Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Вернуться к списку

Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики и документов по личному составу.

Выступление О.В. Игнатьевой - Начальника отдела государственных и
муниципальных архивов Минкультуры Чувашии

Уважаемые члены коллегии, приглашенные! 

Вопрос, вынесенный сегодня на обсуждение коллегии, не является узко профессиональным вопросом, решением которого занимаются только архивные учреждения. Архивный фонд - интеллектуальное, культурное, информационное богатство нашего народа. Каждый из нас является его владельцем и пользователем. И решать проблему сохранности необходимо всем вместе, объединив максимальные усилия в этом направлении.

Архивный фонд Чувашии насчитывает свыше 2 млн. дел, сосредоточенных в 4 государственных и 25 муниципальных архивах, а также музеях и библиотеках республики. Самый ранний документ датируется 1639 годом. В них отражены сведения экономического, культурного, социального и исторического развития нашего края, необходимые сегодня для обеспечения задач государственного управления, развития науки и культуры, подтверждения прав граждан, воспитания подрастающего поколения и др.

Архивы, хранящие это интеллектуальное богатство, решают две, казалось бы, противоречивые, но, тем не менее, взаимосвязанные задачи. Это обеспечение прав граждан и общества на информацию и защита информационных ресурсов.

Использование информационного материала Архивного фонда Чувашской Республики в последние годы значительно активизировалось, что вызвано ростом общественного интереса к архивам и архивным документам, введением в научный оборот и популяризацией документальных комплексов по истории России и Чувашии, закрытых ранее для широкого изучения. За период с 1991 г. по настоящее время исследователям и другим пользователям предоставлено свыше 260 тыс. дел. За это же время гражданам выдано около 170 тыс. справок, подтверждающих трудовой стаж, факты учебы, награждения, имущественные права. За 1991 - 2004 гг. архивами издано 23 сборника документов, опубликовано более 1000 статей и подборок документов, в эфир вышло около 600 теле- и радиопередач.

При таком интенсивном уровне использования обостряется и без того сложная проблема безопасности документов Архивного фонда. Это сложная, многоаспектная проблема государственного уровня, потому что во-первых, она зависит от решения различных юридических, архивоведческих, технологических, организационных и кадровых вопросов; во-вторых, включает в себя не только проблему сохранности документов, находящихся на госхранении, но и документов в организациях, личных фондов и связана с уровнем делопроизводства и самой культурой составления документов.

Поэтому и решать проблему необходимо системно, комплексно и только совместными усилиями государства, общества и гражданина.
Сотрудничество государственной архивной службы с органами исполнительной власти и местного самоуправления, организациями по обеспечению сохранности документов принесло определенные результаты:

  • создано необходимое законодательное и нормативно-методическое обеспечение безопасности документов, которое постоянно совершенствуется;
  • государственные архивы размещены в специально построенных, а муниципальные - в приспособленных зданиях;
  • обеспечена круглосуточная охрана зданий госархивов;
  • решена кадровая проблема специалистов, занимающихся непосредственно сохранностью документов - однако это, как правило, специалисты-практики, не имеющие специального профессионального образования;
  • с 2001 года увеличена протяженность стеллажных полок на 505 метров (увеличение произошло за счет муниципальных архивов);
  • разработана система мер по организации работы архивов при чрезвычайных ситуациях, все госархивы оснащены пожарной и охранной сигнализацией; муниципальные соответственно на 64% и 52%;
    организован учет документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, начата работа по автоматизации учета архивных документов - внедрению в архивах базы данных "Архивный фонд";
  • ведется выявление документов для включения их в республиканский реестр уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики;
    создан комплекс информационно-поисковых систем, позволяющих оперативно осуществлять поиск информации без обращения к документам - это базы данных: "Ревизские сказки", "Законодательные акты Чувашской Республики", "Реабилитированные", "Награжденные медалью "За доблестный труд" в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.", "Фотокаталог";
  • ведется работа по созданию страхового фонда и фонда пользования документов на электронных носителях;
  • в целях эффективного нормативно-методического обеспечения работы по сохранению документов на стадии ведомственного хранения на базе РГУ "Госархив современной истории Чувашской Республики" создан отдел документационного обеспечения управления и методической работы - своеобразный информационный центр для делопроизводственных служб и архивов организаций республики;
  • для организации контроля по сохранению документов в организациях-источниках комплектования в госархивах созданы специальные структурные подразделения, сотрудниками которых ведется целенаправленная работа по сохранению документов в организациях, проводятся проверки состояния делопроизводства и работы ведомственного архива, методические совещания по актуальным вопросам архивного дела;

Вместе с тем, некоторые проблемы сохранения архивных документов решить не удалось.
Основная проблема обеспечения сохранности документов заключается в недостатке площадей для их размещения. Рост количества ежегодно образующихся в организациях документов не соответствует приросту протяженности архивных полок.

В связи с этим, сегодня хранилища старейшего республиканского архива РГУ "Государственный исторический архив Чувашской Республики" полностью заполнены, архив с 2000 года ограничил комплектование. Сверх сроков временного хранения в учреждениях и организациях находится свыше 65 тыс. дел постоянного хранения.
Решением проблемы станет введение в эксплуатацию здания площадью около 2600 кв. м. по ул. Урукова, которое в настоящее время реконструируется. После реконструкции здесь предполагается разместить около 800 тыс. ед. хранения архивных документов. Ввод в эксплуатацию намечен в 2008 г.

Однако если в госархивах при плановом финансировании эта проблема в будущем решиться, то на муниципальном уровне она остается острой для архивов г. Канаш, Алатырского, Ибресинского, Канашского, Комсомольского, Красноармейского, Порецкого, Цивильского, Яльчикского и Янтиковского районов. 100% заполненность архивохранилищ не позволяет уже сегодня принимать документы на хранение. Это создает реальную угрозу для их сохранности.

К сожалению, уже имеются факты утраты документов в профучилище N 31, Чувашском академическом драмтеатре им К.В. Иванова, Управлении госинспекции по торговле, качеству и защите прав потребителей по Чувашской Республике, Управлении федерального казначейства Минфина России по Чувашской Республике, некоторых организациях районного звена.
Проблема обостряется тем, что сегодня архивы вынуждены принимать на хранение документы по личному составу (личные дела, приказы, финансовые документы по заработной плате и т.д.). Как правило, это документы организаций-банкротов и не имеющих правопреемников. Эти документы не относятся к составу Архивного фонда и традиционно хранились в архивах организаций. Сегодня в связи с тем, что в законе о банкротстве не прописаны нормы о правопреемственности архивных документов организаций-банкротов, архивные учреждения, чтобы исключить их утерю, принимают их на хранение. В государственных и муниципальных архивах Чувашии хранится около 200 тыс. документов этой категории.

В решении проблемы сохранения социально значимой документации существуют несколько подходов:

  • во-первых, необходимо решать вопрос на уровне организации - настаивать на включении в учредительные документы положений о преемственности и ответственности за документы при ликвидации учреждения, разрабатывать методические рекомендации, организовывать совещания по вопросам сохранности документов и т.д. Так, республиканской архивной службой совместно с отделением Пенсионного фонда РФ по Чувашской Республике в декабре 2004 года подготовлены и разосланы письма руководителям организаций, изменивших форму собственности об их ответственности за обеспечение сохранности документов, оказавшихся в их собственности (владении), регулярно проводятся встречи, Круглые столы, совещания с участием руководителей организаций по вопросам сохранения социально-значимой документации. Однако, несмотря на принимаемые меры, имеют место факты утраты документов по личному составу. Необходимо усилить контроль со стороны архивных учреждений за принятием организациями комплексных мер, направленных на сохранение документов по личному составу.
  • Еще один подход к решению проблемы - создание специализированных архивов документов по личному составу на муниципальном уровне. Подобный успешный опыт сохранения социально-значимой документации имеется в Татарстане, Мордовии.

Серьезной проблемой для сохранения истории республики и ее столицы - г. Чебоксары является отсутствие городского архива. Создание полноценного городского архива в Чебоксарах решило бы проблему сохранности документов по истории учреждений и организаций города, а также документов социально-правового характера. (Из 130 тыс. документов по личному составу, хранящихся в государственных архивах, 80 тыс. - документы организаций города). Руководство республиканской архивной службы неоднократно выходило в администрацию г. Чебоксары с вопросом о муниципальном архиве, создание которого предусмотрено Уставом города, однако вопрос до сих пор не решен.
Данная группа проблем, связанная с отсутствием архивных учреждений или недостатком площадей архивохранилищ, для решения требует совместных усилий властных структур, организаций и архивных учреждений.
В обеспечении безопасности Архивного фонда существует еще один комплекс вопросов, связанных с физической сохранностью документов.
Для государственных архивов нерешенной проблемой является температурно-влажностный режим, где из-за изношенности оборудования наблюдаются значительные колебания температуры воздуха и влажности от нормативных параметров, что приводит к негативным процессам разрушения носителей информации. Оборудование изношено, ежегодные ремонтные работы не приводят к желаемому результату. Для замены всего оборудования необходимо выделение значительных финансовых средств.

Стратегической линией является дифференцированный подход к обеспечению сохранности архивных документов с учетом их ценности и физического состояния. В рамках реализации этого подхода с 2003 года организована работа по созданию республиканского реестра уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики и переведение этого вида документов на сейфовое хранение.Решением вопроса физического сохранения документов является и создание сборников документов - как традиционных, так и электронных. Представляя пользователям информацию в виде публикаций, сборников, мы сохраняем сам документ и его носитель.

Методом защиты документа является создание страхового фонда и фонда страхового фонда. Однако темпы этой работы невелики - страховой фонд создан лишь на 24206 документов Архивного фонда, что составляет 1,48% от его общего объема. На сегодня технически устарело оборудование для микрофильмирования, устарела и сама технология. Еще одно направление - создание страхового фонда на электронных носителях. У нас есть специалисты, но при имеющемся неэффективном оборудовании работа растянется на десятилетия.

Физическая сохранность документов Архивного фонда обеспечивается и за счет проведения традиционных реставрационно-восстановительных работ. По данным учета физического состояния документов в государственных архивах в реставрации нуждается свыше 72 тыс. единиц хранения, в том числе крупноформатные документы, имеющие особую информационную значимость и пользующиеся повышенным спросом у пользователей. В историческом архиве создана лаборатория реставрации и микрофильмирования, прошли обучение специалисты-реставраторы. Однако существующая сегодня материально-техническая база позволяет лишь в незначительных объемах проводить несложную реставрацию.

Решением этого комплекса проблем могло бы стать создание республиканской лаборатории реставрации документов для сохранения документальной информации, хранящейся в архивах, музеях и библиотеках республики с современным реставрационным оборудованием и техникой для создания страхового фонда документов. Архивные учреждения обладают для этого необходимыми интеллектуальными и кадровыми ресурсами.
Данные положения предусмотрены в проекте программы "Культура Чувашии" (подпрограмма "Архивы Чувашии"), мы надеемся на их реализацию.


http://www.rusarchives.ru/


Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

28ноября

На конференции в Ереване ЭОС представит ECM-решение e-gorts, локализация EOS for SharePoint для Армении

Узнать больше

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ