Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость


Вернуться к списку

Специалисты Росархива - о Правилах 2007 г.

Опубликовано в журнале "Отечественные архивы" N 4 (2007 г.)

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук вступили в силу 24 мая. В связи с их внедрением в практику редакция попросила разработчиков - руководителей Федерального архивного агентства рассказать об имеющихся новациях и прокомментировать наиболее важные положения.

А.Н. Артизов, заместитель руководителя Росархива, доктор исторических наук: Едва ли не самое главное в реализации Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" - разработка, принятие и внедрение подзаконных нормативных правовых актов, и в первую очередь единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В них не только сконцентрированы действующие нормативы и методики по всем основным направлениям архивной работы, но и отражены накопленные архивистами опыт и достижения современных технологий.

Название и внутренняя структура новых Правил вытекают из нормы подпункта 2 п. 1 ст. 4 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", которая к числу полномочий Российской Федерации в области архивного дела относит "установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил".

Федеральный закон не предусматривает правил "организации документов Архивного фонда Российской Федерации", "организации работы архива" и "описания архивных документов и научно-справочного аппарата к ним". Поэтому в отличие от предшествующих правил 1962, 1984, 2002 гг. в Правилах 2007 г. подобные самостоятельные разделы отсутствуют. То же самое относится и к теоретическим вопросам классификации документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся в большей степени предметом архивоведения, нежели нормативного регулирования. А вопросы планирования и отчетности, организации труда в архиве вообще не являются областью применения архивного законодательства. Что касается необходимых для практической работы архивистов положений о фондировании и общих требований к описанию, то они полностью сохранены, но уже в составе других разделов.

По закону право постоянного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации имеют в стране не только государственные и муниципальные архивы, организации Российской академии наук, но и государственные и муниципальные библиотеки и музеи. Учитывая это обстоятельство, сфера действия Правил распространена и на последних. При этом, конечно, государственные и муниципальные библиотеки и музеи, как и муниципальные архивы, должны руководствоваться Правилами с учетом особенностей своего правового статуса и деятельности.

Новые Правила полностью соответствуют Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации" и другим законодательным актам, что отразил факт регистрации приказа министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. об их утверждении Минюстом России (N 9059 от 6 марта 2007 г.)

Теперь предстоит их внедрение. В начале июня Росархивом утвержден соответствующий план первоочередных мероприятий, который включает: публикацию (текст Правил размещен на сайте "Архивы России"), тиражирование Правил; рассылку в федеральные архивы, НМС архивных учреждений федеральных округов, Роскультуру, Росохранкультуру, Архив РАН, ИАИ РГГУ, МВД России, МИД России, Минобороны России, ФСБ России; обсуждение хода внедрения Правил на заседаниях НМС архивных учреждений федеральных округов и Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, семинарах в субъектах Российской Федерации (в рамках реализации ФЦП "Культура России" 2008-2010 гг.), подготовку новой программы обучающих семинаров для ОЦПК ВНИИДАД, формирование годовых планов НИР архивных учреждений с учетом необходимости пересмотра или уточнения методических разработок, вытекающих из Правил, и др.

Т.Е. Шабанова, заместитель начальника управления комплектования, организации услуг и архивных технологий - начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий: Более двух третей объема Правил (разделы II и III) - это нормы, касающиеся организации хранения и учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Раздел "Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве" начинается с изложения вопросов фондирования с учетом следующих обстоятельств. Документы ликвидированных организаций (фондообразователей) в большинстве своем уже хранятся в архивах, а поскольку работа по их перефондированию связана с большими трудозатратами, от нее решено отказаться. Главное - определить порядок фондирования документов органов и организаций новой России. Поэтому в Правилах 2007 г. нормативно закреплено положение о том, что архивные фонды и коллекции не подлежат перефондированию, оно проводится лишь в исключительных случаях (при обнаружении ошибок в фондировании, затрудняющих поиск архивных документов). Определен порядок фондирования документов органов государственной власти и местного самоуправления Российской Федерации. Зафиксированы отдельные вопросы фондирования документов филиалов и представительств организаций (в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации они не являются юридическими лицами и поэтому в случае, если документы находятся в одном архиве, должны образовывать единый фонд); представительных и исполнительно-распорядительных органов муниципальных образований (на уровне муниципального поселения создается единый фонд; а района и города - органы местного самоуправления в любом случае составляют новые фонды, вопросы же фондирования документов их представительного и исполнительного органа решаются на ЭПК органа управления архивным делом).

Важным фактором в решении вопросов фондирования документов современных организаций является изменение формы собственности. Правилами установлено, что новые архивные фонды создаются в случаях преобразования организации с изменением формы собственности имущества организации.

В Правилах 2007 г. сохранены традиционные подходы к изложению норм организации хранения архивных документов. Вместе с тем, принимая во внимание случаи хищений в архивах, ужесточены требования к порядку выдачи дел из хранилищ, нормативно закреплен порядок хранения ключей, сформулирован порядок оформления временного вывоза документов за пределы Российской Федерации с учетом современного законодательства о культурных ценностях. Введены новые подразделы "Контроль за сохранностью выданных архивных документов. Возвращение документов в архивохранилища", "Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях".

Особое значение придается проблемам сохранности уникальных документов. В соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации установлен порядок их выявления и учета, а для уникальных документов введено понятие "сейфовое хранение". В то же время решено отказаться от нормативного закрепления почти не реализуемого на практике изолированного хранения особо ценных документов. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и архивы, имея различные условия хранения документов, вправе решать этот вопрос самостоятельно.

Увеличены сроки плановой цикличной проверки наличия: для государственных архивов - до 25 лет (вместо двадцати); для муниципальных архивов, музеев, библиотек - до 10 лет. Ранее районные и городские архивы должны были проверять свои фонды каждые пять лет. В качестве нормы определен порядок, при котором по завершении проверки наличия и состояния коробки с архивными документами опечатываются.

Расширено содержание подраздела о контроле физико-химического состояния документов, в том числе аудиовизуальных, проведении их специальной обработки; закреплена обязательность оценки и классификации дефектов носителя и текста документов на бумажной основе в соответствии с методикой буквенно-цифровой индексации. Впервые установлен порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, что очень важно, поскольку Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" доступ к таковым ограничен.

Раздел "Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" подготовлен исходя из необходимости обеспечения преемственности в работе, стабильности состава и содержания учетных документов. Вместе с тем на основе более чем 20-летнего опыта работы архивных учреждений, нашедшего отражение в Регламенте государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, Регламенте Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, Рекомендациях по интеграции учета документов бывших партийных архивов в систему государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (М., 1995), существенно дополнены и развиты положения Правил 1984 г.

В разделе имеются следующие новации: введено понятие "система государственного учета" (ранее в архивоведении и на практике оперировали понятием "система" только в отношении НСА), даны определения единиц учета различных групп документов, в том числе электронных; впервые нормативно закреплены особенности учета уникальных документов, личного происхождения, по личному составу, включено определение понятия "копия на правах подлинника"; сформулирован порядок учета архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых в архив по договору, в том числе не включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации; определен порядок учета архивных документов при проведении работ по выверке учетных документов, проверке наличия фондов, описанию, реставрации и других; прописан учет листов в делах, единиц хранения в составе единиц учета аудиовизуальных документов; сформулированы основные требования к учетным базам данных, нацеленные на обеспечение преемственности традиционного и автоматизированного учета.

Важной составной частью Правил являются приложения (формы). Учитывая большое их количество, в Правила включены только главные тринадцать. Это акты (о неисправимых повреждениях документов и о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны; приема-передачи документов на хранение; приема на хранение документов личного происхождения; о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и о рассекречивании документов) и основные учетные документы (книга учета поступлений документов; список фондов; опись дел постоянного хранения, составленная в архиве; годовой раздел описи дел постоянного хранения организации; лист-заверитель дела), а также две формы по организации использования архивных документов (лист использования документов; архивная справка). Остальные 46 форм утверждены приказом Росархива и будут изданы в качестве самостоятельного приложения к Правилам.

В сравнении с Правилами 1984 г. общее количество форм увеличилось за счет включения форм, предназначенных для аудиовизуальных документов и страхового фонда.

В Правила 2007 г. не вошли формы централизованного государственного учета (паспорт архива, сведения об изменениях в составе и объеме фондов, карточка фонда), которые имеются в Регламенте государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, самостоятельном нормативном документе, зарегистрированном Минюстом России. В этом году Росархив планирует переработать Регламент в расчете на организацию централизованного государственного учета в автоматизированном режиме на базе ПК "Архивный фонд".

Т.А. Мещерина, заместитель начальника управления комплектования, организации услуг и архивных технологий - начальник отдела комплектования: Четвертый раздел норматива содержит ряд отличий от Правил 2002 г. Его название "Организация комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами" приведено в соответствие со ст. 4 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", в которой к полномочиям Российской Федерации отнесено установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Изменена и структура раздела, включающая восемь подразделов.

В начале раздела помещено определение понятия "комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации" с редакционным уточнением. В подразделе "Источники комплектования архива" более четко определено, какие категории организаций могут выступать или выступают в обязательном порядке в качестве источников комплектования архивов (в частности, впервые введена норма, что государственные структуры и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования архивов в обязательном порядке). Кроме того, нормативно закреплено включение в списки источников комплектования тех негосударственных организаций, которые хранят документы, относящиеся к государственной или муниципальной собственности и образовавшиеся в деятельности их предшественников, являвшихся ранее источниками комплектования архивов (это предусматривалось и старыми Правилами, но сейчас дается уточненная редакция).

Установленные критерии отнесения к источникам комплектования архивов по сути не претерпели существенных изменений. Главное, что эти критерии применяются ко всем организациям, независимо от формы собственности (в прежних Правилах были дополнительные критерии для негосударственных организаций).

В подразделе "Списки источников комплектования архива" установлено, что они составляются на основании критериев и рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти (Росархива), а также подготовленных им совместно с другими федеральными органами исполнительной власти (ранее требовалось утверждение примерных и отраслевых списков Росархивом, который теперь такими полномочиями не обладает). Механизм согласования и утверждения списков источников комплектования архивов остался (с некоторыми уточнениями) прежним.

Принципиальные изменения внесены в подраздел "Порядок экспертизы ценности документов". В отличие от прежних Правил термин "отнесение к составу Архивного фонда Российской Федерации" в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" заменен на "включение". Уточнены и критерии включения документов в состав Архивного фонда Российской Федерации (исключен лишь один из них - физическое состояние документов).

В соответствии с действующим законодательством уточнены полномочия органов управления архивным делом и архивных учреждений в области экспертизы ценности документов. Принципиально важным является норма, устанавливающая, в каких случаях проводится экспертиза ценности документов в архиве. Поскольку в соответствии с действующим законодательством документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от времени их создания не подлежат уничтожению, проведение повторной экспертизы ценности в отношении документов Архивного фонда Российской Федерации и, соответственно, введение каких-либо ограничительных дат на такую экспертизу, как это было ранее, теперь недопустимо. Таким образом, экспертизе ценности в архиве подвергаются лишь документы со сроками временного хранения, принятые в архив от ликвидированных организаций, а также поступившие в архив в исключительных случаях в неупорядоченном состоянии. Кроме того - в случае их безвозвратного вывоза за рубеж. В новых Правилах отсутствуют норма, обязывающая согласовывать с Росархивом акты о выделении к уничтожению хранящихся в архиве документов, в том числе со сроками временного хранения, а также методика проведения экспертизы ценности документов.

Подраздел "Порядок приема архивных документов" никаких особых новаций не содержит. Он подвергся значительному сокращению (исключены методика, сроки временного хранения документов в организациях), уточнены формулировки, а подразделы "Прием архивных документов от ликвидированных организаций" и "Передача документов из архива в архив" приведены в соответствие с действующим законодательством. В подразделе "Комплектование архивными документами из-за рубежа" оставлены лишь правовые нормы.

В связи с изменением правового поля подраздел "Взаимодействие архива с источниками комплектования" новых Правил заменил раздел "Организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве" прежних.

И.Н. Киселев, заместитель начальника отдела обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий, кандидат исторических наук: Самостоятельный раздел "Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к документам архива" Правил 2002 г. в Правилах 2007 г. сокращен, переструктурирован и включен в раздел 5 "Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве" в виде следующих подразделов: "Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к архивным документам", "Общие требования к описанию архивных документов", "Опись дел, документов", "Путеводители", "Каталоги", "Указатели и обзоры", "Автоматизированный НСА".

Такой порядок подачи информации в Правилах обусловлен характером изложения данной проблематики в Федеральном законе "Об архивном деле в Российской Федерации" (гл. 6 "Доступ к архивным документам и их использование", ст. 24). Согласно этой статье "доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах...", т.е. в законе используется вместо принятого в архивоведении понятия "научно-справочный аппарат" понятие "справочно-поисковые средства".

В подразделе Правил "Справочно-поисковые средства" введено определение справочно-поисковых средств; определение системы научно-справочного аппарата стало более компактным и емким, повторен без изменений перечень обязательных и дополнительных типов архивных справочников, образующих систему НСА. В сравнении с Правилами 2002 г. исключены старые понятия описания документов и принципов многоуровневого описания. Введено новое, более простое понятие описания документов - "создание информации для архивных справочников". Четко устанавливается, что основой архивного справочника является описательная статья. Таковы основные существенные изменения в изложении проблематики НСА.

В соответствии с новым подходом к представлению материала исключены темы применения дифференцированного подхода при создании и развитии системы НСА, реализации в системе НСА преемственности учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве организаций, НСА архивов организаций, муниципальных архивов и системы НСА государственных архивов.

Архивные справочники в Правилах 2007 г. представлены по их темам в виде отдельных подразделов.

В подразделе "Опись дел, документов" дано определение описи, приведены ее общая структура, состав отдельных элементов справочного аппарата к описи, раскрыты понятия усовершенствования и переработки описи. В подразделе "Путеводители" даны определение справочника типа путеводителя, общая структура справочника, перечислен видовой состав справочников этого типа, детализирован состав описательной статьи в кратких справочниках. В подразделах "Каталоги" даны определение справочника, понятие системы каталогов архива, указан их видовой состав, а также состав описательной статьи каталога. В подразделе "Указатели и обзоры" кроме их определений и видового состава отмечено, что указатели могут быть как самостоятельными архивными справочниками, так и входить в состав вспомогательного справочного аппарата к другим архивным справочникам, обозначен состав справочного аппарата к обзору.

Снят ранее самостоятельный раздел "Подготовка архивных справочников к изданию". Значительно сокращен подраздел "Автоматизированный НСА", поскольку быстрое развитие технологий и соответствующих им форм представления НСА как в локальных вариантах, так и в Интернет - версиях неизбежно приводит к устареванию излишне детализированных методик по созданию автоматизированного научно-справочного аппарата.

Т.Ф. Павлова, начальник управления комплектования, организации услуг и архивных технологий: Подготовка предшествующих новым Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации (М., 2002) происходила в условиях кардинальных перемен в вопросах обеспечения доступа к информации, чему способствовали демократизация общества и принятие ряда законодательных и нормативных актов в информационной сфере.

При обсуждении проекта раздела Правил "Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве" представители архивных учреждений ввиду трудностей обеспечения доступа пользователей к различным категориям документов, прежде всего конфиденциального характера, просили более подробно изложить эти вопросы. По мнению разработчиков, сделать это в Правилах оказалось не только невозможно, но и нецелесообразно. В п. 5. ст. 26 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" зафиксировано, что "порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти". В русле его реализации ВНИИДАД подготовил первый вариант нормативного документа "Порядок доступа к архивным документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими" и завершает подготовку методических рекомендаций "Обеспечение доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах", которые окажут помощь архивистам в решении вопросов обеспечения доступа пользователей к различным категориям документов.

В связи с этим в названном разделе Правил 2007 г. изложены лишь общие нормы по обеспечению доступа пользователей к архивным документам (в том числе к секретным и к документам конфиденциального характера), справочникам и печатным изданиям, подлинникам особо ценных и уникальных документов, а также находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Подраздел об организации работы по рассекречиванию архивных документов заметно сокращен, поскольку близка к завершению разработка МВК по защите государственной тайны при участии заинтересованных федеральных органов государственной власти, в том числе и Росархива, нормативного документа, определяющего порядок рассекречивания и продления сроков секретности архивных документов государственных архивов и архивов организаций. Впервые упомянуто, что рассекречивают архивные документы, наряду с МВК по защите государственной тайны, межведомственные экспертные комиссии, создаваемые в субъектах Российской Федерации, и иные комиссии, уполномоченные рассекречивать документы ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников.

В подразделе об исполнении запросов пользователей впервые зафиксирован порядок рассмотрения Интернет - обращений. Предусмотрена ситуация, при которой архив может отказать в исполнении запроса генеалогического характера, предоставив пользователю возможность ознакомления с архивными документами по теме запроса в читальном зале архива. Кроме того, указано на безвозмездность исполнения запросов социально-правового характера, что вытекает из п. 3 ст. 26 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации". Более подробно отражены вопросы оформления архивных справок, выписок и копий. Впервые установлено, что "ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации"; нормативно закреплены порядок оформления копий рассекреченных документов в подразделе "Обслуживание пользователей в читальном зале", а также изъятия и выдачи пользователям невостребованных трудовых книжек, отложившихся в составе архивных фондов в подразделе "Возвращение подлинников архивных документов".

Разработчики правил не стали детально освещать порядок выдачи архивных справок, направляемых за рубеж, в связи с подготовкой Росархивом Административного регламента по предоставлению государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

Источник : http://www.rusarchives.ru/publication/pravila2007.shtml


Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

04октября

ЭОС и «Медиалюкс» на конференции «СЭД глазами пользователя – о чем молчат вендоры»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ