Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Вернуться к списку

Сканирование и оцифровка: как защититься от утраты ресурса и ошибок аутсорсера

Результатом оцифровки является электронный информационный ресурс (ЭИР), которому, как любому другому продукту интеллектуальной деятельности, необходим механизм защиты. Защиты, в первую очередь, от утери и повреждения по вине человека и сбоев программной среды, в которой он хранится.

Причины могут быть разные. При создании страховых копий классическими вариантами утраты являются:
  • несоблюдение условий хранения магнитных или оптических дисков, на которые ресурс записан;
  • утеря носителей, как любого офисного документа;
  • увольнение сотрудника, который знал, где ресурс находится, и т. д.
При оцифровке, выполняемой для вовлечения документов в оперативную деятельность, более частыми причинами утраты становятся:
  • сбои в программах, куда данные были загружены;
  • масштабное «разрушение» систем хранения корпоративной информации;
  • чрезвычайные происшествия.

Как защититься?

Для защиты от потерь информации нужно использовать гарантию. Обязательно заранее озаботьтесь включением такой строчки в договор.

У гарантии двойное действие: она предусматривает не только защиту от потери готового ЭИР, но и исправление за счет исполнителя ошибок, выявленных уже после сдачи работ.

Именно по этой причине гарантийные обязательства на себя готовы брать всего несколько крупных компаний-аутсорсеров, у которых процесс оцифровки представляет собой жестко выстроенный конвейер.

Поле ответственности

В процессе создания электронного ресурса исполнитель делает несколько технологических копий, которые нужны исключительно для того, чтобы надлежащим образом контролировать качество оцифровки. Первая копия – это результат сканирования.

В производственном управлении корпорации ЭЛАР массив электронных образов, не прошедших обработку, называют «сырым». «Сырые» сканы отправляются на проверку в отдел контроля качества, где специалисты обследуют их на наличие возможных дефектов (некорректная, не подлежащая программному исправлению цветопередача, расфокусировка и т.п.), после чего образцы с изъянами отправляют на пересканирование.

Следующий массив уже обработанных с помощью ПО скан-образов снова возвращается в этот отдел. Еще одна копия, представляющая собой проиндексированный информационный ресурс, контролируется на качество ретроконверсии.

Заказчик обычно получает два экземпляра ресурса. Одна копия, рабочая, предназначена для загрузки в информационную систему. Вторая, архивная, делается на случай утраты ресурса и должна храниться в соответствующих условиях. Все технологические копии аутсорсер уничтожает.

С этого момента ЭИР попадает в зону ответственности компании-заказчика. Но что, если вдруг ошибки будут выявлены уже после приемки, или ресурс будет умышленно (или неумышленно) уничтожен?

Гарантия

Гарантия – та самая соломинка, которая нужна на случай «падения». Крупные игроки «со стажем» включат пункт о гарантийных обязательствах по умолчанию. Если вы заказываете оцифровку у, так сказать, «молодой, динамично развивающейся компании», сами проконтролируйте этот момент.

Обратите внимание на наличие у исполнителя соответствующих документов (лицензии, выписки из реестров), согласно которым компания будет хранить оптические или магнитные носители с записанными на них резервными копиями в специально оборудованном помещении, обеспечивать защиту носителей от несанкционированного доступа, факторов внешней среды, сохранность, защиту конфиденциальности информации.

Исполнитель будет хранить копию ЭИР в течение гарантийного срока, указанного в договоре (как правило, год), после чего уничтожит. Однако нередки случаи, когда заказчики обращаются в компанию спустя долгое время после истечения срока гарантии в надежде, что ресурс «как-то можно восстановить». Чтобы «соломинка» была покрепче, гарантию можно продлить, заказав компании-исполнителю услугу по депозитарному хранению электронного информационного ресурса.

Источник: http://scan.cnews.ru/articles/2016-01-14_skanirovanie_i_otsifrovka_kak_zashchititsya_ot_utraty_resursa_i

Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

04октября

ЭОС и «Медиалюкс» на конференции «СЭД глазами пользователя – о чем молчат вендоры»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ