Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

01сентября 2002

Человек и документ в информационную эпоху

И. Андреев, главный научный сотрудник
Института человека Российской академии наук,
доктор философских наук, профессор

Мир с надеждой и тревогой вступает в эру информатизации. Будучи творением человека, компьютерные технологии открывают путь к освобождению его от отупляющей монотонной канцелярщины. Понимание этих процессов необходимо парламентариям и законодателям всех уровней, руководителям предприятий, учреждений, организаций, партий, фондов, холдингов, министерств и ведомств. Тем более что, вопреки упорно насаждаемым стереотипам о том, что все лучшее в этом мире уже создано на Западе, перспективный вариант оптимальной организации управления как предпосылки устойчивого развития задуман, рожден и реализуется в России. Решение этой грандиозной проблемы связано с новой регулирующей ролью государства в условиях глобализации и с потребностью создания универсальной культуры управления, отвечающей современным реалиям. Ведь конкуренцию денег на мировой арене все заметнее теснит соревнование интеллектуальных технологий, причем не только инженерных, но и социальных, которые несут на себе печать национальной идеи, истории и менталитета.

Пророки в своем Отечестве

Наше отставание в сфере информационно-компьютерных технологий закладывалось в период, когда кибернетика была объявлена наукой мракобесов, как генетика – продажной девкой империализма. И тем не менее в начале 8О-х годов в Общем отделе ЦК КПСС группой под руководством кандидата технических наук Владимира Баласаняна была разработана электронная система документооборота Секретариата и Политбюро ЦК, которая затем использовалась в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ. На этой базе в 1994 году родилась компания «Электронные офисные системы» (ЭОС), вскоре ставшая лидером на рынке отечественных систем комплексной автоматизации делопроизводства. Она обеспечивает полный комплекс технологических и инженерных услуг, включая установку программного и компьютерного обеспечения и обучение персонала. Имея лицензии от Федерального агентства правительственной связи и информации, ЭОС берет на себя и такую деликатную функцию, как решение вопросов защиты информации от несанкционированного доступа, искажения и хакерских aтак.

ЭОСом, в штате которого всего несколько десятков человек, уже создано 30 тысяч автоматизированных офисных мест в 400 учреждениях и организациях. Список клиентов впечатляет. Здесь обе палаты Федерального Собрания РФ, Банк России (7 тыс. автоматизированных рабочих мест), Конституционный Суд РФ, Федеральная служба налоговой полиции, Министерство экономического развития и торговли РФ, фонды федерального имущества и обязательного медицинского страхования, Росгосстрах, Промэкспорт, страховая группа «Спасские ворота», Тюменская нефтяная компания и Татнефть (более 2 тыс. рабочих мест), предприятия РАО «Газпром», АО «Мосэнерго» и другие. Среди субъектов Федерации лидируют Республика Башкортостан и Московская область, Республика Мордовия, Республика Алтай. Началась работа с администрацией Брянской области. Есть заказчики на Украине (Министерство экономики, Счетная палата, аэропорт Борисполь), в Беларуси, Казахстане, Туркменистане.

Растет авторитет информационно-компьютерных технологий в глазах региональных руководителей. Показательна активная позиция губернатора Московской области Бориса Громова, человека, имеющего бесценный личный опыт управления десятками тысяч людей и единиц разнообразной техники в экстремальных условиях ожесточенных военных действий на территории чужой горной страны. Принципиально важным представляется понимание руководством области того, что, будучи замкнутой сама на себя, любая наисовершеннейшая система управления и документооборота окажется в оторванном от жизни тунике. Новый проект администрации Домодедовского района заключается в том, чтобы предоставить любому гражданину возможность через компьютер ближайшего отделения связи (если нет своего) отправить обращение к властям, которое никто не потеряет и не «зажмет», а затем таким же образом получить на него ответ.

В чем же заключается «человеческое измерение» деятельности программно-внедренческого предприятия ЭОС? На какие тенденции мировой науки и цивилизации она опирается. Как учитывает особенности менталитета и исторического опыта? Что конкретно может дать использование интегральных технологий управления государству, бизнесу, и нам, россиянам?

Документ меняет облик

Первый известный документально закрепленный договор, связанный с торговой сделкой, был заключен почти три с половиной тысячи лет назад. В Финикии, где это произошло, в почете была письменность. Иным складывалось поначалу отношение к нему в Древнем Египте. Когда фараону придворные жрецы с гордостью представили создателя иероглифического письма, тот вместо награды повелел казнить изобретателя со словами: «Это испортит людям память!» Ныне компьютерные технологии грозят погубить каллиграфическое искусство и сократить обращение рукописных текстов, включая документальные. Но станет ли от электронизации документа хуже людям? Слово «документ» обычно вызывает безрадостную ассоциацию с анкетными «не служил», «не состоял», «не привлекался», с неприятными воспоминаниями о хождении по учреждениям, с изнурительными очередями, недоброжелательностью измотанных множеством посетителей служащих, с тоской по бездарно потерянному времени, с чиновничьим высокомерием и произволом, поиском бумаг, виз, распоряжений, добыванием дубликатов и иными превратностями канцелярского «футбола» и бюрократического столоверчения. Кому не приходят на память нравственные муки оттого, что секретарша засунула куда-то долгожданный бланк или обращение о его выдаче и с трудом собранные для этой цели справки, что пропущена чья-то виза, а тот, чья подпись так необходима, в отпуске, заболел, отбыл в командировку или просто сегодня не в духе, и иные бюрократические хитрости, способные сломить волю самых настойчивых просителей и сделать из них профессиональных зануд. С позиций новой науки биополитики отношения «клиент – чиновник» вскрыли на подкорковом уровне попранное чувство равенства эпохи первобытного строя и подточенное конституционной демократией «право произвола» – хоть самую крохотную власть имущего над массой простых (и вместе с тем таких сложных и разных) людей. Вспоминается мудрая японская поэзия: «Надавят печатью на тонкий листок бумаги и раздавят, как червяка». Для простого человека документ – нечто обезличенное, пришедшее «свыше», от него независящее, но тем не менее молча предъявляющее ему свои жесткие императивы поведения и конкретные требования. Этот случай отразился в народной поговорке «Без бумажки ты – букашка, а с бумажкой – человек».

Вместе с тем документ представляет собой информацию, заключенную в типизированный или формализованный жанровый формат, содержащий обязательные реквизиты и правила расположения текста. Он может нести в себе не только сведения о сложившейся ситуации и происшедших событиях (учетная сфера и аудит), но и о развертывающихся процессах (мониторинг и консалтинг), а также о предвидении того, что только планируется и ожидается (проектная документация и экспертиза). Так осуществляется адресная передача информации, полномочий, прав и обязанностей, гарантий и инструкций, распоряжений и отчетов, писем и ответов па них. И хотя эта сфера считается рутинной, нудной канцелярщиной (ее персонифицирует в народном сленге канцелярская крыса), без нее невозможны координация деятельности и управление ею, принятие полномочными лицами оптимальных решений и неустанный контроль за их исполнением, своевременное отслеживание социальных процессов и состояний. Как пошутил герой моего очерка: «Там, где нет документа, есть сговор». Документ – средство коммуникации на официальном уровне с соблюдением принятых правил, процедур, юридических и этических норм. Он содержит информацию в форме отчетов, согласования деятельности отправителя и адресата, корректировки прав и обязательств сторон, делегирования полномочий либо очерчивания сферы запретительных действий. Несет аргументированное волевое побуждение к действию либо воздержанию от него. Информатизация вызывает резкое возрастание количества документов и интенсивности их оборота. Человеческий мозг и ручной труд не в состоянии угнаться за их темпами. Это все равно что пытаться набрать в графин воды из Ниагарского водопада. Компьютер и Интернет становятся незаменимыми помощниками и служащею, и интеллектуала. Документ и процесс его обработки все более явно обретают черты виртуальности. Их электронный образ невозможно потрогать, на нем нельзя поставить печать (даже гербовую) и привычно передать из рук в руки. Вместе с тем из файлов гораздо легче извлекаются константные формулы и фрагменты документов, а также их универсальные функции, не зависящие от конкретного содержания. На этом строятся технологии унифицированного делопроизводства и интегрального управления документами, организации коллективной работы с ними и системной автоматизации деловых процедур.

Ошибка сэра Киплинга

Стиль «жизни» документа зависит от сложившихся форм общения и менталитета, На заре глобализации новое звучание обрела крылатая фраза нобелевскою лауреата Киплинга «Запад есть Запад, Восток есть Восток, и им не сойтись никогда». Раньше она означала, что Британии в принципе не удастся преодолеть психологические Гималаи азиатского сознания и заставить Индию и Афганистан принять образ жизни слуг империи. Теперь прежняя антитеза беременна синтезом того, что она же веками противопоставляла друг другу.

Парадигмой деловой жизни Запада выступает опирающееся на протестантскую этику Кальвина «договорное сознание», распределение прав и обязанностей между сторонами на принципах взаимного согласия, выгоды и наименьшего ущерба (риска). В туристическом проспекте о «протестантском Риме» – Женеве говорится: «Город и его обитатели обращены в себя, каждый боится, что ему наступят на ноги». Микроклимат такого рода обусловливает преобладание договора над непосредственным общением, а «горизонтального» документооборота над социальными «вертикальными» функциями. Западный индивидуализм пронизывает и документальные формы бытия. Выстраивать официальные отношения и решать спорные проблемы между суверенными индивидами должны не родственники и окружение, а чиновник и адвокат. Недаром Вебер провозгласил коррумпированную бюрократию становым хребтом любого развитого общества, а американская поговорка гласит, что юрист с кейсом может ограбить гораздо успешнее, нежели банда гангстеров с базуками.

Иное дело – Россия. Государство-континент с множеством трудно доступных регионов, расположенное к тому же в зонах нелёгких погодных условий и рискованного сельского хозяйства, издавна опиралось на жесткую «вертикаль» создания и движения документов преимущественно «сверху вниз», а также на традиции «общинно-соборного сознания» (просьбы, челобитные, заявления, нередко коллективные). Правила делопроизводства имели декларативный, а не технологический характер. Человек не относился к государству как к «договорному» партнеру и посреднику в отношениях с внешней средой, а оставался частью его самого. Референтная группа родственников, друзей, коллег и соседей выступала главным регулятором поведения, ибо «до Бога высоко, до царя далеко», а чиновничья братия трухлява, продажна и воровата. Эта черта национальной психологии оказалась очень живучей. В 2001 году россияне направили 2 млн. жалоб лично В. Путину и только 40 тыс. – в суды. На одного истца – 50 обращений к гаранту Конституции! Другое дело, что нередко документы даже с резолюциями Президента РФ и премьер-министра безмолвно тонут в трясине чиновничьих хитросплетений и канцелярского «футбола». Недаром мы вслед за предками используем в качестве самоназвания не существительное, как в других языках, а прилагательное, подчеркивая словом «русский» на уровне обыденной лингвистики принадлежность к географически «растянутому'' этносу, его историческим традициям и культуре.

Именно директивно регулируемый сухой бюрократический канцелярит как искусственно ограниченное подмножество языка позволял в многонациональной и многоязычной стране транслировать информацию в сжатой, максимально понятной и исключающей разночтения форме. Им должен был виртуозно владеть писарь. Если же он в спешке соединил две последние буквы слова «подпоручики» со следующей за ним частицей же, то, в силу неумолимой канцелярско-приказной дисциплины, виртуальный поручик Киже был выпорот, отправлен в ссылку, прощен самодержцем, женился, стал отцом и даже генералом, а затем, будучи вызван на аудиенцию к императору, формально умер и был с почестями похоронен, о чем опять-таки была сделана документальная запись. Эта грустная повесть – свидетельство несокрушимого превосходства документально оформленной виртуальности над реальностью жизни.

Континентальные размеры Российского государства, даже с учетом потери Аляски и неудавшейся попытки Миклухо- Маклая присоединить к нему Папуа – Новую Гвинею, требовали сочетания сильной власти сверху и соборности как принципа общения в «нижних» этажах социума. Лихоимство стряпчих достигло невиданного размаха, когда западные ветры индивидуализма подули в паруса жестокой централизации, привнесенной золотоордынским деспотизмом. Европейская модель «общественного договора» стала карикатурой на него. Чиновники произвольно заменяли законы единолично-указным «правом», что, кстати, навязывали первому Президенту России американские советники. Характерно, что в инструкции своим сотрудникам консалтинговая фирма «Артур Андерсен» выделяет как важный психологический фактор успешной деятельности наличие «письма из Москвы».

Российская технология документационного обеспечения управления, представляя собой евразийский сплав грандиозных восточных чиновничьих вертикалей с немецким педантизмом, акцентирована на максимальную централизацию создания и жесткий контроль за движением документа в соответствии с заранее заданным регламентом работы над ним. Только в России исторически сложилась дифференциация получателя документа на пользователя (секретаря, референта, консультанта, советника) и исполнителя, принимающего по нему (с использованием интеллектуального персонала) официальное решение. Этот подход оказался созвучным эпохе глобальной информатизации. История как бы догнала в чем-то опередившую ее Россию. Задача заключается во внедрении компьютерных технологий и автоматизации исторически сложившейся системы документооборота, учитывающей национальные особенности российского менталитета и достижения мировой науки.

Потому прямой неадаптированный перенос индивидуальных для каждой фирмы западных деловых технологий индустриальной эпохи не годится нам. Даже ориентированный на зады западного капитализма бизнес не может их ассимилировать, так как тотальная децентрализация документообмена устарела в глобальном масштабе. Растут объем и значимость проблем, общих для всего человечества, а контролировать защищенность информации от политических соперников и экономических конкурентов сегодня можно иным путем.

Образно говоря, Запад и Восток встретились на тропе использования документов как средства социального общения и управления именно в России. Сложившаяся здесь уникальная система делопроизводства оказалась наиболее отвечающей потребностям и технологиям эпохи информатизации. Именно эту взаимосвязь своевременно уловили мой собеседник и его коллеги. Американские специалисты отмечают, что принятое на Западе отношение к работе с документами требует коренного пересмотра. Ранее она считалась делом секретарей и мелких клерков. Сегодня эти профессии исчезают. Машинопись сменяет ввод информации, которым занимаются даже руководители фирм. Вместо раскладывания бумаг по папкам появилось управление электронными документами, которым занимаются топ-менеджеры организаций.

Электронный курьер и виртуальный кабинет

Не так давно молодежь бодро пела: «Мы покоряем пространство и время, мы – молодые хозяева Земли». Тогда это казалось романтической гиперболой. Теперь ситуация меняется. Вместо тоскующего ямщика на облучке, молодцеватого фельдъегеря с кейсом в бронированном автомобиле и бдительных дипкурьеров в салоне-люкс авиалайнера на авансцену делового общения уверенно выходят планетарный Интернет и корпоративный Интранет. Несколько нажатий на клавиши, и сообщение мгновенно доставляется на файл адресата, каким бы далеким он ни был. Чем не машина времени и телепортация информации но заданному адресу?! Происходят технологическая аннигиляция делового пространства (человечество становится совокупностью доступных для информационного обмена индивидов и групп, напоминая этим «планетарное племя») и мощное «сжатие» времени передачи сообщения адресату, формирование специфической инфосферы как ключевого фрактала будущей ноосферы. Не случайно герой нашего компьютерного времени Билл Гейтс назвал недавнюю книгу «Бизнес со скоростью мысли». Там, кстати, Гейтс приходит к выводу о плодотворности и экономической эффективности компьютерной мозговой атаки и иных форм коллективного проектного и документального творчества, а также о целесообразности дополнения тезауруса Интернета достижениями науки и культуры (в том числе деловой) Востока.

Словом, вместо привычного офиса с изысканным интерьером и секретаршами, вызывающими в памяти стюардесс трансатлантического лайнера, вскоре будут преобладать «разбросанные» по квартирам сотрудники, которых объединят «виртуальные кабинеты» и серверы. В США насчитывается 20 млн «теле-работников». В странах Евросоюза – 5 млн «интеллектуалов в домашних тапочках». В продвинутых структурах даже общение внутри офиса происходит через компьютер. Сам Баласанян, практикующий «сотрудничество через стенку», поясняет мне, что коллега в это время может обдумывать новую идею (возможно, гениальную) и нетактично прерывать трепетный в своей виртуальности творческий процесс техническими мелочами. Их можно решить потом, после просмотра им почты. Возможно, рождается новый жанр джентльменства – электронная вежливость.

Появление электронной почты заполнило рукописную и машинописную нишу в прежних системах управления и резко изменило его облик. Взять хотя бы «веер» инстанций рассылки приказа руководства, типовой инструкции или рекламной продукции в многолюдной территориально-распределенной от Калининграда до Чукотки ведомственной или предпринимательской структуре. Отпадает знакомая по докомпьютерной жизни масса копий на ротапринте, раскладывание их по заранее заготовленным конвертам, которые предстояло заклеить, снабдить адресами, а затем передать в почтовое отделение и терпеливо ждать их доставки адресатам. Интегральная система управления документами и отражаемыми ими процессами деятельности людей помимо функций канцеляриста делает многое, что раньше не представлялось возможным. Например, связки между документами, поиск их по ключевым словам и другим признакам, групповая работа над ними, фиксация поступления в один адрес противоречащих команд-указаний, что позволяло чиновнику отстраниться от решения затронутого вопроса или решать его по «своему усмотрению». Конечно, это требует отменно четкой работы персонала. Иначе, как в трагическом случае с цюрихской авиадиспетчерской службой, никакая электроника не поможет.

В «виртуальном кабинете» реализуется мечта рядового россиянина – идея «единого окна», одного места приема и регистрации документов независимо от состава и количества рассматривающих их инстанций. При этом исключается потеря документов (обычно каждого шестого!) и проблема их аврального поиска, на который уходит треть рабочего дня. Время обработки документов сокращается на 75 процентов, производительность канцелярского труда повышается на 50 процентов. Это открывает путь к общей электронной «записной книжке» служб протокола и персонала, к созданию компактных коллективов, состоящих из хорошо оплачиваемых профессионалов вместо рыхлой толпы полуобразованных, самодовольных и самодостаточных женщин, занятых не столько работой, сколько собой и своими делами. Данная тенденция легла в основу создания первой российской Гильдии управляющих документацией.

Благодаря интеллектуальным технологиям на порядок повышается уровень информированности руководства и степень эффективности его действий, снижается влияние па деловую жизнь наития, настроения, таинственности, интриг закулисья и т. д. Ресурс управляемости и уровень «штабной» культуры предприятия и учреждения дают серьезные преимущества в конкурентном соперничестве за рынки, прибыль и выживание.

Ввод информации – не аналог машинописи, а управление документами включает в себя нечто большее, нежели их сортировку и хранение. Профессия секретаря постепенно исчезает, его заменяет образованный дипломированный референт. Как и всякое новшество, переход в инфосферу будущего наталкивается на психологические, организационные и даже лексические проблемы несоответствия понятийного аппарата российской и западных систем управления, которые нельзя обойти усовершенствованием перевода. Деньги, и немалые, с лихвой окупаются в ближайшие год-два, не считая прибыли благодаря более быстрому заключению контрактов и опережению конкурентов, возможности сокращения штатов, экономии бумаги и расходных материалов, снижению командировочных и транспортных издержек. Но эти деньги мало иметь. Надо понимать, что перспективность их вложения в систему управления гораздо выше покупки шестисотого «мерседеса». С другой стороны, «низы» должны вносить коррективы в привычные психологические стереотипы, а это не всегда комфортно, по американским данным, примерно для 5 – 8 процентов персонала. Первое, с чем пришлось столкнуться, был синдром компьютерной клавиатуры. У пожилой машинистки резко снизилась выработка, что серьезно угрожало размеру предстоящей пенсии. Пришлось переставлять и перепрограммировать клавиши. Позднее операторам ЭВМ стала мешать «невесть откуда» взявшаяся «мышка». При наборе больших массивов информации она, в отличие от привычного уже ''Enter», отвлекала правую руку от клавиатуры. Выход был найден в перенесении дополнительных функций «мышки» на клавиши функционального регистра.

Кстати, «электронная прозрачность» документации оказалась удобной не только для менеджера, но и для собственника. Иначе нетрудно попасть в ситуацию, описанную Чеховым, когда столь милый сердцу вишневый сад неожиданно для хозяев «уплыл» в собственность ловкого управляющего. Не так ли замыслил Чубайс поступить с отечественной энергосистемой? Спасет ли ее «Электронная Россия», если «неэлектронное» правительство уже готово выбросить белый флаг капитуляции? Можно надеяться, что со временем прежние методы документального мошенничества вымрут, как динозавры и мамонты. Неясно, правда, что вырастет на их «костях»...

Расставание с бумагой, или Как не утонуть в бумажном омуте

Папирус эпохи фараонов, рисовая бумага древних китайцев, русская береста и пергамент из телячьей кожи эпохи Возрождения, нынешняя бумага из целлюлозы – все они несли нужную людям информацию на материалах природного происхождения. Радио, телефон, телевидение как проводники информации используют энергию. Виртуальный образ нынешнего документа не находится ни на клавиатуре, ни внутри компьютера. Он – продукт взаимодействия чипов и серверов, запрограммированного человеком. Здесь материя (железо и кремний) и энергия (питание аппарата) одухотворяются интеллектом и служат информационным подспорьем человеческому сознанию.

В этой связи еще мы говорили о неуничтожимой «электронной бумаге» будущего, роль которой пока выполняют файлы, дискеты, лазерные диски как компактные носители деловой информации. Бытовые достоинства нынешней бумаги несомненны. Удобство пользования ею не имеет аналогов. Недаром неотъемлемой частью электронного контракта являйся его бумажное оформление. Бумагу легче хранить, идентифицировать, труднее произвольно изменить юридически верно оформленный текст и даже оперативно и бесследно избавиться от него. Когда в США выявились финансовые аферы, на экране ТВ показали обрезки бухгалтерских документов, внезапно оказавшихся «лишними». Но, согласитесь, потрепанные журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, карточки движения документов и тому подобные звенья их «жизни» устарели не только технологически, но и психологически.

Сетевые технологии, помимо оперативности поиска и использования документов, втрое сокращают потребность в бумаге и расходных материалах, на 80 процентов уменьшают нужду в архивных хранилищах. Отпадает необходимость многократного копирования материалов, а также распечатки их там, где с ними достаточно ознакомиться визуально на мониторе персонального компьютера. В Западной Европе делается 19 – 25 копий каждого документа. В России, учитывая протяженность территории, слабость компьютерной базы и привычку создания запасов «на всякий случай», эту цифру можно смело удвоить и даже утроить.

Кроме того, становится возможным заменить громоздкий и пыльный архив сериями компактных дискет и лазерных дисков, а знакомого по старым фильмам солидного архивариуса с неизменными нарукавниками – безусым оператором ЭВМ. Технологически это реально. Но психологию людей нельзя ломать через колено. Стрессы обойдутся намного дороже сэкономленной бумаги и аренды помещений для хранения документов. По американским оценкам, в базы данных за 25 лет их существования занесено всего 10 – 15 процентов информационных ресурсов организаций. Основной их массив хранится в традиционном виде. Поэтому в США, несмотря на интенсивное использование Интернета, 85 процентов документооборота остается бумажным. И это с учетом того, что 75 процентов административных функций и 73 процента почтовых операций осуществляется по Интернету. Поэтому в докладе Генерального секретаря ООН Кофи Аннана признается, что, несмотря на экологическую угрозу сокращения площади лесов, производство и потребление бумаги к 2010 году увеличится в мире на 50 процентов.

Билл Гейтс привел данные об экономической эффективности пересмотра системы документирования в корпорации «Майкрософт». В области маркетинга вместо 114 бумажных документов используют 9 электронных. Ликвидация 350 тыс. письменных отчетов о продажах принесла экономию в 40 млн долл. в год.

Об актуальности современных технологий сохранности документов в России свидетельствует опыт, накопленный программно-внедренческим предприятием ЭОС. Объем находящихся в оперативной базе документов у отдельных его клиентов достигает 3 млн, но лишь 30 тыс. из них (1 процент) находятся в непосредственной обработке. Остальные ждут своего часа на файлах. Попробуйте представить себе объем их бумажного эквивалента!

Успехи наших разработчиков вызвали обнадеживающие сдвиги в сознании управленцев. По данным Министерства связи РФ, в 2001 году российский рынок информационных технологий увеличился на 18 процентов. Эксперты полагают, что в ближайшие пять лет спрос на отечественные интеллектуальные системы будет расти на 23,7 процента ежегодно. Уже сейчас 95 процентов банковского программного обеспечения занимают российские разработки.

Диктатура стола и демократия файла

Документация и бухгалтерская отчетность все более явно теряют облик второстепенной кустарщины и обретают черты интеллектуальной собственности государственных и корпоративных организаций. Будучи частью их информационных ресурсов, они представляют коммерческую ценность. Ими необходимо грамотно управлять. Интеллектуальные технологии, сочетающие децентрализованное делопроизводство с обеспечением их безопасности и централизованным контролем за созданием и прохождением документов, реализацией и экспертизой принятых решений, повышают культуру управления и качественно изменяют роль «человеческого фактора». Административный работник перестает быть эксклюзивным персонифицированным носителем технологической, кадровой и управленческой информации. Зачастую, когда сотрудники канцелярии или отдела кадров увольняются с работы, бумажные архивы либо остаются в плохо доступном для их преемников виде, либо исчезают вместе с ушедшими, нередко «всплывая» затем у конкурентов. В деятельности организации наступает сбой. СМИ до сих пор обсуждают вопрос о том, что содержалось в «одиннадцати чемоданах с компроматом» бывшего вице-президента РФ Александра Руцкого. Каким образом они «исчезли» и где в настоящее время находятся? И вообще, «был ли мальчик»?

Превращение деловою мира в электронный делает доступ к документу независящим от его автора и куратора. Он становится достоянием ответственных лиц организации, и прежде всего ее руководства. Даже корпоративная прозрачность движения документов оставляет чиновнику меньше оснований для апломба, самоуправства, выпячивания должностного «Я», раздувания из соображений престижа штата своего подразделения и собственной неизменно исключительной роли в решении различного рода вопросов, психологического давления на людей, суживает поле вымогательства и коррупции. Занесенный в базу данных документ, по которому не принято решения, сам «сигналит» о неполадках в работе офиса. Если же предпринятые действия субъективны, об этом узнает значительный круг вышестоящих лиц и коллег, могущих дать им содержательную и правовую оценку, а служащего, нарушившего деловую этику, поправить либо отстранить от работы.

Иными словами, традиционно диктаторская «власть стола» уступает место гораздо более демократичной «власти файла». Впрочем, и документальная демократии не может быть без берегов. Транснациональные корпорации и институты типа Всемирного банка навязывают другим странам модель «электронного управления», неверно переводимого как «электронное правительство». Скрывая истинное положение финансовых дел сильных мира сего, она предлагает полную прозрачность документов других (!) стран вроде «Открытого (для Сороса!) общества». Это позволяет «благодетелям» быть в курсе «чужих» технологических новаций и организационных инициатив, перехватывать ноу-хау, подавлять конкурентов, сохраняя за пользователями такой ''помощью» статус технологической провинции, поставщика сырья и полуфабрикатов, а главное – интеллектуального донора.

Энергичное продвижение отечественной технологии документального управления при поддержке законодательной и исполнительной властей поможет защитить Россию от нависшей угрозы интеллектуальной агрессии. Пока существуют государство, регулирование отношений социальных групп и индивидов, имеющих противоречивые (нередко антагонистические) интересы, часть информации и документов не подлежит открытому функционированию. Да и своей личной жизни, уверен, далеко не все детали вы готовы вывешивать на доске публичных объявлений или иным способом делать всеобщим достоянием.

Разработанная специалистами ЭОСа система документооборота ДЕЛО позволяет дозировать допуск к информации и персонифицировать с помощью паролей и криптографических шифров, включая электронную подпись, круг лиц, имеющих право использования информационного поля организации. Она необходима не только депутатским фракциям и группам, но и в офисах депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации как оптимальный вид оперативной связи с регионами и избирателями на местах. Гармоничное соединение прозрачности документооборота и сохранности служебной тайны, доступа к материалам и персональной ответственности за распоряжение информацией, открытость ее движения и конфиденциальность использования – прорыв в отечественных технологиях документооборота. Они обещают вдохнуть энергию в нынешнюю государственную службу, ибо глубинной причиной низкой эффективности ее перманентного косметического реформирования остается отсутствие единых критериев планирования и оценки деятельности отдельных звеньев и персон в океане разнородной информации, классифицируемой по алгоритмам уходящей индустриальной эпохи. Кстати, упрощенная бесплатная версия системы ДЕЛО продается за деньги на «пиратских» развалах.

Культура управления перестала быть экзотической утехой романтичных и амбициозных интеллектуалов. Дело, которому мой собеседник посвящает энергию, интеллект и вдохновение, постепенно набирает ход. Бывая в его скромном офисе на Тверской, я держал в руках проект нового ГОСТа по оформлению документов. Прежний забыли зарегистрировать в Минюсте, и возник нормативный вакуум. Теперь государство готовится вновь взять под контроль важную часть сферы управления.

Баласанян вслух мечтает о времени, когда весь мир оценит уникально-универсальную ценность российской управленческой культуры. Разумеется, он не может снабдить всех нуждающихся рыбой, но может раздать им удочки и даже тралы для решения на самом современном уровне актуальных проблем документалистики. Будучи востоковедом, я разделяю его оптимизм и мысленно представляю успешное использование системы «ДЕЛО», скажем, в Замбии или Арабской Республике Египет. Американские версии им не по карману, они как минимум на порядок дороже. И менталитет на Западе совсем другой, российский им ближе. Кстати, интерес к его деятельности растет и за рубежом. Сегодня это не только страны ближнего зарубежья, ЭОС получил уже сотни запросов виртуального Интернет-сообщества и заявок на информацию о системе ДЕЛО и созданную недавно ее англоязычную демонстрационную версию. В их числе клиенты из США, Канады, Германии, Швеции, Израиля, Великобритании, Италии, Финляндии, Чехии, Польши, Австралии, Греции, Новой Зеландии, Саудовской Аравии, Тайваня, Малайзии, Японии, Бельгии, Индонезии, Бразилии и даже из Тринидада и Тобаго.

Информационное обеспечение устойчивого развития

Громкие скандалы с финансовыми аферами крупнейших американских и транснациональных корпораций, скрывавших от акционеров, государства и налогоплательщиков истинное положение своих дел, зиждутся на экспертизе документов, сопровождавших их деятельность. Излишне «демократическая» закрытость и трудно сопоставимая фирменная отчетность, ориентация движения документа на конкретного чиновника, минуя руководство, и другие особенности западного «документационного менеджмента предприятий» (там нет понятий «документооборот» и «документационное обеспечение управления») во многом способствовали этому. Но суть дела лежит, на мой взгляд, глубже. Все эти финансово-документальные пирамиды – памятники исчерпавшей свой исторический ресурс индустриальной эпохи и созданной ею «под себя» системы рыночной экономики и «цивилизованной» демократии, давно ст

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ