Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

01февраля

Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием

Генеральный директор компании ЭОС
В. Баласанян

Создание действенной системы управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий.
При этом в условиях динамичного развития бизнеса и прогресса в области информационных технологий необходимо не просто воспроизведение традиционных управленческих схем, будь то отечественных или зарубежных, а создание современных и одновременно основанных на национальной управленческой культуре механизмов.

Управление и работа с документами

В основе управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Традиционная документоведческая интерпретация терминов «делопроизводство» и «документооборот» достаточна близка и сводится к формальным процессам создания и движения документов в организации. В более обыденной трактовке многие понимают под делопроизводством канцелярские функции по учету документов, а под документооборотом – бизнес-процессы, связанные с функциональной деятельностью организации.

Однако при более внимательном рассмотрении очевидно, что невозможно построить эффективную систему управления на основе двух систем управления документационной деятельности: формальной и функциональной. Они должны быть неразрывно связаны и едины в масштабе всего предприятия. Это означает, что правила учета и контроля за движением документов должны распространяться на все подразделения и рабочие места персонала, работающего с документами. В то же время при решении различных функциональных задач и обработке связанных с ними документов должны использоваться специализированные правила работы с документами и содержащейся в них информацией.

Потеря управляемости – следствие неэффективной организации работы с документами

Документационная деятельность любого предприятия включает одни и те же делопроизводственные операции и процессы. Документы поступают извне или создаются внутри организации, они регистрируются и направляются для рассмотрения и принятия решений, а принятые решения – для исполнения. Ход рассмотрения документов и их исполнения контролируется. Исполненные документы уничтожаются или передаются на архивное хранение. При этом и проблемы в документационной деятельности различных организаций практически одинаковы:

  • невозможно найти нужный документ или даже узнать, был ли он вообще;
  • документы движутся крайне медленно, приходится тратить значительные усилия на изготовление копий и контроль прохождения наиболее важных документов;
  • документооборот, как правило, включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер;
  • отсутствует точная информация о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов.

То есть следствием неэффективной организации работы с документами является фактическая неуправляемость организации, которая выражается в том, что руководители не в состоянии ответить на многие ключевые вопросы, связанные с деятельностью организации:

  • какие решения принимались организацией;
  • какие документы и по каким проблемам находятся в работе;
  • какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов;
  • чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения.

Почему трудно создать эффективную систему управления?

Источник большинства возникающих проблем – изначальное противоречие между потребностью в централизации управления и децентрализованной технологией учета. Традиционный картотечно-журнальный учет работы с документами, естественно, ведется автономно в каждом подразделении. Для того же, чтобы обеспечить эффективный контроль за документационной деятельностью в целом, необходимо централизованно отслеживать и фиксировать сведения о каждом шаге рассмотрения и исполнения документа в подразделениях. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и соответствующим образом подготовленный персонал. Сегодня практически ни одна организация не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии. В лучшем случае контроль осуществляется не систематически, а «по отклонению». То есть при возникновении вопросов по конкретному документу приходится повторять весь маршрут его движения по организации.

Альтернативный путь решения проблемы – максимальное делегирование прав управленческому персоналу и, как результат, максимальная децентрализация и, как следствие, упрощение управленческих функций. Такой подход к делопроизводству до последнего времени был широко распространен во многих промышленно развитых странах. Однако усложнение задач управления в современном мире и появление сетевых компьютерных технологий явилось предпосылкой к бурному развитию во всем мире централизованных технологий управления документационной деятельностью организаций независимо от степени делегирования прав и ответственности в принятии и исполнении решений.

Таким образом, децентрализация учета и контроля за документационной деятельностью не только вступает в противоречие с отечественными нормами и традициями, но и с сегодняшними мировыми тенденциями, поскольку ведет к снижению качества управления организацией в условиях роста масштабов и взаимосвязанности задач управления. Компьютерные сети, охватывающие весь персонал государственного учреждения или компании независимо от их территориального размещения, являются основой для создания более эффективных методов документационного управления.

Управление предприятием с помощью компьютерных сетей

Использование отдельных автономных компьютеров на рабочих местах делопроизводителей или даже компьютерной сети в канцелярии вышеперечисленных проблем принципиально не решает, фактически это просто меняет способ ведения картотеки или журнала.

Если же существует сеть, объединяющая компьютеры, установленные на рабочих местах в различных подразделениях организации, то данные о работе с документами на рабочих местах могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя информационную базу для управления документационной деятельностью. Более того, появляется возможность использовать сеть не только для пересылки данных о работе с документами, но и самих документов, т.е. возможность перехода на электронный документооборот в полном смысле слова. Для организации такого сетевого управления документационной деятельностью необходимо специальное программное обеспечение – системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

Чем большее число рабочих мест сотрудников, связанных с обработкой документов, охватывается такой системой, тем эффективнее может осуществляться контроль. В идеале система должна распространяться на все рабочие места, в этом случае – при минимизации дополнительных трудозатрат – обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)

Запутанность терминологии в этой области работы существенно затрудняет правильное позиционирование разнообразных систем, предлагаемых на рынке. Для лучшего понимания терминов следует выделить два уровня документационной деятельности – технологический и управленческий.

Технологический уровень касается отдельных функций по работе с документами: их составления, регистрации, перемещения, хранения, доступа и т.д. Именно автоматизация этих функций и является целью большинства массовых зарубежных программных продуктов, в том числе представленных на нашем рынке. Отсюда и пришедшие к нам термины классификации этих программ: document processing – обработка документов (создание и редактирование), document management – управление документами (хранение и доступ к документам), workflow management – управление прохождением работ, workgroup management – управление групповой работой и т.д.

Наиболее продвинутые зарубежные поставщики программного обеспечения работы с документами предлагают целые наборы подобных продуктов (suite), комплексное применение которых позволяет создавать полнофункциональные решения для управления работой с документами в организации. При использовании этих продуктов, как правило, предполагается, что создание комплексного решения осуществляется индивидуально для каждой конкретной организации. И лишь в последнее время перспектива массового использования подобных систем в государственных организациях поставила перед многими государствами проблемы стандартизации и унификации («электронное правительство»).

Традиционные же российские термины – «делопроизводство» и «документооборот» – относятся к общему порядку и системе правил работы с документами персонала организации, независимо от используемых при этом технологий. При этом важной особенностью отечественного делопроизводства является то, что сложившаяся в течение столетий система работы с документами и связанная с нею управленческая культура были тиражированы в национальном масштабе, закреплены в традициях, нормативных документах, кадрах и системе их подготовки.
Следовательно, возможны различные пути создания САДД для отечественных предприятий. Можно заново создавать некую систему управления, «выстраивая» под нее управленческую инфраструктуру, включая нормативно-методическую основу, персонал и программное обеспечение, либо используя в качестве основы традиционно сложившуюся систему управления, придать ей качественно новый потенциал за счет возможностей современных информационных технологий. Практический опыт последнего десятилетия показал, что на российских предприятиях реальную перспективу имеют САДД, построенные на основе отечественных традиций и стандартов документационной деятельности. При этом, конечно, в качестве основы или отдельных компонент этих САДД могут использоваться (и используются) те или иные зарубежные программные компоненты, обеспечивающие реализацию различных технологических функций работы с документами.

Что дает использование систем автоматизации делопроизводства и документооборота?

Важнейшим вопросом при принятии организацией решения о создании или приобретении САДД является вопрос их реальной эффективности. Ниже перечислены основные составляющие эффекта, получаемого при вводе в действие САДД в масштабе организации.

1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится единая и строго регламентированная технология делопроизводства. При этом уменьшается зависимость организации от персонала как носителя технологических знаний по работе с документами.

2. Организация становится управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.

3. Создаются условия для существенного ускорения прохождения документов по организации, особенно при реализации электронного документооборота. Для госаппарата это одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений. В коммерческих структурах – это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.

4. Минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом нужно, конечно, иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, сокращается, как показывает опыт, в несколько раз. Но, самое главное, сокращение трудозатрат операторов само по себе не может являться целью использования САДД.

5. Качественный выигрыш во времени и трудозатратах достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота внутри организаций и между ними, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов.

Новые технологии делопроизводства – новые схемы управления

Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

1. Сетевые системы автоматизации делопроизводства и документооборота позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации управления при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля, вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно регистрировать документы и управлять их дальнейшим прохождением (в пределах своей компетенции, конечно), находясь при этом под полным контролем соответствующих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою управленческую структуру без потери управляемости. Для отечественных предприятий это наиболее реальный путь перехода к более эффективной децентрализации управления.

2. Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем документационного управления. Например, в традиционной отечественной практике документы в подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются по цепочке от руководителя к руководителю, «спускаясь» затем вплоть до конкретных исполнителей (и обратно). Это позволяет каждому руководителю контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и, как правило, избыточные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная автоматизированная система позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, руководители же при этом сохраняют полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением.

3. Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к какому готова сама организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективны.

4. Снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест (в т.ч. мобильных) ее сотрудников. САДД позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников, независимо от местонахождения их офисов и даже отдельных рабочих мест, вплоть до мобильных (конечно, при наличии линий связи).

5. САДД позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами предприятия (т.н. ERP-системы). Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как делопроизводственная система берет на себя функции документационного контура управления, в т.ч. связанного с бизнес-процессами.

6. САДД создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов, и т.д.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

04октября

ЭОС и «Медиалюкс» на конференции «СЭД глазами пользователя – о чем молчат вендоры»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ