Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость


Вернуться к списку

Поднимая стандарты делопроизводства - часть 1

Данная статья была опубликована на сайте «IDM Image and Data Manager» 10 августа 2010 года, см. http://idm.net.au/article/007995-raising-standards-record-keeping. В переводе опущен справочный материал – таблицы и списки стандартов и другой литературы.

Барбара Рид (Barbara Reed), директор австралийской компании «Recordkeeping Innovation» (Инновации в делопроизводстве, http://www.records.com.au/), возглавляет австралийскую группу в подкомитете  TC46/SC11 «Управление документами» Международной организации по стандартизации (ИСО) и является заместителем председателя этого комитета. Она также член технического комитета IT 21 по управлению документами австралийского органа по стандартизации, и член группы экспертов, работающей над проектом MoReq2010. Барбара перебирает стандарты, применимые в делопроизводстве, и объясняет, почему они имеют значение.

Для чего нужны стандарты? Почему их так много? Кто их выпускает? Складываются ли все они каким-то образом, непостижимым для нас, простых смертных, в единое целое? И что стандарты означает для систем, предназначенных для управления документами?

Ключ к пониманию происходящего в области стандартизации является осознание того, что существует множество различных органов, выпускающих стандарты, - зачастую независимо друг от друга. В рамках австралазийского делопроизводческого сообщества мы напряжённо работали над тем, чтобы сохранить единство концепции, минимизировать путаницу и обеспечить согласованность стандартов. Мы старались, - но пейзаж стандартизации нарисован на широком полотне!

Официальные стандарты

На верхушке пирамиды разработчиков стандартов находится Международная организация по стандартизации (ИСО). Это неправительственная организация, координирующая разработку стандартов, принимаемых на основе консенсуса, в рамках сети из 163 отдельных национальных органов по стандартизации. Отдельные страны участвуют в работе определенных комитетов ИСО, и в зависимости от уплачиваемых взносов, могут голосовать, участвовать в работе или наблюдать.

Австралия обеспечивает работу Секретариата подкомитета TC46/SC11, отвечающего за разработку стандартов в сфере управления документами. Но в ИСО не всё так просто – особенно в условиях современного электронного мира, где все начинают осознавать значение стандартов для управления электронными документами и информацией. ИСО не контролирует непересечение границ предметных областей, поэтому достаточно часто различные сообщества, работающими в рамках различных комитетов ИСО, вдруг начинают писать стандарты, имеющие отношение к делопроизводству. В частности, в данное время такого рода стандарты разрабатывает сообщество специалистов по обработке графических образов (imaging) в рамках другого технического комитета (TC171).

Все выпускаемы ИСО Международные стандарты проходят через (весьма болезненный) процесс разработки. Сначала страны, решившие принять участие в работе соответствующего комитета, назначают экспертов, которые совместно работают над подготовкой проектов стандартов. Эти проекты проходят несколько туров международных голосований с участием стран, имеющих нужный уровень членства, и проходят только в том случае, если окончательный проект (final draft) одобряется 75% этих стран. Достичь международного согласия по этим вопросам может быть очень трудно!

На следующем уровне после ИСО, в каждой стране существует национальный орган по стандартизации. В Австралии таким органом являются Стандарты Австралии (Standards Australia). В структуре Стандартов Австралии существует комитет IT21 по управлению документами. Деятельность данного органа «зеркальна» работе, проводимой на международном уровне, но он также разрабатывает документы, публикуемые в качестве австралийских стандартов. Наш комитет является «зеркальным» для международных комитетов как по управлению документами, так и по управлению контентом (document management) - TC46/SC11 и TC171. Кроме того, мы тесно сотрудничаем со Стандартами Новой Зеландии по публикации совместных стандартов в этой области.

В течение последних десяти лет мы работали продуктивно, и многие из наших австралийских стандартов (по управлению документами, по метаданным, по анализу рабочих процессов в интересах управления документами) были отобраны и преобразованы в Международные стандарты ИСО, оказывающие более широкое воздействие.

Стандарты для отдельных юрисдикций

В каждой юрисдикции, т.е. в Австралийском содружестве и в каждом из его штатов и территорий, а также в Новой Зеландии, имеется собственное законодательство о государственном делопроизводстве, действующее на соответствующей территории. Все законодательства о государственных документах в настоящее время включают требования по разработке стандартов для этих юрисдикций, и их исполнение государственными органами контролируются (это так называемое законодательство о государственных документах второго поколения).

Таким образом, каждая юрисдикция имеет право и обязанность выпускать стандарты и руководства, регламентирующие деятельность их собственных учреждений. И они их выпускают.

Отдельные юрисдикции могут адаптировать или одобрить международные или австралийские стандарты, однако зачастую, в связи с определенными ограничениями своего законодательства, они пишут стандарты, специфические для их юрисдикции. В результате появляется множество различных стандартов и руководств, охватывающих в основном одни и те же вопросы, но с учетом специфики отдельных юрисдикций.

Для понимания системы стандартов особое значение имеют юрисдикционные стандарты делопроизводческих метаданных и VERS [стратегия управления электронными документами, разработанная штатом Виктория и представляющая собой набор стандартов и руководств – Н.Х.]. Итеративный характер процесса осмысления вопросов, связанных с метаданными, привел к тому, что почти в каждой юрисдикции есть свой набор элементов метаданных, но степень их проработанности зависит от даты завершения разработки.

В связи с этим, Стандартам Австралии было предложено представить гармонизированную точку зрения на делопроизводческие метаданные, и эта работа продолжается. Кроме того, важное значение для этой области имеет разработка стандарта VERS (об этом см. ниже).

Хотя это кажется сложным, на деле все не так уж плохо, потому что все регулирующие органы в области управления документами сотрудничают. Двумя важнейшими органами для совместной работы являются CAARA и ADRI. CAARA (Council of Australasian Archives and Records Authorities - Совет австралазийских уполномоченных органов в области управления документами и архивного дела, www.caara.org.au ) проводит регулярные встречи и поддерживает информационный обмен между заинтересованными органами. CAARA основное внимание уделяет транс-юрисдикционным вопросам, статистике, кооперации и т.д. Говоря в общем, юрисдикции обмениваются информацией о стандартах и руководствах.

Второй орган, ADRI (Australasian Digital Recordkeeping Initiative - Австралазийская инициатива в области управления электронными документами, www.adri.org.au ) является «подмножеством» CAARA, в её работе участвуют, по сути, те же члены, но ADRI больше внимания уделяет проблемам управления электронными документами. Осуществляется ряд совместных проектов, а также выпускаются некоторые совместные стандарты, - например, протоколы экспорта при передаче электронных документов.

Одной из наиболее важных разработок ADRI стали состоящие из трех частей «Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments).

Есть также стандарты, выпускаемые профессиональными ассоциациями. Международный Совет Архивов, МСА (International Council on Archives, ICA) имеет, пожалуй, самое непосредственное отношение к обсуждаемому нами вопросу. МСА, работая в рамках соглашения о взаимном спонсорстве с ADRI, разработал «Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде»  из трех частей, упомянутые выше.  Таким образом, документы МСА и ADRI - это одно и то же (дополнительно об этом ниже).

В области функциональных требований есть ряд проектов, которые имеют отношение к делопроизводству. Европейская комиссия, в сотрудничестве с DLM-форумом, создала европейский стандарт де-факто -  функциональные требования (спецификации) к программному обеспечению для управления документами MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records – Типовые требования к управлению электронными документами). В 2008 году MoReq был пересмотрен, и превратился в MoReq 2, который в настоящее время переделывается в более в модульную структуру (MoReq2010). MoReq2 (и идущий ему на замену MoReq2010) являются сертификационными стандартами – это значит, что поставщики могут представить свои продукты на сертификацию, в ходе которой проверяется их соответствие техническим спецификациям.

В США очень влиятельное Министерство обороны (Department of Defense, DoD) разработала набор функциональных требований к программному обеспечению для управления документами, который первоначально использования внутри министерства. В нем есть программа сертификации, и поставщики могут провести сертификацию своих продуктов на соответствие функциональным требованиям. В США эти требования и программа сертификации были поддержаны регулирующим органом в сфере управления документами – Национальными Архивами США (National Records and Archives Administration, NARA). В результате требования стали отраслевым стандартом де-факто, вследствие их широкого добровольного принятия поставщиками.

(Продолжение следует)

Источник: сайт «IDM Image and Data Manager»
http://idm.net.au/article/007995-raising-standards-record-keeping

Автор: Наталья Храмцовская
Источник: http://rusrim.blogspot.com/2010/08/1.html

Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше

12сентября

Russian Enterprise Content Summit 2018

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ