Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

01апреля

Нефтяники ведут дела по-новому


Александр Силонов
http://www.iemag.ru/projects/detail.php?ID=17307

Московская компания «Электронные офисные системы» и ее партнеры в Татарстане создают на базе пакета «Дело» систему автоматизированного делопроизводства и документооборота для одной из крупнейших нефтяных компаний России

«Татнефть» — это серьезно

Гигантская роль нефтяной промышленности в экономике нашей страны общеизвестна. Поэтому интерес ко всем аспектам деятельности нефтяных компаний вполне закономерен, тем более если речь идет об оснащенности таких компаний современными средствами ведения бизнеса.

Компания «Татнефть», история которой насчитывает более полувека, входит в пятерку ведущих производителей нефти в России. Основные виды ее деятельности — поиск и разведка нефти, бурение скважин и обустройство нефтяных месторождений, добыча, переработка нефти, реализация нефтепродуктов; сервисное обслуживание, выпуск металлопластмассовых труб, автомобильных шин, кабельной и другой продукции. «Татнефть» добывает более 24 млн т нефти в год, занимая по этому показателю 32-е место в мире. Около 45% нефти, добываемой «Тат-нефтью», извлекается с помощью современных технологий и методов повышения отдачи нефтеносных пластов — у компании богатейший опыт разработки трудноизвлекаемой нефти. Гордость «Татнефти» — достижение мирового уровня в производстве труб с антикоррозионным покрытием со сроком эксплуатации свыше 20 лет.

Немаловажен в контексте данной статьи и тот факт, что «Татнефть» — первая российская нефтяная компания, американские депозитарные расписки (ADR) которой вошли в котировки Лондонской и Нью-йоркской фондовых бирж. Сегодня деловые контакты и соглашения связывают «Татнефть» с компаниями 20 стран мира. «Татнефти» принадлежит порядка 400 автозаправочных станций, разбросанных по многим регионам России и Украины.

Известна «Татнефть» и высококвалифицированным персоналом, для подготовки и обучения которого создана система непрерывного профессионального обучения. Сегодня в компании работает более 70 тыс. человек.

Сложности делопроизводства

В настоящее время «Татнефть» занята серьезной реорганизацией своей структуры и построением вертикально интегрированного холдинга. Естественно, что в этих условиях проблемы информационного обеспечения становятся очень актуальными. Следует признать, что в конце 1990-х в компании стал ощущаться разрыв между внедрением передовых технологий нефтедобычи и уровнем информатизации. Этот период связан у компании с активным освоением современных ИТ. В частности, в 1999—2000 годах специалисты компании Sterling Group внедрили в нефтяной компании КИС OilServer на базе СУБД Oracle и сервера HP 9000, работающего под управлением ОС HP-UX.

Нефтяникам также стало очевидно, что делопроизводство в подразделениях компании уже не соответствовало требованиям новых нормативов. В результате руководство задалось целью создать корпоративную систему автоматизированного делопроизводства и документооборота. Заказчики рассмотрели несколько вариантов решения, и окончательный выбор «Татнеф-ти» пал на систему автоматизированного делопроизводства и документооборота (САДД) «Дело», созданную московской компанией «Электронные офисные системы» (ЭОС). Надо сказать, что впервые эта система заинтересовала руководство «Татнефти» еще в 1998 году, когда представители ЭОС проводили презентации «Дела» для специалистов нефтяной компании. К тому же ЭОС обладает весьма развитой сетью партнеров в Татарстане, что было немаловажно для заказчиков.

Предполагалось, что внедренная система позволит автоматизировать основные функции делопроизводственного персонала; ускорит документооборот между центральным аппаратом и подразделениями; обеспечит текущий учет и контроль перемещения документов, централизованный контроль исполнения директив (резолюций, приказов, решений), а также быстрый поиск документов по различным реквизитам; созданное на базе САДД хранилище документов будет использоваться в справочных целях. САДД должна была охватить все подразделения и дочерние предприятия «Татнефти».

Как пойдет «Дело»?

Стратегическая задача, стоявшая перед внедренцами, была сформулирована следующим образом: необходимо обеспечить функционирование вертикальных и горизонтальных каналов циркуляции распорядительной и информативной документации, позволяющих эффективно руководить территориальными подразделениями, дочерними и смежными предприятиями. Эти каналы должны централизованно контролироваться. На тактическом уровне следовало увязать документооборот подразделений в единый процесс, подчиняющийся общим нормативным и методологическим требованиям.

Весной 2000 года началось пилотное внедрение системы в управлении «ТатАСУнефть» (на 50 рабочих мест), результатом которого могло стать решение о распространении системы в масштабах всей нефтяной компании. Осуществляла проект научно-производственная фирма «ИнфоИнжиниринг» — партнер ЭОС.

По завершении пилотной стадии система была продемонстрирована руководителям информационных и экономических структур «Татнефти». В июле 2000 года состоялись трехсторонние переговоры с участием представителей «ТатАСУнефть», ЭОС и «Инфо-Инжиниринг», в ходе которых стороны договорились о построении на базе «Дела» системы на 500 рабочих мест для аппарата «Татнефти». В августе был подписан соответствующий приказ, и после заключения договора с ЭОС сразу же начались работы по внедрению, субподрядчиком в которых стала фирма «ИнфоИнжиниринг».

В конце 2000 года руководство «Татнефти» проанализировало результаты внедрения в аппарате компании и в управлении «ТатАСУнефть». После этого было принято решение о проведении аналогичных работ во всех подразделениях и дочерних предприятиях компании.

С января 2001 года до настоящего времени внедрение системы «Дело» в подразделениях ОАО «Татнефть» проводилось в основном силами НПО «ИнфоИнжиниринг». Кроме того, с весны 2002 года к работам по внедрению активно подключились и сами заказчики — специалисты управления «ТатАСУнефть», до этого выполнявшие в основном функции администрирования базового ПО и обслуживания серверного оборудования.

Проект оказался непростым. Почти два десятка городов и поселков, где расположены крупные подразделения «Татнефти», располагаются на территории площадью примерно 250х250 км. В некоторых подразделениях компании языком внутреннего общения, наряду с русским, служит татарский. Кроме того, по словам участников проекта, деятельность внедренцев иногда наталкивалась на скрытое недовольство — добиваться понимания и содействия в ряде случаев приходилось с помощью директивных методов. Правда, в большинстве случаев исполнители все же встречали радушный прием и конструктивное отношение.

Сразу обнаружилось, что почти повсеместно делопроизводство в компании находится на низком уровне, компьютерная подготовка персонала явно недостаточна, а вычислительные средства разнородны — устранять эти шероховатости нужно было параллельно с проведением основных работ.

К декабрю 2001 года были приняты в эксплуатацию 1270 мест для 16 автономных систем «Дело» в подразделениях «Татнефти» (помимо 500 рабочих мест в аппарате ОАО и в «ТатАСУнефти»). За 2002 год «Дело» было установлено еще на 350 рабочих местах в 11 подразделениях, в том числе в двух подразделениях (114 мест) внедрение было выполнено силами специалистов «ТатАСУнефть».

Если к концу 2001 года система охватывала 18 самых крупных подразделений «Татнефти», более 1800 рабочих мест в 10 городах Татарстана и в Москве, то к концу 2002 года число охваченных системой подразделений более чем удвоилось, а на 2003 год намечено внедрение САДД еще в 20-30 подразделениях и дочерних предприятиях холдинга. Общее количество рабочих мест системы «Дело» неограниченно — оно определяется заказчиком в соответствии с текущими задачами делопроизводства и документооборота.

После внедрения «Дела» на местах взаимодействие с пользователями не заканчивается. Сегодня специалисты управления «ТатАСУнефть» проводят текущее администрирование СУБД системы «Дело» и ее справочников. Соответствующие службы управления поддерживают функционирование высокопроизводительного серверного и сетевого оборудования, базового ПО. Постоянно ведется мониторинг системы, а специалисты «ИнфоИнжиниринг» и «ТатАСУнефть», предоставляющие пользователям консультации по телефону, выборочно просматривают новые зарегистрированные в системе документы, выявляют и исправляют ошибки, отслеживают факты нарушений при работе с документами, следят за обновлением справочников и т. п.

Одновременно система документооборота оптимизируется в целом — совершенствуются процессы контроля исполнения директив руководства ОАО, обеспечения перехода на безбумажные технологии ведения внутреннего делопроизводства и т. п.

Архитектура и функциональность САДД

С самого начала проекта заказчики подчеркивали, что создаваемая система должна охватывать всю корпоративную структуру, обеспечивать единство методологии и организационно-технических подходов к делопроизводству. Кроме того, руководство ОАО «Татнефть» стремилось значительно сократить количество рассылаемых бумажных документов, а в идеале — повсеместно перейти на безбумажные технологии делопроизводства.

«Построение холдинговой вертикально интегрированной компании, осуществляющей нефтяной бизнес от скважины до бензоколонки, должно опираться не только на мощную финансовую составляющую, но и на гибкую организационно-управленческую структуру, позволяющую высшим менеджерам эффективно управлять всеми процессами в компании и на предприятиях холдинга, — говорит Рустам Ахметзянов, начальник управления информационных технологий ОАО «Татнефть». — Без действенного механизма принятия управленческих решении на основе широкой информационной базы, без оперативного доведения принятых решений до непосредственных исполнителей, без четкого контроля таких решений, без обеспечения информационного взаимодействия между всеми участниками бизнес-процесса невозможно рассчитывать на серьезный результат».

Подчеркнем, что все САДД (в том числе и «Дело») имеют важную особенность — либо система внедряется повсеместно, на рабочих местах всех сотрудников, имеющих отношение к делопроизводству, либо эффективность от ее использования существенно снижается.

Еще летом 2000 года участники проекта отработали схему, при которой на одной СУБД «главного» сервера обеспечивалось функционирование автономных серверных компонентов системы «Дело» в подразделениях. Это позволило организовать очень гибкое разграничение доступа к документа-ционной базе, упростить настроечные и регламентные работы автономных серверных компонентов системы в различных подразделениях, сократить инженерно-технические затраты, связанные с администрированием СУБД.

Рабочая группа «ТатДСУнефть» применила двухуровневую схему построения САДД. Первый уровень — САДД исполнительного аппарата (обработка более 30 тыс. документов в год), которая обеспечивает учет, хранение, контроль исполнения и рассылку документов как по территориальным подразделениям, так и между ними. САДД в подразделениях (7—11 тыс. документов в год в каждом из подразделений) образуют второй уровень корпоративной системы. Они обеспечивают автономный документооборот на местах. Кроме того, каждая из отдельно взятых систем «Дело» предоставляет возможность образовать «внутренние» уровни документооборота, образуя совокупность так называемых картотек, учитывающих иерархию уровней (как правило, не менее 4-5) в конкретном подразделении.

В двухуровневой схеме отсутствует сквозной канал прохождения документа от исполнительного аппарата до конечных делопроизводителей в цехах и отделах территориальных подразделений (поступившие документы вручную перерегистрируются во внутренней системе), что несколько усложняет задачу централизованного контроля перемещения и исполнения документов. При перерегистрации части документов (1—2%) электронные копии документов повторно сохраняются в БД подразделения, что влияет на размер требуемого дискового пространства единой СУБД. Кроме того, при подготовке регулярных отчетов по холдингу системным технологам приходится вручную сводить данные документооборота подразделений.

Но есть у схемы и существенные преимущества. Она обеспечивает требуемую автономность систем документооборота на местах (с сохранением сложившихся в подразделениях особенностей и традиций, не противоречащих нормативам делопроизводства ОАО «Татнефть») и позволяет сохранить существующую технологию документооборота по холдингу в целом. К тому же схема гарантирует недоступность БД исполнительного аппарата для делопроизводителей подразделений, обеспечивает возможность рассылки документов по подразделениям аппарата, территориальным подразделениям и дочерним предприятиям с контролем исполнения директив руководства холдинга. Обеспечивается также дифференцированный подход при внедрении системы в подразделениях, система получается более мобильной — что актуально для компании с меняющейся структурой.

САДД базируется на мощном вычислительном комплексе, который включает сервер баз данных, ПК под управлением Microsoft Windows, объединенные в единую корпоративную сеть, а также коммуникационную инфраструктуру, многофункциональные офисные аппараты Xerox 665 и Hewlett-Packard 1220. Программная составляющая — HP-UX в качестве ОС для сервера баз данных, СУБД Oracle Workgroup Server 8.0.5.11, Microsoft Word в качестве системы генерации отчетов, а также Internet Explorer и Outlook. Для ввода электронных документов используются сканеры и OCR-система FineReader производства компании ABBYY. ПО «Дело-96» первоначально было представлено версией 5.2.31, затем версиями 7.х и 8.х.

Совокупность  взаимосвязанных программных модулей обеспечивает каждому пользователю полнофункциональный режим работы с многоуровневым разделением прав доступа. Первоначально заказчик приобрел лицензию, предусматривающую использование до 20 серверных компонентов и неограниченного числа клиентских. В настоящее время число серверных компонентов увеличено до 35.

На первом этапе автоматизировались собственно делопроизводственные функции — регистрация, контроль исполнения документов и т. д. на базе ведения картотек регистрационных карточек (РК) документов. Внедрение системы происходило относительно безболезненно, это позволяло сохранить без изменения правила обработки бумажного документопотока. Процесс шел поэтапно, сверху вниз, начинаясь в канцелярии и секретариатах руководства и заканчиваясь в структурных подразделениях различного уровня. Таким образом, внедренцам удалось избежать единовременного тотального перевода на автоматизированное ведение делопроизводства — такой «скачок», характерный для большинства подобных крупных проектов, зачастую приводит к неразберихе и хаосу.

На втором этапе, проходящем в настоящее время, осуществляется переход к электронному документообороту. Базовые функции системы «Дело» предусматривают регистрацию в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой; сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии, прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа, разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа, рассылку электронных документов и соответствующих поручений по сети (по кабинетам должностных лиц), полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов, включая удаленный полнотекстовый поиск с использованием Web-технологий, отправку по электронной почте электронных исходящих документов, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств. Кроме того, предполагается использовать архивное хранение электронных документов организации с Web-доступом к архивной информации.

Документ, полученный по электронной почте, регистрируется в автоматизированном режиме. Если документами обмениваются две системы «Дело», то большая часть реквизитов РК формируется автоматически, а электронный образ документа прикрепляется к РК. При этом удостоверяется идентичность документа, снабженного ЭЦП и криптозащитой.

Если входящий документ поступает в бумажном виде, система задействует OCR-пакет FineReader. Пользователь системы, прикрепивший файл документа, устанавливает права доступа к нему на уровне грифа секретности, а также защиту от редактирования (и отмену защиты). Можно также формировать реквизиты карточки регистрируемого документа путем построчного сканирования текста с помощью портативной цифровой ручки С-Реn. Рутинная процедура заполнения реквизитов организации-корреспондента при этом сводится к сканированию данной информации с бланка. Таким же образом формируется текст краткого содержания документа.

После регистрации РК с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее — исполнителям, в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции. При этом руководители или исполнители наделяются определенными правами.

В ходе работы с электронными документами обеспечивается комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск требуемого документа, в том числе и с помощью Web-доступа к документационной базе данных системы «Дело». Защищенный ЭЦП и шифрованием исходящий документ, сопровождаемый реквизитами РК, может передаваться по электронной почте. По истечении срока хранения электронного документа он и его РК в виде текстового документа размещаются в архивной библиотеке, организованной на основе интрасети. При этом обеспечиваются полнотекстовый поиск электронных документов с поддержкой морфологических особенностей русского языка; навигация по документам, связанным гипертекстовыми ссылками; многоуровневая защита документов от несанкционированного доступа, позволяющая разграничивать доступ пользователей к различным категориям документов.

Проблемы и их преодоление

Наличие проблем неизбежно в любом проекте, тем более в таком масштабном, и это нельзя считать признаком его слабости. Решение проблем — своего рода показатель прочности взаимоотношений между участниками, их квалификации. Объективные проблемы связаны с изменением структуры исполнительного аппарата и подразделений компании, переоснащением рабочих мест новой компьютерной техникой. Это влечет за собой постоянные изменения в настройках системы, повторную установку и наладку системного ПО и т. п.

Есть и субъективные проблемы. Некоторые делопроизводители воспринимают элементарные функции работы с документами в системе «Дело» как дополнительную нагрузку к прямым производственным обязанностям. Для отдела делопроизводства контроль ведения документооборота в исполнительном аппарате затруднен. Некоторые функции САДД, позволяющие повысить эффективность делопроизводства и документооборота (атрибутивный поиск, тематический рубрикатор, статистические отчеты, контроль исполнения резолюций, контроль движения документа и т. п.), пока еще мало востребованы пользователями. Многие руководители подразделений стремятся работать в автономной, закрытой системе внутреннего документооборота, без возможности сквозного контроля сверху. Зачастую пользователи выдвигают противоречивые требования по организации взаимодействия систем делопроизводства подразделений, в каждом подразделении существует своя система присвоения регистрационных номеров, связанная с устоявшимися правилами и традициями.

Следует отметить, что внедрение системы «Дело» оказало серьезный положительный эффект на общее состояние работы с документами в «Татнефти», создав необходимые условия для организационно-методического обеспечения делопроизводства и архивного дела в подразделениях.

Построение САДД «Дело» в «Татнефти» ведется одновременно с реализацией других масштабных ИТ-проектов, в частности, с внедрением систем SAP/R3, «Экспертиза договоров», «Управление персоналом», OilServer. Исполнители описываемого проекта работают над подходами к интеграции «Дела» с этими системами, параллельно рассматриваются вопросы обеспечения криптозащиты, использования ЭЦП и ряд других.

Итоги и перспективы развития

Несмотря на небольшой срок опытно-промышленной эксплуатации системы «Дело» в исполнительном аппарате ОАО «Татнефть», получены ощутимые результаты. Прежде всего налажена централизованная регистрация всей входящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов с электронной рассылкой, контролем исполнения резолюций и определением стадии исполнения для каждого зарегистрированного документа (в том числе и за пределами исполнительного аппарата, в территориальных подразделениях «Татнефти», где установлены рабочие места САДД). Организована система поиска в электронном архиве по различным атрибутам. Появилась возможность ведения регистрируемой (и централизованно контролируемой) служебной переписки между должностными лицами внутри исполнительного аппарата, с осуществлением рассылки и последующим атрибутивным поиском. Существует также возможность многопользовательской работы над проектами документов (с обеспечением их согласования).

Практически все секретариаты и подразделения исполнительного аппарата «Татнефти» успешно освоили навыки работы с системой «Дело». Некоторая разница в уровнях освоения может объясняться степенью подготовленности пользователей, оснащенностью рабочих мест, а также вниманием, которое уделяют документообороту руководители подразделений.

В целом переход ОАО «Татнефть» на автоматизированное делопроизводство позволил взять под централизованный контроль весь документооборот между подразделениями и исполнительным аппаратом, а также делопроизводственный процесс в подразделениях, благодаря чему повысился общий уровень управляемости компании и эффективности управленческих решений.

Система управления документооборотом любой организации отражает общие управленческие процессы, а потому должна постоянно совершенствоваться, реагируя на изменения, происходящие как в самой организации, так и в мире информационных технологий.

Примечательно, что в последнее время система «Дело» в «Татнефти» используется не только для автоматизации документооборота, но и для ведения некоторых технологических процессов, не связанных с делопроизводством, но реализованных посредством первичных учетных документов. По мнению руководства, это позволит планировать и упорядочивать процессы, сделать их прозрачными как для участников, так и для контроля сверху.

Высшее руководство «Татнефти» уделяет проекту пристальное внимание. Благодаря этому исполнителям — компании ЭОС и фирме «ИнфоИнжиниринг» — удается решать поставленные задачи, и систему «Дело» уже используют в своей работе более 2,5 тыс. сотрудников нефтяной компании.

Представители компании ЭОС отмечают, что этот масштабный проект позволил им на практике проработать многие перспективные направления, в частности, связанные с учетом и обработкой произвольного набора реквизитов документов, эффективной организацией территориально-распре-деленной корпоративной системы документооборота, интеграцией системы «Дело» с ERP-системами и с многофункциональным офисным оборудованием Xerox и Hewlett-Packard.

Руководство «Татнефти» планирует до 2004 года охватить системой более 40 основных структурных подразделений и более 30 дочерних предприятий нефтяной компании. В результате все эти подразделения смогут перейти на ведение делопроизводства в полном соответствии нормативами, использовать мгновенную рассылку документов в рамках всей структуры «Татнефти». Они также получат централизованную защиту информации, содержащейся в документах, усовершенствованный контроль делопроизводственного процесса. Ведение дел с электронными копиями сделает невозможной утерю документов, а время поиска нужного документа сократится до нескольких секунд. Все это создаст условия для постепенного перехода к безбумажному делопроизводству.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ