Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

01декабря

Бумажная экономия (Фрагмент обзора)

  

А. Чачава

 
Рост объемов информации, необходимых для принятия решений, приводит к резкому увеличению числа документов. При этом традиционные методы работы с последними становятся малоэффективными. На помощь приходят системы электронного документооборота (СЭД), которые позволяют создавать и обрабатывать документы электронными средствами.

В рамках СЭД электронные версии документов могут существовать наряду с бумажными либо вместо них. Система, осуществляющая электронный документооборот, должна обеспечивать возможность легкого перевода документов из бумажной в электронную форму и быть оснащена средствами защиты документов (криптография, электронная подпись), соответствующими требованиям законодательства.

Понятие электронного документооборота весьма широко: можно сказать, что электронное движение документов началось, как только люди научились отдавать друг другу документы в электронном виде. На сегодняшний день в России нет формального определения электронного документооборота. Пожалуй, лучше всего нам подходит принятый на Западе термин – «системы электронного управления документами». Компания IDC дает следующее определение: «Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Системы ЭУД, как правило, поддерживают работу с текстовыми документами, изображениями, электронными таблицами, аудио-, видеоданными и документами Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность».

Элементы электронного документооборота можно встретить практически в любом, даже самом небольшом офисе. И вместе с тем, он же является основной целью федеральной программы «Электронная Россия», за реализацию которой берутся без преувеличения лучшие кадры от бизнеса и государства.

Как было сказано выше, термин «документооборот» формализовать сложно, этот термин отечественный и понятие его достаточно размыто. Поэтому под электронным документооборотом, как правило, понимают целый комплекс средств автоматизации различных видов деятельности, которые можно разделить на несколько групп.

Технический директор департамента ПО компании «Оптима» Ефим Старостин выделяет четыре такие группы.

Первая группа – это средства создания и модификации электронных документов. По части этого вида деятельности уровень автоматизации на наших предприятиях можно считать достаточно высоким. Действительно, сегодня использование текстовых и табличных процессоров, графических редакторов, средств сканирования и распознавания документов уже распространено повсеместно.

Вторая составляющая комплекса – средства автоматизации делопроизводства. Этот вид деятельности обеспечивает типизацию оформления и учета (регистрации) документов на предприятии. Эти средства также далеко не редкость в российских компаниях, на рынке представлено множество недорогих отечественных продуктов. Типизации оформления можно достичь также за счет использования офисных программных пакетов. А программные приложения, обеспечивающие картотечный учет и регистрацию входящих и исходящих документов, поручений и даже автоматизирующие в том или ином виде контроль их исполнения, можно найти практически на любом достаточно крупном предприятии. Как правило, на крупных предприятиях такие приложения разрабатываются силами собственного отдела АСУ.

Достаточно динамично внедряются элементы третьей группы – системы электронной почты и организации коллективной работы с документами, которые автоматизируют процесс передачи и обработки документов внутри предприятия.

Что касается четвертой группы, то здесь начинаются серьезные проблемы.

По словам Ефима Старостина, «все прочие составные части того комплекса, которым является  «электронный документооборот», как правило, отсутствуют».

А что же еще осталось? Важнейшие подсистемы – систематизированный архив электронных документов, средства автоматизации деловых процессов обработки документов на всех этапах их жизненного цикла и управления деятельностью персонала, привлекаемого к этой работе (workflow), извлечение знаний из корпоративных хранилищ знаний (knowledge management) и многое другое. Уровень применения этих технологий, обязательных с точки зрения полноценной организации документооборота, на наших предприятиях можно считать зачаточным. И в то же время Ефим Старостин признает, что большинство компаний вполне осознают важность организации документооборота: «Массы вполне «созрели» и осознанно приступили к выбору тех решений, которые призваны превратить набор используемых предприятиями фрагментарных средств автоматизации работы с документами в комплексные системы электронного документооборота». С ним не согласен Владимир Баласанян, генеральный директор «Электронных офисных систем»: «К сожалению, многие руководители пока не понимают, какой мощный и единственный в своем роде механизм управления они могут получить, насколько может повыситься эффективность управленческой деятельности. В этой связи и нам, и другим компаниям, занимающимся автоматизацией документооборота, приходится значительную часть времени посвящать научно-просветительской деятельности, связанной с документационным управлением».

Итак, что же должна представлять собой идеальная система электронного документооборота? Прежде всего, она должна обеспечивать все функции бумажного документооборота до тех пор, пока часть жизненного цикла документа протекает в бумажной форме. Иначе предприятию придется поддерживать две технологии документооборота, причем, в общем случае, на одном и том же множестве документов.

А вот какой видит СЭД Владимир Баласанян: «Помимо традиционных учетно-контрольных функций, свойственных системе бумажного документооборота, СЭД должна поддерживать современный набор функций для работы с собственно электронными документами. Это – преобразование бумажных документов в электронные, организация защиты и разграничения доступа, маршрутизация, механизмы обсуждения и согласования документов, публикации, подписка на рассылку извещений об изменениях в документах, механизмы контекстного поиска, взаимодействие с системами электронной почты, использование современных web-технологий документальных порталов и многое другое».

На сегодняшний день степень автоматизации документооборота зависит, прежде всего, от двух факторов: от уровня компьютеризации предприятий и отношения к вопросам организации управления их руководителей. Если говорить об абсолютных цифрах, то на отечественном рынке комплексных систем документооборота присутствует всего несколько активно работающих компаний. А число организаций, в которых используется самая распространенная система, не превышает нескольких сотен.

Безусловно, по мере создания локальных сетей, охватывающих управленческий персонал предприятия, появляется интерес к использованию той или иной технологии электронного документооборота. Однако внедрение сколько-нибудь серьезной системы управления документационной деятельностью требует осмысленной позиции руководителей предприятия. Та же ситуация, что и с ERP, только масштабы поменьше.

Без ЭЦП...

Несколько недель назад истек срок, в течение которого в России должен был появиться государственный орган, ответственный за массовую сертификацию ЭЦП – в соответствии с принятым 10 января Законом «Об электронной цифровой подписи».

Как нетрудно догадаться, никаких государственных органов до сих пор нет, причем чиновники объясняют это несовершенством закона.

Однако все не так просто. Ключевая роль в этом законе отводится так называемым удостоверяющим центрам (УЦ). Эти организации должны подтверждать достоверность документов, подписанных ЭЦП. Первые удостоверяющие центры согласно закону об ЭЦП должны были появиться в течение трех месяцев со дня вступления закона в силу. Согласно статье 21 Закона об ЭЦП, организации, желающие получить статус УЦ, должны были до 12 апреля пройти лицензирование в уполномоченном органе исполнительной власти. Однако этого не случилось по простой причине – до сих пор не ясно, кто будет лицензировать операторов массового рынка ЭЦП.

Дело в том, что сама процедура лицензирования утверждающих центров пока не разработана, а лицензирующий орган должен работать в соответствии с ней. Неясно, какими материальными и финансовыми возможностями должна обладать организация, претендующая на статус УЦ. Судя по всему, без десятка дополнительных нормативных актов закон не заработает. По оценкам экспертов, первые лицензированные УЦ появятся не раньше осени, а массового использования ЭЦП можно ожидать через 1,5-2 года.

А ведь несовершенство этого закона – проблема не только интернет-компаний. ЭЦП достаточно важна и в документообороте.

Без ЭЦП можно обойтись в пределах одной организации, при условии, что система документооборота не допускает случайного искажения содержания информации, т. к. использует свои внутренние средства контроля целостности информации, фиксирует авторство каждого экземпляра (версии) документа и не допускает его фальсификации. То есть выполняет функции ЭЦП. Например, в начале апреля был такой случай искажения информации: в одной крупной компании сотрудник отправил письмо об упразднении одного из отделов от имени генерального директора – поддельной подписи оказалось вполне достаточно для того, чтобы сотрудники отдела чуть ли не в полном составе подали заявления об увольнении по собственному желанию.

А если учесть, что использование ЭЦП как средства криптографических преобразований информации удовольствие весьма дорогое, то во внутреннем документообороте ее использование бессмысленно. Использовать ЭЦП дорого, потому что для этого необходимо создание системы распределения ключевой информации, службы администраторов безопасности и выполнение еще целого комплекса организационно-технических мероприятий, то есть создание полноценной «ключевой инфраструктуры».

Однако политика информационной безопасности, в том числе в системах электронного документооборота, не сводится только к применению или неприменению вышеописанных средств. В некоторых случаях применение только криптографических средств само по себе не гарантирует полной информационной безопасности. «Важно, – считает Владимир Баласанян, – чтобы заказчики, применяя или отказываясь в каждом конкретном случае от ЭЦП и шифрования, исходили из четких критериев безопасности системы в рамках модели потенциального нарушителя». А учитывая, что опыт решения вопросов информационной безопасности в этой области самый минимальный, можно предположить, что это еще один сдерживающий фактор в развитии электронного документооборота.

Тем более, что документооборот редко замыкается в рамках одного предприятия. А в ситуации, когда документы приходят извне и уходят вовне, ЭЦП очень бы пригодилась. Оптимальную модель предлагает Ефим Старостин: «Вход и выход документов за пределы предприятия можно было бы организовать через специализированные шлюзы, для которых ЭЦП являлась бы и средством придания «официального» статуса информации и их юридической экспертизы в случаях «разборок», и средством защиты информации от искажений. Но для того, чтобы все предприятия и организации могли участвовать в обмене документами, заверенными ЭЦП, в идеале необходима общегосударственная инфраструктура открытых ключей (PKI), чего, видимо, не будет никогда! Более реальной выглядит перспектива создания PKI для тех, кто участвует в обмене документами с государственными ведомствами».

Линейки

Системы документооборота можно грубо разделить на три группы: иностранные коробочные продукты, отечественные и заказные разработки. Широкое применение иностранных продуктов вряд ли возможно: слишком разнятся подходы в отечественной и зарубежной практике к организации деятельности и дисциплине работы с документами. В принципе, ситуация такая же, как и на рынке бухгалтерского ПО.

Действительно, найти у российских дистрибьюторов такие успешные западные продукты, как Lotus Notes, DocsOpen, InterOffice, Work Expeditor, Action Workflow, очень сложно. Только в Softline откопали рекламный проспект Compaq Work Expeditor, но рассказать о нем ничего внятного не смогли – что косвенно говорит об объемах его продаж.

Кроме того, западные продукты не совсем удобно использовать. Почти все из них содержат в своем составе развитые средства для адаптации и разработки новых функциональных блоков на основе базовой технологии (SDK, API или «целые» Developer Studio). И это преимущество многие компании не всегда могут должным образом реализовать. А проблема создания комплексной системы не решается автоматически путем приобретения этих продуктов (к тому же весьма дорогих).

Когда говорят об отечественных системах документооборота, то, как правило, имеют в виду готовые комплексные решения, учитывающие отечественные стандарты и сложившуюся культуру управления. Отечественные пакеты терминологически и идеологически ближе нашим делопроизводителям и бюрократам, ну и, конечно, дешевле. «Отечественные коробочные продукты не могут претендовать на комплексную и полномасштабную автоматизацию всего документооборота. Конечно, это утверждение спорное! И наша компания и, думаю, ряд других в своих разработках нацелены на достижение необходимого уровня функциональной полноты своего тиражного продукта», – считает Ефим Старостин.

А Владимир Баласанян делится опытом по использованию клиентами его компании коробочных продуктов: «Технологии работы с документами – до определенного предела – не зависят от характера предприятия и рода его деятельности. В числе организаций, использующих нашу систему, федеральные и региональные органы власти, мэрии, администрации сельских районов, управляющие компании, банки, заводы, электростанции, лечебные учреждения, издательства, музеи. Все они работают на коробочном продукте и им это выгодно, поскольку затраты средств и времени минимальны».

И все же наиболее эффективными считаются заказные проекты по документообороту. Объясняется это многообразием форм существования и специфики функционирования «документооборотов» для различных отраслей и видов бизнеса, просто из-за «особенных» стандартов предприятия в области работы с документами. По мнению Ефима Старостина, «проект должен быть заказным не по разработке, а по внедрению системы». Заказной проект оправдан, если требования заказчика к автоматизации документооборота весьма специфичны, если помимо общих технологий работы с документами система документооборота должна поддерживать сложную и специфическую бизнес—логику, и заказчик в состоянии правильно поставить задачу, найти надежного разработчика, оплатить его услуги и дождаться результата. Владимир Баласанян считает, что «реальный спрос и реальное предложение в этой области на российском рынке ограничены, а число не вполне успешных проектов достаточно велико». И все же Ефим Старостин советует разработчикам программного обеспечения стремиться не столько к изготовлению тиражных продуктов, сколько к созданию тиражных технологий. И действительно, почти любой внедренческий проект обречен на то, что при его реализации выяснится необходимость в доработках.

Что касается систем управления предприятием, например, класса ERP, то ни одна классическая ERP-система проблемы документооборота сама по себе не решает. Как правило, в ее базе данных содержится структурированная информация о деловых транзакциях, но не документы. Поэтому всякий раз при использовании подобных систем, будь то за рубежом или в России, встает вопрос об интеграции этих систем с DMS-системами (системами управления документами). По словам Владимира Баласаняна, «многие из наших крупных заказчиков одновременно с нашей системой используют систему R/3, и для них актуальна проблема интеграции этих систем».

Экспонента роста

Кому нужна система электронного документооборота? Ответов очень много. Один эксперт заявляет, что эффективность ее использования не зависит от размера предприятия, другой – что ее надо внедрять, если через предприятие в год проходит 5 и более тысяч документов. Подсчитать реальные выгоды от внедрения так же сложно, как и в случае внедрения других информационных систем.

В небольшой компании система делопроизводства и документооборота, в первую очередь, ориентирована на учет и контроль взаимодействия с клиентами и партнерами. Таким образом, хорошо настроенная система может выполнять значительную часть функций CRM. Ведь традиционно в России взаимоотношения с внешним миром отслеживаются в системе делопроизводства при регистрации входящей и исходящей корреспонденции.

С ростом численности сотрудников компании большее место в ее документальной деятельности занимает внутренний документооборот. А в этом случае приходится решать гораздо меньше проблем с целостностью и безопасностью данных, поэтому эффективность бизнеса повышается без существенных затрат.

Рост предприятия порождает экспоненциальный рост документооборота, и соответственно, повышает временные и финансовые затраты на его осуществление. Даже в рамках отдельной компании ситуация меняется. Сегодня используется одно рабочее место для учета внешней корреспонденции, а завтра система распространяется на весь офис или систему филиалов, и заказчик, естественно, хотел бы сохранить сделанные вложения – не менять программное обеспечение, технологию работы и введенные данные. Именно поэтому российские компании ИТ стараются делать систему масштабируемой: заказчик может начать с одного рабочего места, а потом, используя более широкие возможности системы, распространить ее же на другие подразделения или на все предприятие.

Но надо учитывать, что выгоды от использования системы электронного документооборота состоят не только в отсутствии потерь, но и в конкретных факторах, повышающих конкурентные преимущества организации.

Таким образом, чем больше объем документооборота, тем более оправдано использование автоматизированных систем. Однако эффективность автоматизации в первую очередь зависит от того, насколько широко она охватывает все сферы деятельности компании, насколько разные программные модули могут быть интегрированы в единую автоматизированную систему масштаба предприятия.

Мечты о перспективах

Одна из основных целей федеральной целевой программы «Электронная Россия» – организация системы электронного документооборота, как в каждом отдельном ведомстве, так и между ведомствами. Второе реализовать гораздо сложнее, особенно так, чтобы это устраивало ФАПСИ. То же самое можно сказать и про документооборот между компаниями и госструктурами. Это в США, Канаде и Сингапуре граждане и компании могут подавать налоговые декларации и отчитываться о своей деятельности по электронной почте, у нас это пока кажется недостижимой мечтой.

А на деле эффект от реализации электронного документооборота между организациями в масштабе города, субъекта федерации и всей страны огромен. С появлением электронного документооборота внутри предприятия бумажный документооборот между организациями выглядит анахронизмом, требующим огромных затрат времени и ресурсов. Электронные документы, уходящие вовне, печатаются, размножаются, конвертируются, доставляются, затем заново переводятся в электронную форму: регистрируются, сканируются, распознаются и т. п.

Владимир Баласанян: «В каждую поставляемую нами систему уже заложен механизм автоматизированного обмена электронными документами по электронной почте с использованием ЭЦП. Сегодня у нас уже есть несколько проектов, в которых заказчики решают с помощью нашей системы задачу организации документооборота территориально распределенных структур. Это и корпоративные проекты, например, проект для системы учреждений Банка России, и проекты для органов власти субъектов федерации – в Башкирии, Московской области, Алтайском крае и Мордовии. Эти проекты в значительной степени предваряют задачи, поставленные ФЦП «Электронная Россия». Эффект от сокращения сроков прохождения документов и сквозной прозрачности документальной деятельности и исполнительской дисциплины десятков или сотен учреждений в рамках региона или всей страны трудно переоценить. А это вопрос самого ближайшего будущего».

Ефим Старостин не так оптимистичен: «В деле организации документооборота столько же общего и столько же различий, как и в способах организации работ и ведения дел в различных видах бизнеса. Поэтому представить себе единую «вневедомственную систему электронного документооборота» я не могу. Другое дело, что каждый из бизнесов, обзаведясь своей системой документооборота, будет заинтересован в автоматизации взаимодействия с системами своих партнеров, контрагентов и так далее. Но здесь наступает пора выработки стандартов, протоколов и «электронных коммутаторов», что уже практически сделано в части хозяйственного взаимодействия и финансовых транзакций. Осталось начать и сделать нечто подобное. Наверное, уже и начали...»

Хотя в России не так много компаний, разрабатывающих ПО для документооборота, они ожидают найти союзников в продвижении своих продуктов и услуг в стане «врагов». Дело в том, что несмотря на фантастический прогресс в области безбумажных технологий, эти технологии инициируют рост объемов продаж бумаги и связанных с нею устройств. Корень здесь, по крайней мере в России, в том, что нет полноценной замены бумаги в качестве носителя информации, хотя работы в этой области и ведутся. И наличие эффективных электронных технологий позволяет плодить все большее число различных документов и их редакций без проблем – нажатием кнопки.

По словам Владимира Баласаняна, «выигрывают не те, кто пытается игнорировать и остановить прогресс в расчете на текущую конъюнктуру, а те, кто пытается воспользоваться его плодами. Как только появится что-то вроде «электронной бумаги», никакие производители принтеров ее не остановят».

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ