Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость


Вернуться к списку

Рабочая встреча специалистов электронного архивного дела Украины

29 апреля была проведена рабочая встреча с участием представителей Госкомархива Украины, Центрального государственного электронного архива (ЦГЭА) Украины и УкрНИИДАД.

Повестка дня включала следующие вопросы:

1. Планирование жизненного цикла электронного документа.

2. Обсуждение итогов научно-практического семинара «Проблемы электронного документа: от создания до архива»

3. Вопросы, предложенные для рассмотрения ЦГЭА Украины:

  • Определение понятия «архивный электронный документ»;
  • Проблема предотвращения потери юридической силы электронного документа при конвертациях и миграциях в процессе длительного хранения;
  • Формирование списков юридических и физических лиц – источников формирования Национального Архивного Фонда (НАФ) и источников комплектования ЦГЭА Украины;
  • Включение электронных документов и электронных информационных ресурсов в номенклатуру дел учреждений и организаций;
  • Предельные сроки хранения электронных документов в архивных подразделениях учреждений и организаций;
  • Особенности осуществления учета и описания электронных документов в архиве (архивном подразделении организации, областном архиве, ЦГЭА Украины). Процесс учета электронных документов и электронных информационных ресурсов в ЦГЭА Украины;
  • Формирование перечня типовых профильных электронных документов, подлежащих постоянному хранению;
  • Нормативное регулирование взаимодействия ЦГЭА Украины с областными и центральными архивами при предоставлении пользователям доступа к электронным документам и электронным информационным ресурсам, хранящимся в ЦГЭА Украины;
  • Проблемы создания и хранения электронных информационных ресурсов (баз данных).

4. Темы для обсуждения, предложенные УкрНИИДАД:

  • Включение электронных документов в номенклатуры дел учреждений и организаций;
  • Определение понятия «архивный электронный документ» – сроки его хранения в архивных подразделениях учреждений и организаций;
  • Являются ли «электронные информационные ресурсы» (базы данных и веб-сайты) источниками комплектования НАФ?

Если да, то: определение понятия «электронный информационный ресурс»; перечень источников формирования НАФ для электронного информационного ресурса и включение электронного информационного ресурса в номенклатур дел учреждений и организаций.

  • Нормативное регулирование взаимодействия ЦГЭА Украины с центральными архивами, облгосархивами и архивными отделами райгосадминистраций и городских советов, архивными отделами учреждений, предприятий и организаций: особенности осуществления учета и описания электронных документов в ЦГЭА Украины (единица учета, единица хранения).
  • Конвертация электронных документов:
    • Предотвращения утраты аутентичности электронных документов при конвертации в интересах обеспечния долговременного хранения;
    • Создание отраслевого Аккредитованного Центра сертификации ключей;
    • Внесение изменений в Закон Украины «О нотариате» (предоставление архивистам права нотариального заверения копии архивного электронного документа).
    • В случае отсутствия технических средств воспроизведения содержания электронного документа, такой электронный документ все равно следует сохранять.
    • На каких этапах жизненного цикла электронного документа используется Отраслевой стандарт «Метаданные архивного электронного документа. Описания структуры и содержания данных», учитывая внедрение в сфере делопроизводства межсистемного «Единого формата электронного сообщения».

По итогам рабочей встречи были приняты следующие рекомендации:

Рекомендации участников рабочей встречи 29 апреля 2010 года

Результатом проведения рабочей встречи является согласование сторонами следующих позиций:

  • Электронные документы создаются в произвольном формате, как того требует Закон Украины «Об электронном документе и электронном документооборот»
  • При передаче электронных документов на постоянное хранение архивное подразделение конвертирует их в рекомендуемые форматы архивных электронных документов;
  • Областные государственные архивы, центральные архивы осуществляют все архивные процедуры и передают документы на постоянное хранение в ЦГЭА Украины;
  • ЦГЭА Украины проводит экспертизу ценности (техническую), обеспечивает постоянное хранение оригиналов, создает резервные копии и для поддержки жизненного цикла электронных документов конвертирует их при изменении программно-аппаратного обеспечения;
  • При организации доступа к электронным документам ЦГЭА Украины обращается за разрешением к владельцу фонда;
  • Электронные информационные ресурсы на данном этапе нельзя отнести к Национальному архивному фонду Украины;
  • В правовом поле, предоставить ЦГЭА Украины право нотариального заверения при конвертации и миграции электронных документов.
  • Считать нецелесообразным (на данном этапе) составление списка потенциальных источников формирования Национального Архивного Фонда (НАФ), которые передают документы в ЦГЭА Украины.
  • Внести предложения в Госкомархив относительно предельных сроков хранения электронных документов в архивных подразделениях.
  • Разработать оптимальную модель архивного хранения профильных документов.
  • Продолжать комплектование ЦГЭА Украины тематическими архивными коллекциями, архивными собраниями копий веб-сайтов.
  • Разработать Концепцию планирования жизненного цикла электронных документов и электронных информационных ресурсов с учетом внесенных предложений;
  • Применить в учреждениях двойное (параллельное) ведение системы документооборота: электронное и бумажное;
  • Предоставить ЦГЭА Украины полномочия Отраслевого Аккредитованного Центра сертификации ключей.
Источник: http://rusrim.blogspot.com/2010/05/blog-post_2570.html

Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

04октября

ЭОС и «Медиалюкс» на конференции «СЭД глазами пользователя – о чем молчат вендоры»

Узнать больше

25сентября

ЭОС на «PKI-Форум Россия 2018»

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ