Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Вернуться к списку

США: Проблемы делопроизводства в государственных органах

23 февраля 2011 года «Институт электронного правительства» (Digital Government Institute, DGI) – американский центр компетенции в этой области, работающий с 1998 года, опубликовал на своём сайте интервью Джейсоном Бэроном (Jason R. Baron), директором Национальных Архивов США по судебным спорам, посвященное тому, что же правительство должно делать в отношении мира электронных документов 21-го века.

DGI: Какие проблемы управления документами из числа тех, с которыми приходится сталкиваться федеральным органам власти, являются наиболее сложными?

JB:  Сразу же хочу подчеркнуть, что я высказываю здесь свои собственные взгляды.

Я считаю главной ту проблему, с которой правительство уже борется в течение определенного времени, – а именно, переход от бумажного мира 20-го столетия в электронный мир 21-го века. К сожалению, происходящее нередко напоминает мне День сурка (Groundhog Day – весёлый весенний праздник, отмечаемый в США и Канаде 2 февраля – Н.Х.), особенно когда я слышу, что какое-то ведомство считает своими официальными документами только документы на бумаге, а не в электронных форматах.

Второй ключевой проблемой является электронная почта. Мы так до сих пор до конца и не разобрались, что делать с электронной почтой, несмотря на то, что наступило время, когда проблемой становится уже мир «веб 2.0». Похоже, что никто не может предложить идеальное решение, обеспечивающее эффективную архивацию всех материалов. Есть, конечно, новое поколение программного обеспечения, способное помочь (например, с архивацией электронной почты). Со временем, все больше и больше государственных органов будут внедрять электронное управление документами, в том числе решения, обеспечивающие автоматизированный захват (сбор, ввод и регистрацию документов в электронной системе – Н.Х.), – а конечные пользователи будут чувствовать себя увереннее и комфортнее при применении современных технологий. Это будут перемены, связанные со сменой поколений.

DGI: Повлияли ли на делопроизводство в государственных органах судебная практика в целом, и процессы поиска и выемки электронных документов и информации (e-discovery) – в частности?

JB:  Опыт судебных споров сильно повлиял на Белый дом, где сообщения электронной почты сейчас сохраняются как документы постоянного срока хранения. Что же касается остальных органов федерального правительства, то различные учреждения по-разному решают задачи исполнения своих обязательств по обеспечению сохранности документов и представления электронных документов в случае судебных споров и расследований. Во многом всё упирается в имеющиеся у них технологии и, конечно, бюджетные ограничения. Я хотел бы призвать ИТ-директоров и ведущих руководителей ИТ-служб всех агентств поговорить с юрисконсультами своих агентств о том, какие цели являются достижимыми. Существуют способы перехода на такие формы электронного делопроизводства и на  использование автоматизированных решений, обеспечивающих захват документов, которые вписываются в бюджеты учреждений, не разоряя их.

DGI: Каким образом стремление администрации Президента заставить государственные органы двигаться в направлении облачных вычислений влияет на их обязанности по управлению документами?

JB:  Администрация ставит своей целью заставить государственные органы двигаться в сторону облачных вычислений. В рамках этих усилий, важно помнить, что основные обязанности и ответственность государственных органов по сохранению документов никуда не исчезают в том случае, если документы агентства находятся «в облаке». Национальные Архивы сотрудничает с другими государственными органами в рамках пилотных проектов по управлению электронной почтой на облачных платформах. В этой работе мы находимся пока на начальной стадии этого, и очень важно всё сделать правильно.

DGI: Что Вы могли бы в этой связи посоветовать государственным органам?

JB:  Я бы посоветовал агентствам сформировать, по сути, «группу быстрого реагирования» и продумать новые вопросы, возникающие в связи с длительным хранением электронных документов и с представлением электронных документов в случае судебных споров и расследований. Всегда есть возможность улучшить общение друг с другом и взаимный обмен мнениями,  и не замыкаться в своих офисах и кабинетах.

Подводя итоги, я хотел бы сказать следующее: Я хочу верить в то, что следующее поколение государственных служащих сделает для американского народа полезное дело, управляя изначально электронными государственными документами, обеспечивая их сохранность и непрерывный доступ к ним, с тем, чтобы история 21-го века была должным образом сохранена.

Источник: сайт «Институт электронного правительства»
http://www.digitalgovernment.com/

Автор: Наталья Храмцовская
Источник: http://rusrim.blogspot.com/2011/03/blog-post_18.html


Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

28ноября

На конференции в Ереване ЭОС представил ECM-решение e-gorts, локализация EOS for SharePoint для Армении

Узнать больше

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ