Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Вернуться к списку

Ошибка в документах дорого стоит

В 2008 году Аппарат Государственной Думы планирует дальнейшее внедрение информационных технологий в процессы делопроизводства, документооборота и обеспечения законодательной деятельности Государственной Думы.

Это предусмотрено проектом Основных направлений работ по внедрению электронного документооборота в нижней палате парламента до 2010 года. Об особенностях работы думского Управления документационного и информационного обеспечения нашему изданию рассказывает его руководитель Александр Воронцов.

Стенограмма за полчаса

Переход к электронному документообороту определяют два базовых документа, утвержденные Председателем Государственной Думы. Это – порядок обмена электронными документами и Порядок использования электронной цифровой подписи в электронных документах. На самом деле внедрение современных методов электронной обработки документов – очень большая общегосударственная задача, которая стоит не только перед Думой, но и перед всеми федеральными государственными структурами страны. Она позволяет структурировать, оптимизировать, а главное – эффективно управлять всем процессом дело производства. Но для этого необходимо обеспечить полный цикл работы с электронными документами – от формирования задания до подписания окончательных документов. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство должно органично вписываться в электронный документооборот. Кроме того, необходимо обеспечить эффективное применение электронного документооборота в законодательной деятельности Государственной Думы.

В качестве примера. Управлением по организационному обеспечению деятельности Государственной Думы и Управлением документационного и информационного обеспечения в 2007 году разработаны нормативные и методические документы, определяющие порядок обеспечения депутатов электронными копиями текстов законопроектов и других документов, подготовленных к рассмотрению. Разработана и соответствующая информационная технология. После согласования и утверждения этих нормативных документов информационная технология будет введена в эксплуатацию. Что, по предварительным оценкам, позволит в восемь-девять раз сократить объем документов, необходимых при подготовке и проведении пленарных заседаний. Ведутся работы и по внедрению информационных технологий автоматизированного формирования документов законодательного процесса.

Практическим внедрением электронного докумен тооборота в Государственной Думе целенаправленно занимаются три подразделения – отдел прохождения документов, отдел информационных технологий и отдел информационных ресурсов. Они укомплектованы квалифицированными специалистами, которые досконально знают свое дело и способны решить поставленную задачу. Их стараниями в Думе уже создано и успешно работает порядка 20 локальных систем, которые выполняют конкретные задачи.

- Трудно представить Думу без законопроектов и постановлений, запечатленных на бумаге, которые тоннами возят на тележках. Наверное, вместе с ними исчезнет и «бумажная волокита». Интересно, придет ли взамен «электронная волокита»?

- Отказаться от бумажного документооборота одномоментно в принципе невозможно. Хочу напомнить, что Президент Российской Федерации Владимир Путин поставил задачу: к 2010 году перейти на 60 процентов электронного оборота документов. Для перехода на электронный документооборот нужна надежная и стабильная связь, способная с высокой точностью перебрасывать нужную информацию на большие расстояния, что характерно для территории России. Она должна быть обустроена специальным сетевым оборудованием, высокотехнологичными мощными серверами.

Для того же, чтобы любая бумага была не просто информационным блоком, а стала документом, она должна быть подписана и удостоверена печатью. Аналогом обычной подписи в электронном документе является электронная цифровая подпись. С этой целью сейчас создается Федеральный удостоверяющий центр. У нас в Думе удостоверяющий центр практически создан.

- Александр Владимирович, большая почта приходит в Государственную Думу? Контролируется ли ее прохождение? Обязаны ли депутаты отвечать на письма граждан в положенный срок или как получится?

- За время работы депутатского корпуса четвертого созыва в палату поступило около 3,5 миллиона документов и писем. Примерно половина из них получена на имя депутатов, а остальные – в адрес фракций, комитетов и комиссий. За тот же период примерно такой же объем документов отправлен за пределы Государственной Думы. Определенный в палате порядок позволяет своевременно и качественно обрабатывать весь поток документов и писем, присвоить каждому из них свой порядковый номер и направить соответствующему адресату. Занимается всеми этими вопросами отдел прохождения документов. При этом контролируются не только сроки, но и качество ответов. Так, для устранения ошибок и неточностей за четвертый созыв было возвращено более 8300 документов и писем. Случаи временной задержки с ответами бывают, но они не носят массовый характер.

- Меня как журналиста, который работает в парламенте многие годы, приятно удивляет возможность получить стенограмму через полчаса после выступления депутата или министра. Как удается?

- Это заслуга отдела автоматизированной подготовки стенограмм заседаний. В нем – 45 хорошо подготовленных специалистов. Они работают бригадным методом, посменно, через день – с утра и до позднего вечера. За четыре прошедших года стенографисты «расшифровали» 6050 думских мероприятий и подготовили около 600 тысяч страниц стенограмм. Оперативность же достигается за счет высокой организации процесса, который отработан до автоматизма. Мероприятие записывается специальной аппаратурой, потом запись разбивается на небольшие блоки и раздается для обработки. Затем руководители групп сводят все воедино и получается, как говорится, «сырая» стенограмма – не отредактированная до конца. Набранную «сырую» стенограмму передают частями в редакционный отдел, где текст начинают приводить в порядок. Все правки обговариваются с авторами выступлений, так как доклады, речи и даже ремарки «уходят» в историю.

Без архивной пыли

- Кстати, об истории. И журналисты, и политики, и историки признательны за издание к 100-летию российского парламентаризма стенограмм всех предыдущих Дум.

- Действительно, была проделана колоссальная работа, которую выполнили служащие редакционного отдела, отдела обеспечения выпуска изданий управления и других структурных подразделений Аппарата Государственной Думы. Это важно еще и потому, что одна из задач думского Аппарата, на мой взгляд, как раз в том и состоит, чтобы донести до потомков все, о чем говорится и что происходит в стенах нижней палаты Федерального Собрания России. За прошедшую четырехлетку подготовлены оригинал-макеты 254 номеров бюллетеня «Государственная Дума. Стенограмма заседаний», обеспечен выпуск 311 печатных изданий.

Об архиве – особый разговор. Территориально он размещается на Воздвиженке. Это не просто большое помещение, где ряды стеллажей с тяжелыми папками, подшивками и прочими документами. Он оборудован финскими автоматическими стеллажами особой прочности, в нем обеспечивается особый температурный режим, необходимый для длительного хранения документов. Государственные гражданские служащие отдела архивных документов, а их всего 10 человек, по итогам года принимают и сортируют документы, поступающие на хранение от всех структурных подразделений Аппарата Государственной Думы.

Кроме того, они проводят большой объем документально-поисковой работы по запросам депутатов, сотрудников Аппарата, учреждений и граждан. Есть социальная локальная программа, которая позволяет быстро искать нужные документы, получать информацию в электронном виде, можно сказать, без архивной пыли. Кстати, архивисты не только тщательно хранят документы для истории, но и, говоря официальным языком, проводят научную и практическую экспертизу ценности всех документов Государственной Думы, готовят их для передачи на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

- В наше время высоких технологий лицо Государственной Думы – ее сайт. Предполагается ли его дальнейшая модернизация?

Интернет-сайт Государственной Думы стабильно входит в число первых десяти наиболее посещаемых сайтов органов государственной власти России. За четыре года на думском сайте зарегистрировано более 2,5 миллиона посещений. Подготовку информации для сайта выполняют несколько структурных подразделений, но основной груз ответственности за формирование и размещение информации несет отдел информационных ресурсов. Он небольшой, но в нем давно и профессионально работают специалисты высокого уровня. По сути, они являются программистами.

Сейчас, с началом деятельности Государственной Думы пятого созыва, проводится большая работа по обновлению существующих на сайте сведений, вводу и размещению новой информации о со ставе и структуре органов Государственной Думы, о депутатах Государственной Думы. Проводится модернизация программно-технологических средств сопровождения сайта. В сети Интернет создается парламентский портал, объединяющий информационные ресурсы Совета Федерации, Государственной Думы и законодательных (представительных) органов власти субъектов Российской Федерации.

- Признаюсь, для меня слово «документооборот» звучит пугающе… Каждый ли человек может заниматься этим делом?

- Мы как-то составили усредненный образ работника нашего управления. Оказалось, что это женщина (их у нас 76 процентов) средних лет, которая имеет высшее или среднее специальное образование, но при этом постоянно повышает свои профессиональные знания. И это не случайно. Работа с документами, как бумажными, так и электронными, требует особого внимания и сосредоточенности, к чему более предрасположены женщины. Ошибка в работе с документами дорого стоит.

- А как вы попали в этот «документооборот»?

- Я – профессиональный военный. Окончил суворовское военное училище, затем пограничное, академию, адъюнктуру. Когда уволился, работал в различных организациях начальником отдела, управления, заместителем руководителя департамента. На нынешней должности около двух лет. Работа, надо сказать, нелегкая – на управление возложено 37 разноплановых функций. Но именно своей разноплановостью она интересна.


Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ