Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость


Вернуться к списку

Новая Зеландия: Новые стандарты и методические руководства по управлению документами

За лето и осень 2010 года Архивы Новой Зеландии в рамках программы «Континуум» (Continuum) подготовили ряд новых стандартов и методических документов, которые теперь доступны на новом сайте архивной службы.

«Континуум» – это программа разработки всеобъемлющего набора инструментов, стандартов и руководств для государственных органов и учреждений. Программа помогает исполнять «Закон о государственных документах» (Public Records Act 2005), предоставляя организациям надежные рекомендации относительно требований к делопроизводству и передовой практики работы.

За последние месяцы были подготовлены следующие документы:

  • Стандарт S5 электронного делопроизводства (Digital Recordkeeping Standard)
  • Стандарт S9 по уничтожению/передаче документов по истечении сроков хранения (Disposal Standard)
  • Контрольный лист F23, касающийся ликвидируемых веб-сайтов
  • Глоссарий терминов

Новозеландский стандарт электронного делопроизводства S5 доступен по адресу http://archives.govt.nz/sites/default/files/S5_Digital_Recordkeeping_Standard.pdf

Этот 30-страничный стандарт устанавливает принципы и основанные на хорошей практике требования к созданию и управлению документами в электронных системах в соответствии с новозеландским Законом о государственных документах. Он заменяет действовавший ранее стандарт требований к электронным системам управления документами (Electronic Recordkeeping Systems Standard, ERKSS).

Применение данного стандарта (в отличие от некоторых других) не является обязательным для государственных учреждений и местных органов власти.

Стандарт применим в отношении любых программных приложений, обеспечивающих захват документов и управление ими, включая как специализированные системы для делопроизводства/управления документами, так и создающие документы деловые системы и программные приложения.

По сути, стандарт является национальной адаптацией известных требований Международного Совета Архивов ICA-Req (которые, напомню, были разработаны как раз специалистами Австралазии), и имеет ту же структуру: первая часть стандарта МСА адаптирована в виде данного стандарта, с добавлением разделов, описывающих национальную специфику, а части 2 и 3 – в виде поддерживающих стандарт модулей

Новозеландский стандарт по уничтожению, передаче на архивное хранение либо иному решению судьбы документов с истекшими сроками хранения S9 доступен по адресу http://archives.govt.nz/

Данный стандарт является обязательным для государственных учреждений и местных органов власти и устанавливает минимальные требования в отношении процесса уничтожения документов (либо их передачи на архивное хранение, продажи и т.д.). Он обеспечивает исполнение соответствующих требований законодательства и распространяется на все документы – как на бумажные, так и на электронные.

Стандарт, главным образом, предназначен для использования персоналом, отвечающим за управление информацией и документами либо за управление технологиями. При разработке правил и стратегий управления документами и окончательного решения их судьбы по истечении сроков хранения эти специалисты должны будут опираться на положения стандарта S9.

Стандарт ориентирует специалистов на использование менеджмента риска. И содержит перечень наиболее распространенных рисков.

Основная часть стандарта выстроена вокруг четырёх основных принципов:

  • Принцип авторизации: Решение судьбы документов должно быть авторизовано;
  • Принцип плановости и регулярности: действия по решению судьбы документов должны планироваться и регулярно исполняться;
  • Принцип подотчётности: Организация должна быть в состоянии отчитаться о выполненных действиях по решению судьбы документов;
  • Принцип безопасности: В процессе решения судьбы документов должны использоваться соответствующие методы обеспечения безопасности.

Каждому принципу соответствует несколько требований. В общей сложности стандарт содержит 11 требований.

Контрольный лист F23 по ликвидируемым веб-сайтам находится по адресу
http://archives.govt.nz/sites/default/files/F23_-_Final_Version_of_Decommissioning_Websites_factshee...

Определенный контент и метаданные государственных сайтов могут подпадать под действие национального Закона о государственных документов. Данный контрольный лист перечисляет 8 ключевых вопросов, над которыми необходимо задуматься в случае ликвидации таких веб-сайтов. Он также содержит краткие пояснения по каждому такому вопросу.

Вопросы эти следующие:

  • Была ли проведена оценка актуальности, релевантности и эффективности веб-сайта?
  • Были ли выявлены, согласованы и задокументированы причины ликвидации сайта?
  • Был ли разработан план вывода сайта из эксплуатации?
  • Был ли проведен аудит контента (содержания) сайта?
  • Была ли проведена миграция подлежащего сохранению контента в соответствующую систему, и был ли процесс миграции задокументирован?
  • Был ли выявлен более не требующийся контент, и управлялся ли он впоследствии таким образом, чтобы были выполнены законодательно-нормативные и деловые требования?
  • Допускается ли уничтожение отобранного на уничтожение контента нормативными документами (в т.ч. перечнями), выпущенными Главным архивистом страны?
  • Был ли веб-сайт сохранён Национальной библиотекой?

Новый глоссарий терминов (см. http://www.archives.govt.nz/

Данный глоссарий представляет собой подборку терминов из областей права, обеспечения долговременной сохранности электронных материалов и теории континуума документов (это австралазийская альтернатива распространенной в остальном мире теории жизненного цикла документа – Н.Х.).

Глоссарий должен послужить инструментом, который может быть использован специалистами по управлению документами и специалистами по обеспечению долговременной сохранности для облегчения общения и совместной работы представителей различных дисциплин, принимающих участие в обеспечении постоянной сохранности электронного контента и доступа к нему.

Источник: сайт Архивов Новой Зеландии
http://archives.govt.nz/
http://archives.govt.nz/decommissioning-websites-factsheet

Автор: Наталья Храмцовская

Источник: http://rusrim.blogspot.com/2010/12/blog-post_2736.html


Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

04октября

ЭОС и «Медиалюкс» на конференции «СЭД глазами пользователя – о чем молчат вендоры»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ