Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Вернуться к списку

Еще раз о печати

Казалось бы, о печати уже все сказано, и вряд ли можно что-то добавить. Что может быть проще, чем «штамповать» принесенные документы? Однако, столкнувшись с обучением практикантов, я поняла, что даже такая простая манипуляция порою вызывает сложности и вопросы, а потому требует определенных разъяснений.

На каких документах и в каких случаях нужно ставить оттиск печати?

Прежде всего необходимо помнить о том, что основной печатью организации заверяются подписи только первых лиц: руководителя, его заместителя, главного бухгалтера.

Для заверения подписей руководителей управлений/департаментов/отделов в структуре организации служат вспомогательные печати – печати структурных подразделений, например, «Отдел кадров», «Управление кредитования» и др. При этом наименование подразделения на печати и в организационно-штатной структуре организации должны быть идентичны.

Перечень основных документов, подлежащих заверению печатью, был разработан ВНИИДАД в 80-х годах прошлого века. На него можно опираться при разработке внутренних правил использования печатей вашей организации. Однако не стоит забывать, что за три десятка лет многое изменилось. Кроме того, в перечне приведены документы, подлежащие заверению головной печатью, и оставлены без внимания их вспомогательные коллеги – печати структурных подразделений.

Так, согласно ГСДОУ[1] головной печатью заверяются следующие документы:

  • копии учредительных документов;
  • договоры, заключаемые с предприятиями, учреждениями, организациями, изменения и дополнения к ним;
  • штатное расписание и изменения к нему;
  • акты (выполненных работ, приема законченных строительством объектов, списания, экспертизы и т.д.);
  • гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.д.);
  • доверенности[2];
  • соглашения;
  • чековые книжки;
  • платежные поручения, поручение на перевод средств, другие бухгалтерские документы, подтверждающие прохождение денежных средств (мемориальные ордера и т.п.);
  • банковские карточки и другие документы с образцами подписей уполномоченных лиц, представляемые в соответствующие организации для операций, совершаемых организацией;
  • архивные справки о подтверждении трудового стажа, копии (выписки) архивных документов;
  • отчеты установленной формы и пр.

Внутриведомственными инструкциями может быть оговорено обязательное наличие печати на запросах, направляемых в сторонние организации (например, запросы силовых структур в банки о движении денежных средств на счетах подозреваемых организаций).

А вот приказы и распоряжения по основной деятельности, а также письма, за исключением финансовых и гарантийных, печатями не заверяются.

Перечень документов, заверяемых печатями структурных подразделений, следует оговорить в локальном распорядительном документе организации.

При этом следует помнить, что на большинстве кадровых документов (приказах, распоряжениях и т.п.) печать не ставится. Исключение составляет трудовая книжка, в которой печатью нужно заверять титульный лист (при его заполнении или внесении изменений)[3] и запись об увольнении[4].

Печатью службы ДОУ заверяются копии растиражированных внутренних документов.

Обратите внимание

Много споров возникает по поводу печати на счетах-фактурах. Точку в этом вопросе поставило постановление Правительства РФ от 16.02.2004 № 84, пунктом 12 которого реквизит «М.П.» был исключен из типовой формы счета-фактуры.

Где проставить оттиск?

Вне зависимости от вида печати, существуют универсальные правила их проставления на документах: печать проставляется либо на специально обозначенном месте (М.П.), либо так, чтобы она захватывала окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Данное требование закреплено в п. 2.6.22 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Если требуется удостоверить заверительную надпись на прошитом документе, оттиск печати должен захватывать как часть листочка-заверителя, так и поверхность, к которому приклеен лист.

Оттиск печати на квитанции к приходно-кассовому ордеру должен захватывать и ту часть документа, которая остается в вашей организации.

Недопустимо ставить печать поверх личной подписи.

И наконец, категорически запрещено проставлять оттиск печати на чистых листах и незаполненных бланках, т.к. это реальная провокация для злоупотребления и угроза безопасности.

Как ставить печать?

  • При «пропечатывании» документов, прежде всего платежных, старайтесь, чтобы оттиск не был тусклым, размытым. Плохо читаемый или частично пропечатанный оттиск печати может стать основанием для отказа нотариуса заверить копию документа, а для банка – принять платежное поручение к исполнению. Поэтому своевременно меняйте (заправляйте) штемпельную подушку.
  • После замены или заправки штемпельной подушки, прежде чем ставить печать на документ, сделайте контрольный оттиск на черновике. Иногда печать необходимо промокнуть от излишней краски, чтобы избежать размытости или смазанности оттиска.
  • Готовясь «проштамповать» документ, убедитесь, что под ним ничего нет. Скрепка, неровно сложенные листы многостраничного документа или иной инородный предмет, лежащий под стопкой документов, могут послужить помехой для оттиска. В результате вы получите его половинку или смазанный отпечаток.

Уход за печатью

В результате эксплуатации резиновое клише забивается грязью, буквы становятся похожими на кляксы. Неряшливый вид печати на документах не только не красит организацию, но и является основанием для отказа в приеме тех или иных документов, например платежных поручений. Поддержать печать в надлежащем виде можно при помощи обыкновенной зубной щетки, которой можно мягко очистить клише, не повредив нанесенного рисунка. После чистки печать надо промыть под струей проточной воды и промокнуть.


[1]Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).

[2]Иногда организации, имеющие филиалы, делегируя полномочия своему представителю, оформляют доверенность неправильно: вместо печати головной компании они ставят штамп подразделения. Такая доверенность недействительна.

[3]Согласно п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

[4]Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008).

Ю.С. Задорина,
зав. канцелярией ОАО «Акционерный банк «Пушкино»


Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ