Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Вернуться к списку

США: Пора модернизировать управление документами

Автор: Наталья Храмцовская

Предлагаю вниманию своих читателей статью американского конгрессмена Уильяма Лейси Клея (Rep. William Lacy Clay), Председателя подкомитета по информационной политике, переписи населения и Национальным Архивам комитета палаты представителей Конгресса США по надзору и реформе государственного управления, опубликованную 12 июля 2010 года на сайте Roll Call.

Федеральные электронные документы, документирующие историю нашего народа, защищающие наши права и используемые для хранения критически-важных архивных материалов, находятся сейчас в большой опасности.

И в стенах Конгресса, и вне его растёт озабоченность тем, каким образом федеральные органы исполнительной власти управляют важнейшими электронными документами. У многих из них отсутствуют приведенные в актуальное состояние, реализуемые планы по обеспечению сохранности электронных документов, что в эпоху цифровых технологий является абсолютно неприемлемым.

Во время проведенного недавно под руководством Национальных Архивов самообследования выяснилось, что в 79 процентах федеральных органов риск ненадлежащего уничтожения их электронных документов умеренный либо высокий.

Управление документами рассматривалось федеральными органами власти - и продолжает рассматриваться – как низкоприоритетная задача, особенно на высших уровнях руководства. По мнению Национальных Архивов, федеральные агентства «плохо исполняют свои обязанности в области управления документами, особенно в связи с экспоненциальным увеличением использования электронных документов и ростом их объёмов».

Я начал изучать возможные решения - в том числе законодательные - которые могли бы обеспечить сохранность этих документов. Хорошим началом является проект закона H.R. 1387 «Об обеспечении сохранности электронных сообщений» (Electronic Message Preservation Act), и я был в числе конгрессменов, внёсших его на рассмотрение Палаты представителей Конгресса США.

Этот законопроект был принят Палатой представителей в марте 2010 года, и я надеюсь, что Сенат рассмотрит его как можно скорее. Он установит единые стандарты сбора, управления, обеспечения сохранности и извлечения электронных документов федеральных органов исполнительной власти и президентских электронных документов.

Нам также необходимо обновить Закон о федеральных документах (Federal Records Act), чтобы отразить в нём уникальные проблемы, связанные с электронными документами, и предоставить Архивисту США [руководителю Национальных Архивов – Н.Х.] дополнительные  полномочия по надзору и контролю. В последнее время кое-кто даже предлагал расширить право граждан подавать судебные иски (private rights of action) против государственных органов в связи с нарушениями закона о документах.

Все федеральные агентства создают электронные документы, такие как текстовые документы, электронные таблицы, базы данных, «Веб 2.0»-системы и сообщения электронной почты. Однако не каждый созданный агентством документ рассматривается как имеющий постоянную ценность. На практике только 3 процента документов в конечном итоге передаются на хранение в Национальные Архивы. Остальные 97 процентов – это документы временного срока хранения, которыми агентства должны управлять в течение различных периодов времени, в соответствии с законами и перечнями.

Федеральные органы власти обязаны сохранять документы, свидетельствующие о выполнении ими своих функций. В соответствии с федеральными правилами, эти документы должны быть «полными и точными в той мере, в какой это требуется для документирования структуры, функции, политик, решений, процедур и важнейших операций агентства». Агентства должны также обеспечивать сохранность документов, которые «содержат информацию, необходимую для защиты юридических и финансовых прав Правительства, а также лиц, которых непосредственным образом затрагивает деятельность агентства».

Каждый государственный орган отвечает за то, чтобы, при поддержке Национальных Архивов,  экономно и эффективно создавать эти документы и управлять ими.

Кроме того, Национальные Архивы отвечают за то, чтобы обеспечить долговременную сохранность и доступность для последующих поколений документов, имеющих постоянную архивную ценность.

Угроза для сохранности федеральных электронных документов не является чем-то новым. Еще в 1960-е годы Национальные Архивы начали изучение методов обеспечения долговременной сохранности «машино-читаемых» документов. Тем не менее, продвижение в этой области было медленным как в архивах, так и в агентствах.

В конце 1980-х годов предпочтительным способом обеспечения долговременной сохранности этих документов была запись их на микроплёнку. А лишь несколько лет назад Национальные Архивы рекомендовали агентствам распечатывать их электронные документы и подшивать их в дела.

Однако теперь архивисты, историки и сторонники «открытого правительства» понимают, что необходимо сохранять не только содержание электронных документов, но и их ключевые свойства. Мы должны защищать не только данные, но и метаданные - данные о данных.

При долговременном сохранении электронных документов должна сохраняться информация о том, кто создал документ, в каком программном приложении, - а также многие другие сведения, которые помогают не только искать, но и понимать документ. Ручной поиск среди миллионов распечатанных и сложенных в короба сообщений электронной почты, несомненно, чрезвычайно трудоёмкий. Но даже когда распечатанное сообщение электронной почты и удаётся найти, ценная информация, которая сохранилась бы в программном приложении для управления документами, оказывается безвозвратно утраченной.

Национальные Архивы одобрили использование во всех федеральных агентствах 2-й версии разработанного министерством обороны стандарта DoD 5015.2-STD, определяющего требования, которые должны соответствовать программные продукты для управления документами [в настоящее время уже начала использоваться 3-я версия стандарта – Н.Х.].

В 2003 году Счетная палата (Government Accountability Office, GAO) сообщила на слушаниях в подкомитете, что «для большинства электронных документов ... не установлены сроки хранения ... и, как следствие, они подвергаются риску утраты».

В прошлом месяце, Счётная палата вновь отметила, что «в случае плохого управления документами, люди могут потерять льготы, на которые они имеют право, государство рискует быть привлеченным к ответственности по закону, а представляющие историческую ценность документы могут быть потеряны навсегда».

Инициативы, предпринятые за последний год администрацией Обамы, а также возобновление надзора со стороны Конгресса, являются обнадёживающими знаками.

Как председатель подкомитета по информационной политике, переписи населения и Национальным Архивам, я намерен изучать инновационные способы, которые позволили бы существенно улучшить политику и практику управления федеральными электронными документами.

Преследуется тройная цель: обеспечить, чтобы агентства надлежащим образом обеспечивали сохранность электронных документов; чтобы Национальные Архивы должным образом поддерживали эти документы и предоставляли к ним доступ; и чтобы конечные пользователи - граждане, историки, суды, агентства или Конгресс - имели возможность в максимально возможной степени использовать эти документы.

Уильям Лейси Клей (William Lacy Clay),
Председатель подкомитета по информационной политике,
переписи населения и Национальным Архивам комитета палаты представителей
Конгресса США по надзору и реформе государственного управления
( http://oversight.house.gov/index.php?option=com_content&view=article&id=4449&Itemid=19 )
Источник: сайт Roll Call
http://www.rollcall.com/features/Technology_Telecommunications/tandt/48162-1.html


Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

28ноября

На конференции в Ереване ЭОС представил ECM-решение e-gorts, локализация EOS for SharePoint для Армении

Узнать больше

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ