Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость


Вернуться к списку

Records = важный документ (VID, Very Important Document) = рекордс

Как это ни забавно, но на прошлой неделе в ECM-Фейсбук-группе (более того – в двух группах параллельно) развернулись весьма оживленные дискуссии по теме «что такое Records» и нужно ли использовать данное понятие в российской практике ECM. 

Тема эта давнишняя (активные дискуссии начались в российском экспертном сообществе еще лет 6-7 назад), но до сих пор – совершенно безрезультативно (никакого консенсуса не наблюдается). Но на самом деле – актуальная, чему еще одно свидетельство – нынешнее обсуждение, инициированное специалистами-практиками. 

Истоки проблемы тут видятся довольно очевидными. В западной практике (в первую очередь американской), давным-давно, исторические среди общей массы документов (documents) выделяется одна особая группа документов, которая называется Records. Хотя «у них, там» тоже есть некоторые дискуссии по поводу того соотношения этих понятий, например о том, как же называть категорию документов, не входящих в категорию records. 

В нашем же документоведении подобной категоризации нет. Есть только понятие «документ» и точка. 

Первые проблемы с таким понятийным несоответствием проявились уже на уровне терминологии: наши документоведы переводят «records» на русский язык как «документы», и в результате сразу возникает вопрос: а как же переводить «document»? 

Но это явное противоречие наши ученые-документоведы решают известным методом Александра Макендонского, которые развязал Гордиев узел с помощью своего меча. В данном случае, они порешили, что в России никаких западных «document» просто нет. Примерно, как в СССР решили проблему с темой секса, заявив, что «секса у нас нет». 

Но с течением времени (как и в случае с сексом) оказалось, что «document» есть и нашей стране. И нужно не только придумывать для этого понятие русское название, но и решать – как же работать с ними. И все это имеет самое прямое отношение к ИТ, поскольку именно ИТ являются основным средствами работы и с документами, и с рекордсами… 

По ходу упомянутой Фейсбук-дискуссии прозвучали предложения переводить Records как «юридически значимый документ» или «официальный документ». Оба эти варианта мне видят неудачными и неправильными. Неудачными, поскольку в термине используется несколько слов (это неудобно). А неправильными – поскольку они неверное отражают суть понятия records. 

ЮЗД – это вообще какой-то нонсенс, поскольку юридически незначимых документов просто не существует в природе. Именно по этой причине в том же западном документоведении такого понятия (ЮЗД) и не существует. 

Официальный документ – это тоже не очень хорошо, поскольку рекордс может быть и «неофициальным». 

В толковании понятия records встречаются разные варианты формулировок, но мне представляется, что самым простым и понятным является такой 

Рекордс = важный документ, категория документов, жизненный цикл которых, регулируются нормативными требованиями. Причем говоря о нормативных требованиях, нужно понимать, что это как требования, спущенные «сверху» (законы или приказы вышестоящих руководителей), так и требования самого предприятия (или частного лица). 

Эту же формулировку можно представить несколько иначе: рекордс – это документы, находящиеся в поле действия установленных нормативных требований. Проще говоря: документы, которые должны быть оформляться и храниться по определенным правилам.

Андрей Колесов 

Источник: http://www.pcweek.ru/ecm/blog/ecm/7593.php  

Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событием октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ