Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

01февраля

Особенности национальной охоты

А. Акопянц

Анализируя историю успеха российских фирм-производителей программного обеспечения, легко заметить, что большинство из них начинали в тех областях, где отсутствовала конкуренция со стороны западных фирм. В первую очередь, это касается таких национально-специфичных областей, как работа с русским языком (русификация, анализ текстов, перевод, OCR и др.) и бухгалтерский учет. Если сознательно задаться вопросом, какие еще имеются «особенности национальной охоты», то на ум быстро приходит такое сакральное понятие, как делопроизводство.

В начале 90-х среди вольных разработчиков софта автоматизация делопроизводства была почти столь же популярна, как и разработка бухгалтерских программ. Поскольку в то время у государства деньги были, бюрократы, ведавшие выделением ресурсов, с удовольствием выделяли их на облегчение (как им тогда казалось) своей жизни.

В 1991 году автору статьи пришлось заниматься автоматизацией городской и ряда районных администраций одного не очень маленького города. Результатом стала система работы с письмами граждан (которая, кажется, функционирует до сих пор) и понимание того, что делопроизводство – штука очень и очень непростая. Готовя статью, я решил выяснить, в каком состоянии находится рынок автоматизации делопроизводства сегодня, кто на нем играет и какие просматриваются тенденции. Методика была простой: я опросил знакомых специалистов, чтобы определить список компаний, и затем через Интернет более детально ознакомился с их разработками. В результате в мой «short list» [1] попали:

  Cognitive Technologies;

  • АО «Весть», недавно объединившееся с компанией «Метатехнологии»;
  • Научно-технический центр Института развития Москвы;
  • ЭОС (Электронные офисные системы).

После детального ознакомления с материалами на Web-сайтах этих компаний стало ясно, что проекты и продукты распадаются на два больших класса: в одних по новым технологиям обрабатываются большие потоки однородных документов (будем называть такие задачи задачами массовой обработки), а в других – по традиционным технологиям не столь большие потоки разнородных документов (будем называть это делопроизводством).

В первых случаях звучит терминология из области DMS и WorkFlow (репликация базы данных, маршрутизация, потоки работ и др.), а во втором – традиционная делопроизводственная (регистрационная карточка, резолюция, канцелярия...).

У этих двух классов задач, оказывается, даже разные критерии успешности внедрения: для массовой обработки – это уменьшение времени и повышение вероятности обработки документа (эффективность), а для делопроизводства – это чтобы по возможности все делопроизводство организации шло в рамках системы (полнота).

Автоматизация делопроизводства – основные понятия.

С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа – файл (файлы), вся содержательная работа с которым ведется вне рамок системы поддержки делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в чисто бумажной форме. То есть система делопроизводства «в чистом виде» имеет дело только с «синтаксисом» документов, игнорируя их семантику.

Документы могут быть сгруппированы с помощью разных классификаторов, обладать разными грифами доступа и «областями видимости». Документы могут быть связаны друг с другом. Например, один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа. Все это, разумеется, должно отражаться в регистрационной карточке документа.

Документ имеет свой жизненный цикл – он появляется (регистрируется) в системе, затем проходит ряд исполнителей, затем уходит «в дело», то есть переходит в пассивное состояние, и, спустя некоторое время (обычно через три года), списывается в архив. Следы деятельности всех исполнителей также отражаются в регистрационной карточке. Все эти метаморфозы зачастую не затрагивают тело документа.

В любой момент времени о каждом документе необходимо знать, в каком он состоянии, кто и какую работу по его поводу выполняет, где находится физическая копия документа (если она вообще существует) и т.д.

Работой с документами в системе занимаются исполнители (должностные лица), регистрирующие и визирующие документы, накладывающие на ним резолюции и отчитывающиеся по их исполнению. По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:

  • входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;
  • в работе, которые ждут его действий;
  • на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.

Иногда выделяют и другие категории. Каждому исполнителю система должна предоставлять рабочее место, где он получит доступ к «своим» документам.

Имеется два ключевых требования к системе автоматизации реального делопроизводства:

  • понятие «документ» (регистрационная карточка) должно быть достаточно богатым и содержать все реквизиты, необходимые с точки зрения существующих нормативных актов;
  • система должна быть достаточно «снисходительна» и не требовать того, чтобы весь жизненный цикл документов замыкался в системе.

Большинство проектов компаний «Весть» и Cognitive относится к классу массовой обработки, а по количеству описанных крупных внедрений в области собственно делопроизводства среди рассмотренных компаний и организаций явно лидировали Институт развития Москвы и компания ЭОС.

Мое внимание привлекла последняя. Относительно недавно появившись на рынке (в 1994 году), ЭОС сумела внедрить свою систему «ДЕЛО-96» у ряда очень серьезных заказчиков (ЦБ РФ, администрация РАО «Газпром», Государственная дума и др.). Причем в тех местах, откуда мне удалось получить «агентурные данные», система действительно эксплуатируется, а не просто числится внедренной. Кроме того, в отличие от остальных, ЭОС занимается только автоматизацией делопроизводства, что подразумевает глубокую специализацию и способность выжить там, где большинство заказов подминается системными интеграторами. То есть система должна обладать конкурентными преимуществами, позволяющими ее внедрять независимо от сопутствующих обстоятельств – поставки оборудования, продажи базового софта, налаживания телекоммуникаций, автоматизации оперативного учета и др.

Директор фирмы ЭОС Владимир Эдуардович Баласанян охотно согласился встретиться и рассказать, что такое, собственно, автоматизация делопроизводства, добавив, что «по этому поводу существует большая путаница, и в России есть, наверное, всего несколько человек, которые могут это внятно объяснить». Ознакомившись с историей ЭОС, я понял, что если такие люди и есть, то Владимир Баласанян с полным правом может отнести себя к их числу   [2].


Делопроизводство по-русски

По исследованиям российских документоведов, традиции делопроизводства в России восходят еще к допетровским временам. Громадные размеры державы и традиционно низкий уровень личной ответственности российских служащих обусловили необходимость тотального контроля за их деятельностью. Во всяком случае, такой насквозь бюрократизированной страны история не знает (за исключением разве что древнего Китая). Даже такая простая и естественная вещь, как журнал регистрации входящих и исходящих документов, является чисто российским изобретением [3].

Дальнейшее развитие традиции получили в советское время. Делопроизводство было подчинено стандартам в многочисленных ГОСТах, ведомственных инструкциях и других нормативных актах, где описаны набор реквизитов, которым должен обладать документ, правила учета, нумерации, доступа и хранения документов.

Следование этим правилам в больших организациях, имеющих дело с десятками и сотнями тысяч входящих, исходящих и внутренних документов, является жизненно необходимым. Легко представить, к чему может привести потеря одного единственного документа такой организацией, как, например, Министерство юстиции. Два года назад имел место большой скандал по поводу одного из президентских указов: так и не удалось выяснить, был ли он зарегистрирован в Минюсте, - без этого, как известно, нормативные акты недействительны.

Я не могу компетентно обсуждать, насколько хороша российская система делопроизводства. Но она уже въелась в плоть и кровь сотен тысяч действующих бюрократов и продолжает вкладываться в головы бюрократов будущих, обучающихся в соответствующих учебных заведениях. Поэтому важнейшим требованием к системе автоматизации делопроизводства является поддержка существующих нормативных актов и традиций. При этом одной из важных традиций, которые необходимо учитывать, является регулярное отступление от правил в угоду начальству или обстоятельствам.


ДЕЛО-96

Известная мне практика разработки разнообразных автоматизированных систем убедила меня в том, что в нашей стране метод проектирования, основанный на анализе бизнес-процессов компании и функциональной спецификации рабочих мест, практически не работает в силу:

  • отсутствия четко прописанных бизнес-процессов;
  • быстрого изменения условий функционирования;
  • общего бардака, проявляющегося в большей или меньшей степени везде.

Зато хорошо работает обратный подход, когда система строится как специализированный браузер/редактор данных, описывающих предметную область (я это называю «Информационная модель предметной области»), а затем на нее навешивается бизнес-логика в том объеме, в котором она не мешает работать организации.

делопроизводство, document management и workflow

Когда речь заходит о делопроизводстве и документообороте, вспоминаются два иностранных понятия:document management systems (DMS) и workflow.

DMS – это системы организации архивов документов с разнообразными дополнительными возможностями – поиском по разным критериям (иногда нечетким и требующим весьма интеллектуальной обработки), рубрикаторами, управлением доступом для разных категорий пользователей, хранением версий, распределенной работой с репликацией и др. Развитые современные DMS позволяют хранить не только текстовые документы, но и картинки, звуковые и видеозаписи,  даже искать их. Примерами DMS являются весьма известные на российском рынке системы Excalibur, DOCS Open и система «Евфрат» от Cognitive Technologies. DMS является обязательным компонентом системы автоматизации делопроизводства, но не исчерпывает ее.

Workflow (системы автоматизации деловых процессов) – это системы, организующие распределение сложно устроенных работ по многим взаимодействующим исполнителям и координацию деятельности последних. Типичными понятиями workflow являются «исполнитель», «работа», «список задач», «граф работы». Администратор с помощью соответствующих средств (обычно графических) описывает бизнес-процессы: что должен делать каждый исполнитель, куда от него должна уйти работа и пр. После этого исполнитель получает на своем рабочем месте список того, что он должен сделать в текущий момент времени. Результат работы «уезжает» дальше – туда, куда нарисовал администратор (жесткая маршрутизация), или туда, куда отослал исполнитель (свободная маршрутизация).

Примерами workflow, представленными на российском рынке, являются StuffWare, LinkWorks, Action Workflow, WorkRoute.

Многие решения, которые подаются как средства автоматизации делопроизводства, являют собой сочетание некоторым образом связанных DMS- и workflow-систем. Таково, например, решение от компании «Весть», представляющее собой сочетание DMS DOCS Open и workflow собственной разработки – системы WorkRoute II.

С помощью подобных наборов хорошо автоматизируются системы массовой обработки, но создать на их базе систему делопроизводства, удовлетворяющую нормативным требованиям, обычно не удается. Вероятно, одна из причин в том, что понятие «документ», поддерживаемое системами workflow, недостаточно емко и в него не удается вписать все множество структурированных реквизитов, необходимых для реального делопроизводства.

По крайней мере, все описанные на сайте компании успешные примеры внедрений характеризуются тем, что в них автоматизирован достаточно жесткий массовый оборот документов сравнительно простой структуры.

Дополнительные проблемы вызывает внедрение в российских организациях workflow-систем. Несмотря на жесткие правила ведения документации, работа идет, как правило, с существенными отступлениями от правил, поэтому значительная часть функциональности пакетов workflow остается невостребованной – их не удается использовать для отражения бизнес-процессов компании. А реинжиниринг, к которому призывают поставщики workflow, дорог и трудоемок, и внедрение его результатов под силу мало кому из нынешних российских организаций. Так, описывая проект автоматизации делопроизводства ММВБ, где был успешно установлен DOCS Open, по поводу внедрения workflow компания «Весть» пишет: «Поддержку учетно-контрольных функций планируется осуществлять с помощью модуля гибкой маршрутизации документов и заданий с контролем исполнения – WorkRoute II, однако его внедрение решено осуществить несколько позже, после того как будут выработаны устойчивые методы работы с документами в электронном виде». Подозреваю, что этого так и не произошло: с выработкой устойчивых методов работы у нас в отечестве всегда было напряженно:

  • Оказалось, что «ДЕЛО-96» построено как раз в соответствии с идеологией информационной модели предметной области и содержит «честную» модель предметной области документооборота с богатыми возможностями поиска, просмотра, удобным вводом и редактированием, мощным генератором отчетов и пр. При этом система практически не проявляет собственной активности, никому ни о чем не напоминает и позволяет каждому исполнителю самому определять дальнейшую судьбу полученного им документа [4].

Программа поддерживает очень мощное и развитое понятие документа, у которого, кроме разнообразных номеров, аннотаций, категорий, грифов и пр., может быть неограниченное количество файлов, составляющих «тело» документа, виз, резолюций, соисполнителей и т.д.

Документы могут связываться между собой разнообразными семантическими связками, набор которых определяется при настройке. При этом есть некоторые предопределенные связки, которые система формирует сама, например, «Ответ на...», «Подготовлен во исполнение...» и др.

При этом существуют разные «области видимости» документов, называемые картотеками. Обычно структура картотек определяется структурой организации. Искать документы в доступных картотеках можно по любым реквизитам и их сочетаниям, и даже по текстам документов.

Существенным является проведенное в программе разграничение понятий «исполнитель» (пользователь) и «должностное лицо». Действия с документами всегда осуществляют исполнители от имени определенных должностных лиц. Это отражает ту нередкую ситуацию, когда реально работу от имени руководителя выполняет, например, референт.

Рабочие места нескольких должностных лиц могут быть сгруппированы в так называемые «кабинеты». Это особенно удобно, если документами пользуется группа одних и тех же исполнителей.

«ДЕЛО-96» поддерживает только свободную маршрутизацию. Она осуществляется через понятие «резолюция», по которой назначается один или несколько исполнителей. Документ попадает в папку входящих документов назначенного исполнителя и находится у него в работе до тех пор, пока тот не отчитается по резолюции или не переправит документ другому исполнителю.

При этом имеется масса «маленьких хитростей», позволяющих нарушать естественный ход документооборота, точнее, фиксировать результаты документооборота, не попавшего изначально в систему, – например, регистрировать документы с уже имеющимися резолюциями или регистрировать документ с проектом резолюции.

Технологическая платформа программы – MS SQL или Oracle-сервер и Windows 95 клиент. Имеется также Web-клиент для просмотра информации, так что «ДЕЛО-96» может успешно работать в распределенных интранет-сетях.

Для поддержания работы территориально распределенных организаций существует два режима. В одном работа ведется через репликацию и синхронизацию баз и логически не отличается от работы в локальном режиме. В другом эти подразделения взаимодействуют как разные организации, обмениваясь входящими-исходящими документами, проходящими обычный путь регистрации (но без участия человека).

В настоящее время «ДЕЛО-96» почти доведено до коробочного продукта. Уже имеются прецеденты внедрения системы без участия разработчиков. Это достигнуто благодаря тому, что гибкая система настройки справочников позволяет приспособить систему почти к любой задаче документационного обеспечения, не требующей работы с содержанием документа. По крайней мере, любимые мною письма населения на нем сделать можно, создав необходимые классификаторы тем, категории отправителей (ветераны, афганцы, пенсионеры и др.) и определив необходимые отчеты.

Самым существенным недостатком «Дела-96», по-видимому, является невозможность расширения средствами пользователя набора реквизитов регистрационной карточки документа. Это не позволяет использовать систему для работы со многими конкретными типами документов, для полноценной обработки которых зачастую необходимо добавить в карточку всего один-два нестандартных реквизита.



Рынок

Рынок систем делопроизводства носит, как правило, закрытый характер. Значимые внедрения идут главным образом в больших организациях, при этом качественные характеристики продукта являются хотя и существенным, но не основным фактором выбора. Главное здесь – степень доверия покупателя к поставщику. Поэтому новой компании выйти на рынок крупных систем делопроизводства довольно сложно. Многие организации до сих пор используют кустарные «поделки», внедренные в начале 90-х, и только сейчас начали задумываться о переходе на промышленные системы.

Из систем собственно автоматизации делопроизводства на рынке мне удалось обнаружить две – это подробно описанное выше «ДЕЛО-96» и систему «Золушка-канцелярия» от НТЦ Института развития Москвы. Функционально они близки. «Золушка» на рынке появилась раньше и существует в DOS- и Windows-вариантах. Система имеет сертификат Госстандарта на соответствие нормативным требованиям. Реализована она, по-видимому, в файл-серверной технологии, – по крайней мере, явного упоминания об используемом SQL-сервере в описании продукта мне найти не удалось. В прошлом году НТЦ выпустил систему «Золушка-кабинет», реализованную исключительно на базе Lotus Notes и выполняющую функцию управления архивом документов и некоторой структурированной бюрократизированной внутрикорпоративной почты. «Золушка-кабинет» может работать совместно с «Золушка-канцелярия», но функционально ее не заменяет.

По словам Владимира Баласаняна, основными соперниками (в борьбе за деньги заказчиков) являются инструментальные «коробочные» продукты, приобретаемые для реализация системы делопроизводства собственными силами заказчика или системного интегратора. Типичный пример – упомянутая во врезке связка DOCS Open и WorkRoute. Другой пример – Lotus Notes. Как правило, именно так и происходит, когда автоматизация делопроизводства идет в рамках заказа на системную интеграцию.

На базе подобных решений иногда удается автоматизировать регулярные процессы, но, как правило, полноценную автоматизацию делопроизводства в классическом его понимании провести не удается. Это связано с тем, что задача достаточно сложна, независимо от инструментария, а понятие документа в делопроизводстве сложнее, чем это возможно естественны образом отразить штатными средствами workflow-систем или Lotus Notes.

Конечно, у этих средств есть свои поклонники, которые утверждают, что на их базе можно сделать, что угодно. И, наверное, они правы. Во всяком случае, утверждения типа «для нашего делопроизводства мы купим Lotus» столь же далеки от сути происходящего, как «для нашего бухгалтерского учета мы купим MS SQL».



Камо грядеши

Можно спрогнозировать ряд тенденций развития систем автоматизации делопроизводства, которые, похоже, проявятся в недалеком будущем. Эти тенденции можно разбить на две группы.

Дальнейшая интернетизация. В перспективе специализированные клиенты, видимо, должны умереть, и все типы рабочих мест смогут работать в удаленном режиме через Интернет. Крайне перспективной представляется выработка стандарта представления документов для обмена между подобными системами. Такой стандарт, очевидно, имеет смысл создавать на базе XML – тогда он позволит обмениваться документами с любыми XML-совместимыми браузерами. Поддержка электронного документооборота приведет к исчезновению различий между самим документом и его электронным образом. Для этого системам делопроизводства придется научиться работать с современными средствами авторизации и защиты документов – электронной подписью, персональными сертификатами, «центрами доверия» и другими.

Интеграция автоматизированного делопроизводства в комплексные системы поддержки деятельности предприятий. Симбиоз систем делопроизводства, с их понятием «документ-работа», и оперативно-бухгалтерских учетных систем типа «1С», с их понятием «документ как учетное событие», мог бы предоставить хорошую платформу для решения реальных задач комплексной автоматизации. По крайней мере, уже сейчас объявлено о начале интеграции системы WorkRoute II компании «Весть» и комплекса управления предприятием «Галактика-Парус».

Поскольку действительность многообразна и типов документов существует очень много, то очень хотелось бы, чтобы такие симбиотические системы могли достаточно легко расширяться средствами, доступными сторонним прикладным программистам. Можно прогнозировать появление на рынке открытых компонентных систем автоматизации делопрозводства, которые будут легко модифицироваться под конкретные нужды и выступать в качестве «скелета» интегрированных систем автоматизации деятельности предприятий.


1. (обратно к тексту) – Есть еще «ИнтерТраст», «ЦентрИнвестСофт», «Оптима», TopS, IBS, «АйТи», «1С» и т. д. Практически любой системный интегратор и, уж точно, любой поставщик Lotus Notes может предложить нечто свое, чтобы, по возможности, замкнуть на себя клиента. Выбранные четыре компании образуют «полное покрытие», то есть предоставляют все нужные мне для рассуждения примеры систем.

2. (обратно к тексту) – Проблемой комплексной автоматизации делопроизводства Владимир Баласанян начал заниматься в начале 80-х годов в самой серьезной организации Советского Союза – ЦК КПСС. Общий отдел ЦК тогда имел штат более 500 человек, и через него проходили все поступающие в ЦК документы и все исходящие директивы. Под руководством Баласаняна был успешно автоматизирован общий отдел и ряд секретариатов ЦК. Для этого были использованы самые передовые для того времени технологии – работа шла на персональных компьютерах Wang, объединенных в локальную сеть. Далее Баласанян с командой занимались аналогичной работой в аппарате Президента СССР и затем Президента России. В конце концов, на базе сложившейся команды в 1994 году была создана совместная со Steepler компания ЭОС, специализирующаяся на системах автоматизации делопроизводства.

3. (обратно к тексту) – В европейской и американской традиции приходящие документы сразу направляются ответственному исполнителю, уровень компетенции и ответственности которого предполагается достаточным для того, чтобы предпринять все необходимые действия без дополнительного контроля.

4. (обратно к тексту) – По словам Юрия Назарова, главного разработчика "Дело-96", все попытки снабдить систему напоминающими функциями приводили к реальным затруднениям в ее использовании.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событием октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ