Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Вернуться к списку

Неисчерпаемый документооборот

Участники SofTool Docflow Day говорили о системах самого разного класса

Термин «документооборот» настолько обширен, что в состоянии вместить в себя системы самого разного класса. Это обстоятельство нашло подтверждение на конференции Docflow Day, прошедшей 28 октября в рамках выставки SofTool 2009 и собравшей достаточно много докладчиков, и каждый из них говорил о своем.

Для многих понятие документооборота связано с целым класс систем, которые обеспечивают обработку документов внутри компании. Это могут быть системы делопроизводства, управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM), управления контентом (Content Management System, CMS) или же групповой работы. Они предназначены для максимально тесного взаимодействия сотрудников в организации и выработки совместного решения. Однако если делопроизводство и BPM формализованы и выполняют определенный набор действий в соответствии с заранее заданной схемой операций, то CMS и инструменты групповой работы не ограничивают пользователей.

На Западе для внутренних систем документооборота сформировалась концепция Enterprise 2.0, в соответствии с которой инструменты социальных сетей, блогов, мгновенных сообщений и открытых энциклопедий адаптируют для корпоративных нужд. Считается, что если объединить эти системы в единое корпоративное информационное пространство, то можно создать среду, удобную для накопления уже имеющихся знаний и получения новых. Системы типа Enterprise 2.0 также можно отнести к внутреннему документообороту, однако управляются они самими пользователями. Они позволяют создавать распределенные команды сотрудников, работающих над одним проектом в удаленном режиме. Информация накапливается в корпоративной системе и может быть использована при работе над другими проектами.

Отдельно развивается промышленный или технический документооборот, который предназначен для поддержки проектирования, производства, сборки и обслуживания сложных агрегатов и систем. Такой документооборот обычно поддерживают посредством систем управления жизненным циклом изделия (Product Lifecycle Management, PLM); системы подобного класса тесно интегрируются с системами управления производством, ERP, CRM и др. Для инструментов подобного класса ключевым направлением развития является стандартизация, которая позволяет сопровождать сложные изделия и инженерные сооружения нескольким предприятиям с прозрачной процедурой передачи данных между ними.

Есть также системы документооборота, которые занимаются сохранением и архивированием материалов, порождаемых предприятием в процессе работы. Эти решения имеют дело с документами, чей жизненный цикл завершился, но их нужно хранить определенное время для выполнения требований законодательства и оперативно искать в архиве нужную информацию, как только в ней появится необходимость. Эти системы в ближайшее время могут претерпеть значительные изменения, обусловленные вступлением в силу законов «О персональных данных» и «Об открытости органов власти».

Еще одна грань документооборота, которую также затронули участники Docflow Day – межведомственный электронный обмен документами, попытки организовать который предпринимают в последнее время российские власти. В рамках этого процесса готовится разработка электронных форм различных документов: первичной бухгалтерской документации, бухгалтерских отчетов, налоговых деклараций и других форм. Это приведет и к технологическому изменению архивных систем.
Переход на электронный обмен документами со временем может сократить количество бумажных документов, однако они еще долго будут использоваться на практике. А поэтому компании нужно иметь систему, которая позволяла бы оцифровывать бумажные документы и вносить их во внутреннюю систему в максимально удобной для обработки форме. Для решения этих задач существуют продукты распознавания документов и стандартных форм. Эти системы занимают пограничное положение между внутренним документооборотом и внешним, а также архивными системами.

Системы межведомственного электронного обмена образуют следующий класс систем, которые позволяют компаниям и государственным органам обмениваться электронными формами документов. Сейчас системы подобного класса только создаются, и инициатива здесь, как правило, принадлежит государству. Кроме того, создаются отраслевые системы документооборота, которые построены по принципам Web-сервисов и архитектуры SOA. Подключиться к таким системам можно после подписания договора, и форматы обмена определяются разработчиком системы. Во всех системах межведомственного и межкорпоративного электронного документооборота существенной является юридическая значимость, которая базируется на законе «Об ЭЦП». Сейчас государственные услуги концентрируются вокруг Общероссийского государственного информационного центра (ОГИЦ).

Валерий Коржов, Computerworld Россия
Источник: http://www.osp.ru/news/articles/2009/44/10593838/?rss_feed=123456


Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ