Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Вернуться к списку

Австралия вскоре выпустит собственные функциональные требования к системам электронного документооборота, используемым в государственном секторе

Общие требования к функциональным возможностям по управлению документами в программных продуктах

Пол Ферридж, Национальные Архивы Австралии

В начале осени 2005 года Национальные Архивы Австралии намерены опубликовать два новых руководства:

  • Функциональные требования к системам электронного документооборота - "Functional Specifications for Electronic Records Management Systems (ERMS) Software"
  • Функциональные требования к возможностям по управлению документами в деловых информационных системах – "Functional Specifications for Recordkeeping Functionality in Business Information Systems (BIS) Software"

Чтобы помочь персоналу государственных агентств использовать новые руководства, каждое из них будет сопровождаться рекомендациями по внедрению. Таким образом, всего будет выпущено четыре публикации под общим названием «Требования к более совершенным системам» ("Specifying Better Systems").

Руководства содержат общие требования для обеспечения того, чтобы системы управления документами и информацией (включая деловые информационные системы, которые создают, вводят и сохраняют документы, отражающие деловую деятельность) имели адекватные функциональные возможности в поддержку делопроизводства и документооборота.

В каждом руководстве имеется список наиболее важных функциональных требований, которые следует включать в тендерные документы. Для каждого из требований установлен уровень обязательности – «необходимое» или «желательное». Помимо базовых требований, имеются требования к необязательным функциональным возможностям, таким как управление потоками работ (workflow) или обеспечение информационной безопасности, которыми агентства могут воспользоваться для дальнейшего улучшения своих систем.

Руководства должны помочь агентствам разработать более качественное программное обеспечение для хранения электронных документов, и оказать практическую поддержку агентствам, реализующим этапы D – H широко применяемой в госсекторе Австралии методологии DIRKS. Хотя Национальные Архивы рекомендуют использовать новые руководства именно в рамках более широкого проекта на основе методологии DIRKS, их можно применять и сами по себе.

В чем различие между руководствами?

Руководство для ERMS-систем содержит базовые требования к системам, специально разработанным для управления электронными документами. Оно применимо к таким известным системам электронного документооборота, как Trim, RecFind и Objective.

Данное руководство основное внимание обращает на средства системы по управлению электронными документами. Требования охватывают, помимо прочего, процессы ввода, управления и сохранения документов в СЭД. По умолчанию, возможности по вводу и поддержанию электронных документов являются необходимыми. В руководстве для ERMS также есть дополнительные модули для дополнительных возможностей типа workflow, системы безопасности, управления информационными материалами (document management).

Руководство для деловых информационных систем (BIS), напротив, делает упор на включение «делопроизводческих» функциональных возможностей в любую систему, создающую, получающую или поддерживающую электронные документы, отражающие деловую деятельность организации. К числу таких систем относятся системы выполнения деловых транзакций, системы управления досье, системы для электронной торговли, а также бухгалтерские и кадровые системы.

В данном документе описываются требования, которые необходимо принять во внимание при разработке или покупке BIS, с тем, чтобы обеспечить надлежащее создание и управление документами. Требования к BIS обычно менее конкретные, чем требования к ERMS, и дают высокоуровневое описание общих для всех систем делопроизводческих функциональных возможностей.

Зачем эти требования нужны?

Сейчас существует ряд разработанных в других странах документов, которые описывают требования к СЭД. Сюда входят европейские требования MoReq (Model Requirements), американский военный стандарт DoD 5015.2 и функциональные требования, разработанные Национальными Архивами Великобритании (ранее известные как требования PRO, а сейчас часто именуемые требованиями TNA).

Хотя зарубежные требования и можно адаптировать для использования агентствами австралийского правительства, есть очевидная необходимость в разработке требований к делопроизводческому программному обеспечению, учитывающих особенности делопроизводства и документооборота в австралийском правительстве. Результаты проведенного в 2002 году обследования агентств австралийского правительства  недвусмысленно показали, что агентства нуждаются в подобных общих требованиях.

Помимо приспособления известных требований к австралийскому законодательству и стандартам, Национальные Архивы Австралии включили в свои документы требования к новым функциональным возможностям, с тем, чтобы учесть улучшения в программном обеспечении, появившиеся благодаря технологическим новинкам.

Новым шагом стала разработка требований к деловым информационным системам. Требования к BIS позволяют агентствам определить, насколько хорошо их деловые системы работают с электронными документами, и в итоге улучшить делопроизводческие функциональные возможности своих BIS.

Как можно использовать требования к ERMS и BIS?

Агентства могут использовать новые руководства для решения следующих задач:

  • Требования могут быть включены в тендерную документацию при разработке или закупке новой ERMS или BIS и при модернизации существующих систем;
  • Требования могут использоваться как основа для оценки «коробочного» программного обеспечения, которое предполагается закупить;
  • Требования могут быть использования при аудите и оценке эффективности существующих систем агентства;
  • Требования могут помочи в подготовке обоснования для модернизации существующих или закупки новых  ERMS и BIS.

Главная задача требований – помочь агентствам при разработке или закупке систем, имеющих адекватные делопроизводческие возможности. Способы использования требований могут варьироваться в зависимости от размера агентства и сложности нужного программного обеспечения. Сами по себе требования являются среднеуровневыми документами, которые можно достаточно гибко использовать.

Источники:
http://www.naa.gov.au/
http://www.iim.org.au/


Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

28ноября

На конференции в Ереване ЭОС представил ECM-решение e-gorts, локализация EOS for SharePoint для Армении

Узнать больше

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ