Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Вернуться к списку

ИТ­-рецепты повышения доходности компании: корпоративная мобильность

Нынешние условия ведения дел подразумевают высокую эффективность деятельности компании, достижение которой без применения информационных технологий уже невозможна. Сектор мобильных устройств в последние годы занял устойчивые позиции в России. Производительность современных смартфонов, «наладонников» и прочих «гаджетов» позволяет использовать довольно сложные приложения. По причине тотального использования мобильных устройств сформирован и ежедневно пополняется мировой рынок мобильного программного обеспечения, где в том числе предлагаются решения, применимые в корпоративной среде и обеспечивающие так называемую «корпоративную мобильность».

Прежде всего хотелось бы определиться с самим понятием «мобильность». Большой энциклопедический словарь раскрывает значение этого слова (от лат. mobilis — подвижный) как подвижность, способность к быстрому передвижению, действию. С. И. Ожегов дополняет его переносным значением «способный быстро действовать, принимать решения», а Т. Ф. Ефремова — формулировкой «готовый быстро выполнять задания». Пожалуй, именно дополнения к базовому определению наиболее полно характеризуют распространенное ныне понятие мобильности, задают направление развитию общественной мобильной культуры и как следствие — прогрессу в создании мобильных ИТ-решений.

К базовым целям внедрения корпоративных мобильных технологий следует отнести эффективность, конкурентные преимущества и имидж.

Эффективность. В первую очередь речь идет о снижении издержек и экономии времени сотрудников, что достигается внедрением механизмов одноразового ввода данных, частичным отказом от обязательного присутствия работников в офисе, возможностью выполнять производственные функции в периоды вынужденных простоев и т. п. Существенную экономию можно получить, оптимизируя бизнес-процессы предприятия, включая в них операции, которые могут быть выполнены более эффективно, если сотрудник будет обеспечен необходимым инструментарием вне офиса.

Конкурентное преимущество. Очевидно, что это один из основных двигателей мобильного прогресса. В данном случае преимущество достигается путём формирования новых продуктов и сервисов, которые бизнес выводит на рынок, используя мобильные инструменты. Это, например, ставшие для многих компаний и граждан привычными сервисы полноценного обслуживания клиентов банков и страховых компаний на дому.

Имидж. В последнее время демонстративное, а иногда даже обязательное использование современных технологий, в том числе и мобильных, сотрудниками компаний стало превращаться в своеобразную гонку «мобильных вооружений».

Наилучшего результата достигают компании, которые, ставя перед собой цели повышения внутренней эффективности от привлечения мобильных технологий, стремятся при этом к формированию публичного имиджа современной «продвинутой» корпорации. Наверняка многие не раз слышали от знакомых примерно такую фразу: «Я постоянно должен быть на связи, поэтому мне выдали корпоративный BlackBarry/iPhone/iPad/…». Повысив свою эффективность и сформировав современный имидж, компания фактически получает конкурентное преимущество как на рынке товаров и услуг, так и на рынке труда.

Наряду с корпоративной мобильностью можно выделить мобильность индивидуальную. Первая направлена непосредственно на достижение производственных целей и задач, вторая — на повышение качества личной жизни. При этом следует понимать, что эффективная персона — это, как правило, и более эффективный работник, поэтому мобильность корпоративная зиждется в том числе и на мобильности каждого конкретного представителя коллектива или производственной ­группы.

Таким образом, корпоративная мобильность формируется исходя из ролей и потребностей участников производственного процесса: руководитель, сотрудник, клиент. Определение потребностей каждой роли позволяет сформулировать концептуальное видение «мобильного пространства» компании. Для каждой роли, как правило, используется свой класс мобильных решений, которые могут быть органично интегрированы с офлайн-технологиями, применяемыми в коллективе.

Разберем эти роли подробнее и определим для них необходимые и оптимальные инструменты и решения.

Руководитель

Эффективность руководителя заключается прежде всего в принятии высококачественных решений и в обеспечении верхнеуровневого контроля за деятельностью своих структур. Теории управления говорят о том, что качество принимаемых решений во многом зависит от качества и своевременности информации, которой владеет принимающее эти решения лицо. И здесь мобильные технологии оказываются как нельзя кстати.

Следующее необходимое условие — оперативный доступ к данным в любой момент времени. Решениями в этом случае могут быть адаптированные клиенты корпоративных аналитических, информационно-справочных или BI-систем (Business Intelligence — бизнес-интеллект: методы и инструменты для перевода необработанной информации в осмысленную, удобную форму; используются для обработки больших объемов неструктурированных данных с целью определения стратегических возможностей предприятия и в конечном итоге — для бизнес-анализа). Сегодня сложно представить успешную компанию, которая не применяла бы подобные решения в своей деятельности. И многие стандартные системы данного класса уже имеют встроенные инструменты для работы на различных мобильных устройствах.

Однако в силу некоторых причин мобильные инструменты не получили широкого применения у руководителей. Речь порой идет о моральной их неготовности к новой парадигме мобильности и к повсеместной доступности персоны, о субъективизме восприятия интерфейсов и функционала, о недостатке доверия к устройствам, приложениям или данным, о возможных перебоях в работе приложений в самое неподходящее время, о высоких требованиях к обеспечению информационной безопасности и пр.

Очевидно, что решение этих вопросов лежит прежде всего в организационно-распорядительной плоскости, в области грамотной постановки задач и четкого проектирования перечня отчетов и показателей, необходимых руководителю.

Как следствие появляется целый класс систем, призванных обеспечить визуальное представление информации руководителю. Назовем этот класс решений Dashboard руководителя (англ. dashboard — приборная либо инструментальная панель), или панель управления руководителя. Основная задача Dashboard — максимально простое и информативное представление ключевых показателей эффективности деятельности организации. Поэтому главная особенность этих решений — инфографика: лампочки, стрелочки, цветовая дифференциация и т. п. Некоторые ошибочно считают, что Dashboard и BI-системы — это одно и то же, однако общее у них лишь то, что они работают с одними и теми же данными. В остальном это две разные философии, два абсолютно разных подхода к построению, проектированию, визуализации и инструментам. Однако именно Dashboard позволяет руководителю быть максимально эффективным, выстроить работу по отклонениям, предвосхищать моменты выхода компании из штатного режима функционирования.

Следующий способ существенного повышения эффективности работы руководителя благодаря использованию инструментов мобильности — поддержка эффективной связи с ним в любой момент времени. Причем связь должна быть двунаправленной: с одной стороны, руководитель должен иметь возможность получать ключевую корреспонденцию, требующую его решения, с другой — передавать управляющие сигналы (поручения) к исполнению. Как правило, такие решения дополнительно снабжаются функциональностью персонального помощника, к которой относятся рабочий календарь, расширенные контакты («визитница», дни рождения, состав семьи, хобби клиентов и коллег), основные новости по избранным темам и пр.

Этот класс решений часто называют рабочим местом руководителя. Но лучше называть его электронным секретарем или электронным помощником. Часто решения этого класса подменяют установкой мобильной версии корпоративной системы электронного документооборота или «продвинутого» почтового клиента и органайзера, что совершенно недопустимо.

Говоря о мобильности руководителя, хотелось бы отметить еще один аспект, который, безусловно, касается и других ролей, но для роли руководителя он наиболее актуален. Это вопрос «мнимой» и «реальной» мобильности. Под «мнимой» будем понимать мобильность, требующую постоянного активного соединения с внешней сетью, будь то Интернет или VPN-сеть предприятия. Под «реальной» — решение, которое позволяет выполнять большинство функций или как минимум наиболее критичные из них без активного соединения.

Разумеется, речь идет о решениях, которые большую часть времени полноценно работают с доступом в Интернет. Но концепт мобильного решения чаще всего и ограничивается лишь онлайн-функционалом. Здесь, конечно, можно возразить, упомянув о повсеместной «интернетизации» за счет сотового Интернета и спутниковых технологий, но далеко не каждый представитель руководящей когорты может позволить себе всегда быть на связи онлайн, особенно если он трудится в государственном учреждении, а тем более на периферии либо если работает в компании, которая не покрывает всех расходов на связь, скажем, для руководителей среднего звена.

Сотрудник

Рассматривая роль сотрудника, выделим два аспекта: сотрудник как подчиненный и сотрудник как член команды. Естественно, в используемых решениях могут быть (а скорее должны быть) реализованы обе функции сотрудника, разделим их для вычленения соответствующего функционала.

Рассмотрим функционал и инструменты повышения эффективности, затрагивающие прямое исполнение служебных обязанностей — другими словами, реализацию вертикальных производственных взаимоот­ношений.

Первое, о чем следует упомянуть, это удаленное рабочее место сотрудника, вариантов реализации которого на сегодняшний день существует множество. Официанты, страховые и банковские агенты, риелторы, любого рода торговые агенты теперь могут оформлять сделки и контракты в любом месте, обладая необходимой информацией о кредитной истории, о наличии конкретного товара и т. п. Врачи, обходя пациентов, не только имеют под рукой полные истории болезни, но могут незамедлительно назначить необходимые процедуры и курс лечения. Сотрудники ГИБДД на месте могут и определить статус документов, и зафиксировать дорожно-транспортное происшествие. Системные администраторы, используя мобильные устройства, могут удаленно администрировать серверы. Даже сотрудник жилищно-коммунальной службы, придя на диагностику, при необходимости может передать сигнал на перекрытие стояка. Очевидно, что здесь получаем не только прямой эффект от существенной экономии времени и увеличения обслуживаемой клиентской базы, но и косвенный, от повышения достоверности данных и лояльности клиентов.

Второй по востребованности функционал с ролью сотрудника-подчиненного — это обеспечение оперативного контроля и управления сотрудником вне зависимости от его местоположения. Несомненно, по-прежнему действенной остается вербальная система передачи управляющего воздействия сотруднику: звонок руководителя на мобильный телефон позволяет оперативно решить многие вопросы. Но когда речь идет о необходимости документирования поручений с целью фиксации руководящей позиции и последующего контроля, а также о возможности дать поручение в момент, удобный руководителю, вне зависимости от доступности абонента, то этот инструмент не подходит.

И вот тут на помощь приходят решения, основная задача которых — гарантированная доставка поручений исполнителю с установленными критериями контроля исполнения. В момент выхода сотрудника на связь система должна оповестить его о новых поручениях, предложить минимальный набор кейсов для их оперативной обработки, а также обеспечить доступ к необходимой корпоративной информации для качественного исполнения поручений. Сотрудник, исполнив то или иное поручение и закрыв его на мобильном устройстве, передает информацию на следующий этап бизнес-процесса для дальнейшей ее обработки другими работниками или подразделениями.

Как правило, для решения подобного рода задач используется либо мобильное приложение для корпоративной системы электронного документооборота, либо CRM­система (Customer Relationship Management — система управления взаимоотношениями с клиентами), либо разновидность CRM — Task Manager (диспетчер задач, менеджер задач).

Для реализации горизонтальных производственных связей требуются несколько иные решения, нежели те, что были рассмотрены выше.

Прежде всего это давно уже ставшие привычными базы знаний и библиотеки документов, рабочие форумы, мессенджеры и прочие корпоративные ресурсы, которые при переносе на мобильные технологии могут существенно повысить эффективность персонала вне стен офиса, развить культуру взаимодействия внутри корпорации и, что немаловажно, добавить уверенности сотруднику, находящемуся вне офиса, — дать ему ощущение, что за ним стоит вся мощь команды.

Хотелось бы отдельно выделить решения, которые естественным образом выросли из вышеописанных, — это инструменты, направленные на получение «помощи клуба» в любой момент времени. В большинстве случаев с этим справляется, конечно, и банальный Skype. Однако если речь идет об информации, запрещенной к передаче по открытым каналам, либо о необходимости параллельной документарной или другой специализированной информационной поддержки, то скорее всего потребуется как минимум мобильное рабочее место для корпоративной видеоконференцсвязи, чаще — намного более функциональное решение.

Следующим уровнем систем горизонтального взаимодействия являются различные инструменты для совместной работы с материалами — так называемые collaboration-системы (англ. collaboration — сотрудничество, совместная работа, взаимодействие). Изначально это направление развилось из поиска путей эффективной работы команд с распределенной структурой, когда потребовалось решить целый сонм проблем — от одновременного редактирования одного документа разными сотрудниками до проведения распределенных «мозговых штурмов». С развитием современных мобильных технологий данный класс решений становится все более перспективным и востребованным.

Тему клиентских мобильных решений и приложений хотелось бы рассмотреть отдельно, за рамками данного обзора. Индивидуальная мобильность также является предметом отдельного анализа. Здесь лишь отметим, что мобильные инструменты для взаимодействия с клиентами во многих сферах деятельности уже давно ушли из разряда желательных в разряд необходимых. И если всего несколько лет назад речь в этом случае прежде всего шла об информационных сервисах, то сегодня это абсолютно полноценные решения B2B (Business­to­Business — бизнес для бизнеса), B2C (Business-to-Citizen — бизнес для гражданина) и даже G2B (Government-to-Business — государство для бизнеса) и G2C (Government-to­-Citizen — государство для гражданина).

Идет шквальный рост количества бизнес­моделей, в основе которых лежит сама суть использования мобильных технологий. А инструменты мобильности открывают нам широчайшие возможности как для более эффективной организации жизни, так и для развития личности. Если в первом случае мы говорим о различных органайзерах, «напоминалках», записных книжках, персональных ассистентах и многих других инструментах, то во втором это могут быть самоучители, интерактивные курсы и разного рода тренажеры — памяти, скорочтения и пр.

Повторимся: эффективный человек — это, как правило, и более эффективный работник, а индивидуально эффективный руководитель — это существенно более эффективная команда. Мобилизуйтесь!


Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

04октября

ЭОС и «Медиалюкс» на конференции «СЭД глазами пользователя – о чем молчат вендоры»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ