Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Вернуться к списку

Всегда ли одинаковы сроки хранения электронных и бумажных документов?

15 сентября 2010 года на международном форуме специалистов по управлению документами состоялся любопытный обмен мнениями, который проливает свет на некоторые особенности использования электронных документов. В письме с заголовком «Уничтожение физических и электронных документов Владимир Альфаро (Vladimir Alfaro) написал (см. http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1009C&L=RECMGMT-L&T=0&F=&S=&P=1931 ):

Уважаемые коллеги, у меня есть вопрос, касающийся упомянутой выше темы, а именно:

Недавно мы приступили к внедрению положений нашего Перечня документов с указанием сроков хранения в отношении к нашим физическим документам по расчетам к поставщиками и кредиторами (accounts payable). Одновременно мы хотели бы на основании положений Перечня уничтожить и наши электронные документы этого же вида – с тем, чтобы продемонстрировать последовательность и согласованность наших действий при уничтожении информации на основе её содержания, а не просто в зависимости от носителя.

Проблема, с которой мы сейчас столкнулись, заключается в том, что программное приложение для бухгалтерского учёта, в котором содержится вся электронная информация, использует информацию об этих документах, т.е. информация по расчетам с поставщиками и кредиторами взаимосвязана с другими модулями («Главная книга», «Фонды» и т.д.). Так что если мы удалим или уничтожим информацию о расчетах с поставщиками, то вся остальная информация станет бесполезной - номера не будут совпадать, и т.д. Данные Главной книги и о фондах имеют для нас историческую ценность, и мы не хотели бы их уничтожить. Таким образом, с деловой точки зрения, хотя мы все согласны с тем, что можем уничтожить физические документы по расчетам с поставщиками, мы не хотим уничтожать или стирать соответствующую электронную информацию.

Мой вопрос следующий: как другие компании решают эту проблему? Я думаю, что не нам одним приходится решать такие сложные задачи. Как поступают другие?

Буду рад любым предложениям, комментариям, советам и т.д.

Заранее большое спасибо,

Владимир Альфаро

Ему ответил Гэри Линк (Gary Link), см. http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1009C&L=RECMGMT-L&T=0&F=&S=&P=3813 , точку зрения которого поддержала также такой известный специалист, как Вирджиния Джоунс (Virginia A. Jones):

Влад, я тоже столкнулся с подобной, хотя и не идентичной ситуацией. С моей точки зрения, электронная версия такого рода документов имеет административно-практическое значение и налоговое значение (как ты описывал: имеется активная взаимосвязь со смежными системами), отличающее её от бумажной версии до такой степени, что бумажную и электронную версия следует рассматривать как два разных вида документов, и по-разному устанавливать им сроки хранения.

Гэри Линк

Интересная ситуация, не правда ли? По моему, стоит взять её на заметку :)

Источник: архив форума
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A0=RECMGMT-L

Автор: Наталья Храмцовская
Источник: http://rusrim.blogspot.com/2010/09/blog-post_24.html

Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ