Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

01апреля

Интервью с Владимиром Баласаняном, генеральным директором «Электронных офисных систем»

А. Чачава

Что такое электронный документооборот в вашем понимании?

- Интуитивно понятно, что электронный документооборот – это совместная работа пользователей с электронными документами, регламентированная в рамках неких деловых процессов. При этом важно заметить, что сегодняшняя цель вполне прагматична – это не переход к мифическому безбумажному офису, а увеличение доли электронной составляющей в жизненном цикле документа и электронного документооборота в общем документообороте, поскольку технологии работы с электронными документами принципиально более эффективны. Следующий вопрос, который напрашивается, а какими свойствами должна обладать система, претендующая на название системы электронного документооборота.

По моему глубокому убеждению, такая система должна, прежде всего, обеспечивать все функции поддержания бумажного документооборота – до тех пор, пока часть жизненного цикла документа протекает в бумажной форме. Иначе предприятию придется поддерживать две технологии документооборота, причем, в общем случае, на одном и том же множестве документов, со всеми вытекающими из этого последствиями. И, конечно, помимо традиционных учетно-контрольных функций, свойственных системе бумажного документооборота, система электронного документооборота должна поддерживать современный набор функций для работы с собственно электронными документами. Это – преобразование бумажных документов в электронные, организация защиты и разграничения доступа к электронным документам, их маршрутизация, механизмы обсуждения и согласования документов, поддержание версионности, публикации документов, подписка на рассылку извещений об изменениях в документах, механизмы контекстного поиска, взаимодействие с системами электронной почты, использование современных – web-технологий документальных порталов и т.д.

Оцените уровень автоматизации и применения ЭД на российских предприятиях?

- Уровень автоматизации работы с документами на российских предприятиях соответствует (а) общему уровню их компьютеризации и (б) отношению к вопросам организации управления их руководителей. Если говорить об абсолютных цифрах, то всего на отечественном рынке комплексных систем документооборота присутствует всего несколько активно работающих компаний. А число организаций, в которых используется, например, наша система (судя по всему, самая распространенная), не превышает нескольких сотен. Безусловно, по мере создания локальных сетей, охватывающих управленческий персонал предприятия, появляется интерес к использованию той или иной технологии электронного документооборота, хотя бы самой простой (например, электронной почты). Однако внедрение сколько-нибудь серьезной системы управления документационной деятельностью требует осмысленной позиции руководителей предприятия. К сожалению, многие руководители пока не понимают, какой мощный и единственный в своем роде механизм управления они могут получить, насколько может повыситься эффективность управленческой деятельности. В этой связи и нам, и другим компаниям, занимающимся автоматизацией документооборота, приходится значительную часть времени посвящать научно-просветительской деятельности, связанной с документационным управлением.

Насколько необходима ЭЦП для ЭД и как можно обходиться без нее в пределах одной компании? При ЭД с другими компаниями? С госструктурами?

- ЭЦП и шифрование с использование криптосредств во всем мире являются общепризнанными средствами обеспечения безопасности в системах электронного документооборота. Однако, политика информационной безопасности, в т.ч. в системах электронного документооборота, не сводится только к применению этих средств. В ряде случаев, например, в рамках локальной сети предприятия можно ограничиться более простыми средствами защиты. В других случаях применение только криптографических средств само по себе не гарантирует полной информационной безопасности. Важно, чтобы заказчики, применяя или отказываясь в каждом конкретном случае от ЭЦП и шифрования, исходили из четких критериев безопасности системы в рамках модели потенциального нарушителя.

Следует добавить, что электронный документооборот в нашей стране делает только первые шаги (если оставить в стороне достаточно специфичные платежные системы), и опыт решения вопросов информационной безопасности в этой области самый минимальный – он только нарабатывается.

Каковы плюсы и минусы систем ЭД: отечественных коробочных продуктов, иностранных коробочных продуктов, заказных разработок вместе с АСУП?

- Наш опыт показывает, что технологии работы с документами – до определенного предела – не зависят от характера предприятия и рода его деятельности. В числе организаций, использующих нашу систему, федеральные и региональные органы власти, мэрии, администрации сельских районов, управляющие компании, банки, заводы, электростанции, лечебные учреждения, издательства, музеи и т.д. Все они работают на коробочном продукте и им это выгодно, поскольку затраты средств и времени минимальны.

Конечно, если требования заказчика к автоматизации документооборота весьма специфичны, если помимо общих технологий работы с документами система документооборота должна поддерживать сложную и специфическую бизнес-логику, и заказчик в состоянии правильно поставить задачу, найти надежного разработчика, оплатить его услуги и дождаться результата, то, конечно, ... Многоточие связано с тем, что и реальный спрос и реальное предложение в этой области на российском рынке ограничены, а число не вполне успешных проектов достаточно велико. Теперь об отечественных и зарубежных продуктах. Когда говорят об отечественных системах документооборота, то, как правило, имеют ввиду готовые комплексные решения, учитывающие отечественные стандарты и сложившуюся культуру управления. Западные же продукты, продвигаемые на российском рынке, представляют собою более или менее полный набор компонент для построения подобных системы (например, workflow для маршрутизации документов, document management для управления документами и т.д.). Так что проблема создания комплексной системы не решается автоматически путем приобретения этих продуктов. Что касается систем управления предприятием класса, например, класса ERP (системы управления ресурсами), то ни одна классическая ERP-система проблемы документооборота сама по себе не решает. Как правило, в ее базе данных содержится структурированная информация о деловых транзакциях, но не собственно документы. Поэтому всякий раз при использовании подобных систем, будь то за рубежом или в России, встает вопрос об интеграции этих систем с DMS-системами (системами управления документами). Во всяком случае, многие из наших крупных заказчиков, одновременно с нашей системой используют, например, систему R/3 и для них актуальна проблема интеграции этих систем.

Не могли бы вы проанализировать выгоды использования ЭД для малых, средних и крупных компаний?

- В небольшой компании система делопроизводства и документооборота, в первую очередь, ориентирована на учет и контроль взаимодействия с клиентами и партнерами, т.е. она в значительной мере решает те проблемы, которые сейчас называют CRM (управление взаимоотношениями с клиентами). Традиционно в России взаимоотношения с внешним миром отслеживаются в системе делопроизводства при регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Чем больше численность управленческого персонала компании, тем большее место в ее документальной деятельности занимает внутренний документооборот, и от сокращения, скажем, времени прохождения договорных документов, может существенно повыситься эффективность бизнеса. Не говоря уже о государственных учреждениях, обслуживающих население, где та же минимальное время рассмотрения вопросов является принципиальным требованием, не говоря уже о контроле исполнительской дисциплины.

Наш опыт, однако, показывает, что даже в рамках отдельной компании ситуация не является статичной. Сегодня в ней используется одно рабочее место для учета внешней корреспонденции, а завтра система распространяется на весь офис или систему распределенных офисов, и заказчик, естественно, хотел бы сохранить сделанные вложения - не менять программное обеспечение, технологию работы и введенные данные. Именно поэтому мы сделали систему масштабируемой: заказчик может начать с одного рабочего место, а потом, используя более широкие возможности системы, распространить ее же на другие подразделения или на все предприятие.

Каковы перспективы использования ЭД в масштабах города, возможно страны, в России? Как это может повлиять на бизнес?

- Эффект от реализации электронного документооборота между организациями в масштабе города, субъекта федерации и всей страны огромны. С появление электронного документооборота внутри организаций бумажный документооборот между организациями выглядит анахронизмом, требующим огромных затрат времени и ресурсов. Электронные документы, уходящие вовне, печатаются, размножаются, конвертируются, доставляются, затем – у каждого адресата – они заново переводятся в электронную форму – регистрируются, сканируются, распознаются и т.п. Тогда как, например, в каждую поставляемую нами систему уже заложен механизм автоматизированного взаимообмена электронными документами по электронной почте с использованием ЭЦП. И сегодня у нас уже есть несколько проектов, в которых заказчики решают с помощью нашей системы задачу организации документооборота территориально распределенных структур. Это и корпоративные проекты, например, проект для системы учреждений Банка России, и проекты для органов власти субъектов федерации – в Башкортостане, Московской области, Алтайском крае и Мордовии. Эти проекты, в значительной степени, предваряют задачи, поставленные ФЦП «Электронная Россия». Эффект от сокращения сроков прохождения документов и сквозной прозрачности документальной деятельности и исполнительской дисциплины десятков или сотен учреждений в рамках региона или всей страны трудно переоценить. А это вопрос самого ближайшего будущего.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше

12сентября

Russian Enterprise Content Summit 2018

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ