Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

01октября

Автоматизация документальной деятельности предприятия связана с высшими функциями управления

Владимир Эдуардович! Что такое электронные офисные системы, и каково их функциональное предназначение?

Электронные офисные системы – это отчасти условное название. Название ведь не обязательно должно полностью соответствовать роду деятельности. Однако мы с самого начала создания позиционировали себя как компания, которая разрабатывает электронные технологии работы с документами в офисах, учреждениях, организациях, на предприятиях. Это позиционирование связано именно с управленческими вопросами. Фирма занимается проектами автоматизации управленческих процессов на предприятии.

То есть это не чисто учетная система?

На мой взгляд, если вы регистрируете документы, то это учет. Если по этим документам даете поручения и проверяете их выполнение, то это уже управление. По-моему, учет – это часть функций управления.

Я с вами согласен. А какие виды подобных систем существуют?

Информационные технологии идут от своих возможностей. Появление разных технологических средств определило и направление информационных технологий. Поэтому одна и та же проблема, возможно, решается разными компьютерными разработчиками программных приложений с разных сторон. В России большая часть разработчиков идет от бухгалтерии. Автоматизирую бухгалтерию, стали постепенно автоматизировать другие виды деятельности, увязывая их с финансовыми потоками. На Западе этот процесс шел немного по-другому, но идея была примерно такая же – автоматизация различных аспектов управления предприятием. Мы занимаемся этими вопросами с другого конца. Деятельность любой организации осуществляется на основе документов. Я даже придумал термин «организация, управляемая документами». У нас главный идеолог работы с документами – Федеральная архивная служба. В ее структуре есть научно-исследовательский институт (ВНИИДАД), который является главным законодателем в области общих принципов документооборота. Они продвигают термины «управление документацией», «документационное обеспечение управления».

Из нашего прошлого опыта мы очень хорошо знаем, как устроена изнутри практически любая организация. Одна из самых сложных вещей в организации – это перемещение документов, работа с ними – от возникновения или получения извне до сдачи в архив или уничтожения. Мы хорошо умеем это делать. Автоматизация документальной деятельности предприятия в первую очередь связана с высшими функциями управления предприятием. Эта сфера управления за нами.

Когда организация работает с документами, они на самом общем уровне могут рассматриваться в трех ипостасях – входящие, внутренние и исходящие, и по ним предпринимаются те или иные действия. Когда же документ попадает в какое-то структурное подразделение, то он может превратиться в договор с поручением, который надо подписать, выполнять и оплачивать. И тут включатся более специфические функции работы с документами. Вообще говоря, трудно отделить документооборот от других функций. Это разделение условно. Нас часто просят увязать нашу систему работы с документами с другими функциональными системами. Мы считаем, что решили проблему автоматизации общего документооборота в российских организациях и движемся в направлении специфической обработки различных видов документов. Может быть, в дальнейшем мы со стороны документа выйдем на управление предприятием.

Правильно ли я вас понял, что вы занимаетесь переводом бумажного документа в его электронную форму?

Не совсем. Во всех странах мира документ существует в двух ипостасях – в элетронном виде и в бумажном. И когда он будет существовать в только в одном виде, сказать трудно, потому что с увеличением объема электронных технологий увеличивается объем бумаг. Поэтому любая полноценная система документооборота должна учитывать, что документ в общем случае часть цикла проводит в электронной форме, а часть – в бумажной.

Каковы основные этапы работы по созданию таких систем?

Вначале разработчик выполняет определенное количество заказных проектов, разрабатывает технические задания, по которым в дальнейшем делаются системы. Затем вместе в заказчиками в процессе опытной эксплуатации доводит ее до стадии промышленной эксплуатации. После разработки 2-3 подобных систем возникает вопрос, а не сделать ли продукт тиражируемым либо коробочным. Поясню. Заказной продукт – это продукт, сделанный точно по заказу организации, по техническому заданию, ею подписанному. Коробочный продукт – тот, который вы покупаете, получаете по почте и самостоятельно устанавливаете. А для ввода в промышленную эксплуатацию тиражированного продукта потребуются какие-то услуги партнера. Как правило, когда продукт для крупного заказчика, его тиражируют.

Какой из этих видов сегодня больше востребован?

Российский рынок отличается тем, что платежеспособность нашего потребителя намного ниже, чем западного. И в этой связи программирование в очень сложном положении. Квалифицированные программисты стоят достаточно дорого. И платить за разработки довольно дорого, и сама практика выполнения заказных работ с российскими заказчиками сложна, если система предназначена для промышленного внедрения. Существует много разработчиков, которые делают макеты или системы для опытной эксплуатации. Эту работу можно спокойно выполнять. Но если начинаешь внедрять, доводить нюансы до конкретного персонала, требовательных крупных заказчиков, это невероятно трудная работа. Поэтому, если мы хотим завершать работы внедрением системы в промышленную эксплуатацию, надо попытаться сделать тиражируемый, настраиваемый продукт. Таким образом, выбора у нас не было. Тем не менее, для небольших клиентов наш продукт может рассматриваться как коробочный.

Когда мы начинали заниматься этим делом, был вопрос, а удастся ли вообще сделать систему тиражируемой. Наша компания фактически первая сделала тиражируемую систему в масштабе предприятия, которая устанавливается у всех заказчиков и позволяет решить в принципе все проблемы делопроизводства.

Скажите, в каких отраслях организации наиболее восприимчивы к новым технологиям?

Дело в том, что общая работа с документами везде одинакова, все механизмы и технологии общие. Для нас это было некоторым откровением, потому что наш прошлый опыт не был универсальным. Сейчас среди наших заказчиков большую часть составляют государственные структуры и крупные корпорации. Более того, четверть наших клиентов – это подразделения Центрального Банка. Но ситуация очень быстро меняется. Все больше обращается коммерческих структур, небольших организаций. Есть заказы и от промышленных предприятий, но этот процесс только начинается.

Сейчас мы пытаемся обобщить то, что есть в тех или иных отраслевых решениях, накопить отраслевой опыт.

В чем принципиальное различие между российским и западным продуктом?

Они оба из одного корня. В принципе существуют две особенности. Первая связана с тем, что российское делопроизводство в том виде как сейчас, сложилось с 1811 года, а фактически с XV-XVI веков, т.е. имеет многовековую историю. Огромное внимание уделялось регистрации, учету всех документов. Вторая особенность – централизованный контроль за документами. Это исторические традиции. Сложившаяся технология единообразия и централизованности работы с документами распространились в национальном масштабе, чего нет ни в одной западной стране.

На Западе более распространены заказные системы. Каждая организация предпочитает заказать систему под свои специфические особенности, а уж как это ей сделают, тиражированием или нет, это дело поставщика. То, что у нас унифицированная технология делопроизводства была насильственно распространена в национальном масштабе, я считаю это «счастливым случаем». Это значит, что во всех государственных учреждениях принята единая технология, существуют единые нормативы. В последние 10 лет очень активно начали создаваться коммерческие структуры, которым нужно было поставить делопроизводство. А тут есть одна тонкость. Наше делопроизводство очень детально проработано. Но беда в другом. Нигде не существует инструкций по делопроизводству, которые носили бы не декларативный, а алгоритмический характер. Это огромная проблема, которую сейчас осознают. В типовых инструкциях не прописана сложнейшая, детально проработанная технология. Она осталась либо в головах людей, которые работают, либо в каких-то памятках. Коммерческие структуры, почувствовав, что нет порядка с документами, стали приглашать из бывших госструктур на работу людей, которые являются носителями этого опыта.

На Западе изначально идея была другая. Там не было единообразной, жестко регламентированной технологии. В коммерческих структурах в основу был положен другой принцип – отсутствие единой регистрации документов. Когда приходят документы, они передаются тем или иным менеджерам, которые сами решают проблемы. В этом главный водораздел. В крупных западных структурах, особенно государственных, в принципе такая же технология, как в любых органах власти бывшего СССР или России, – централизованный контроль и учет прохождения всех документов. Но на Западе госсектор до последнего времени не являлся главным заказчиком в области документооборота.

Есть еще один момент. Некоторые заказчики интересовались, почему нельзя использовать западную технологию, не требующую жесткого централизованного контроля прохождения документов. Вопрос сложный. Ответ на него, видимо, кроется в особенностях российского менталитета. Кстати, наша система сама по себе не требует централизации. Она предусматривает возможность как централизованного, так децентрализованного документооборота.

Что происходит с персоналом в фирме, где внедрили систему автоматизации делопроизводства и документооборота? Как изменяется психология людей?

Ничего смертельного не происходит. Очень важно, и это составляющая нашего успеха, что мы предоставляем набор услуг, в том числе предлагаем проекты организационно-распорядительных документов, которые нужно принять, чтобы система жила. Это новые правила игры, обновление инструктивных материалов. Для организаций, в которых не сложилась практика документооборота, мы даем не просто инструкцию, а готовую работающую технологию. Точнее, серию технологий, а заказчик сам выбирает вариации, поскольку система гибкая, настраиваемая. Второе, что очень важно, – система может вводиться поэтапно, шаг за шагом. Система на сотни рабочих мест не может быть введена одномоментно по причине, что необходимо обучить и адаптировать технологию людей. С людьми происходит следующее. Все зависит от начальства. Как сказал один наш сотрудник, если начальник прикажет, будут работать на неработающей, а если не прикажет, не будут работать на самой лучшей. На самом деле люди, которые занимаются делопроизводством, архивным делом, очень консервативны, потому что к этому располагает работа с документами. Это люди, выполняющие технологические функции обычно в очень жестком временном режиме. Поэтому сами по себе они, зачастую, не заинтересованы в изменениях.

С другой стороны, честно говоря, ничего хитрого в освоении системы нет. Сама система сложная, но каждая кнкретная функция достаточно проста, поэтому никаких проблем для персонала нет. А все остальные получают огромный плюс.

В чем главная содержательная проблема российского делопроизводства? Оно предполагает по идее централизованный контроль, но традиционная технология подразумевает, что документы можно учитывать только локально. делопроизводственные дела четко отслеживаются только в самом управлении делами, в канцелярии. В остальном все делается, как бог на душу положит, потому что не хватает персонала. То есть существует огромный разрыв в необходимости централизованного контроля и децентрализованной технологии. Только компьютерная сеть разрешает эту проблему. Сеть позволяет разрешить это противоречие и обеспечить автоматический централизованный учет операций с документами на каждом рабочем месте. В результате на некоторых участках работы экономится до 80 процентов времени.

На мой взгляд, делопроизводство абсолютно связано с управлением персоналом. Проблема внедрения автоматизированных систем в том, что у нас делопроизводство и кадры, как правило, это разные структуры, подчиняющиеся разным руководителям, и их трудно в некоторых организациях увязать. Идея состоит в том, что учет и контроль работы с документами – это основной показатель работы офисного служащего. На мой взгляд, идеальный контроль за работой персонала возможен только при наличии такой всеохватывающей документальной системы.

Пожалуйста, расскажите немного о себе. Каковы главные этапы вашей карьеры?

Моя жизнь так сложилась, что я практически сразу после окончания института, в 1975 году, попал в управление делами Госплана СССР как компьютерщик. В Госплане тогда был, быть может, самый продвинутый в СССР вычислительный центр. В то время появились первые прототипы персональных компьютеров, и появилась возможность многое считать на месте. Я стал одним из инициаторов их распространения, что имело очевидный успех. На волне успеха эта технология перекочевала в ЦК КПСС, поскольку обнаружилось, созданный там для решения проблем делопроизводства вычислительный центр к этому не готов.

Я там работал до 1991 года.Удалось создать локальную сеть на сотню рабочих мест, полностью автоматизированную технологию работы с документами от регистрации до отправки, информационное обслуживание съездов, пленумов и т.д. Позднее наши решения стали использоваться в администрации президента и правительства Российской Федерации. Воглаляемый мною отдел офисных систем создал систему, которая обеспечивала то, что сейчас называется электронной публикацией документов Президента и Правительства.

После очередной реорганизации, в 1994 году, мы с коллегами решили: то, чем мы занимаемся, надо делать не для одной-двух отдельно взятых организаций, а для всей России. Благо, казалось, что к этому подходим – наконец стали появляться сети, пришло понимание, что покупкой сетевого оборудования дело не заканчивается, все дело в приложениях. Мы надеялись, что нам удастся сделать реализуемую систему. Сейчас пожинаем первые плоды.

Кто ваши подчиненные? Какого стиля управления вы придерживаетесь?

Работодатель, оплачивая работу, должен быть уверен, что работа того стоит, а сотрудник должен чувствовать, что получает достойную зарплату. Если нет консенсуса, жить совершенно невозможно. Я убежден, что создать программистскую фирму совсем не то, что торговую или производственную. Потому, что программисты люди особенные, они не терпят жестких схем. Они должны быть мотивированны, и эта мотивация часто не только денежная. Это невероятно сложная штука.

Живой организам программистского предприятия может погибнуть, будучи перенесенным в другую среду. Конкретные люди – это конкретный характер бизнеса. Программистские фирмы должны быть самодостаточны – с точки зрения бизнеса. Возможно, здесь возникает что-то новое во взаимоотношениях между руководителями и персоналом. Но, на мой взгляд, это отдельная тема.

У нас на фирме не должно быть ни одного правила, которое я бы не смог разъяснить сотруднику так, что бы он понял. Если такое правило есть, то я готов его отменить.

Известными компьютерными компаниями, как правило, руководят люди, которые были когда-то, а многие до сих пор являются, профессионалами своего дела. Для меня это огромная проблема – поддерживать профессиональную квалификацию. Так сложилось, что в значительной степени PR идет через меня. Создан определенный имидж (я не претендую, насколько он справедлив, это не мое дело судить), я должен его поддерживать. Необходимо быть профессионалом.

Я абсолютно не хочу заниматься административными функциями, мне это не по душе. Мне нужны люди, которым нужно только сказать, что сделать, – как – они должны знать сами. У нас были идеи по приглашению менеджеров – чистых управленцев. Но я считаю, что это бессмысленно. Когда людьми, которые мыслят иными категориями, просто как исполнителями начинает управлять человек, не понимающий сути дела, – это гибель программистской компании.
Я понял, что, по крайней мере, в профессиональной и личной жизни могу считать себя счастливым. Потому, что я получил полную свободу самовыражения не только как личность, но как человек, который может претворять в жизнь свои идеи.

Я всю жизнь жил в советское время, пробивался сквозь асфальт, как любой человек, сколько-нибудь выходящий из обычных рамок. Все что выделялось, то срезалось. Очасти это хорошо, отчасти ужасно. Часто меня мучило ощущение, что я умнее иных начальников.

Когда в жизни представилась возможность самому попробовать стать хозяином и управляющим, я этого добился. А занимаюсь я вещами, связанными с управлением организацией, много лет. Реализовать это в одиночку нельзя. Я с удовольствием бы занялся наукой, которой могут заниматься одиночки. Но мое дело, мой бизнес, требует, чтобы работал коллектив. И у меня, наконец, появилась возможность реализовать себя полностью, создать команду, коллектив единомышленников, занимающихся решением этой проблемы. Критерий один – финансовый. Жив ты, существуешь, не сломил тебя кризис, значит ты умнее начальников, у которых это не получилось.

Владимир Эдуардович! Существует ли в вашей фирме проблема доверия к персоналу, с которым вы работаете?

Как только возникают сомнения, появляется хотя бы намек на недоверие, такой человек не может у нас работать. Человек должен разделять, насколько это возможно, хотя бы основные элементы корпоративного духа. Конечно, есть проблемы. Между директором и исполнителем существует определенная дистанция. Я не могу претендовать на некоторые вещи. Но если я вижу, что человек не верит в то, что он делает, если он считает, что фирма живет не так, как, по его мнению, должна бы жить, то мы должны расстаться. Самое удивительное – что и он и коллектив тоже это понимают. Компания, как организм, – отторгает не прижившегося в ней.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше

12сентября

Russian Enterprise Content Summit 2018

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ