Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость


Вернуться к списку

Статья главного хранителя МУ «Архив г. Перми» О. Дубининой «О новеллах архивного законодательства»

О новеллах архивного законодательства

Прошедшие 2003 – 2004 годы стали ключевыми в жизни архивистов страны в целом и для архивистов г. Перми в том числе. Были приняты два основных федеральных закона в отношении организации архивного дела в стране: Закон «Об общих принципах организации местного самоуправления» от 06.10.2003 №131-ФЗ и Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ.

Первый Закон определяет порядок организации архивного дела на территории муниципальных образований и управление им путем создания муниципальных архивов.

Новый Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» распределяет обязанности по решению основных задач среди архивов федерального, государственного, муниципального значения, определяет право и обязанности по созданию архива в организации, а также устанавливает порядок хранения и сроки хранения документов в учреждениях, организациях до передачи на хранение в архивное учреждение; порядок использования документов; порядок сохранности документов по личному составу при ликвидации организации.

В связи с изменением законодательства в сфере архивной службы и местного самоуправления, в частности об изменении прав собственности на архивные документы, появилось новое понятие – «архивные документы, относящиеся к муниципальной собственности». Во-первых, это значит, что муниципальные образования имеют право собственности на документы, созданные в рамках их деятельности; во-вторых, муниципальные образования обязаны обеспечить сохранность документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций на вверенной им территории; и, в-третьих, документы муниципального образования – г.Перми, отражающие его историю, являются составной частью Архивного фонда Пермской области.

Таким образом, документы городских органов власти и управления, а также муниципальных организаций г. Перми являются муниципальной собственностью и должны храниться в муниципальном архиве. И как результат решения данного вопроса – создание муниципального учреждения «Архив города Перми» в соответствии с Постановлением администрации г. Перми от 15 мая 2004 г. Свою работу городской архив начал с 1 августа 2004 года в здании по ул. Горького, 14б.

В ходе исполнения Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и с целью информирования пользователей архивными документами, граждан, обращающихся в архив, и руководителей организаций, необходимо пояснить ряд статей Закона. Так, в соответствии со статьями 15, 17 Закона: «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу» (статья 17) – это означает, что руководители организаций несут ответственность за сохранность документов, созданных в рамках своей деятельности. Для обеспечения сохранности, упорядочения созданных документов в организации может быть создан архив, при этом именно руководители «...обязаны обеспечить финансовые, материально-технические условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять архивам помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения документов и условиям труда работников архива» (статья 15).

Сегодня в МУ «Архив г. Перми» поступает немало вопросов от руководителей самых разных организаций и предприятий города: «Как организовать архив?», «Как правильно хранить документы?», «Как определить сроки хранения документов?», «Можно ли уничтожить «ненужные» документы?» и много еще других вопросов, связанных с ведением делопроизводства и архива. Такие вопросы никогда не остаются без ответа, специалисты архива дают консультации, оказывают методическую помощь, рекомендуют к использованию специальную литературу. Необходимо добавить, что в МУ «Архив г. Перми» создан справочно-информационный фонд, в котором имеются нормативно-методические пособия, методические рекомендации и разработки по отдельным направлениям деятельности архивов организаций, учебники и государственные стандарты в области делопроизводства и архивоведения; в планах архива – организация стажировок, проведение семинаров по данному вопросу.

В статье 22 Закона установлены сроки временного хранения документов в организациях до их поступления в архив: для управленческих документов органов местного самоуправления – 5 лет, для документов по личному составу организаций, независимо от формы собственности – 75 лет, для документов технологической и конструкторской документации – 20 лет, для управленческих документов организаций, не являющихся источниками комплектования архива, – 10 лет. Таким образом, руководители вышеуказанных организаций обязаны обеспечить сохранность документов в течение сроков, установленных Законом, а в случае ликвидации обеспечить их сохранность до передачи организации-правопреемнику или в МУ «Архив г. Перми».

В соответствии с пп. 8, 9 статьи 23 Закона при ликвидации органов местного самоуправления, муниципальных организаций документы поступают на хранение в архив в упорядоченном состоянии. МУ «Архив г. Перми» принимает документы по личному составу при ликвидации организаций, расположенных на территории г. Перми, при условии их упорядочения: документы должны быть сформированы в единицы хранения (дела), которые должны быть оформлены и описаны в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (2002 г.).

Следует обратить внимание, что в МУ «Архив г. Перми» создан сектор комплектования и ведомственных архивов, специалисты которого ведут работу по оказанию методической помощи организациям, находящимся в процедуре ликвидации, при упорядочении документов и подготовке их к сдаче на архивное хранение.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу передаются в упорядоченном состоянии в архив на основании договора между конкурсным управляющим или председателем ликвидационной комиссии и архивом.

С 1 декабря 2004 года МУ «Архив г. Перми» осуществляет прием документов на хранение от ликвидированных организаций негосударственной формы собственности на основе договоров; прием документов по личному составу от ликвидированных муниципальных организаций осуществляется безвозмездно.

Закон в п. 3 статьи 26 определил, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации при наличии у них архивных документов обязаны бесплатно предоставлять архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей пенсионное обеспечение и получение льгот и компенсаций. Запросы социально-правового характера МУ «Архив г. Перми» исполняет бесплатно.

Необходимо отметить, что к социально-правовым запросам относится информация о подтверждении трудового стажа работника на конкретном предприятии, о подтверждении стажа работы на вредном производстве, о награждении или поощрении, о периоде учебы, а также сведения о заработной плате за определенный период работы, сведения о доходах. Данная информация выдается гражданам, обратившимся в МУ «Архив г. Перми», в виде архивных справок, выписок или копий. В течение 2004 года архивом было подготовлено и выдано 4368 архивных справок. Важным моментом в деятельности архива при исполнении социально-правовых запросов является факт выдачи личных документов, ранее невостребованных и оставшихся на предприятии. Например, человек обращается с просьбой об установлении трудового стажа в связи с тем, что трудовая книжка была утеряна, а при проверке базы данных оказывается, что на хранении имеется трудовая книжка обратившегося гражданина. Итог такой деятельности архива в 2004 году – 21 невостребованный личный документ возвращен владельцам.

Следует обратить внимание руководителей предприятий и организаций, особенно тех, в которых имеются на хранении документы организаций-предшественников, на то, что выдача информации о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы должна быть бесплатной.

Законом предусмотрена административная и уголовная ответственность юридических лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле в РФ. В соответствии со статьей 13.20 Закона «Об административных правонарушениях» от 30.12.2001 №195-ФЗ определены виды наказаний за нарушение правил хранения, комплектования, использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц – от 3 до 5 минимальных размеров оплаты труда. Дела об административных правонарушениях, предусмотренных данной статьей, рассматриваются мировыми судьями. В случае неисполнения предписаний административной комиссии дело о нарушении архивного законодательства может быть передано в следственные органы. В первую очередь ответственность за обеспечение сохранности документов, их правильное использование несут руководители организаций, а также специалисты служб дело-производства, кадров и бухгалтерии.

Ольга ДУБИНИНА
главный хранитель МУ «Архив г. Перми»
Источник: http://www.telecom.perm.ru/TelecomMagazine/nambers/2005/2005_04_03.htm

Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше

12сентября

Russian Enterprise Content Summit 2018

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ