности, располагая собственным хранилищем имеет возможность работать и с документами, хранимыми в системах управления документами, поддерживающими стандарт ODMA: Open Document Management API – стандартизованный программный интерфейс к системам управления документами, предназначенный для взаимодействия систем управления документами между собой и прикладными системами. В настоящее время ODMA поддерживается практически всеми ведущими мировыми поставщиками систем управления документами.)

Для целей традиционного делопроизводства достаточно хранить описание документа в виде набора вполне определенных, необходимых для целей делопроизводственного учета и контроля реквизитов (исходящий и входящий номера, наименование, кто подписал, резолюции, сроки исполнения и т.д.). Система же электронного документооборота предназначена для более широкого круга пользователей, включая и тех, кто предметно работает с документами. Поэтому, помимо традиционных учетно-контрольных реквизитов, она должна предоставить дополнительную возможность хранения и обработки специфических для каждого вида документов реквизитов.

Скажем, в числе реквизитов кадрового приказа могут быть данные о работнике и занимаемой им должности, а в числе реквизитов договора – его номер, наименование, сроки и суммы платежей по этапам. Без выделения подобных реквизитов использование системы электронного документооборота для содержательной работы с документами в функциональных подразделениях, связанных с конкретными видами деятельности, будет неэффективным или же совсем невозможным и ненужным.

Управление движением документов

Систему, управляющую бумажным документооборотом, использует преимущественно персонал, участвующий в контроле за перемещением зарегистрированных бумажных документов между подразделениями. Система электронного документооборота организует работу всего управленческого персонала предприятия на всех этапах жизненного цикла документа, включая работу над проектами, согласование, визирование, исполнение, списание в дело и передачу на архивное хранение. Это требует качественно нового уровня поддержки механизмов многошаговой маршрутизации документов и распределения ролевых функций участников документооборота для каждого из процессов.

Аутентификация пользователей и разделение прав доступа

В бумажном документообороте разделение прав доступа обеспечивается за счет передачи бумажных документов только лицам, указанным в соответствующих резолюциях, или их доверенным представителям (секретарям, помощникам и т.д. в соответствии с их ролевыми функциями в процессе документооборота). Аутентификация в бумажном документообороте осуществляется за счет подписей (виз) и печатей (бланков).

В системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота подобное разделение прав доступа должно поддерживаться как на уровне регистрационных карточек, так и на уровне электронных документов. (Следует заметить, что в обычных системах управления документами права доступа никак не связаны с маршрутами движения документов.) При переходе к электронному документообороту посредником между участниками процесса обработки документов становится система автоматизации, которая должна идентифицировать пользователя – участника процесса, а также предоставить ему возможность проставления аналога подписи (цифровая подпись) или аналога печати (цифровая подпись пользователя, выполняющего роль хранителя гербовой печати и бланков организации).

Электронный документооборот и новые управленческие схемы

В качестве преимущества западных управленческих схем часто отмечают высокий уровень делегирования полномочий и, соответственно, «горизонтального» документооборота, например, документооборота непосредственно между работниками различных подразделений, минуя их руководителей.

Действительно, в традиционной отечественной практике документы перемещаются от работника одного подразделения к работнику другого подразделения, как правило, через руководителей этих подразделений, а руководитель, например, организации, не может непосредственно адресовать документ исполнителю, то есть «через голову» вышестоящих руководителей этого работника. При бумажном документообороте подобная схема прохождения документов «через руководителей» позволяет им контролировать деятельность своих подразделений и исполнителей.

Однако совершенно неверно из этого делать вывод, что система электронного документооборота, позволяющая решать задачу «вертикального» документооборота, не способна осуществлять «горизонтальный» документооборот. Напротив, именно сочетание «горизонтального» и «вертикального» документооборота позволяет создать действительно эффективную систему документационного управления. В частности, «разрешив» прямую адресацию документов и поручений непосредственным исполнителям, всегда можно обеспечить электронное «извещение» заинтересованных руководителей о документах, поступивших на исполнение во вверенные им подразделения.

Еще более актуальна проблема перехода на более эффективные – прозрачные – управленческие схемы при документообороте, охватывающем сеть территориально распределенных учреждений (офисов). Традиционный бумажный документооборот естественным образом локализован в рамках отдельного офиса. Взаимодействие между офисами одной или различных организаций осуществляется на уровне обмена входящей/исходящей корреспонденцией. При этом документ, зарегистрированный в одном офисе, будучи направлен в другие, регистрируется в каждом из них заново, причем непосредственный контроль состояния работы с документом внутри удаленного подразделения обычно невозможен.

Огромный управленческий эффект в самой ближайшей перспективе сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую можно с точки зрения документооборота рассматривать как один единый виртуальный офис. Огромные преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации документов непосредственно конкретным исполнителям независимо от их территориального расположения и должностной иерархии; «прозрачность» прохождения и исполнения документов во всей территориально-распределенной системе управления.

Электронный и бумажный документооборот в одной системе

В заключение важно заметить, что в условиях активного перехода к электронному документообороту бумажный документооборот продолжает и в обозримом будущем будет продолжать оставаться значимой составляющей документооборота. Следовательно, в этих условиях всегда будет возникать проблема одновременного управления бумажным и электронным документооборотом.

В общем случае один и тот же документ может в течение всего своего жизненного цикла существовать в электронном и бумажном виде, причем иногда одновременно могут существовать бумажные и электронные экземпляры одного и того же документа. Таким образом, разделение контроля за бумажными и электронными документами вносит путаницу и в конечном счете приводит к потери контроля за документооборотом предприятия в целом. Главная задача здесь – естественным образом, в рамках единой системы, обеспечить контроль за всеми «ипостасями» документа.

Составляющие экономического эффекта

Эффект от использования систем электронного документооборота включает:

  • прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами);
  • эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;
  • сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;
  • полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.

Дифракция и дивергенция

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ