Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

04сентября 2018

Инновации в электронном документообороте

https://www.itweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=202987
itWeek №4 (940) 11 сентября 2018

На технологическом уровне задача автоматизации документооборота сегодня в целом решена, и встает вопрос — что дальше? Накопленный разработчиками систем электронного документооборота (СЭД) опыт, широкая база пользователей и доступность продвинутых технологий обработки информации в текущий момент делают возможным качественный скачок в развитии электронного документооборота. Будем ли мы все еще называть эти новые системы «СЭД», не так уж и важно. Пусть это будут «системы цифрового документообмена» или что-то иное. Главное, переход к «цифре» обозначит новый уровень зрелости и позволит устранить узкие места бизнес-процессов в работе с документами.

В рамках нашего обзора, приуроченного к сентябрьскому саммиту Russian Enterprise Content Summit 2018, эксперты обсудили наиболее важные темы, которые могут существенным образом повлиять на дальнейшее развитие индустрии СЭД...

Всеобщий электронный документооборот

Конечная цель развития СЭД состоит в возможности свободного обмена юридически значимыми электронным документами кого угодно с кем угодно — подобно тому, как мы можем отправить любому адресату бумажный документ. Увы, движение электронных документов пока ограничено ведомственными и корпоративными барьерами, а чтобы соединить эти острова электронных документов, неизбежно требуются мосты из документов бумажных. Каким же образом решить эту проблему — продолжать ли идти традиционным путем или попробовать новомодный блокчейн?

Эксперты считают, что внедрить юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) на государственном уровне уже сейчас технически возможно, но этому препятствует высокая фрагментация рынка, где действует более 400 удостоверяющих центров. Сергей Полтев, руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС, придерживается сходной позиции и полагает, что, несмотря на известные проблемы с роумингом, обмен неструктурированными документами через операторов ЭДО постепенно развивается. Также он настаивает на важности наличия стандартов и описаний форматов обмена, которые упрощают взаимодействие систем документооборота между собой и с другими сервисами, в частности ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению».

Так же по словам Сергея Полтева, технологии блокчейн могут полностью изменить процесс обмена информацией — настолько, что понятия документа и системы документооборота получат совершенно новые значения. Но произойдет это, скорее всего, на горизонте не менее пяти лет, а сегодня использование блокчейна в CЭД будет не более чем попыткой поспекулировать на популярной теме....

Путешествие внутрь документа

СЭД считают документ единым и неделимым — примерно на уровне представлений древних греков об атомах. Они хранят его, перемещают по различным маршрутам, показывают пользователям, не пытаясь заглянуть внутрь. Но физика XX века показала нам, что атом обладает внутренней структурой: сначала мы узнали, что в атоме есть ядро, вокруг которого находится облако электронов, потом оказалось, что и само ядро состоит из протонов и нейтронов, вслед за этим заговорили о кварках...

Так не пора ли и в документообороте отважиться и перейти на микроуровень — начать работать с информацией, содержащейся в тексте? Пока СЭД научились лишь просвечивать документ рентгеном полнотекстового поиска, а дальше все отдается на откуп офисным приложениями, которые забывают, что у документа есть метаданные, история и текущее состояние процесса, в котором он участвует. Очевидно, мы имеем здесь информационный разрыв, заполнять который приходится вручную. Как сегодня на этот вызов отвечают разработчики?

На практическом уровне системы управления документами и структурированными документами уже достаточно успешно взаимодействуют друг с другом, отмечает Сергей Полтев. Среди наиболее распространенных сценариев — получение и обработка бухгалтерских документов, прежде всего счетов на оплату, где используются как ERP-решения, так и СЭД. Также развито извлечение данных из документов и передача их в системы бизнес-аналитики и поддержки принятия решений, что позволяет оперировать в буквальном смысле только документально подтвержденными данными...

Обзор с высоты птичьего полета

Все признают, что массив документов в СЭД — это ценный информационный ресурс, корпоративная память, кладезь знаний, библиотека лучших практик и т. д. К сожалению, сами компании далеко не всегда так относятся к своему информационному богатству и зачастую документы просто накапливаются в СЭД, (порой более десятка лет) и никак не используются.

Сергей Полтев подчеркивает, что ценность информации зависит от того, насколько широко в целом распространился контур работы с документами в электронном виде: ведь любая деятельность оставляет документальный след, и его можно исследовать, только если он цифровой. Например, сравнивая данные из различных документов при помощи аналитических систем, можно обнаружить несоответствия между декларируемым и реально полученным объемом потребляемых товаров и услуг. Эти и подобные задачи помогает решать отечественный BI-инструментарий, позволяющий достаточно легко вносить изменения в алгоритмы обработки....

Слава роботам!

Сергей Полтев также не разделяет опасений, что использование средств автоматизации приведет к увольнению сотрудников. В условиях дефицита кадров такая проблема вряд ли существует. Идея автоматизировать типовые операции на рабочем месте не нова и логично продолжает пути автоматизации действий пользователя с помощью макросов или средств типа AutoIT. Преимуществом нового подхода RPA является его чрезвычайная гибкость, например, можно автоматизировать операции копирования — вставки на стороне пользователя и таким образом отработать варианты взаимодействия систем, которые впоследствии могут быть полноценно реализованы традиционными способами через интеграцию по API...

Управлять, разговаривая

Нынешние СЭД построены в основном по иерархическому принципу, где общение через голову своего начальника как минимум не приветствуется. С точки зрения формальных процессов, возможно, это правильно, но для оперативного управления, где требуется большая гибкость в коммуникациях, такой сценарий не подходит. Именно по этой причине мы наблюдаем сегодня расцвет мессенджеров в бизнесе. В небольших компаниях они часто играют роль основной управленческой системы; в крупных корпорациях их тоже используют, но пока с большей опаской...

Сергей Полтев не согласен с тезисом, что СЭД блокируют всякое общение не по регламенту, утверждая, что любое из решений ЭОС допускает неформальное обсуждение и общение пользователей и что все активнее востребована функциональность управления идеями, принятия первичных решений на основе опросов и голосований. Границы между классами решений размываются, продолжает г-н Полтев. Он уверен, что взаимодействие с помощью мессенджеров рано или поздно приведет к необходимости документальной фиксации переписки, архивирования, выработке требований к параметрам сообщения в мессенджере, при котором оно может быть, например, принято для рассмотрения в суде, т. е. мессенджеру потребуются функции СЭД. С другой стороны, пользователям СЭД необходимы эффективные технологии горизонтального взаимодействия, и системы продолжают перенимать успешные практики из социальных сетей и мессенджеров...

Комментарии ведущих экспертов отрасли читайте в полной версии обзора на сайте  https://www.itweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=202987 

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

01ноября

СЭД боты - от анализа к практике

Узнать больше

31октября

Автоматизация бизнес процессов - опыт разработки, секреты моделирования

Узнать больше

15октября

Как сделать быстрей и проще подготовку документов с помощью автоматической маршрутизации (на примере договоров и соглашений)

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^