Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Вернуться к списку

Терминология: Что такое «Архив»?

9 ноября 2010 года на международном форуме специалистов по управлению документами (см. http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A0=RECMGMT-L) прошло довольно любопытное обсуждение, которое началось со следующего письма:

Уважаемые специалисты по управлению документами,

Я хотел бы получить ясное определение термина, используемого в управлении документами. Означает ли термин «Архивировать» (Archive) отправку документов на внеофисное хранение, или же постоянное хранение документов в соответствии с их архивной ценностью?

Сбивает с толку, когда некоторые люди используют один и тот же термин в различном смысле.

Пожалуйста, дайте мне совет.

С уважением,
Назария Насарудин (Nazariah Nasarudin)
Куала-Лумпур, Малайзия

Вопрос задел участников форума за живое. Первый обстоятельный ответ пришёл из Австралии от Глена Сандерса:

Назария, согласно моему опыту, существует по крайней мере три определения:

1. Люди из ИТ используют термин «архив» в смысле «хранилище данных», в то время, как специалисты по работе с документами имеют в виду «управление документами». Это особенно ярко проявляется, когда речь заходит о сообщениях электронной почты. Архивация электронной почты в ИТ-смысле вообще никакого отношения к управлению документами не имеет, что бы там коммерческие представители поставщиков ИТ-решений ни говорили Вашему руководителю ИТ-службы.

2. Большинство специалистов других профессий, и многие из специалистов по управлению документами (особенно работающие в негосударственных организациях) под «архивированием» (archiving) понимают «внеофисное хранение».

3. В государственных учреждениях (по крайней мере, здесь у нас в Австралии, в штате Новый Южный Уэльс) «архивирование» означает «передача правовой ответственности и физическая передача документов в Управление государственных документов [архивную службу штата – Н.Х.] , когда эти документы более не нужны для деловой деятельности и для подтверждения исполнения законодательно-нормативных требований».

Ну разве не замечательна гибкость английского языка?

…Да, однажды я видел сложенные в коридоре 3000 коробов, ждущих отправки на внеофисное хранение. Кто-то старательно написал на каждом коробе «На архивацию». Я до сих пор пытаюсь сообразить, как это можно было бы концептуально включить [такое толкование] в мои политики и процедуры!

Глен Сандерс (Glenn Sanders)
Австралия

Затем пришёл ответ из Канады, от одного из крупнейших современных специалистов Лючианы Дюранти:

В архивной науке, глагол «архивировать» (to archive) не существует (когда имеющие постоянную ценность документы передаются в архивное учреждение, мы говорим о «передаче на хранение» с точки зрения создателя документов, и о «приёме на хранение» с точки зрения хранителя.

Как существительное, «архив» (archive) – это устаревшая форма собирательного термина «архивы» (archives). В архивной науке у этого существительного возможны три значения:

1. Весь массив документов, созданных и полученных юридическим или физическим лицом в ходе его деятельности, и сохраняемый в интересах оперативной деятельности или в качестве справочной информации. Является синонимом термина «архивные фонды» (archival fonds).

2. Орган или учреждение, отвечающее за приём, обеспечение сохранности и предоставление доступа к архивным документам, отобранным на постоянное хранение.

3. Место, в котором хранятся отобранные на постоянное хранение архивные документы.

Термин «архивы» (archives) происходит от греческого существительного archeion, означавшего офис государственного служащего, и от глагола arche', означавшего «командовать».

Глагол «Архивировать» (to archive) был изобретен ИТ-профессионалами для описания действий по сохранению данных, как об этом уже сказал Глен. В управлении документами этот термин использовать не следует (я не говорю, что он не используется): специалисты по управлению документами могут вести документы, хранить документы, или обеспечивать их долговременную сохранность (это три очень разных вида деятельности), – но они не «архивируют» документы.

Д-р Лючиана Дюранти (Luciana Duranti)
Заведующий кафедрой и профессор архивоведения
Руководитель проекта InterPARES www.interpares.org
Руководитель проекта электронной судебной экспертизы www.digitalrecordsforensics.org
Факультет библиотечного и архивного дела и информационных наук (School of Library, Archival and Information Studies, SLAIS) www.slais.ubc.ca
Университет Британской Колумбии (Канада)

Последний штрих добавил представитель Румынии Богдан-Флорин Поповичи:

Позвольте мне сделать небольшое добавление к приведенным выше высокопрофессиональным ответам.

ИТ-значение термина также предполагает уменьшение объёма памяти, используемого электронными объектами, либо путем использования сжатия (rar, zip etc.), либо путем перемещения их на какие-нибудь более дешёвые устройства хранения.

Д-р Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)
архивист, г. Брашов (Brasov), Румыния

И, наконец, определенные итоги подвела Лючиана Дюранти, сообщив при этом кое-что интересное:

Уважаемые коллеги,

Лично у меня не вызывает возражений, когда «народ», включая наших пользователей, выбирает термины, который позволяют им точнее всего высказать то, о чём они думают. Но мне не нравится, когда терминологию собственной дисциплины несогласованно и вольно применяют профессионалы по управлению документами, поскольку последовательная общая терминология является основой профессионального взаимопонимания и обмена, а также элементом профессиональной идентичности.

Сказав всё это, тем не менее, следует признать, что в рамках нашей собственной дисциплины существуют терминологические различия между языками, и в рамках языков – между странами. Вообще говоря, в большинстве европейских и азиатских языков, термин «архивы» (archives) относится к текущим документам, а не к историческим, которые называют историческими архивными документами (historical archives) или архивными документами постоянного хранения (permanent archives), – а глагол «архивировать» (to archive) действительно существует, и обычно означает «поместить документ в дела подразделения, исполняющего этот документ» (что согласуется с первоначальным значением термина archeion).

Например, в Италии, archivio – это все документы, созданные или полученные в ходе деловой деятельности, и поддерживаемые специалистом по управлению документами, с тем, чтобы создатель мог использовать их для каких-либо действий или для справок. Archiviare (глагол) означает «закрыть дело» (как правило, передавая его из подразделения-исполнителя в archivio). В более широком смысле, archiviare un affare (отправить вопрос в архив) означает «закрыть вопрос».

Принимая во внимание тот факт, что мы должны быть в состоянии общаться, невзирая на границы стран, понимая при этом различные значения, придаваемые похожим терминам (терминам, происходящим от одного корня, каким, как архивы, archives, archivio, arkiv, и т.д.), и различные термины, используемые для передачи одного и того же значения, Международный Совет Архивов только что одобрил проект создания доступной в сети в онлайн-режиме многоязычной (и охватывающей, для одного языка, множество стран) терминологической базы данных, в которую (когда она будет готова и выложена на веб-сайте МСА) отдельные специалисты и группы смогут добавлять термины и их значения. Проект стартует через пару недель, и будет завершен примерно через год.

Так что давайте продолжать обсуждение определений, и будем готовы заполнять онлайн-формы для предлагаемых терминов и их значений ... Как руководитель проекта, я буду и далее отслеживать ход этой и других подобных дискуссий, идущих на различных профессиональных форумах.

Д-р Лючиана Дюранти (Luciana Duranti)

Мой комментарий: Для нас этот вопрос тоже актуальный – по мере появления «настоящих» электронных архивов и распространения внеофисного хранения бумажных документов, мы тоже будем (собственно, уже начали) путаться в различных значения терминов «архив», «архивировать».

Я, правда, не думаю, что мы сможем отказаться от термина «архивировать»: ведь практически все даже чисто бумажные архивисты сейчас – пусть хотя бы дома – пользуются компьютерами, и в этом смысле они тоже немного «айтишники». А говорить на одном языке на работе, и на другом дома – слишком сложно :)

Источник: Архив форума специалистов по управлению документами
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A0=RECMGMT-L

Автор: Наталья Храмцовская
Источник: http://rusrim.blogspot.com/2010/11/blog-post_5419.html

Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

28ноября

На конференции в Ереване ЭОС представил ECM-решение e-gorts, локализация EOS for SharePoint для Армении

Узнать больше

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ