Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Вернуться к списку

«Проблемы сохранения и использования документов по личному составу. Из опыта работы Карельского государственного архива новейшей истории (КГАНИ)»

В молодости никто не задумывается над вопросом для чего необходимы документы по личному составу и что это за документы. Приходит время оформления пенсии, и граждане лихорадочно начинают искать информацию, подтверждающую стаж работы, размер заработной платы, а также возможность получения различных льгот. До 1990 г. процедура получения необходимых для начисления пенсии сведений была проста и понятна. Гражданин обращался в архив или отдел кадров предприятия, на котором работал, и быстро получал исчерпывающую информацию. После начавшегося в 90-х годах процесса приватизации, ликвидации государственных предприятий, а также бурного роста коммерческих структур процесс получения справок усложнился, так как документы зачастую оказывались утраченными.

Несовершенство законодательной базы привело к тому, что вопрос обеспечения сохранности документов по личному составу долго не решался как в стране, так и в Республике Карелия. Законодательно обязательное сохранение и передача документов по личному составу правопреемникам или при их отсутствии вышестоящему по подчиненности органу была закреплена в распоряжении Правительства Российской Федерации в 1992 году, но многие руководители не осознавали важности сохранения указанных документов. Пока не установился механизм передачи документов в муниципальные, государственные архивы, часть из них была утрачена, часть до сих пор хранится у бывших руководителей, бухгалтеров предприятий. Когда встает вопрос о назначении пенсии, они обращаются в архив с просьбой принять документы давно ликвидированных предприятий. В Республике Карелия имеются небольшие утраты документов по личному составу. В связи с многочисленными обращениями граждан, работа архива по розыску документов зачастую не дает положительных результатов. Как правило, утраченными являются документы коммерческих организаций: строительных кооперативов, небольших торговых предприятий и т.д. Однако информация о месте хранения документов по личному составу востребована гражданами, что послужило причиной создания в Архивном управлении РК электронной базы данных "Документы государственных и ведомственных архивов". Сегодня эту базу данных ведут два государственных архива: Карельский государственный архив новейшей истории и Национальный архив РК.

Невозможность получения необходимой информации для назначения пенсии из-за отсутствия документов по личному составу, большой общественный резонанс стали причиной того, что архивы были вынуждены принимать документы по личному составу ликвидированных предприятий и организаций. В Республике Карелия таким архивом стал Национальный архив РК. Отсутствие площадей для приема документов и штатных единиц для работы с ними поставило вопрос о создании специализированного архива. В 1995 году при Национальном архиве РК распоряжением Правительства РК был создан Филиал НА РК по документации личного состава, основной целью создания которого и являлся прием документов по личному составу ликвидированных организаций. За 5 лет существования Филиала НА РК по документации личного состава было принято огромное количество документов. В архив переданы в полном объеме документы существовавших в Республике Карелия (КФССР, КАССР) ведомственных архивов ликвидированных систем: Министерства торговли, лесной промышленности, строительства, Министерства сельского хозяйства. За короткий промежуток времени в архив поступило более 200 000 ед.хр. Штатная численность архива составляла 4 человека. Отсутствовал опыт работы с документами по личному составу, в т.ч. навыки исполнения запросов социально-правового характера. Все это явилось причиной того, что документы принимались на хранение в ненадлежащем виде: минимальная научно-техническая обработка, отсутствие исторических справок, предисловий к описям и др., что в дальнейшем создало и создает определенные трудности при использовании данной категории документов.

В 2001 году на базе на базе Государственного архива общественно-политических движений и формирований Карелии и Филиала Национального архива РК по документации личного состава было создано государственное учреждение "Карельский государственный архив новейшей истории", в задачи которого входит в том числе и прием документов по личному составу ликвидированных (в отсутствие правопреемника и вышестоящего органа) учреждений, организаций, предприятий. На 1.05. 2005 г. в архиве хранится 785 фондов, 261934 ед.хр. документов по личному составу.

На протяжении 5 лет делались первые шаги по отработке механизма приема документов в архив на договорной основе и работе с конкурсными управляющими. На начальном этапе существования Филиала по документации личного состава приходилось преодолевать безответственное отношение руководителей и конкурсных управляющих к документам ликвидирующихся организаций; при составлении ликвидационного баланса не предусматривались средства на упорядочение документов и передачу их в архив. Это приводило к тому, что некоторые руководители просто не передавали документы на хранение, не заботясь о социальной защищенности бывших работников.

Некоторые, не утруждая себя упорядочением документов, привозили их без предупреждения к порогу архива и выгружали, надеясь на совесть архивистов, которые не оставят документы. Чтобы предотвратить такие случаи было достигнуто соглашение с налоговой инспекцией, которая не снимала предприятие из реестра юридических лиц, пока руководитель не предъявит акт о передаче документов по личному составу в архив или справку об отсутствии деятельности, а, соответственно, об отсутствии документов по личному составу.

Однако брошенные документы поступают в архив до сих пор.
Опыт работы архива был проанализирован, сделаны выводы из сложившейся ситуации и с 1998 года ответственность руководителей за сохранность документов в Республике Карелия была закреплена законодательно. В октябре 1998 г. принято постановление Председателя Правительства Республики Карелия N 683 "О мерах по предотвращению утрат документов по личному составу юридических лиц, подлежащих ликвидации и реорганизации".

В 2000 году в закон Республики Карелия "Об административных правонарушениях" была внесена статья, в которой оговаривалась ответственность руководителей: за непринятие мер по передаче документов постоянного срока хранения и по личному составу правопреемнику или в соответствующие архивные учреждения; за нарушение установленных правил хранения документов; за их утрату, непринятие должных мер к розыску отсутствующих документов. Размер штрафа предусматривался от 5 до 30 минимальных размеров оплаты труда.

В этом же году была создана комиссия Архивного управления Республики Карелия по контролю за действующим законодательством в области архивного дела, на заседаниях которой рассматривались вопросы сохранности документов по личному составу в действующих организациях. В состав комиссии входили сотрудники отдела комплектования архива новейшей истории.

На сегодняшний день механизм приема документов по личному составу на хранение в архив отлажен. КГАНИ осуществляет прием документов от ликвидированных организаций, действовавших как на территории города Петрозаводска, так и Республики Карелия. Зав. отделом комплектования работает в тесном сотрудничестве с конкурсными управляющими, руководителями ликвидируемых предприятий. Повсеместно оказывается консультативная помощь в вопросах делопроизводства. В Северном филиале Российской правовой академии Министерства Юстиции РФ ежегодно проходят семинары для конкурсных управляющих. В лекционный курс входит выступление зав. отделом комплектования архива новейшей истории по вопросам ведения делопроизводства и архива в организациях, а также тем требованиям, которые предъявляются к документам по личному составу при их передаче в архив.

Вся работа по приему - передаче документов в архив строится на договорной основе. Конкурсные управляющие самостоятельно прорабатывают вопрос о передаче документов в районные архивы. В случае отказа (по разным причинам) обращаются в КГАНИ с просьбой принять документы на хранение. Зачастую архив новейшей истории оказывается последней инстанцией куда могут обратиться руководители по вопросу передачи документов и причина этому - дефицит площадей в муниципальных архивах. На сегодняшний день этот вопрос остро стоит и перед архивом новейшей истории.

Совместное письмо Руководителя Федерального агентства от 08.10.2004 г. и Председателя Правления Пенсионного Фонда Российской Федерации от 05.10.2004 г. с рекомендациями по хранению и использованию документов по личному составу может быть и могли бы решить данные проблемы, если бы имели юридическую силу и организации-неправопреемники были заинтересованы в хранении и использовании документов (материальные затраты - изменения в Устав платные, дополнительный работник для подготовки справок). В связи с дефицитом площадей и большим перспективным списком ликвидированных организаций архив новейшей истории ведет работу по разъяснению этих рекомендаций, но на практике желающих последовать им нет. А те организации-неправопреемники, которые хранят документы ликвидированной организации без внесения положения в уставные документы, вступают в конфликт с отделениями Пенсионного фонда, не принимающими в производство справки, исполненные и заверенные организациями-неправопреемниками.

После приема документов на хранение в архив на первый план выступают проблемы физической сохранности документов. При поступлении в архив документы по личному составу часто уже находятся в неудовлетворительном физическом состоянии. Документы по личному составу давно ликвидированных предприятий и организаций до того как попадают в архив, хранятся в неприспособленных для хранения помещениях: сырых подвалах, гаражах, контейнерах. Документы рвутся, покрываются плесенью, бумага размокает, записи расплываются, смываются. Поврежденные документы в организациях, в нарушение всех правил, реставрируются, в том числе, и с помощью скотча, что портит их и затрудняет прочтение необходимой информации. Иногда в архив поступают документы, которые хранились непосредственно в производственных помещениях - в цехах предприятий, и бумага впитала специфические запахи (в КГАНИ это документы "Рыбокомбината"), что требует дополнительной обработки. Как известно, покрытые плесенью и спорами грибков документы нельзя размещать в архивохранилищах. Однако для просушки и обработки документов в КГАНИ нет сушильных камер и вытяжных шкафов. Работа проводится на улице, в марлевых повязках, ватными тампонами. В дальнейшем, раз в три месяца, документы проверяются на наличие плесени и грибков. Используя летнее время и солнечную, сухую погоду, приходится сушить влажные документы, что значительно усложняет и увеличивает процесс приема документов на хранение. Также при высыхании коробятся листы, появляется волнообразность.

Большая часть поступающих в архив документов требует упорядочения. Часто специалистам отдела комплектования приходится выполнять все виды работ, начиная от подшивки, заканчивая составлением описи, исторической справки. Упорядочение документов также сопряжено с определенными трудностями - отсутствуют специальные помещения, препараты для специальной обработки документов (в случае необходимости), не хватает сотрудников.

В связи с поступлением большого количества запросов социально-правового характера документы по личному составу используются интенсивно, что приводит их в неудовлетворительное состояние в короткие сроки. Требуется срочная реставрация документов. Однако отсутствие лаборатории реставрации и даже должности реставратора не может не сказываться на сроках и качестве проведения реставрационных работ и сохранности документов по личному составу.

Нестандартные размеры (больших габаритов) документов при размещении их на полках в архивохранилище создают дополнительные трудности при работе сотрудников архива, исполняющих справки.

При интенсивном использовании документов по личному составу приходит в негодность оберточный материал (бумага, папки, коробки), рвутся ярлыки, веревки. Необходимы большие трудозатраты для восстановления порядка в архивохранилищах. Для этого в архиве ежемесячно проводятся санитарные дни с привлечением всех сотрудников архива.

Несколько пренебрежительное отношение к документам по личному составу, не входящих в Архивный фонд Республики Карелия, являющихся документами долговременного срока хранения, приводит к тому, что документы по личному составу размещаются в помещениях, приспособленных под архивохранилища (в КГАНИ это подвальное помещение в здании "Кареллеспрома"), где отсутствует охранная и пожарная сигнализация, вентиляция, температурно-влажностный режим не соответствует требованиям. В связи с этим зимой воздух слишком сухой и документы пересыхают и наоборот, летом при отключении отопления - высокая влажность. Указанные помещения не только не приспособлены для хранения документов, но и не соответствуют санитарно-гигиеническим требованиям, предъявляемым к помещениям, в которых в течение рабочего дня постоянно находятся сотрудники.

Основная задача сохранения документов по личному составу - соблюдение конституционных прав граждан, дающее возможность подтвердить ту или иную информацию, связанную с трудовой деятельностью граждан. Как показывает практика, востребованность сведений социально-правового характера постоянно возрастает. В КГАНИ ежегодно поступает более 5 тыс. запросов. Заявители запрашивают в архиве информацию по самым разным вопросам: подтверждение трудового стажа, льгот, размера заработной платы, сведения о награждениях, о реорганизациях предприятий и т. д.

Вопросами исполнения запросов социально-правового характера в архиве новейшей истории занимаются сотрудники сектора справок отдела использования документов. Непосредственно подготовкой архивных справок - 10 человек. Так как архив хранит документы районных предприятий, большое количество запросов поступает по почте. Также ведется прием заявителей в г. Петрозаводске. Вопросами приема заявителей, регистрации почты, отправки готовых справок жителям районов занимается один человек, поэтому прием заявителей в городе ограничен и ведется три дня в неделю. Запросы регистрируются дважды: при поступлении у секретаря в отдельных журналах и в секторе справок в электронной базе данных "Учет исполнения запросов". Инициатором и заказчиком создания программы стал архив новейшей истории. Это было продиктовано необходимостью контроля за процессом исполнения запросов социально-правового характера, начиная от его поступления до подготовки архивной справки. Также база данных позволяет выявлять повторные запросы, анализировать количество подготовленных справок каждым исполнителем.

Проблем при использовании документов по личному составу возникает очень много. В основном, эти проблемы связаны с ведением делопроизводства на предприятиях, в организациях, учреждениях; начиная с приказов, заканчивая бухгалтерскими документами по начислению заработной платы. В документах часто допускаются неточности, ошибки: в наименовании фамилии, имени, отчества; не расшифрованы инициалы; ошибки в указании должности, профессии (неправильное или сокращенное), не указываются даты издания приказов и т.д. В лицевых счетах, расчетных ведомостях инициалы указаны сокращенно. Справки, в которых инициалы не расшифрованы, отделениями Пенсионных фондов в производство не принимаются. Принадлежность сумм начислений данному заявителю определяется только через суд. Только с одним районным отделением Пенсионного фонда у архива имеется договоренность о том, что, если архив указывает в справке, что в данной организации другие работники с указанной фамилией и инициалами не значатся, такая справка у заявителя принимается. Использование в лицевых счетах, расчетных ведомостях шифров начислений и удержаний, и отсутствие в архиве их расшифровок, приводит к невозможности указать заявителю требуемую информацию по видам начислений и удержаний (выявление компенсаций, отчисления в Пенсионный фонд, удержания страховых взносов и т. д.). Стандартные формы лицевых счетов, расчетных ведомостей заполняются бухгалтерами небрежно, часто итоговые суммы начислений вписаны в другие графы, сумма к выдаче включается в сумму начислений следующего месяца, нередки карандашные приписки сумм премий, единовременных вознаграждений и т.д. Все это затрудняет исполнение запросов и порой приводит к ошибкам архивистов. В случае, когда архивистам сложно определить суммы начислений и удержаний, делаются ксерокопии документов. Однако в отделениях Пенсионного фонда их чаще всего не принимают, стараясь переложить ответственность на архивистов. С особыми трудностями архивисты сталкиваются при исполнении трудоемких и трудозатратных запросов о подтверждении льготного стажа работы.

Пенсионный фонд требует подтверждение льготного стажа по документам временного срока хранения (табели учета использования рабочего времени, приказы на отпуска) и документам постоянного срока хранения (штатные расписания, должностные инструкции), а такие документы в предыдущие годы на хранение в архив не поступали. В последнее время архив ведет прием документов с разными сроками хранения, подтверждающих льготный стаж работы.

Также возникают проблемы и с шифрами по видам работ в лицевых счетах. Расшифровки по некоторым предприятиям на хранение в архив не поступают. Связано это с тем, что конкурсные управляющие обращаются в архив по вопросам передачи документов, когда бухгалтера предприятий уже уволены, и информации по расшифровке кодов нет.

При сдаче документов в архив некоторые организации не предоставляют свои уставные документы и исторические справки, в связи с чем сложно выявить этапы реорганизации предприятия, затрагивающие изменения в наименовании, ведомственную принадлежность, а также местонахождение предприятия для подтверждения стажа работы граждан в местностях, приравненных к районам Крайнего севера.

Информация, подготовленная по имеющимся документам, часто не устраивает как самого заявителя, так и сотрудников Пенсионного фонда. Крайними в таких ситуациях оказываются архивисты, вынужденные выслушивать несправедливые обвинения, хотя, согласно правилам работы государственных архивов, необходимые сведения включается в справку так, как они указаны в документах. Объяснить эту ситуацию людям пенсионного возраста очень тяжело.

Однако, несмотря на вышеуказанные трудности, архив стремится к решению вышеперечисленных проблем путем тесного сотрудничества с конкурсными управляющими на начальном этапе передачи в архив документов по личному составу ликвидированных организаций, а также с отделениями Пенсионного фонда на этапе подготовки информации для начисления и перерасчета пенсии. С конкурсными управляющими оговариваются все проблемы, которые могут возникнуть при использовании документов. Сотрудники отдела комплектования и использования консультируют бухгалтеров, работников кадровых служб при упорядочении документов организаций, в том числе и во время проведения в архиве семинаров по делопроизводству и архиву предприятий.

Проблема сохранности документов по личному составу актуальна и сегодня. И решать ее необходимо, так как от этого напрямую зависит социальная защищенность граждан.

Зав. отделом использования документов
Власова Н.Н.
2005 г.
Источник: http://archives.karelia.ru/kgani/articles/nms.php?print=1

 


Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

28ноября

На конференции в Ереване ЭОС представил ECM-решение e-gorts, локализация EOS for SharePoint для Армении

Узнать больше

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ