Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

01августа

СОВРЕМЕННЫЕ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Генеральный директор компании ЭОС
В. Баласанян

Любая компания действует по определенной повторяющейся схеме – алгоритму, диктуемому ее конечными бизнес-целями. Алгоритм есть набор увязанных между собой (порой – весьма сложным образом) цепочек последовательных действий. В конце каждой цепочки – значимый с точки зрения бизнеса результат. Такая цепочка действий и называется «бизнес-процессом».

Внедрение компьютеров в делопроизводство первоначально касалось документирования – создания с помощью редакторов текстов, редакторов таблиц или редакторов изображений электронных версий документов, которые в любой момент быть распечатаны на принтере. Появление и широкое использование программ вышеперечисленных типов привело к возникновению технологии обработки электронных версий документов – document processing. Обмен документами мог осуществляться не только путем распечатки и передачи бумажного документа, но и путем передачи электронной версии, хранящейся на дискете.

Как только появились вычислительные сети стал возможен обмен информацией по сети. Появилась электронная почта – E-mail. Сети и электронная почта совершили революционный переворот в ходе автоматизации делопроизводства. Появилась возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход процесса делопроизводства – вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Создание технической базы (сети, электронной почты) для развития систем автоматизации делопроизводства не могло не привести к разработке ряда оригинальных информационных технологий работы с документами. Природа этих технологий определяется необходимостью обеспечения пользователя привычными атрибутами традиционного делопроизводства. Так, привычный порядок, когда документы распределяются по папкам, папки – по шкафам, шкафы – по кабинетам, нашел свое отображение в системах управления документами – document management.

Такие системы обладают чрезвычайно простым и удобным интерфейсом, который наглядно отображает структуру хранения документов. Поиск какого-либо документа может полностью повторить порядок традиционного поиска: в своем электронном «кабинете» Вы открываете электронный «шкаф», «папку» и путем просмотра документов, сложенных в определенном порядке (по возрастанию регистрационных номеров), быстро находите интересующий вас материал. Такие системы реализуют и другие способы поиска – по любому реквизиту или набору реквизитов документа (например, по автору резолюции), но зачастую визуальное отображение созданного пользователем «хранилища» позволяет найти нужный документ быстрее.

Каждое предприятие может иметь свой регламент документооборота. Он может быть не настолько прост, чтобы быть реализованным только стандартными средствами E-mail. Возможно, документ должен проследовать но определенному маршруту, который может быть определен жестко, а может допускать ситуативные вариации. Необходимость автоматизации таких процедур породила системы управления ходом работ (часто говорят – «потоками работ») – workflow management. Эти системы позволяют регламентировать направления документопотока и в зависимости от типа документа и его реквизитов, автоматически отсылая документ определенному исполнителю с учетом заранее сформулированных условий. Например, если в платежном документе обозначена сумма до 1000 долл., то он направляется па подпись финансовому директору, а свыше – только президенту компании.

Многие специалисты тесно увязывают концепцию workflow – с понятием «бизнес-процесс». Они полагают, что руководителям и аналитикам, которые ясно понимают алгоритм работы своей компании (подразделения) и могут разложить его на бизнес-процессы, – системы дают возможность организовать управление документами соответствующим реальности образом.

Полный перечень того, что должна «уметь» workflow – система, зафиксирован в соответствующих международных стандартах. Наиболее развитые системы полностью соответствуют этим требованиям, возможности других скромнее.

Еще раз подчеркнем коренное отличие систем document management от систем workflow:

  • первые ориентированы на упорядоченное хранение документов;
  • вторые реализуют сложные схемы прохождения документов.

В чистом виде они могут дополнять друг друга.

Существуют системы, вобравшие в себя как часть функций систем document management, так и workflow. В каждой конкретной ситуации их функциональность может быть недостаточной, оптимальной или избыточной.

Постоянные организационные трудности вызывает параллельная работа с документом нескольких исполнителей. Она требует неоднократных передач друг другу проектов документов, особенно если содержание одной части документа влияет на содержание другой.

С появлением компьютерных сетей у пользователей возникло естественное желание автоматизировать параллельную работу с документом таким образом, чтобы, во-первых, несколько исполнителей могли одновременно обратиться к одному и тому же документу, a во-вторых, изменения, внесенные кем-либо из исполнителей, немедленно становились известными другим участникам процесса.

При кажущейся простоте обеспечение группового доступа к документу породило множество проблем (например, как реагировать на одновременную правку одного и того же участка текста), которые нашли свое разрешение и системах, реализующих технологию группового доступа, – groupware. (Одна из технологий groupware – Lotus Notes – описана в статье В. Федорова.)

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ