Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Вернуться к списку

Какие функциональные возможности для управления документами должны обеспечивать деловые информационные системы?

Заметка Кейт Камминг (Kate Cumming) была опубликована 13 декабря 2012 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

На днях мы с Джанет Найт (Janet Knight) обсуждали вопрос о том, что именно должны уметь делать системы управления документами. Мы говорили о том, какие функциональные требования к управлению документами следует учитывать при проектировании и разработке деловых информационных систем с целью поддержки делопроизводства, или же использовать для оценки деловых систем с точки зрения управления документами.

Это наш первый набросок набора высокоуровневых требований. Мы будем рады любым комментариям, критике и советам.

Для нас особенно интересны Ваши рекомендации в отношении типов функциональных возможностей, которые, по Вашему мнению, должны быть изначально заложены в таких системах (либо о которых следует подумать на стадии разработки и внедрения), в интересах более эффективной поддержки работы с документами. Что мы пропустили? Где нам следовало быть более конкретными? Что в нашем списке имеет смысл, а что нет? Что может быть реализовано? Какие требования являются приоритетными? Какие ещё типы требований нам стоит рассмотреть? Например, какие положения нужно включать в контракты с поставщиками облачных услуг, поставщиками коллективно используемых услуг, со-участниками проектов?

Мы разделили требования на три типа – на те, что относятся к организации; на те, что будут оцениваться на общесистемном уровне, и на те, которые относятся непосредственно к документам.

При составлении списка требований подразумевалось, что если деловая система не в состоянии их выполнить, то документы должны экспортироваться из среды этой системы в среду, способную удовлетворить данным требованиям.

Ниже приведены наши предложения, которые частично основаны на предварительной оценке следующих стандартов:

  •  ISO 16175 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (стандарт из трёх частей, подготовленный на основе требований Международного Совета Архивов ICA-Rec и опубликованный Международной организацией по стандартизации в 2010-2011 годах – Н.Х.);
  •  ISO 15489:2001 «Информация и документация – Управление документами»;
  •  Отмененного, но всё равно прекрасного австралийского стандарта AS 4390:1996 (именно на основе этого стандарта в своё время был создан первый в мире международный стандарт по управлению документами ISO 15489; при этом AS 4390 охватывает значительно более широкий круг вопросов – Н.Х.)
  • Стандарта Управления государственных документов штата Новый Южный Уэльс по обеспечению полноты и точности документов (Standard No. 7 on full and accurate records, State Records Authority of New South Wales), и
  •  «Функциональных требований к документальным доказательствам при управлении документами» (Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping, http://www.archimuse.com/papers/nhprc/prog1.html ), подготовленных в рамках «Питтсбургского проекта» (Pittsburgh Project).

Требования уровня организаций

Требование: Организация должна всерьёз настроиться на то, чтобы обеспечивать сохранность деловой информации до тех пор, пока в ней сохраняется потребность, и взять на себя соответствующие обязательства.

Объяснение: Продолжительность жизненного цикла многих деловых документов будет превышать срок службы систем, в которых они создаются и управляются.

Для обеспечения сохранности и пригодности к использованию деловой информации, организации должны ориентироваться на проведение конверсии (миграции) систем и содержащихся в них документов либо, по мере необходимости, экспорта в новые деловые приложения имеющих долговременную ценность деловых документов вместе с соответствующими метаданными.

С участием специалистов по управлению документами должны быть разработаны планы поддержания деловой информации и её миграции в новые системы.

Требования уровня систем

Требование: Система должна создавать и хранить определенные документы.

Объяснение: Система должна быть способна создавать и сохранять документы, необходимые для поддержки и документирования деловой деятельности, осуществляемой в рамках этой системы.

Сотрудники службы управления документами могут помочь с выявлением этих документов, действуя в сотрудничестве с владельцем системы и персоналом соответствующих деловых подразделений.

Требование: Система должна быть хорошо документирована.

Объяснение: Следует создавать и поддерживать в актуальном состоянии документацию, описывающую конфигурацию системы, структуру метаданных, настройки и улучшения системы.

Эта документация необходима для понимания системы и управления содержащейся в ней информацией, а также для поддержки необходимых мер по миграции системы или экспорту из неё документов.

Требование: Должна иметься возможность проведения, при необходимости, миграции системы или экспорта документов и их метаданных.

Объяснение: Продолжительность жизненного цикла многих деловых документов будет превышать срок службы систем, в которой они создаются и управляются.

Такая возможность необходима для перемещения документов и их метаданных в новые среды функционирования и/или для вывода их из сред, в которых не обеспечивается их надлежащая защита и управление.

Требование: Система должна поддерживать метаданные, необходимые для деловых целей и целей управления.

Объяснение: Система должна поддерживать метаданные, которые требуются для ведения деловой деятельности. Система также должна захватывать и поддерживать делопроизводческие метаданные, обеспечивающие интерпретацию документов и управление ими как в текущий момент, так и во времени. По мере возможности, метаданные должны создаваться системой автоматически.

Требование: Где это уместно, система должна быть способна реализовать надлежащие меры безопасности.

Объяснение: Система должна иметь защитные механизмы, ограничивающие круг тех, кто может просматривать или получать иной доступ к документам и их метаданным. Система также должна быть способна контролировать возможность выполнения определенных процессов и отслеживать действия отдельных лиц или групп (например, просмотр, печать, редактирование, копирование, пересылка). Системы не должны допускать неавторизованной модификации документов или их метаданных.

Требование: Где это уместно, система должна обеспечивать возможность уничтожения информации, сроки хранения которой истекли.

Объяснение: Система должна быть способна уничтожать документы и некоторые связанные с ними метаданные в ходе систематического, контролируемого и подотчетного процесса, в соответствии с деловыми и правовыми требованиями, поддерживая при этом доступность, надежность и удобство использования документов, сохраняющих ценность для деловой деятельности. Следует исключить возможность удаления документов либо их вывода из системы без соответствующей авторизации.

Требование: Система должна быть способна выдавать необходимые отчеты.

Объяснение: Система должна быть способна создавать отчеты, требующиеся как для ведения деловой деятельности, так и для контроля над хранением, уничтожением и использованием информации.

Требования уровня документов

Требование: Документы должны быть доступными.

Объяснение: В течение всего срока службы системы, для авторизованного персонала должна обеспечиваться возможность поиска по документам, необходимым для ведения деловой деятельности, и доступа к ним. Система должна в полной мере поддерживать функциональные возможности поиска и поддерживать элементы метаданных, необходимые сотрудникам для поиска. Кроме того, система должна обеспечивать доступ к документам в удобном, воспринимаемом человеком виде.

Примечание: Системы резервного копирования не подходят для обеспечения доступности документов высокого риска или длительного срока хранения.

Требование: Документы должны быть защищены.

Объяснение: У сотрудников должна быть возможность доверять тому, что документы, к которым они получают доступ, являются аутентичным, хорошо управляемым, точным отражением проводимой деловой деятельности. Система должна захватывать защищённые от модификации, сформированные в точно определенный момент времени документы. Система должна быть способна обеспечить их защиту и отслеживание их использования и управления таким образом, чтобы сохранялась целостность документов. Документы и их метаданные не должны изменяться, в том числе во время миграции. Документы должны быть защищены от случайного или преднамеренного повреждения и уничтожения.

Требование: Документы должны быть осмысленными.

Объяснение: Должна быть возможность интерпретировать документы и использовать их в текущей деловой деятельности. Система должна поддерживать возможность захвата и сохранения соответствующих метаданных, описывающие документируемые деловые операции, время проведения транзакций и участвующий в них персонал. Система должна создавать связи между взаимосвязанными документами, обеспечивая возможность получить полное представление о деловых операциях, а также поддерживать копирование и повторное использование в интересах будущих деловых операций.

Требование: Документы должны поддерживаться.

Объяснение: Документы должны храниться в системе до тех пор, пока в них сохраняется деловая потребность, и в соответствии с установленными законодательно-нормативными требованиями.

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия http://futureproof.records.nsw.gov.au/what-recordkeeping-functionality-do-business-systems-need-to-provide/

Автор: Наталья Храмцовская  

Источник: http://rusrim.blogspot.ru/2012/12/blog-post_2853.html


Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ