Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Вернуться к списку

Сканирование и индексирование: 5 способов сделать оцифровку дешевле

В предыдущих статьях уже не раз говорилось, что сканирование документов и перевод информации в формат баз данных в большинстве случаев играет определяющее значение для деятельности организаций:
  • в коммерческом секторе оцифровкой решается потребность основных бизнес-подразделений в быстром и качественном доступе к информации,
  • в госструктурах наполненность учетных систем и реестров играет ключевую роль в предоставлении услуг,
  • создание цифровых коллекций – эволюционный шаг любого учреждения культуры, направленный на привлечение посетителей.
В большинстве случаев оцифровка – это обязательный этап, без которого невозможно осуществить запланированные шаги по модернизации производственного цикла, взаимодействия с контрагентами или подведомственными организациями, обслуживания граждан.

Соответственно, заранее определяется массив востребованных документов – приказы, счета, товарные накладные, договоры, чертежи, книги, архивные дела, описи, актовые книги, картины, музейные предметы, – который обязательно надо перевести в электронный вид. Причем перевести именно в полном объеме, иначе результата не будет. К сожалению, часто про это забывают.

Отсюда первая рекомендация: необходимо измерять подлежащие оцифровке массивы целыми величинами. Даже разбивая работы на этапы, делать это надо так, чтобы получать по результатам каждого этапа готовый к использованию ресурс. Недостаток информации (как скан-образов, так и извлеченных данных) может привести к невозможности пользоваться всем подготовленным электронным ресурсом. А исправить ошибку, как обычно, получается только на следующем финансируемом этапе.

Способ экономии №0. Поэтапность

Разбиение работ на этапы – это часто применяемый способ, но скорее не экономии, а оптимизации. Благодаря ему реализуется «ступенчатая» оцифровка, когда полный эффект достигается за несколько шагов. Ширина шага может быть абсолютно любой, как в финансовом, так и временном выражении. Наиболее часто, особенно в государственных учреждениях, применяется годовая схема, основанная на ежегодном бюджетировании.

Способ №1. А нужно ли?

Частой причиной выхода за рамки бюджета являются необоснованно высокие требования к создаваемому ресурсу. Показательный пример – желание отсканировать приказы и распоряжения в качестве 600dpi и/или цветном режиме. Это условие удорожает работы, так как делает процесс медленней, требует поставки и обслуживания оборудования более высокого класса.

А по факту в большинстве случаев организационно-распорядительные документы надо сканировать в режиме, достаточном для воспроизведения копий без потери качества (300dpi, градации серого). Здесь есть еще один немаловажный фактор – объем одного файла. Хранить электронные массивы объемом 100 Гб или 1 Тб – это, как говорится, две большие разницы.

Указать в техническом задании можно любые требования – этого никто не запретит. Однако взвешенно подойдя к выбору качества сканирования, можно значительно сократить стоимость работ. Если вдруг самостоятельно определить необходимые критерии не удается, придется обратиться за экспертизой документов в крупную аутсорсинговую компанию и бесплатно получить консультацию.

Способ №2. Индекс больший и индекс маленький

Гораздо более сложный выбор ожидает в определении критериев индексирования. С одной стороны, хочется извлечь из документов максимум значимых реквизитов и информации для поиска и анализа информации. С другой, индексирование – дорогой процесс, и в случае ручного извлечения данных его стоимость может составлять 70–80% от бюджета оцифровки.

Найти оптимальный баланс бывает очень сложно. Главное – исходить из задачи. Для привязки распорядительного документа к карточке СЭД достаточно номера. А вот для добавления того же документа в электронное дело по объекту недвижимости или лицу необходимо проиндексировать адрес и ФИО.

Что уж говорить про наполнение отраслевых систем, где вариантов создания электронного ресурса множество. На первый план выходят сами документы и технологии их обработки. Если надо индексировать большой объем документов вручную, то для оптимизации финансирования вместо полного переноса информации в базу данных можно сделать частичное индексирование и создать электронный архив с возможностью мгновенного доступа к электронной копии документа.

Если документы печатные и можно использовать программы распознавания текста, то, возможно, дешевле будет решить задачу альтернативными способами – например, полнотекстовым распознаванием и применением корпоративной поисковой системы.

В каждой отрасли свои особенности. Наилучший вариант выбирается сложными расчетами, которые также можно переложить на плечи аутсорсера в рамках экспертизы.

Способ №3. Кооперация

Аутсорсинговую компанию можно привлекать только на сложные работы, выполняя все простые и привычные задачи своими силами. Тем самым можно значительно снизить стоимость закупки услуг. Естественно, поступать так можно только при наличии соответствующего по размерам и квалификации штата сотрудников.

Самостоятельно можно выполнять широчайший спектр работ:
  • расшивку и обратную сшивку документов (расшитые сканировать гораздо дешевле),
  • систематизацию (зачастую компании параллельно с оцифровкой проводят инвентаризацию и архивную обработку),
  • маркировку штрих-кодами и RFID-метками,
  • непосредственно сканирование с приглашением внешнего исполнителя только на сложное индексирование,
  • перевозку фондов и т.д.
Крупные аутсорсинговые компании в большинстве случаев идут навстречу, так как наибольший интерес для них составляют профильные услуги. Поэтому всегда можно договориться. Главное – не забыть отразить эти условия в конкурсной документации. Это реальная возможность действительно снизить номинальную стоимость работ.

Способ №4. Один раз в год…

Обычным способом сокращения стоимости для сектора услуг являются долгосрочные отношения. Этот вопрос уже рассматривался с точки зрения выездного сканирования, но он равнозначно применим для всего широкого рынка оцифровки.

Аутсорсинговые компании в рамках долгосрочного договора или соглашения могут предложить разные варианты сотрудничества:
  • регулярную оцифровку по окончанию отчетных периодов с выездом бригады на территорию клиента или забором документов на свое производство,
  • поэтапную оцифровку определенных объемов документов с шагом в месяц, квартал, полугодие, год, 
  • создание участков автоматической обработки с предварительной адаптацией под печатные документы заказчика и сервисной поддержкой, в состав которой входит настойка на новые виды документов, обслуживание оборудования и т.д.
Это основные способы, которые помогут предварительно сократить стоимость оцифровки. Но нельзя забывать также создавать необходимые условия для проведения работ, без которых стоимость может возрасти уже в процессе проведения сканирования или ретроконверсии.

Источник: http://scan.cnews.ru/articles/2015-12-02_skanirovanie_i_indeksirovanie_5_sposobov_sdelat_otsifrovku

Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ