Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость


Вернуться к списку

В поисках безбумажной технологии: как снизить затраты на печать

Безбумажное предприятие давно считается заманчивой (но упорно ускользающей) целью бизнеса. Действительно, создание цифровых коммуникаций, охватывающих крупную организацию, — это трудная задача. Но для CIO стратегия, направленная на переход к цифровым документам и сокращение объема печати, представляет важнейшую возможность получения финансовых и стратегических преимуществ.

Компании продолжают тратить миллионы, а иногда сотни миллионов долларов на выпуск и распространение печатных материалов. Несмотря на такой масштаб затрат сервисы печати традиционно не привлекают большого внимания высшего руководства и редко являются объектом согласованных усилий, направленных на их улучшение. Более того, поскольку сервисы печати обычно распределены по многочисленным бизнес-подразделениям, у предприятий нет наглядного представления о том, как эти сервисы используются, и им трудно понять, где необходимы усовершенствования.

За счет сотрудничества с бизнес-подразделениями с целью совершенствования сервисов печати CIO могут значительно снизить стоимость отпечатка на всем предприятии. Что еще важнее, они способны подготовить почву для перехода к цифровой среде, в которой электронные коммуникации позволят распечатывать существенно меньший объем документов.

Стратегия в отношении сервисов печати, сконцентрированная на переходе к доставке счетов, выписок и бизнес-сообщений в электронном виде и на уменьшении объемов печати, может дать целый ряд преимуществ, включая следующие:
  • сокращение затрат на печать и почтовых расходов;
  • сокращение капитальных затрат на оборудование, ПО и рабочее пространство, а также расходов на трудовые ресурсы;
  • сокращение затрат на хранение;
  • более быструю обработку информации без лишних операций и с меньшими затратами, поскольку информация, содержащаяся в электронных счетах-фактурах, вводится непосредственно в платежные и бухгалтерские системы компании;
  • положительное влияние на окружающую среду;
  • ускорение оплаты счетов-фактур;
  • улучшение условий работы клиентов.
Другая причина, по которой CIO следует сосредоточиться на разработке электронной стратегии, заключается в том, что законодательные органы всего мира все чаще требуют использования стандартных электронных форматов, особенно при обмене информацией между бизнесом и правительственными органами. Хотя в США многие предприятия предприняли шаги к применению электронных коммуникаций в некоторых видах маркетинги и продаж, лишь некоторые разработали детальную стратегию предоставления счетов и выписок в электронном виде. Адаптация к требованиям регуляторов станет серьезной проверкой для платформ ERP и бухгалтерских систем.

Латинская Америка пошла дальше всех в требовании обязательного использования электронных счетов, особенно в отношениях B2B и B2G. В 2017 г. Бразилия, Чили и Мексика потребуют, чтобы при всех транзакциях по счетам к оплате и к получению использовались электронные счета-фактуры. Новый европейский стандарт получения и обработки электронных счетов-фактур станет обязательным к концу 2018 г. Хотя США несколько отстают, тенденция к электронным коммуникациям явно набирает силу.

Все это не значит, будто компании выбросят свое печатное оборудование и прекратят пользоваться бумажными счетами. Многие клиенты по-прежнему хотят получать распечатанные счета, равно как страховые полисы, выписки и доверенности. И несмотря на прогнозы, согласно которым с годами печать станет излишней, маркетологи обнаружили, что бумажная корреспонденция по-прежнему находит отклик у клиентов. В недавно опубликованном отчете фирмы InfoTrends сообщается, что 97% конвертов с бумажными счетами и выписками вскрывают, а среднее время их прочтения составляет от 2 до 5 минут. Ясно, что предприятия продолжат печатать и рассылать огромные объемы бумажных документов.

В таких условиях компании должны сосредоточиться на сокращении объема печати за счет электронных сообщений и одновременно постоянно снижать стоимость отпечатка. Стратегия, которая решает обе эти задачи, требует глубокого знания существующих технологий печати в сочетании с четко сформулированным планом на будущее.

Первым шагом является всеобъемлющая оценка сервисов, операций и инфраструктуры на основе рыночных данных для определения затрат в контексте конкурирующих стандартов. На основе такого анализа исходных данных компании могут разработать базовые финансовые показатели, определить размер потенциальной экономии и составить общие рекомендации, как лучше всего добиться экономии. Такая оценка позволяет также провести аудит устойчивости, который служит основой перехода к документам в электронной форме.

Вооружившись знанием текущего состояния и масштаба возможных усовершенствований, CIO может в сотрудничестве с бизнес-подразделениями разработать альтернативные сценарии наилучших способов перехода к желаемому состоянию в будущем. Такие сценарии могут включать повышение эффективности процессов, оптимизацию, консолидацию производителей, выбор поставщиков, стратегии доставки документов в электронном виде, передовой опыт и расширенные возможности провайдеров соответствующих услуг.

Стратегия печати требует также тщательной оценки имеющихся провайдеров услуг. Переход к доставке документов в электронном виде значительно усложнил процесс их отбора, поскольку традиционные поставщики печатной продукции испытывают необходимость вкладывать средства в подготовку электронных документов. Многие пытаются сделать такие сервисы прибыльными, найти свою рыночную нишу и сформулировать, в чем заключается их полезность.

Необходимо учитывать неясность требований стандартов электронных документов, относящихся к налогам, счетам и выпискам. Хотя ожидается, что к 2018 г. в США в электронной форме будет выдаваться лишь 40% счетов и выписок, работающим по всему миру предприятиям следует учитывать требования, предъявляемые в других странах, где они ведут бизнес, и позаботиться о том, чтобы они смогли соблюдать государственные стандарты, когда те вступят в силу.

Разработка стратегии развития сервисов печати, нацеленная на оптимизацию операций и переход всей организации к электронным коммуникациям, сопряжена с трудностями, но открывает перед CIO широкие возможности для получения стратегических — и финансовых — преимуществ для своих организаций.


Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событием октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ