Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость


Вернуться к списку

Пост сдал, пост принял.

Автор: Анастасия Иванова

Передача дел - ключевой момент при вступлении в должность нового сотрудника, особенно если это касается топ-менеджера. Но практика показывает, что далеко не всегда этот процесс происходит так, как хотелось бы всем его участникам. И в каждом отдельном случае возникают особые обстоятельства...

Уходя - оглянись

Еще на стадии поиска кандидата, при получении рекомендаций с предыдущих мест работы, стоит уточнить, как человек уходил и передавал свои дела. Это превентивное правило безопасности для работодателя, который заинтересован в обязательных и стрессоустойчивых сотрудниках, не склонных действовать по принципу "после меня хоть потоп". Однако даже его неукоснительное соблюдение не может на 100 % застраховать от проблем, связанных с приемом и передачей "наследства".

Марина, начальник юридического отдела в IT-компании, решила уволиться. На новом месте ее ждали как можно скорее, так что она ограничилась формальной передачей документов и файлов своей преемнице - сотруднице того же отдела. Мол, столько проработали вместе, сама разберешься, что к чему. Однако Марина не учла, что самыми важными и сложными юридическими вопросами ведала исключительно она одна. Таким образом, ее преемница оказалась в очень щекотливом положении: владея только формальной стороной многих дел и не зная нюансов, она, тем не менее, была вынуждена оперативно принимать решения и визировать документы с "далеко идущими последствиями". Естественно, не обошлось без ошибок и стрессов не только для новой начальницы, но и для руководства компании. В итоге генеральному директору пришлось взять на себя роль наставника - хотя это должна была сделать Марина перед увольнением.

Какие же действия требуются от обеих сторон (уходящего и преемника), чтобы "перемена мест слагаемых" действительно не изменяла суммы?

Прежде всего, необходимо исключить спешку. Процесс передачи дел должен длиться не в течение нескольких часов или даже одного рабочего дня, а занять как минимум неделю. Это позволит смоделировать как можно больше стандартных ситуаций и объяснить преемнику "правила игры", принятые в компании при решении разного рода задач.

Если сотрудник покидает компанию по собственному желанию, успешно проработав в ней несколько лет, то будет лучше, если он предоставит своему "наследнику" возможность консультироваться с ним какое-то время после увольнения. Такие консультации вполне допустимы и не нарушают деловой этики бизнеса - кроме тех случаев, когда человек уходит к прямому конкуренту, с которым идет острая рыночная борьба. Даже в ситуации кризиса доброжелательный тон уходящего, демонстрация лояльности по отношению к бывшей компании очень важны, так как помогают смягчить возможную напряженность в коллективе при "смене власти".

По мнению бизнес-тренера Евгении Тополовой, оптимальная стратегия - поработать некоторое время в тандеме руководитель (уходящий) - преемник (реальный заместитель или кандидат со стороны, уже прошедший конкурс на вакансию). "Насколько я могла наблюдать, именно такой схемой чаще всего и пользуются на крупных предприятиях", - утверждает г-жа Тополова. Чувствуя подобную поддержку, преемник гораздо быстрее осваивается с новыми обязанностями. Ведь к моменту вступления в должность он уже не будет для коллег "темной лошадкой".

Все ходы записаны

Казалось бы, сама процедура передачи дел касается только непосредственных участников "обмена". Почему же многие эксперты по управлению и бизнес-консультанты говорят о необходимости присутствия свидетеля?

Во-первых, подробный устный отчет требует времени на подготовку, а оно и так в дефиците у того, кто уходит. И если он что-то упускает, его коллега может восполнить пробелы. Во-вторых, дополнительный слушатель объективно оценивает, насколько ясные и четкие объяснения дает уходящий, и контролирует уровень понимания того, кто принимает дела. В-третьих, если преемник по каким-то причинам не приживается на новом месте работы и уходит еще до окончания испытательного срока, то "независимое лицо" сможет ввести в курс следующего кандидата. В-четвертых, если расставание с компанией того, кто передает дела, было недобровольным или не слишком мирным, свидетель сыграет роль своеобразного "третейского судьи". "Часто уходящий склонен приписывать заслуги себе, а неудачи другим, - поясняет Екатерина Стацевич, генеральный директор ККК "Топ-кадр". - Присутствие свидетеля вынудит его быть более объективным и справедливым в своих оценках".

Но если по тем или иным причинам уходящий не смог или не успел лично встретиться со своим преемником, то ему следует оставить письменное "завещание". "Когда я покидала кондитерскую фабрику и должность руководителя отдела развития, то сделала подробную опись. В нее были включены контакты всех людей, с которыми я работала, перечень незаконченных дел с пояснением, что необходимо сделать для завершения, и описание основных рабочих процессов, - рассказывает Елена Селькова, главный редактор информагентства "Моссовет". - Также я составила список папок и хранимых в них документов (как на бумаге, так и в электронном виде)".

4 правила передачи дел

Правило 1. Дела должны передаваться в письменном виде, с подробной описью каждой позиции и перечнем текущих вопросов.

Правило 2. При передаче дел очень желателен не только письменный, но и устный комментарий - в форме нескольких отчетных бесед. В таких беседах, помимо уходящего и преемника, должен принимать участие кто-то из специалистов или руководителей, кого касается данная область работы.

Правило 3. Выходить из компании следует постепенно, отведя "присутственные часы", или как минимум телефонное время для ответов на вопросы своего преемника.

Правило 4. Новый руководитель высшего или среднего звена должен в первую же неделю работы в новой компании поговорить не только с подчиненными, но и с каждым из топ-менеджеров, коллег своего ранга и ключевых специалистов.

Принял дела? Получай проблемы...

Разный взгляд на управление и организацию бизнес-процессов - довольно часто встречающаяся трудность "переходного периода". Ситуация, когда новый руководитель резко меняет курс, иногда бывает оправдана (например, в случае организационного кризиса). Но в тонком деле управления любые резкие движения таят опасность.

Евгений, директор по региональным продажам в торгово-строительной компании, был по натуре лидером и руководил коллективом продавцов-консультантов в зажигательном, вдохновляющем стиле. Однако он был переведен на работу в центральный филиал. Его преемником стал Андрей, пришедший из крупной иерархической структуры, где ставка делалась не на личные достоинства и талант руководителя, а на строгие процедуры и правила. Принимая дела, Андрей не стал скрывать своего скептического отношения к стилю управления предшественника, и предупредил подчиненных, что "при нем все будет по-другому". В результате в день его вступления в должность несколько сотрудников подали заявления об уходе. "Утечка мозгов" продолжалась несколько месяцев, пока Андрей отстраивал новые процедуры.

"Значительная разница в излюбленных стилях управления нового и старого руководителя часто приводит к сбоям в работе, так как становится серьезным испытанием лояльности сотрудников. Причем проблемы возникают как при смене либерального стиля на авторитарный, так и наоборот", - отмечает Евгения Тополова.

Передача дел проходит особенно болезненно в тех случаях, когда прежний руководитель был очень яркой, харизматической фигурой, за которой тянулись подчиненные. В этом случае преемнику придется особенно нелегко, ведь его будут постоянно сравнивать с прежним, а, как известно, двух одинаковых людей не бывает. В некоторых "запущенных случаях" возможен даже открытый саботаж со стороны подчиненных. Разрешить такую деликатную проблему без потери времени и ресурсов под силу только лидеру, наделенному собственной харизмой.

Еще одна потенциальная трудность - потерянная информация, которую забыли предоставить при передаче дел (забыть можно по разным причинам - умышленно; просто решив, что это и так очевидно; в силу нехватки времени и т.д.). Но даже в подобном случае новичкам не стоит жаловаться на судьбу, кляня своего предшественника за необязательность. Спасение утопающих - дело рук самих утопающих. За недостающей информацией или помощью в разрешении текущего вопроса можно обратиться к "смежникам" - сотрудникам других отделов или непосредственным партнерам по бизнесу. Екатерина Стацевич приводит такой пример: "Часто наши бывшие клиенты - директора корпоративных учебных центров, менеджеры по обучению или директора по персоналу - покидают свою компанию столь стремительно, что пришедшие на их место новые специалисты оказываются в информационном вакууме. И тогда последние обращаются к нам с просьбой выслать списки их сотрудников, проходивших у нас обучение. Мы помогаем коллегам восстановить ход событий".

Каждый случай имеет индивидуальные особенности, поэтому трудно выявить универсальную закономерность, которая позволяет одним махом разрешить все проблемы. Однако соблюдение основных правил передачи дел, которые сложились в конкретной компании на протяжении нескольких лет, в значительной степени помогает избежать потерь времени и качества работы при оставлении должности одним сотрудником и вхождении в нее другого.

Источник: Элитный персонал
28.06.2006 12:25

http://www.astera.ru/news/?id=37746


Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

04октября

ЭОС и «Медиалюкс» на конференции «СЭД глазами пользователя – о чем молчат вендоры»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ