Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость


Вернуться к списку

Штат Новый Южный Уэльс (Австралия) планирует создать свой первый государственный электронный архив

Автор: Наталья Храмцовская

Статья Кассандры Финдлей, ответственного сотрудника Управления государственных документов штата (State Records), была опубликована 14 февраля 2011 года на специальном сайте Управления, посвященном вопросам электронной архивации.

В 2011 году Управление государственных документов (отвечает за управление архивами штата, организацию архивного дела и делопроизводства – Н.Х.) начнет работы по внедрению решения, способного, в качестве электронного архива штата, принимать, обеспечивать долговременную сохранность и доступ к изначально электронным документам государственных органов Нового Южного Уэльса.

Проблема электронных документов

Государственные органы штата большую часть своей деловой деятельности выполняют сегодня в онлайн-среде. Руководства, рекомендации и инструменты для электронного управления документами поощряют переход государственных учреждений на сбор электронных документов и управление ими, поддерживая тем самым предоставление государственных услуг в электронном виде, а также другие инициативы по улучшению деятельности государственных органов.

В виде электронных документов в настоящее время фиксируется как корпоративная память отдельных государственных учреждений, так и архивные ресурсов правительства и жителей штата.

Многие из используемых государственными органами электронных форматов документов  являются проприетарными (коммерческими). Эти форматы создаются копаниями-разработчиками программного обеспечения исключительно для использования в их собственных продуктах, и точные описания форматов являются тщательно охраняемыми корпоративными секретами (стоит отметить, что в последние годы такое случается всё реже – Н.Х.). Многие электронные документы могут быть открыты, и их содержимое правильно отображено, только с помощью того программного обеспечения, в котором они были созданы. В результате, если исходное программное приложение, использованное для создания документов, и/или операционная система оказываются недоступными, или же если стоимость соответствующих лицензий оказывается неподъёмной для пользователей, то в длительной перспективе не обеспечивается доступ к этим электронным документам.

Даже широко распространенные форматы могут не читаться после нескольких циклов технологических изменений. Архивы должны оставаться пригодными к использованию в течение столетий, а некоторые виды документов временного срока хранения - в течение десятилетий, -  за это время успеет смениться ряд поколений технологических решений.

Стратегия «Будущие доказательства» (Future Proof strategy)

Разработанная Управлением стратегия «Будущие доказательства» направлена на защиту и управление электронными документами государственных органов Нового Южного Уэльса. Двумя главными целями стратегии являются:

  • Улучшение управления электронными документами в государственных органах Нового Южного Уэльса, и
  • Создание электронного архива для правительства штата.

Для достижения первой из этих целей, для государственных органов были разработаны стандарты управления электронными документами. Эти стандарты устанавливают четкие ориентиры в плане создания и управления надежными и достоверными электронными документами, и обеспечения доступа к ним.

Проект создания электронного архива штата

Управление государственных документов радо сообщить, что, в поддержку достижения второй из двух основных целей стратегии «Будущие доказательства», получено финансирование на трёхлетний проект создания электронного архива, который начнет выполняться с 2011 года – т.е. как раз в год нашего 50-летнего юбилея!

Создаваемая инфраструктура электронного архива будет интегрироваться и дополнять возможности существующих в Управлении систем и процессов управления и использования бумажных архивных документов, в соответствии с законом о государственных документах штата (State Records Act) от 1998 года. Электронный архив будет соответствовать международным стандартам и наилучшей практике работы доверенных электронных хранилищ; будут также применяться общие инструменты и подходы, используемые другими австралийскими государственными архивными учреждениями.

Для правительства и жителей Нового Южного Уэльса создание электронного архива штата будет означать:

  • Повышение эффективности государственных органов и качества услуг вследствие хранения электронных документов в более доступных форматах и сохранения их аутентичности и надежности.
  • Обеспечение долговременной сохранности и доступности аутентичных электронных документов, фиксирующих права граждан, обстоятельства жизни и историю; и, наконец
  • Удобный единый онлайн-доступ к электронным архивам и к архивам оцифрованных бумажных документов, открывающий жителям Нового Южного Уэльса намного более широкий доступ к документирующим нашу историю архивам штата.

Кассандра Финдлей (Cassandra Findlay)
Источник: Сайт инициативы «Будущие доказательства» Управления государственных документов штата Новый Южный Уэльс
http://futureproof.records.nsw.gov.au/state-records-to-implement-nsws-first-digital-state-archives-solution/
http://rusrim.blogspot.com/2011/02/blog-post_4039.html

Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше

12сентября

Russian Enterprise Content Summit 2018

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ