Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

01сентября 2001

Организация электронного документооборота с помощью системы «ДЕЛО»

Генеральный директор компании ЭОС
В. Баласанян

Управление любой организацией или предприятием осуществляется путем документального оформления решений, доведения их до исполнителей и последующего контроля исполнения.

Компьютеризация офиса – оснащение рабочих мест персональными компьютерами и объединение их в сети – привело в последние годы к интенсивным работам по созданию программного обеспечения автоматизации документооборота и появлению в этой области большого числа проблемно-ориентированных продуктов. Идея, лежащая в основе систем автоматизации документооборота, – выделение функций по обработке документов, которые непосредственно не зависят от характера самих документов и связанных с ними приложений.

Действительно, такие функции, как, например, регистрация документов или перемещение их по организации, могут быть реализованы независимо от того, являются ли сами документы служебными записками, договорами или, скажем, платежными документами. Таким образом, системы автоматизации документооборота являются, по сути, интегрирующими технологиями, обеспечивающими унифицированное управление документами в организации и связанными с этими документами специфическими приложениями.

Различные классы систем ориентированы на различные модели документооборота. В частности, системы типа groupware (групповой работы) ориентированы на организацию коллективной работы над документами. В системах типа document management (управление документами) основное внимание уделяется построению и ведению документальных баз – справочников над множеством документов. Управление движением документов по учрежденческой сети является основной функцией целой группы продуктов, начиная от простейших e-mail-систем (электронная почта) и кончая изощренными workflow-системами (автоматизация деловых процедур).

В России же в течение столетий – в общегосударственном масштабе – сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая «государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ).

Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если сегодня на Западе, скорее, развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

В чем же ее особенности «российской модели» документооборота?

Главное – она предполагает максимальную централизацию контроля документооборота: документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем – обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией – он спускается к непосредственным исполнителям. Предполагается также централизация и регламентация деятельности основных делопроизводственных служб: прием и рассылка документов – в экспедиции, регистрация и контроль прохождения документов – в канцелярии, контроль исполнения – в группе контроля и т.п. Другой важной особенностью «российской модели» являются единые и детально регламентированные правила работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности, – вплоть до правил заполнения регистрационных журналов и картотек, а также отчетных форм.

Помимо этого, традиционная технология предполагает, что одни работники – руководители и исполнители – работают с бумажными документами, а другие – делопроизводственный персонал – отслеживают их действия (регистрируют перемещение документов, резолюции руководителей, отчеты исполнителей и т.д.) с помощью системы журналов и картотек.

Такая технология имеет принципиальные ограничения:

  • информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений. Поэтому получение информации о работе с документами на предприятии требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек;
  • картотеки документов обычно отделены от исполнителей. Они содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов;
  • размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводит к большим объемам непроизводительных трудозатрат.

Перечисленные проблемы еще более усугубляются в корпоративной системе управления, когда необходимо координировать деятельность организационно самостоятельных структур, территориально удаленных друг от друга.

В результате служба делопроизводства не в состоянии в полной мере осуществлять контроль за документооборотом предприятия. Практически невозможно ответить, например, на такие вопросы: над какими документами работает учреждение и в каком они находятся состоянии, какова история решения того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители? И это при том, что документы и данные о работе с ними персонала являются важнейшим первоисточником всей информации о деятельности предприятия. Именно они позволяют установить связь между показателями ее эффективности (например, финансовыми) с конкретными действиями работников.

Зарубежные консалтинговые компании дают следующие оценки потерь при работе с бумажными документами и эффективности перехода к работе с электронными документами. По оценке компании DELPHI, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Компания Coopers & Lybrand оценивает, что организации делают в среднем 19 копий каждого документа и что почти 7,5% всех документов теряется безвозвратно. При переходе к работе с электронными документами, по оценке Nortan Nolan Institute, рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Однако сегодня широкое внедрение самых передовых информационных технологий в отечественных учреждениях ограничивается естественным и вполне оправданным консерватизмом персонала, отвечающего за работу с документами. В силу этого наиболее реальным путем автоматизации делопроизводства в российских учреждениях представляется создание таких автоматизированных технологий, которые, будучи полностью преемственными традиционной, обеспечивали бы ее эволюционную трансформацию в более эффективную. Ниже рассматривается такая автоматизированная технология, реализованная в системе «ДЕЛО».

Основной целью при разработке специалистами компании «Электронные офисные системы» технологии электронного документооборота являлось достижение максимальной преемственности правил и приемов отечественного бумажного делопроизводства, что позволяет обеспечить безболезненный переход от традиционных к современным технологиям.

Например, традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом, изображением, звуком и проч.), создать тем самым технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

 

Технологию электронного документооборота поддерживают следующие функциональные возможности системы «ДЕЛО»:

  • регистрация в автоматизированном режиме переданных по E-mail документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой;
  • сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии, а также с помощью портативной цифровой ручки C-Pen;
  • прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа;
  • разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;
  • предоставление каждому должностному лицу – участнику делопроизводственного процесса – своего личного кабинета, чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции;
  • рассылка электронных документов и поручений по ним по сети (по кабинетам должностных лиц);
  • полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов, включая удаленный полнотекстовый поиск с использованием Intranet-Intemet технологий;
  • отправка по E-mail электронных исходящих документов, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных ФАПСИ средств;
  • архивное хранение электронных документов организации, обеспечивающее WEB-доступ к документальной информации.

Основной единицей хранения в системе «ДЕЛО» остается РК документа, полнота реквизитов которой обеспечивает возможность формирования статистических и аналитических отчетов по различным информационным срезам. При получении электронного документа по E-mail его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами ДЕЛО документа, большая часть реквизитов РК формируется автоматически. При этом удостоверяется идентичность документа, снабженного ЭЦП и криптозащитой.

Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета FineReader, а по получении его электронного образа – возврат в систему «ДЕЛО» с одновременным прикреплением документа к РК. Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от редактирования.

Одновременно с этим существует возможность формирования реквизитов карточки регистрируемого документа путем построчного сканирования текста документа, с помощью портативной цифровой ручки C-Pen.

Так, рутинная процедура заполнения реквизитов организации-корреспондента – наименования организации, ее адреса – сводится к сканированию данной информации с бланка регистрируемого документа. Таким же образом формируется текст краткого содержания документа.

После регистрации РК с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее – исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции. При этом каждый руководитель или исполнитель наделяются определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной работе за столом, на котором по папкам разложены документы, находящиеся в компетенции только данного сотрудника, и которые либо ждут начала исполнения (в папке Поступившие), либо приняты сотрудником к исполнению (в папке На исполнении), либо переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в папке На контроле).

В ходе работы с электронными документами обеспечивается комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск требуемого документа, в том числе и с помощью Web-доступа к документальной базе данных системы ДЕЛО. Исходящие и внутренние документы, как правило, подготовленные в текстовом редакторе MS Word, по стандартной технологии также прикрепляются к РК. Одновременно они могут быть защищены ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированного ФАПСИ средства криптографической защиты КриптоПро CSP (компания «КриптоПро»). Сертификация «Электронных офисных систем» на право распространения и встраивания подобных средств в свое ПО обеспечивает лицензионную чистоту предлагаемого решения. Защищенный исходящий документ, сопровождаемый реквизитами РК, может быть передан по E-mail адресату. Таким образом, в совокупности с возможностью регистрации документов, поступивших по линиям связи, обеспечивается корпоративный электронный документооборот.

По истечении срока хранения электронного документа, он размещается в архивной библиотеке, организованной средствами Intranet-тех-нологии. При этом обеспечивается:

  • автоматическая и интерактивная загрузка документов в хранилище из системы «ДЕЛО», хранение и классификация факсимильных изображений документов, их текстовых эквивалентов и регистрационных карточек (формуляров);
  • полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов;
  • гипертекстовое связывание документов с возможностью навигации пользователя по связкам документов.

Поддерживаемая системой «ДЕЛО» технология, позволяющая осуществить постепенный переход от традиционного к электронному делопроизводству, определила лидирующее положение «Электронных офисных систем» на российском рынке систем автоматизации документооборота. По данным, опубликованным в журнале «Мир ПК», система «ДЕЛО» по объемам продаж делит первое место со всей совокупностью систем делопроизводства, реализованных в среде Lotus Notes компании IBM. Сейчас система «ДЕЛО» эксплуатируется на 20-ти тысячах рабочих местах, среди корпоративных клиентов «Электронных офисных систем» – Госдума, Совет Федерации, Счетная палата, Банк России, Конституционный суд, Минэкономики, Агентство по реструктуризации кредитных организаций, Налоговая полиция. Фонд медицинского страхования, Татнефть, Тюменская нефтяная компания, Мосэнерго, Росгосстрах. Многие проекты (Банк России, Минприроды, ФСНП, Министерство культуры и др.), начавшиеся с автоматизации центральных аппаратов, «перекинулись» на региональные подведомственные структуры. Ведению региональных проектов способствует и то, что «Электронными офисными системами» предлагается масштабированное решение, то есть помимо сетевой версии существует и однопользовательское решение для предприятий с централизованным делопроизводством и ограниченным документопотоком. При этом сетевая версия в качестве систем управления базами данных использует наиболее надежные и популярные в России: Oracle и MS SQL.

В целом, опыт внедрения системы в самых различных отечественных организациях показал: система «ДЕЛО» учитывает все многообразие технологических правил и приемов ведения делопроизводства, что позволяет без перепрограммирования использовать ее в самых различных по профилю и масштабу организациях. Ввод системы в действие не требует коренной перестройки системы управления, он может осуществляться по этапам и требует лишь небольшого времени на настройку системы и обучение персонала.

Система позволяет принципиально решить проблему управления работой с документами в организации. Повышение эффективности работы организации происходит за счет:

  • полного контроля за прохождением документов, исполнением решений и исполнительской дисциплиной работников;
  • упорядочения технологии работы с документами на всех уровнях иерархии и во всех структурных подразделениях организации;
  • ускорения прохождения документов и уменьшения затрат на размножение и перемещение документов.

Что касается тенденций развития, это, прежде всего, развитие технологий электронного документооборота, включая разработку XML стандартов обмена документационной информацией. Помимо этого, линейка поставляемых компанией «Электронные офисные системы» продуктов пополняется системами автоматизации договорного и кадрового делопроизводства.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

28ноября

На конференции в Ереване ЭОС представил ECM-решение e-gorts, локализация EOS for SharePoint для Армении

Узнать больше

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ