Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

01марта

Татнефть занялась «ДЕЛОм»

Нефтяная компания автоматизирует документооборот

Документооборот компании Татнефть (сегодня это 12 НГДУ, десятки профильных управлений и аффинированных структур с общим числом работающих свыше 60 тыс. человек) можно выразить цифрами со многими нулями. Упорядочить движение армии «бумажных носителей» управленческой информации решено с помощью автоматизированной системы «ДЕЛО», внедрение которой началось в компании в прошлом году.

Динамичное продвижение Татнефти по пути создания холдинга, а именно такой становится структура компании должно опираться, помимо мощной финансовой основы, на серьезную организационно-управленческую базу, позволяющую высшим менеджерам эффективно управлять всеми процессами, происходящими на предприятиях компании, число которых возрастает. Без создания действенного механизма принятия управленческих решений на основе широкой информационной базы, без оперативного доведения их до непосредственных исполнителей и четкого контроля за исполнением, без обеспечения информационного взаимодействия между участниками корпоративного бизнес процесса – надеяться на позитивный результат при построении холдинга было бы ошибкой.

Следует признать, что за последние годы в Татнефти стал ощущаться разрыв между внедрением в компании передовых технологий в области нефтедобычи и состоянием документного обеспечения деятельности. Стало очевидным и несоответствие делопроизводства в подразделениях компании требованиям нового ГОСТа (Р. 6.30-97), определяющего правила работы с документами.

Одной из мер по обеспечению мобильности руководства компании и повышению управляемости подразделениями стало принятое в прошлом году решение о внедрении системы автоматизированного делопроизводства и документооборота. В качестве основы корпоративной автоматизированной системы делопроизводства экспертами Татнефти была выбрана разработанная московской компанией Электронные Офисные Системы (ЭОС) система «ДЕЛО», занимающая ведущее место (около 24%) на российском рынке систем автоматизации документооборота. Отечественной разработке перед западными аналогами было отдано предпочтение по целому ряду причин как технологического, так и идеологического свойства. Принципиальной является исторически сложившаяся российская традиция: движение документа у нас осуществляется «сверху вниз», то есть сначала попадает к начальнику, который затем расписывает его исполнителю. В западных странах преобладает «горизонтальный» метод – «бумага» сразу ложится на стол исполнителю, а к руководителю попадает лишь в случае какихлибо осложнений. Разработчики «ДЕЛА» взяли за основу «национальные особенности» делопроизводства.

Внедрение системы «ДЕЛО», проводящееся специалистами Татнефти с августа 2000 года, уже дает результаты. Первая очередь системы, охватывающая центральный аппарат компании (а это более 300 должностных лиц и специалистов), обеспечивает регистрацию, рассылку и контроль за всей входящей, исходящей и распорядительной документацией. В настоящее время зарегистрировано и доступно для ознакомления более 7000 документов. Действует централизованный и распределенный контроль за исполнением резолюций руководства на любом исполнительном уровне, обмен документами между подразделениями, должностными лицами и специалистами служб центрального аппарата и территориальных подразделений. При этом обеспечивается соответствие делопроизводства требованиям внутренних нормативов и ГОСТа, формируется база для перехода на безбумажные технологии документооборота. Татнефть обладает развитой инфраструктурой в области информационных технологий. Корпоративная компьютерная сеть, отвечающая самым современным требованиям, высокая оснащенность подразделений и служб средствами вычислительной техники, использование эффективных базовых программ, наличие достаточного количества квалифицированных специалистов, эффективный менеджмент, определяющий единую концепцию построения информационной инфраструктуры, – все это позволяет надеяться на успешную реализацию проекта создания корпоративной системы автоматизированного делопроизводства и документооборота. В текущем году системой будут охвачены все основные структурные и дочерние подразделения компании, что позволит:

  • централизованно отслеживать исполнение решений (вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах), систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;
  • при переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска;
  • повысить производительность труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или электронной почтой.

Конечно, в процессе создания корпоративной автоматизированной системы документооборота (а это, как ожидается, свыше 3000 пользователей в более чем 70 подразделениях и «дочках») нельзя обойти многочисленные проблемы, тормозящие процесс внедрения. Это перестройка структуры центрального аппарата компании, пусконаладочные работы на компьютерной корпоративной сети и т.д. По данным компании DELPHI, около 15% всех бумажных документов постоянно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени на их поиск. По оценке компании Coopers&Lybrand, различные организации делают в среднем по 19 копий каждого документа и почти 7,5% всех документов теряется безвозвратно. В Nortan Nolan Institute просчитали, что при переходе на электронный документооборот рост производительности труда составляет 25-50%, время обработки одного документа уменьшается более чем на 75%, а расходы на плату площадей для хранения документов снижаются на 80%.

В конце концов, и человеческий фактор – не всем нравится перспектива тотального контроля за исполнительской дисциплиной, работы с документами по более жестким нормативам. Предпроектное обследование выявило необходимость реинжиниринга бизнес процессов делопроизводства, т.е. приведение его на всех уровнях и во всех подразделениях Татнефти к единой методологии и нормам. Необходимо учитывать и то, что работы по внедрению системы «ДЕЛО» проводятся в компании одновременно с реализацией иных проектов в области информационных технологий – внедрения систем SAP R3, «Экспертиза договоров», «Управление персоналом», OIL-server и других, что предъявляет высокие требования к менеджерам, ответственным за процессы создания интегрированной системы автоматизированного управления Татнефти. Проекту уделяется постоянное внимание и со стороны высшего руководства Татнефти. Его реализацию координирует Управление информационных технологий центрального аппарата компании, а работы обеспечиваются силами специализированного управления ТатАСУнефть.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

04октября

ЭОС и «Медиалюкс» на конференции «СЭД глазами пользователя – о чем молчат вендоры»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ