Выбор системы электронного оборота непростая задача. Очень высокая ответственность лежит на том, кому доверили этот выбор, так как при внедрении СЭД автоматизируются ключевые бизнес-процессы, непосредственно связанные с обеспечением эффективной работоспособности организации.
Существует множество рисков провалить внедрение системы электронного документооборота, они встречаются на различных этапах подготовки или реализации проекта. В данной статье мы подробно остановимся на одном: Ошибка при выборе платформы, на которой будет реализована СЭД.
И так, в проекте определен «бизнес-заказчик», формализованы процессы, требующие автоматизации и описаны требования к функциональным возможностям системы.
C чего начать выбор СЭД?
Поисковые системы выдают 4 миллиона объявлений по запросу «Внедрение СЭД». Существуют различные рейтинги, объективность которых оставляет желать лучшего, потому что данные которые используются в этих рейтингах никогда и никем не проверяются.
Выбрать СЭД действительно сложно.
Мы рекомендуем разослать приглашение к участию в конкурсе минимум по 10 компаниям и получить ответы на следующие основные вопросы:
1. Способна ли система автоматизировать работу с документами, соответствующую вашим процессам?
В большинстве случаев, вы получите положительный ответ, но интерес представляет реализация ваших требований. Важно понимать: есть ли графический редактор процессов? Кто сможет настраивать и редактировать процессы? Возможно ли при внедрении осуществить аудит с целью оптимизации процессов обработки документов? Узнайте об опыте реализации аналогичных проектов, спросите о возможности организовать референс-визит.
2. Какова стоимость владения системой?
Узнайте какое количество пользователей может работать в системе и масштабируема ли она. Может оказаться, что система не готова к увеличению объема документов или пользователей и в последствии придется внедрять другую систему. Узнайте стоимость лицензий и технической поддержки, оцените проект внедрения. Поймите сколько человек реально будет работать в системе на первом этапе и что потребуется для увеличения количества пользователей. Учтите неявные издержки, например, лицензии на серверное ПО и оборудование, лицензии Крипто ПРО, и т.д.
3. Возможна ли доработка решения самостоятельно?
Данный вопрос позволит заранее понять, как в будущем будет осуществляться развитие системы. Можно ли будет развивать систему своими силам или будет необходимо обращаться к разработчикам поставщика решения и его партнерам? Специалисты с какими навыками понадобятся для самостоятельной настройки и доработки СЭД? Определите кто из какой бюджет будет продолжать автоматизацию работы с документами.
4. Возможна ли интеграция с существующими системами?
Данным вопросом можно отсечь системы, не поддерживающие интеграцию или требующие трудоемкой доработки интегрируемых систем. Будьте готовы предоставить не только список версий систем, с которыми требуется интеграция, но и описание правил обмена, чтобы получить максимально точный ответ о возможности, а также стоимости интеграции и не удивляться в процессе внедрения.
5. Как будет осуществляться подготовка пользователей?
От ответа на данный вопрос зависит, что именно узнают пользователи и как быстро после внедрения начнется полноценная работа в системе. Важное значение имеет какие инструкции/руководства будут разработаны. Если во время внедрения они не будут готовиться, для новых сотрудников придется заказывать отдельное обучение, что соответственно увеличит бюджет проекта.
Как вы понимаете нельзя ограничиться 5 вопросами для того чтобы составить шорт-лист поставщиков СЭД с целью дальнейшего отбора подходящего решения. Поэтому мы разработали опросный лист, состоящий из 92 вопросов, который вы можете разослать по компаниям разработчикам СЭД и поставщикам конкретных решений.
Вы можете разослать эту анкету по 10-20-50 компаниям, оказывающим услуги по внедрению СЭД, сравнить их ответы и отобрать 5 или более (менее 5 не рекомендуем) основных претендентов, с которыми подробно обсудите ваши требования, рассмотрите возможности систем применительно к вашим задачам и оцените удобство интерфейса, проработаете ТЗ и получите точную оценку стоимости проекта внедрения системы электронного документооборота.
Вы также можете направить откликнувшимся компаниям лицензионный договор и договор технической поддержки, которые разработаны на максимально выгодных для заказчика условиях. Если кто-то откажется их рассматривать, смело вычеркивайте их из списка потенциальных поставщиков, не рискуйте.
Сэкономьте свое время на поиске поставщика СЭД:
- не тестируйте СЭД сразу, в демо-версии нет вашей структуры, настроенных карточек документов и прав. Максимум, что вы оцените – это интерфейс, на это хватит 15 минут.
- не тратьте время на шаблонные презентации, вы не узнаете для себя ничего нового, кроме того, что каждая система по-своему замечательна. Разошлите опросный лист и ваши формы договоров, а пока их будут изучать, узнайте реальные истории успеха и провалов проектов внедрения систем электронного документооборота. Созвонитесь с коллегами, узнайте с какими трудностями и проблемами они столкнулись при внедрении той или иной СЭД, что они получили в результате и насколько результат соответствует ожиданиям.
Удачи вам в ваших проектах, пусть они идут по плану!
