Участники SofTool Docflow Day говорили о системах самого разного класса
Термин «документооборот» настолько обширен, что в состоянии вместить в себя системы самого разного класса. Это обстоятельство нашло подтверждение на конференции Docflow Day, прошедшей 28 октября в рамках выставки SofTool 2009 и собравшей достаточно много докладчиков, и каждый из них говорил о своем.
Для многих понятие документооборота связано с целым класс систем, которые обеспечивают обработку документов внутри компании. Это могут быть системы делопроизводства, управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM), управления контентом (Content Management System, CMS) или же групповой работы. Они предназначены для максимально тесного взаимодействия сотрудников в организации и выработки совместного решения. Однако если делопроизводство и BPM формализованы и выполняют определенный набор действий в соответствии с заранее заданной схемой операций, то CMS и инструменты групповой работы не ограничивают пользователей.
На Западе для внутренних систем документооборота сформировалась концепция Enterprise 2.0, в соответствии с которой инструменты социальных сетей, блогов, мгновенных сообщений и открытых энциклопедий адаптируют для корпоративных нужд. Считается, что если объединить эти системы в единое корпоративное информационное пространство, то можно создать среду, удобную для накопления уже имеющихся знаний и получения новых. Системы типа Enterprise 2.0 также можно отнести к внутреннему документообороту, однако управляются они самими пользователями. Они позволяют создавать распределенные команды сотрудников, работающих над одним проектом в удаленном режиме. Информация накапливается в корпоративной системе и может быть использована при работе над другими проектами.
Отдельно развивается промышленный или технический документооборот, который предназначен для поддержки проектирования, производства, сборки и обслуживания сложных агрегатов и систем. Такой документооборот обычно поддерживают посредством систем управления жизненным циклом изделия (Product Lifecycle Management, PLM); системы подобного класса тесно интегрируются с системами управления производством, ERP, CRM и др. Для инструментов подобного класса ключевым направлением развития является стандартизация, которая позволяет сопровождать сложные изделия и инженерные сооружения нескольким предприятиям с прозрачной процедурой передачи данных между ними.
Есть также системы документооборота, которые занимаются сохранением и архивированием материалов, порождаемых предприятием в процессе работы. Эти решения имеют дело с документами, чей жизненный цикл завершился, но их нужно хранить определенное время для выполнения требований законодательства и оперативно искать в архиве нужную информацию, как только в ней появится необходимость. Эти системы в ближайшее время могут претерпеть значительные изменения, обусловленные вступлением в силу законов «О персональных данных» и «Об открытости органов власти».
Еще одна грань документооборота, которую также затронули участники Docflow Day – межведомственный электронный обмен документами, попытки организовать который предпринимают в последнее время российские власти. В рамках этого процесса готовится разработка электронных форм различных документов: первичной бухгалтерской документации, бухгалтерских отчетов, налоговых деклараций и других форм. Это приведет и к технологическому изменению архивных систем.
Переход на электронный обмен документами со временем может сократить количество бумажных документов, однако они еще долго будут использоваться на практике. А поэтому компании нужно иметь систему, которая позволяла бы оцифровывать бумажные документы и вносить их во внутреннюю систему в максимально удобной для обработки форме. Для решения этих задач существуют продукты распознавания документов и стандартных форм. Эти системы занимают пограничное положение между внутренним документооборотом и внешним, а также архивными системами.
Системы межведомственного электронного обмена образуют следующий класс систем, которые позволяют компаниям и государственным органам обмениваться электронными формами документов. Сейчас системы подобного класса только создаются, и инициатива здесь, как правило, принадлежит государству. Кроме того, создаются отраслевые системы документооборота, которые построены по принципам Web-сервисов и архитектуры SOA. Подключиться к таким системам можно после подписания договора, и форматы обмена определяются разработчиком системы. Во всех системах межведомственного и межкорпоративного электронного документооборота существенной является юридическая значимость, которая базируется на законе «Об ЭЦП». Сейчас государственные услуги концентрируются вокруг Общероссийского государственного информационного центра (ОГИЦ).
Начальник группы телемаркетинга
Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.
Календарь мероприятий
28января
Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»
Узнать больше08декабря
Вебинар для вузов
Узнать больше22октября
ОСЕННИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ – 2020
Узнать больше7 000 компаний