Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Вернуться к списку

Страхование «первички» от несчастного случая.

В. Андронова, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»

Меры предосторожности, как известно, никогда не бывают лишними. Это утверждение вдвойне верно, если говорить о первичных документах. Ведь если, к примеру, с поверхности чека как по волшебству исчезнут чернила, то расходы в одночасье потеряют свое документальное подтверждение. Дальнейший ход событий нетрудно предугадать: доначисление налогов и, естественно, штраф.

Конец истории не будет столь печальным, если компания заблаговременно подумает об «охране» своих документов. Испаряющаяся «первичка»Все операции в бухгалтерском учете компании должны проводиться  на основании первичных документов, которые составляются в унифицированной форме. Документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ). Исключений для кассовых чеков законодательством не предусмотрено. В постановлении Совета министров от 30 июля 1993 г. N 745 перечислены обязательные реквизиты кассового чека: наименование и ИНН организации, заводской номер ККМ, порядковый номер, дата и время покупки, ее стоимость, признак фискального режима.Если чеки «не читаются» по какой-либо причине или в них отсутствуют обязательные реквизиты, то они не могут служить оправдательными документами.

Следовательно, суммы, указанные в них, не уменьшают прибыль. Ведь выцветший кассовый чек автоматически лишает фирму главного доказательства того, что товар контрагенту оплачен, а подотчетник с  ней «в расчете». Плюс ко всему, если данные на документе «испарились», то компания потеряла и право на вычет НДС. Ведь налог должен быть выделен отдельно в расчетных документах (п. 4 ст. 168 НК). В этом случае компания обязана сдать уточненную декларацию по налогу. Если в наличии имеется товарная накладная, подтверждающая приобретение активов – это смягчает обстоятельства.

Бухгалтер сможет доказать, что затраты произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.Однако если к авансовому отчету сотрудник приложил только «обезличившийся» кассовый чек, то придется представить в инспекцию «уточненку» по прибыли. Ведь расходы должны быть не только экономически оправданными, но и документально подтвержденными и оформленными в соответствии с законодательством (п. 1 ст. 252 НК). А при наличии пустой бумажки такие суммы нельзя учесть в целях налогообложения прибыли. Вот так, из-за низкокачественных чернил, у фирмы могут возникнуть проблемы, в частности, задолженность перед бюджетом и по налогам, и по пеням за просроченный платеж.  Если проверка застала врасплохПри обнаружении бухгалтером «исчезновения» информации до проведения налоговой проверки можно считать, что ему повезло. У него еще есть возможность сдать «уточненки» по НДС и прибыли. Если же выцветшие документы увидят инспекторы, то они церемониться не станут: восстановят расходы и НДС и начислят пени за просрочку платежей по налогам. Плюс к этому поспешат взыскать штраф за отсутствие первичных учетных документов в размере 5000 рублей, либо в размере 15 000 рублей при пропаже чеков ККТ более чем за один налоговый период (ст. 120 НК). Избежать доначисления налогов и штрафов крайне сложно и спорить с налоговиками практически бесполезно, с санкциями, скорее всего, придется согласиться. Судьи в таких случаях становятся на сторону ревизоров. При принятии решений они руководствуются как положениями Закона N 129-ФЗ, так и Налоговым кодексом. Арбитры делают ударение на то, что все хозяйственные операции, проводимые компанией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский и налоговый учет (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 марта 2006 г. N  А56-31438/2005). Но как фирма будет подтверждать понесенные расходы, если к авансовому отчету подшиты бумажки, «по форме напоминающие» кассовые чеки? Обеспечиваем сохранностьСогласно статье 23 Налогового кодекса первичные документы следует хранить в течение четырех лет. При проверке компании обязаны представлять контролерам документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, и доказательства, подтверждающие произведенные расходы (подп. 5 и 8 п. 1 ст. 23 НК). В то же время статьей 17 Закона N 129-ФЗ установлен срок хранения документов не менее пяти лет. Следует отметить, что носители информации должны содержаться по правилам организации государственного архивного дела, а за сохранность первичных документов полную ответственность несет главный бухгалтер фирмы. В настоящее время многие продавцы применяют кассовую технику, которая дает неустойчивый оттиск, поэтому долгое хранение таких документов практически невозможно. Как же быть, если чековые цифры «исчезли»? Просить поставщика выдать дубликат, что зачастую не представляется возможным, или есть иной выход из этой ситуации? Наиболее простой способ сохранить данные в течение длительного времени – снять копию с кассового чека. Отксерокопированный документ со временем не выцветет и сохранит ценную информацию о понесенных затратах. Однако тут есть своя особенность – аргументом для инспекторов является только первичный документ, а простая ксерокопия их не удовлетворит. Поэтому отксерокопированную версию необходимо заверить в установленном порядке.

Для этого ставится надпись «верно», указывается должность и фамилия лица, удостоверяющего копию, и его личная подпись, дата заверения и печать компании. Эксперты журнала «Московский бухгалтер» отмечают, что эту процедуру и документооборот «авансовый отчет – копии чеков» необходимо закрепить приказом по учетной политике компании (п. 5 ПБУ 1/98). С таким способом хранения документов согласны и налоговики (письмо УФНС по г. Москве от 26 июня 2006 N 20-12/56636@). Арбитры, в свою очередь, также не отрицают правомерность копирования «первички» (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 ноября 2003 г. N А21-148/03-С1). Ведь такой порядок заверения соответствия копии документа ее подлиннику предусмотрен ГОСТ Р 6.30-2003 (утвержден постановлением Государственного комитета по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. N 65-ст). Следует помнить, что копирование чеков не исключает ответственного хранения оригиналов. Авансовые отчеты с приложениями должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. А чтобы заверенные копии чеков не затерялись, лучше всего подшить их к отчетам. Папки с документами должны храниться в специальных помещениях или закрывающихся шкафах во избежание их утери или злоупотребления ими. Ответственность за их сохранность должны нести лица, уполномоченные на то главным бухгалтером.

Источник: http://www.buhnews.ru/technology/November06/1164891001.html
30 Ноября 2006 15:51


 


Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ