Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Вернуться к списку

О деловой переписке замолвите слово.

Деловая переписка - как воздух: она повсюду, к ней так привыкаешь, что и не замечаешь вовсе. Но стоит только не получить вовремя нужное сообщение или потерять необходимые сведения, как понимаешь, насколько важен этот простой и в то же время сложный инструмент деловой коммуникации.

Бизнесмены не умеют писать

В результате бурного развития российского рынка на нем появились тысячи новых компаний взамен достаточно ограниченного числа советских учреждений. Одновременно произошла настоящая техническая революция: наряду с обычными появились электронные почтовые ящики. По словам Бориса Альбрехта, заместителя начальника Управления комплектования ведомственных архивов и делопроизводства Федеральной архивной службы России, все вместе это привело к тому, что "за десять лет мы потеряли культуру работы с документами". Для работы с информацией требуется, по его мнению, не только профессионализм, но и культура управления. Поступление документа, его прохождение (от визы руководителя - до исполнителя), контроль за исполнением (запрос, получение ответа), хранение - все это составные части культуры управления. И именно они во многом были утеряны.

Одна из причин - широко распространенное мнение о том, что прежние принципы документооборота устарели. По мнению новых управленцев, внедрение электронных средств корреспонденции автоматически означает отказ или не такое пристальное внимание к деловой переписке. В итоге предпринимателям приходится учиться, что называется, на своих ошибках. Ведь в большинстве российских вузов предмет "делового письма" либо отсутствует, либо является чуть ли не факультативным. "У нас почему-то считают, что умению деловой переписки не нужно учить так же, как, например, менеджменту, - говорит Мария Колтунова, кандидат психологических наук, эксперт по вопросам документалистики. - И это при том, что любой менеджер - профессиональный коммуникатор. Владение устной и письменной деловой речью для него - профессиональное занятие, а не любительское".

Парадоксально, но даже в СССР с его развитыми бюрократическими процедурами не было универсального документа, определяющего все нормы деловой переписки. Сегодня решению проблемы письменной коммуникации может способствовать принятие серии законов. Значительный шаг в этом направлении сделан 1 июля этого года, когда в силу вступил "Российский стандарт по управлению документами ГОСТ Р ИСО 15489", подготовленный на основе "ISO 15489-1-2001 "Information and documentation. Records management. General". Применение этого и других законов - дело будущего, но уже сейчас компаниям необходимо упорядочить свою деловую переписку.

И технологии, и "ручной" труд

Сферу бизнес-коммуникаций не могли обойти стороной современные технологии. Например, в кадровом центре "ЮНИТИ" все основные документы и шаблоны хранятся в общем компьютере, к которому имеют доступ все сотрудники компании.

Полезны также и системы электронного документооборота. Они позволяют автоматизировать деятельность, решая сразу несколько задач: систематизировать учет и хранение бумаг; эффективно контролировать процессы движения и их обработки. А также сократить время процедур согласования документов и принятия решений; повысить исполнительскую дисциплину и т.д. Например, в новой версии отечественной системы "ЕВФРАТ-Документооборот" реализована поддержка деятельности организаций с территориально распределенной структурой управления. Это позволяет организовать сквозную работу над заданиями между главным офисом и филиалами. Информация между ними передается в кодированном виде.

Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам дается право доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать деятельность в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.

Внедрение электронного документооборота, например, в АКБ "Центрокредит" позволило автоматизировать весь жизненный цикл документов, увеличить скорость выполнения различных операций за счет эффективного использования рабочего времени и мгновенного доступа сотрудников к информации. Начальник управления автоматизации банка Игорь Авилкин отметил, что наряду с новейшими технологиями по-прежнему ценится и "ручной" труд. Когда-то профессия "архивариуса" (сейчас чаще используют термин "архивист") была почти забыта, вызывая ассоциации исключительно с музеями. Но сегодня все больше компаний, чтобы упорядочить хранение и учет деловой переписки, заводят подобную штатную единицу.

Этот специалист не только бережет архив, но и комплектует его, проводит экспертизу ценности документов, составляет каталоги. Несмотря на кажущуюся простоту обязанностей, архивист должен быть в курсе многих вещей и нюансов. Необходимо знать систему делопроизводства, порядок составления описаний документов и актов об уничтожении (иногда в штате даже предусмотрена должность для специалиста, который отвечает за уничтожение всех документов), ведения учета и составления отчетности. Есть и масса требований личного характера: это не только внимательность и усидчивость, но и надежность; ведь архивист работает и с документами, содержащими важную коммерческую информацию.

Правила коммуникации - в бизнесе

Контроль за деловой перепиской нужен абсолютно всем компаниям, но некоторым - особенно. В частности, консультант "ЮНИТИ" Ольга Лапушкина указывает на то, что в настоящее время проводится большое количество тендеров. Фирмам-участникам необходимо очень внимательно отнестись к документообороту. Иначе может возникнуть ситуация, когда из-за небрежно оформленного письма компанию просто не допустят к участию в тендере. По словам другого консультанта Юлии Прохоровой, "тщательно контролировать свою переписку необходимо и тем фирмам, которые решили пройти популярную ныне сертификацию ISO 9001:2000 и ей подобные".

Одно из главных требований систем управления качеством процесса касается именно деловых бумаг. В компании должны быть разработаны шаблоны документов - формы для регистрации значимых данных, которые возникают при работе сотрудников в рамках их деятельности. В любом случае фирме, небрежно относящейся к своему документообороту, получение заветного сертификата не "светит". В настоящее время в России все больше предприятий подвергается слиянию, образуя холдинги. Одной из самых острых проблем для них становится именно ведение документации.

Юлия Химич, руководитель проекта "Электронный документооборот" Департамента информационных технологий ООО "РУСАЛ-Управляющая Компания", отмечает, что "положение таких компаний оказывается двояким. С одной стороны, каждое юридическое лицо, входящее в состав холдинга, официально является самостоятельной организацией, действующей автономно и имеющей собственную культуру, в т.ч. свой документооборот. С другой, - все юридические лица предприятия тесно взаимодействуют друг с другом для достижения принятой стратегии развития компании. Поэтому с первых дней появления новой структуры требуется организовать документооборот, чтобы все официальные документы регистрировались в одном подразделении".

Наконец, к самой большой группе, заинтересованной в упорядоченной деловой переписке, стоит отнести компании, чей бизнес напрямую зависит от постоянного взаимодействия с партнерами. Пожалуй, лучший пример - это кадровые агентства, которые переписываются сразу с двумя группами людей: работодателями и соискателями.

В системе "ЮНИТИ" постоянно в работе находится более 400 вакансий клиентов; ежемесячно в компанию поступают 10 - 15 тысяч резюме соискателей. Справится с таким объемом "бумаги" позволяет отлаженный механизм деятельности по поиску специалистов. Так, в компании имеются утвержденные стандарты деловых писем, над каждым заказом работает своя проектная группа (консультант по подбору персонала, ассистент консультанта, ресечер, диспетчер). Один из членов группы отвечает за ведение переписки.

Интерес к стандартизации деловой переписки наблюдается сегодня во всем мире. В 2005 году Генеральная Ассамблея ООН приняла "Конвенцию об использовании электронных сообщений в международных договорах". Одной из основных задач, стоявших при разработке конвенции, являлось приведение международных торговых норм в соответствие с духом времени, когда большая часть переписки существует не в бумажном, а в электронном виде. И на международном, и на российском уровне все больше понимают значение правильного ведения этого вида общения. И не важно: будет ли ваше письмо на листке бумаги или оформлено в электронное послание, принципы коммуникаций остаются неизменными: точность, структурированность, оперативность.

Во многом отношение фирмы к деловой переписке демонстрирует ее взгляды и на бизнес в целом. От компании, которая постоянно теряет ваши письма, не стоит ждать серьезного отношения к работе в дальнейшем. И наоборот: организация, в которой все бумаги в порядке, скорее всего проповедует такой же системный и качественный подход в других сегментах деятельности.

Екатерина НИКОЛАЕВА,     пресс-служба Кадрового центра "ЮНИТИ".

Источник:

http://businesspress.ru/newspaper/article_mId_3_aId_433502.html


Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

04октября

ЭОС и «Медиалюкс» на конференции «СЭД глазами пользователя – о чем молчат вендоры»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ