Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость


Вернуться к списку

Тезисы ECA-2010, часть VII: Дания

Метт Холл-Андерсен (Mette Hall-Andersen), Кирстен Вилладсен Кристмар (Kirsten Villadsen Kristmar) – Национальные Архивы Дании, «Экспертиза ценности документов из систем управления электронными документами (ERMS)»

С конца 1990-х годов большинство датских государственных органов перешло на использование полноценных ERMS-систем, в которых как документы, так и их метаданные хранятся в электронном виде. Выборки документов из примерно 30 таких систем были переданы в системно-независимых версиях в Национальные Архивы Дании. Эти документы не проходили экспертизу ценности. В 2009 году завершился проект по разработке на будущее политики экспертизы ценности принимаемых из ERMS-систем документов, – среди прочего, на основе изучения полученных Национальными Архивами выборок документов.

В нашем докладе мы хотим представить результаты этого проекта. В этой связи будут рассмотрены следующие вопросы:

  • Краткая информация о том, как государственные органы Дании используют ERMS-системы, и рассказ о датской модели передачи на архивное хранение, долговременной сохранности и обеспечения доступа к электронным документам.
  • Стоимость передачи на архивное хранение и обеспечения долговременной сохранности созданных в ERMS-системах документов, в сравнении с документами на бумажных носителях. Единственной причиной проведения экспертизы ценности документов служит желание сократить расходы, поэтому крайне важно знать, с чем связаны основные издержки. Например, так же ли влияет объём документов на стоимость обслуживание электронного архива, как он влияет на стоимость обслуживания бумажного архива?
  • В чём и какой степени контент ERMS-систем отличается от содержимого бумажных архивов. Рассматриваются следующие вопросы:
    • Какую роль она играет, что, что сохраненные в EDMS-системах документы создаются и передаются электронным образом? Мы ожидаем найти в ERMS-системах большее количество документов, чем в бумажных системах, а также значительное количество компьютерных файлов, которые не могут считаться документами.
    • Как сказывается то, что ERMS-системами, как правило, управляют обычные гражданские служащие, а не профессиональные специалисты по управлению документами. Мы ожидаем найти в ERMS-системах определенное число неправильно созданных документов.
  • Каким образом реализовать на практике экспертизу ценности документов в ERMS-системах? Можем ли мы поспособствовать более эффективному использованию систем, и можно ли будет удалить те документы, которые мы не хотели бы сохранять.

На основании ответов на эти вопросы мы надеемся разработать политику в области проведения экспертизы ценности документов в ERMS-системах.

Мой комментарий: Я специально не перевожу термин ERMS (скажем, как СЭД), поскольку функциональные возможности систем, используемых датскими государственными органами, достаточно существенно отличаются от тех, которые в представлении наших специалистов традиционно ассоциируются с СЭД.

Источник: http://rusrim.blogspot.com/2010/05/eca-2010-vii.html


Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше

12сентября

Russian Enterprise Content Summit 2018

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ