Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость


Вернуться к списку

Программа учета договоров / документов / писем

Компаний без документооборота сегодня не существует. Входящая, исходящая корреспонденция, приказы, распоряжения, договоры есть в любой организации, независимо от ее размеров и организационно-правовой формы. Большинство предприятий понимают необходимость учета этих документов, но отличаются по способам его ведения – выбирают бумажные журналы (реестры) или картотеки, электронные таблички Excel или специализированные решения.

Автоматизация регистрации и учета: возможности и преимущества

Итак, какой способ работы выбрать – вести «ручную» регистрацию корреспонденции или внедрить автоматизированный учет? Ответ на этот вопрос не всегда однозначный. Необходимость, к примеру, автоматизации бухгалтерии на предприятии сомнений не вызывает, а вот при ведении документооборота, казалось бы, можно обойтись без этого. Но очевидно, что продукты, которые предназначаются для автоматизации документальных процессов, позволяют гораздо больше, чем «бумажные» способы. Вот лишь несколько выгод от их использования:
  • Единая база данных вместо множества журналов. В организации разные виды корреспонденции (входящая, исходящая, внутренняя, приказы, распоряжения и т.д.), как правило, учитываются в нескольких журналах, хранящихся в разных подразделениях. Чтобы найти нужную бумагу, сначала потребуется вспомнить, где и кем из сотрудников она зарегистрирована, а потом уже можно будет выяснить, кому передана для исполнения или хранения. 
Между тем, автоматизированная система позволяет фиксировать весь документооборот в единой базе, а регистрация занимает гораздо меньше времени, чем в «ручном» режиме. Каждый вид документов (входящих и внутренних, а также тех, что исходят из организации) можно регистрировать, исходя из особенностей их содержания и состава, вести специализированные реестры, настраивать права доступа сотрудников и т.д. Но следует знать, что разграничить доступ можно только в профессиональных решениях – например, в разработанных компанией ЭОС СЭД «ДЕЛО» или ECM-системе EOS for SharePoint. Программы с минимальным функционалом, не адаптированные для совместной работы, для этого не предназначены.
  • Быстрый и удобный поиск. Современные программные продукты позволяют легко найти любой документ, даже если вы имеете минимум сведений – например, знаете, откуда поступило письмо, но не помните дату. Найденная в БД карточка не только даст полную информацию об объекте поиска, но и открывает доступ к истории работы с ним. Например, можно сразу увидеть, кому направлено поступившее письмо, кто готовил ответ и когда он отправлен, а также посмотреть другие записи, связанные с найденной карточкой. При «ручном» учете процесс поиска займет гораздо больше времени и не обязательно будет результативным. 
  • Проще контролировать сроки. Соблюдение сроков – важнейшая составляющая эффективности деятельности любой организации (как внутренней, так и во взаимодействии с контрагентами). К примеру, нарушение срока исполнения договора приводит к финансовым потерям, а также способно серьезно повредить репутации компании. Контроль, конечно, возможен «по памяти» или в журнале, но только при незначительном количестве документов, требующих отслеживания. К тому же есть и человеческий фактор – сотрудник может забыть о сроке. Контроль, который входит в список функций большинства СЭД, позволяет избежать этих неприятностей – система не способна ничего забыть, а отслеживать нужные даты в ней удобно и просто. 
  • Удобный электронный архив. Сегодня большинство документов параллельно с бумажной формой существуют и в электронном виде. Чаще всего эти файлы хранятся разрозненно – в папках на разных ПК, на флешках, в почте, мессенджерах и т.д. Современные системы (например, «ДЕЛО» и EOS for SharePoint) позволяют упорядочить текущее хранение через создание электронных архивов. Не нужно придумывать собственные методы систематизации – все это уже встроено в продукт.

Скачать бесплатно или купить?

Итак, вы решили внедрить в организации автоматизированный учет корреспонденции и других документов. Конечно, хочется сэкономить: ведь в интернете есть много программ, которые можно скачать бесплатно. Но, прежде чем решиться на этот шаг, следует вспомнить некоторые важные моменты:
  • «Бесплатное» не обязательно будет работать стабильно. Иногда это проявляется не сразу. Например, начав вести регистрацию в системе, через несколько месяцев вы вдруг обнаруживаете, что база больше не дает создавать новые записи. Для устранения проблем можно, конечно, обратиться к разработчику, но он не обязательно прислушается к вашим просьбам. 
  • В состав такого ПО далеко не всегда входят функции, которые вам требуются. Например, отсутствует управление правами пользователей, ведение электронного архива, возможности совместной работы и т.п. К тому же такие разработки не предназначены для настройки под специфику ваших бизнес-процессов и интеграции с другими ИТ-системами, а интерфейс не обязательно удобен для пользователей. 
  • В скачанных с общедоступных ресурсов файлах могут быть вирусы или «закладки», из-за которых ваше предприятие может лишиться конфиденциальной информации.

Хотите рискнуть или предпочитаете более надежный и безопасный вариант? Предлагаем вам бесплатно скачать демо-версии систем от ЭОС – «ДЕЛО» или EOS for SharePoint. Попробуйте и оцените, соответствуют ли они вашим потребностям. Если «ДЕЛО» или EOS for SharePoint вам подходят, советуем ознакомиться с актуальными акциями – возможно, вы сможете существенно сэкономить при покупке.

Мы также готовы проконсультировать вас по любому вопросу, касающемуся бизнес-процессов документооборота. Заполните форму, приведенную ниже, и с вами обязательно свяжутся в ближайшее время. 

Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событием октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ