Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость


Вернуться к списку

Сканировать или фотографировать? Как выбрать технологию

Сканирование и фотографирование – две технологии, имеющие одни корни. В основе обеих лежит получение цифровых изображений путем восприятия светового потока от первичного изображения. Более того, сканирование «выросло» из фотографирования, и основой многих планетарных сканеров и сегодня являются фотоаппараты. Но профессиональная сканирующая техника сделала шаг вперед, и разработчики уделили внимание не только качеству получаемых изображений, а также производительности и надежности.

Выбор способа оцифровки определяется самими документами и объектами. Фактически есть три технологии.

Фотографирование

Требуются: фотоаппарат, осветительная аппаратура, опытный фотограф.

Фотографирование позволяет получать качественные цифровые изображения любых объектов: документов, предметов, интерьеров. Но имеет ключевой недостаток – низкую производительность.

Зачастую чтобы сделать один снимок, фотограф тратит 1–2 часа на поиск необходимого ракурса и выставление правильного освещения. Логично, что с такими временными издержками для массовых задач фотосъемка не применяется. Сегодня ее ниша – те работы, для которых сканеры принципиально не предназначены:
  • оцифровка объемных предметов (например, музейных экспонатов), 
  • оцифровка сверхбольших плоских объектов, в том числе в интерьере (например, картины и декорации), 
  • оцифровка в случаях, когда перемещение объектов невозможно или нежелательно (например, интерьеров).
Также фотографирование применяется для макросъемки небольших объемных объектов. Наиболее показателен пример нумизматики: особенности мелкодетализированного рельефа можно передать, только правильно настроив освещение, с чем не справится практически ни один сканер.

У фотосъемки есть и значимая организационная особенность: она практически всегда осуществляется на территории заказчика. С одной стороны, это плюс, так как нет потребности в вывозе объектов съемки. С другой стороны, часто требуется сложное согласование и контроль доступа фотографа в помещения.

На больших объемах документов сканирование можно заменить фотографированием только со значительным снижением качества. В российской практике были прецеденты, когда по признаку наименьшей цены работы выигрывались и реализовывались группами студентов с мобильными телефонами. О качестве здесь речи не шло.

Чтобы обезопасить себя от такой ситуации при оцифровке документов, необходимо включить пункт о невозможности фотографирования в техническое задание.

Сканирование

Во всех случаях оцифровки сшитых и расшитых документов быстрее и дешевле использовать сканирование. Наиболее просто дела обстоят с расшитыми документами: в распоряжении огромный выбор документных сканеров различной производительности – от 20 до 340 страниц в минуту. Сканирующим элементом является CCD-сенсор – линейный светочувствительный элемент, способный считывать информацию с документа на огромной скорости и в достаточном для большинства задач разрешении 300–600 dpi.

Ввиду доступности оборудования, услуги сканирования расшитых документов оказываются многими компаниями.

Однако массовое сканирование накладывает повышенные требования к надежности техники. Ресурс обычного офисного сканера составляет 100–200 тыс. документов, после этого требуется смена изношенных элементов. Затраты на обслуживание растут, что приводит к увеличению стоимости самих услуг.

Специализирующиеся на массовой оцифровке компании используют профессиональные сканеры с ресурсом в миллионы листов. Поэтому при сканировании больших объемов могут предлагать более низкую цену.

При выборе подрядчика нужно обращать внимание на следующие моменты: какие гарантии безопасности документов (изношенность оборудования ведет к повышенной вероятности повреждения документов) он дает; сможет ли он выполнять индексирование документов параллельно со сканированием, чтобы не затягивать сроки и не увеличивать стоимость работ.

В типовом варианте планетарный сканер – фотоаппарат, закрепленный на жестком корпусе, настроенный на определенное расстояние, дополненный подсветкой, лазерной фокусировкой и программным обеспечением обработки изображений. Такая комплектация позволяет сканировать сшитые документы с разрешением от 300 до 600 dpi. На российском рынке есть несколько моделей подобного оборудования, в том числе российского производства, нужно лишь выбрать подходящее. При выборе сканера рекомендуется обратить внимание на:
  • формат сканера. Наиболее популярен формат А2. Формат А3 менее универсален при той же цене, формат А1 дороже; 
  • разрешение. Для документов с мелкими или нечеткими графическими элементами разрешения 300 dpi может быть не достаточно; 
  • предоставляемую техническую поддержку в регионе. Этот пункт важен, так как фотоаппараты имеют ограниченный ресурс срабатываний затвора.
Опять же, специализированные компании для большей производительности и снижения стоимости в большей степени используют сканеры на базе светочувствительных CCD-матриц.

Оцифровка сшитых документов – гораздо более медленный и дорогостоящий процесс по сравнению со сканированием расшитых. Поэтому для ускорения и удешевления работ, а также для сокращения сроков изъятия документов из текущей деятельности надо: либо выбирать компанию, которая может выделить на проект достаточный парк сканеров и персонал; либо расшивать документы. Известны примеры, когда компании приказом вводили возможность расшивки дел на период сканирования и значительно экономили средства (стоимость расшивки, сканирования на документном сканере и обратной сшивки часто ниже стоимости полистного сканирования на планетарном сканере).

Технологии сканирования и фотографирования сегодня гармонично сосуществуют. В оцифровке документов государственных учреждений и коммерческих компаний используется преимущественно сканирование. В отрасли культуры часто без фотосъемки не обойтись, но при этом учетные документы сканируются на планетарных сканерах, а картотеки – на документных.

Задачу определения оптимальных технологий можно переложить на аутсорсинговую компанию, заказав экспертизу. Главное – не забывать, что сканирование потребует подготовки.


Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

04октября

ЭОС и «Медиалюкс» на конференции «СЭД глазами пользователя – о чем молчат вендоры»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ