Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

01марта

Интеграция корпоративных систем управления документами с системами делопроизводства

 А. Чухнов, корпорация «Юни» 

Для построения системы электронного документооборота предлагается взять в качестве платформы корпоративную систему управления документами, такую, как Hummingbird, а для поддержки делопроизводства – интегрировать в нее специализированную систему делопроизводства, например, отечественную «ДЕЛО».

Деятельность любого предприятия так или иначе связана с производством большого количества документов – договоров, служебных записок, заявлений, спецификаций, маркетинговых материалов, писем и т.п. Проблемы, вызванные потерями документов, их дублированием, долгим перемещением от одного исполнителя к другому и поиском, – болезненная тема для большинства крупных и средних предприятий. По оценкам аналитиков, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск и согласование документов, каждый внутренний документ копируется до 20 раз, до 15% документов теряется. Поэтому для любого предприятия повышение эффективности работы с документами – ключевой вопрос.

Стремление предприятий обеспечить более эффективное управление документами приводит их к поиску и внедрению той или иной системы электронного документооборота (СЭД). Как правило, предприятие, решившее внедрить у себя СЭД, рассчитывает, что система поможет повысить скорость прохождения документа, автоматизирует контроль исполнения, оптимизирует хранение документов, исключит бумажные документы из внутреннего обращения и сэкономит ресурсы, расходуемые на подготовку новых документов.

Мировому рынку СЭД более полутора десятков лет. Свыше сотни компаний сегодня поставляют решения, которые так или иначе можно отнести к системам этого класса. Отечественный рынок СЭД зародился несколько лет назад. Сегодня на нем присутствуют как мировые брэнды, к примеру, Documentum, Hummingbird (PCDOCS), FileNet, OpenText, Lotus Domino.Doc, так и отечественные разработки – «ДЕЛО» (компания «Электронные офисные системы»), Optima Workflow («Оптима»), «Золушка» (НТЦ ИРМ) и другие.

На базе какой системы строить документооборот? Как выбрать СЭД, максимально удовлетворяющую текущим потребностям и способную обеспечить функциональный рост в будущем?

Классификация

Формальная четкая классификация СЭД на данный момент отсутствует. Очень многие поставщики и аналитические компании предлагают собственные системы классификации. В нашем случае, положив в основу классификации роль документа в системе, выделим два класса систем. К одному из них причислим так называемые корпоративные (или универсальные) системы управления документами (Enterprise Document Management System – EDMS), к другому – специализированные системы управления документами, ориентированные в основном на автоматизацию деловых процедур.

С документами любого содержания необходимо выполнять некоторые действия – принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход исполнения, накладывать резолюции. Специализированные системы (а практически все отечественные разработки в этом сегменте относятся к данному классу) как раз и предназначены для решения таких задач, например, для автоматизации делопроизводственной деятельности предприятия. Бесспорное преимущество таких систем – глубокая методическая проработка решений.

Корпоративные системы управления документами (из вышеперечисленных к ним мы относим решения компаний Documentum, Hummingbird, FileNet и Lotus) обеспечивают все базовые функции работы с документами, включая атрибутирование, хранение и определение места расположения, управление жизненным циклом (от авторской разработки до утверждения, распространения и архивирования), контекстный поиск, контроль версий, журналирование, выписку/возврат документа, управление шаблонами, разграничение доступа, работу со скнированными изображениями и многое другое. К достоинствам таких систем следует отнести масштабируемость, функции распределения нагрузки, устойчивость к сбоям, поддержку отраслевых стандартов, возможность работы через Web-интерфейс и наличие открытого программного интерфейса для интеграции с офисными и учетными системами.

Другими словами, корпоративные системы управления документами – это, по сути, платформы для создания различных решений, ориентированных на обработку документов. Системы данного класса позволяют строить общекорпоративную инфраструктуру и внедряются на корпоративном уровне. Специализированные решения, в свою очередь, ориентированы на решение конкретных задач, таких как, автоматизация традиционного отечественного делопроизводства, и внедряются они на ограниченном числе рабочих мест. Пользователи специализированных систем – немногочисленные сотрудники, непосредственно вовлеченные в бизнес-процесс. А как же все остальные? Ведь большее число документов относится к числу нерегистрируемых. А между тем работа именно с такими документами занимает больше всего времени. При этом специализированные системы не предназначены для решения задач, связанных с содержательной частью документа. Получается, что документ должен быть сначала каким-то образом создан, и только потом уже размещен в специализированной системе, где он пройдет все стадии согласования и откуда, возможно, будет вновь извлечен для оповещения остальных сотрудников.

Казалось бы, корпоративные системы управления документами, предоставляющие богатые возможности настройки и доработки, позволяют построить практически любое решение. Это и хорошо, и плохо: с одной стороны, систему можно приспособить к любым задачам своих предприятий, с другой – такая настройка требует времени. Зачастую решение такого рода необходимо – например, при автоматизации документо-ориентированных бизнес-процессов, которые, невзирая на внешнюю схожесть, все-таки специфичны для каждой организации.

Но практически в каждой организации есть задачи, связанные с классическим делопроизводством, которые уже многократно были решены при помощи специализированных систем. Речь здесь идет не только о наличии технических наработок, но и о глубокой методологической проработке задачи с учетом необходимости постоянно отслеживать изменения в законодательстве. Поэтому целесообразным представляется интегрированное решение, объединяющее лучшие качества обоих классов систем. В качестве платформы для построения всей системы можно взять корпоративную систему управления документами, а для обеспечения поддержки делопроизводства следует интегрировать в нее специальную систему.

Интеграция

С самого начала работы на рынке СЭД корпорация «Юни» (www.uni.ru) определила для себя, что партнерские отношения с компаниями-производителями гораздо более эффективны, чем разработка собственных СЭД. Поэтому в марте 2002 г. было подписано партнерское соглашение с фирмой HBS, официальным дистрибьютором канадской компании Hummingbird. Система управления документами Hummingbird DM (ранее известная как DOCS Open и DOCS Fusion) относится в нашей классификации к классу корпоративных систем управления документами и является самой популярной «западной» системой на отечественном рынке. Сегодня в России насчитывается более 200 корпоративных внедрений Hummingbird.

Если же говорить о решениях по автоматизации делопроизводства, то из всех продуктов, предлагаемых на рынке, наиболее популярна система «ДЕЛО» компании «Электронные офисные системы» (ЭОС, eos.ru). Эта компания присутствует на рынке с 1994 г, ее решение методически хорошо проработано и полностью соответствует российским стардартам в области делопроизводства. Более 400 организаций федерального и региогального уровня Российской Федерации, а также других стран СНГ, используют сегодня решения ЭОС для автоматизации делопроизводства.

В августе 2002 г. ЭОС и «Юни» подписали соглашение о сотрудничестве, а в сентябре специалисты «Юни» приняли решение по интеграции систем Hummingbird DM и «ДЕЛО».Результат интеграции таков: продукт Hummingbird DM выступает в качестве хранилища документов для системы «ДЕЛО», предоставляя все необходимые библиотечные сервисы, а все делопроизводственные процессы обеспечивает «ДЕЛО».

С функциональной точки зрения интеграция двух систем выглядит следующим образом.

Если документ подготовлен вне Hummingbird DM, при регистрации в системе «ДЕЛО» он автоматически размещается в библиотеке Hummingbird DM. При этом на основании атрибутов регистрационной карточки из «ДЕЛА» для документа формируется профиль регистрационной карточки Hummingbird DM и назначаются права доступа по умолчанию. Если документ подготовлен в Hummingbird DM, пользователь может выбрать его при помощи диалога «Быстрый поиск» и по регистрационной карточке из «ДЕЛА». Для документа также пересматриваются права доступа, а значения карточки из «ДЕЛА» реплицируются в профиль карточки Hummingbird DM. Для обеих систем поддерживается единый контекст безопасности и осуществляется контроль целостности. Кроме того, Hummingbird DM обеспечивает функции контекстного поиска, вызываемого из диалогов «ДЕЛА».

С технической точки зрения интеграцию двух систем обеспечивает специальный модуль, разработанный для системы «ДЕЛО». Он обеспечивает взаимодействие с Hummingbird DM по стандартному для СЭД протоколу (см. статью «Стандарт ODMA поможет «Делу» на нашем сайте). Поскольку ODMA поддерживают практически все поставщики корпоративных систем управления документами (Documentum, Lotus и т.д.), то можно сказать, что использованная схема достаточно универсальна – она не ограничивается интеграцией лишь с Hummingbird DM. Однако за универсальность, как правило, приходится расплачиваться производительностью и ограниченной в рамках стандарта функциональностью. Поэтому специально для Hummingbird DM специалисты «Юни» разработали модуль, обеспечивающий взаимодействие с этим пакетом по «родному» для него протоколу – FusionAPI. Использование того или другого интерфейса при работе с Hummingbird DM задается специальными параметрами в конфигурационном файле «ДЕЛО».

Преимущества интегрированного решения очевидны. Во-первых, использование Hummingbird DM позволяет автоматизировать более ранние стадии жизненного цикла документа – начиная с момента его создания. Во-вторых, система учитывает очень широкий круг документов и устраняет барьеры между делопроизводственными службами и остальными сотрудниками: все работают в единой среде. В-третьих, благодаря использованию готовых, хорошо зарекомендовавших себя решений, поддержкой и развитием которых занимается непосредственно производитель, сокращаются сроки и стоимость внедрения. Кроме того, полученное решение позволяет строить распределенные архитектуры, защищенные в соответствии с ГОСТ и требованиями ФАПСИ. В качестве «транспорта» для документов здесь используются сервисы Hummingbird DM, а «ДЕЛО» отвечает за единообразный обмен документами.

Ожидается, что начиная с версии 8.0.7 «ДЕЛО» будет штатным образом поддерживать интеграцию с Hummingbird DM и ODMA-совместимыми СЭД. Решение, несомненно, будет полезно как существующим пользователям продуктов «ДЕЛО» и Hummingbird, так и тем, кто только планирует внедрять у себя технологии СЭД.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ