Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Вернуться к списку

К вопросу о выборе формата электронных документов

Автор: Андрей Колесов

Тема выбора форматов электронных документов в нашей СЭД-отрасли возникла относительно недавно. Дело в том, что фактически до конца прошлого десятилетия собственно электронные документы как самостоятельная сущность в российском делопроизводстве фактически не применялись. На практике в качестве подлинников документов (тем более относящихся к категории «важных» — records) использовались традиционные бумажные носители, а электронные варианты играли сугубо вспомогательную роль, в основном на подготовительных этапах подготовки итоговых документов или при решении сугубо второстепенных внутренних задач организаций. В этой ситуации выбор файловых форматов было отдан полностью на откуп организациям и не представлял серьезной проблемы, поскольку время жизни таких документов был незначителен и классических задач управления документам (обеспечение целостности, достоверности, долгосрочного хранения) тут просто не возникало.

Фактически реальное проникновение электронных документов как полноценных юридически значимых информационных объектов в общественно-деловую жизнь страны началось примерно с 2009-2010 гг., при этом можно выделить два основных направления этого процесса. Первое — это переход на полностью электронный, безбумажный документооборот, когда подлинники документов представлены именно в электронном виде, а бумажные форматы играют сугубо вспомогательную роль, в том числе удобную в ряде случаев для оперативной работы с информацией. Второе направление: это когда первичными документами являются все же бумажные, а электронные документы представляют собой полноценные копии исходных черновиков. При этом такие электронные копии имеют полностью или частичную (в рамках решаемых ими задач) равноценную бумажным подлинникам юридическую значимость, достаточную для удовлетворения требованиям законодательства, для обеспечения взаимодействия субъектов государства (физические и юридические лица, органы власти и пр.), а также для использования в качестве доказательств в суде.

Нельзя сказать, что процесс проникновения юридически значимых электронных документов в общественную жизнь идет в нашей стране идет очень быстро. Наверное, в первом направлении (электронные документы как подлинники) успехов пока не так много, поскольку тут дело упирается в нерешенные (и, к сожалению, никем, кажется, и не решаемые) задачи долгосрочного хранения электронных документов. Успехов во втором случае (юридически значимые электронные копии бумажных подлинников), кажется, больше, и, наверное, именно это направление сегодня является наиболее актуальным для общества, поскольку оно позволяет перейти к реальному электронному юридически значимому взаимодействию, резко повысив эффективность (по срокам, затратам) широкого спектра деловых внутренних и внешних процессов.

Так или иначе, но одним из ключевых вопросов обеспечения юридической значимости электронных документов является нормативное регулирование выбора электронных форматов. К сожалению, нужно констатировать, что сегодня наше законодательство практически полностью обходит этот вопрос стороной, спуская его на уровень подзаконных актов или индивидуальных договоренностей контрагентов между собой. Фактически законодательство ограничивается только проблемами обеспечения целостности и достоверности электронных (хотя с методической точки зрения было бы правильнее говорить «цифровых») документов с помощью механизма электронной подписи, но никак не затрагивает вопрос о том, как обеспечить доступность информационного содержания документов для людей. Проще говоря — каким образом должно обеспечиваться адекватное преобразование цифрового кода в понятный для человека вид.

При этом хотелось бы обратить внимание еще на такой вопрос. До сих пор наше традиционное представление об электронном документе связано с понятием «файл», то есть с информационным объектом, который является автономным по отношению к программно-аппаратным средствам, может существовать, в том числе переноситься, в отрыве от них. Это вполне соответствует нашим традиционным «бумажным» воззрениям, когда документ ассоциировался с конкретным материальным носителем и был самостоятельным объектом, существующим независимо от используемой системы документооборота, применяемых технических средств и пр.

Но в современном электронном мире автономный файл — это только одна из возможных форм документа. Другим вариантом является схема, когда информационный объект является встроенным компонентом информационной программной системы и не может физически существовать вне нее. Примером такой схемы являются разного рода СУБД, а подобной «документационной» системы — социальные сети. Однако хорошо известно и то, что такие комплексные системы могут взаимодействовать между собой именно с помощью «системо-независимых» форматов данных, чаще всего — именно файлов. То есть, если вернуться к теме документов, то при работе с электронными информационными системами (как и в случае с бумажными документами) одним их ключевых вопросов также является получение адекватной юридически значимой копии документа, хранимого в виде внутреннего объекта системы, в виде файла, формат которого соответствует нормативно-законодательным требованиям.

Однако, повторимся, вопросы регулирования форматов электронных документов (как, впрочем, и вопросы получения юридической значимых копий, а также процедуры установления соответствия содержания копий и оригиналов) пока находятся вне законодательного уровня, следствием чего является заметная неразбериха в этой сфере на подзаконном уровне.

Как из простого вопроса сделать сложную проблему

В качестве достаточно характерного примера сумятицы с форматами электронных документов рассмотрим ситуацию с введенными нынешним летом «Требованиями к формату изготовленного нотариусом электронного документа», утвержденными решением правления Федеральной нотариальной палаты от 10 июня 2015 г. и приказом Министерства юстиции РФ от 29 июня 2015 г. № 155.

Для начала отметим, что тема эта не нова. Нынешний документ заменяет аналогичные требования, введенные в действия ровно год назад (приказ Минюста № 152 от 04.07.2014). Надо сказать, что прошлогодние Требования тоже вызывают некоторое недоумение, хотя это все же связано больше со стилем документа, а не с его содержанием. Например, выглядит довольно странным уже название того документа: «Требования к формату электронного документа, изготавливаемого для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе». Как справедливо замечали эксперты еще год назад, почему нельзя было сказать по-человечески, например, так: «Требования к формату нотариально заверяемой электронной копии бумажного документа»?«.

Однако, если смириться с витиеватостью языка, то в целом там излагалась понятная, вполне реализуемая на практике ситуация: человек приходит к нотариусу за получением электронной копии принесенного им бумажного документа. Для получения традиционной бумажной копии сейчас нотариус обычно делает бумажную ксерокопию, которую потом заверяет подписью и печатью. Однако нужно обратить внимание на то, что были раньше и есть сейчас другие, скажем так, более универсальные варианты создания нотариально заверенных копий. Так, еще четверть века назад, во времена дефицита копировальных машин (а до того — просто запрещенных к свободному использованию в СССР), копия бумажных документов (например, свидетельства о браке), делалась в виде простой текстовой страницы, которая внешне была совсем не похожа на оригинал. И суть действий нотариуса заключалась в том, что он заверял то, что созданная копия по содержанию информации (а не по форме ее представления!) соответствует оригиналу. Отметим, что 40-50 лет назад, во времена дефицита пишущих машинок, такая бумажная копия делалась банальным рукописным образом.

Так что сразу отметим: суть получения юридически значимой копии документа заключается в обеспечении ее адекватности подлиннику по содержанию, а не по форме. При этом вполне допускались разные варианты формирования копии (рукописный текст, печать на машинке, ксерокопия).

В электронном же случае Минюст в прошлогоднем приказе свел возможные варианты создания копии только к одному — к получению графического образа бумажного носителя методом сканирования в TIFF-формат. То есть создать копию путем «набивания на клавиатуре» текстового файла стало почему-то нельзя. Конечно, сканер сегодня не является предметом роскоши, но все же он стоит денег, может сломаться, да и порой бывают такие бумажные носители, содержимое которых проще бывает набить руками, чем адекватно отсканировать. Разумеется, возникает и вопрос, почему нужен именно формат TIFF (его поддерживают не все программы сканирования), а широко распространенный JPG использовать нельзя.

Однако изучая утвержденные сейчас Требования вопросов появляется еще больше. Сложности понимания языка, которым они зафиксированы в министерском документе только возрастают. Например, там есть такая фраза: «...нотариус на бумажном носителе изготавливает электронный образ документа...». Дискуссии в соцсетях по данным Требованиям показывают, что специалисты по документоведению и по ИТ не могут понять, как можно изготовить электронный образ на бумажном носителе.

Впрочем, подобное изложение можно списать на специфику министерского языка, в принципе можно догадаться, что речь все же идет о сканировании. Более серьезную озабоченность вызывают два положения о формате электронной копии. Так, выясняется, что электронный документ формируется в виде XML-файла, который должен соответствовать XML-схеме, размещенной на официальном сайте нотариата. А далее появляется еще и понятие «электронный образ», который должен быть сформирован в виде PDF-файла.

И вот тут возникает три вопроса из разряда «зачем это сделано?»:
  • очевидно, что новая схема получения электронной копии намного сложнее, чем предыдущая;
  • она неудобна для человека, который пришел за копией к нотариусу;
  • в ряде случае (или даже в большинстве случаев) она просто не реализуема.
Зачем нужно вместо одного файла стандартного формата (TIFF) переходить к составной XML-структуре, которая в свою очередь содержит еще какие-то файлы? (Кстати, как связаны между собой понятия «электронный документ» и «электронный образ документа» Требования не разъясняют, можно только догадываться об этом). Ведь XML изначально предназначен для взаимодействия между собой автоматических ИТ-систем, но не для общения людей, в том числе и с машинами. Большинство пользователей даже не знают о существовании такого формата, не умеют с ним работать.

Если вы приходите за получением копии к нотариусу, то, наверное, хотите не получить «кота в мешке», а документ, содержание которого вы также хотите видеть и контролировать. Но как вы будете работать с XML-документом? XML вполне уместен, если бы речь шла о получении запроса через автоматическую систему обмена данными типа СМЭВ, но он совершенно не нужен (или даже вреден), когда за документом пришел живой человек.

Обратим внимание и на то, что XML-документ не вечен, он жив, только если есть соответствующая XML-схема. А что делать с XML-документом, если на сайте нотариата изменится XML-схема? Понятно, что такая электронная копия совершенно не годится даже для краткосрочного хранения (а мы ведь часто делаем заверенные копии своих «рекодсов» именно впрок).

Еще больше вопросов возникает с PDF-файлом. Чем PDF-файл лучше TIFF — это один вопрос, хотя ответ на него видится в данном случае ясным — ничем. А вот то, что он хуже, чем TIFF — это вполне очевидно. Новые Требования умалчивают, как именно должна выглядеть процедура получения PDF-файла, но обычно это выглядит так: сначала выполняется сканирование, а затем полученный графический файл преобразуется в PDF.

Зачем нужна дополнительная операция преобразования, которая требует дополнительных вычислительных ресурсов и денег? А главное: знают ли в Минюсте, что такое преобразование далеко не 100-процентно однозначное, а зачастую — просто невозможно. Например, если вы пришли сделать заверенную копию бумажного документа, выполненного рукописным образом?

В результате такого краткого анализа «Требований к электронным копиям бумажных документов» 2014 и 2015 гг. возникает вопрос: зачем не очень удачный прошлогодний вариант сейчас был заменен на еще более неудачный нынешний вариант? В чем причина: некомпетентность сотрудников Минюста (а заодно и Федеральной нотариальной палаты) или их нежелание переходить к реальной работе с электронными документами? Как в таких случаях спрашивал Вождь народов: «Не могут или не хотят?»

Впрочем, любой вариант ответа не вселяет оптимизма в деле перехода нашего общества к электронным документам.

Источник: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=176558

Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ