Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Вернуться к списку

Отчет о работе департамента документационного обеспечения Администрации Иркутской области за 2004 год

В данном документе проанализированы вопросы, касающиеся объема документооборота и состояния исполнительской дисциплины в администрации Иркутской области и администрации губернатора Иркутской области по итогам работы за 2004 год.

Документооборот

В 2004 году в департаменте документационного обеспечения администрации губернатора зарегистрирован 26731 документ, что несколько меньше, чем в 2003 году (27145).

Наибольшее количество в общем объеме документооборота составляют: входящая корреспонденция (9907), исходящая корреспонденция (8421), договоры, соглашения, контракты (3706) и правовые акты администрации (3500).

Следует отметить, что не все заместители главы администрации области своевременно рассматривают поступающую корреспонденцию и передают ее на исполнение. По состоянию на 01.01.2005 не рассмотрен 51 документ:

  • 27 – заместителем главы администрации Трифоновым Г.А.,
  • 9 – первым заместителем главы администрации Битаровым А.С.,
  • 8 – заместителем главы администрации Забродской Л.И.,
  • 7 – и.о. заместителя главы администрации Круть С.В.

За отчетный период отправлено 8421 исходящей корреспонденции, что на 264 документа больше по сравнению с 2003 годом.

В 2004 году не только возросло количество принятых правовых актов области (с 3046 в 2003 году до 3500 в 2004), но изменился их качественный состав. Появились новые виды правовых актов – постановление и распоряжение администрации области, приказ администрации губернатора.

На 7297 экземпляров вырос тираж правовых актов области (2003 год – 54557 экземпляров, 2004 год – 61854 экземпляров).

За весь 2004 год копировальным бюро департамента документационного обеспечения растиражировано 1231208 копий служебных документов (2003 – 1205484 копий).

В течение года для опубликования в газету «Восточно-Сибирская правда» было передано 472 правовых акта, на 01.01.2005 опубликовано 447 документов. Помимо этого, для включения в федеральный регистр правовых актов в главное управление Минюста России по Иркутской области и Усть-Ордынскому Бурятскому автономному округу передано 219 правовых актов области и 58 правовых актов исполнительных органов государственной власти области.

Архивом администрации за 2004 год рассмотрено 229 личных заявлений граждан, выдана 81 архивная справка, проведено 7 заседаний экспертной комиссии, оформлен паспорт архива администрации области за 2004 год.

Контроль исполнения документов

Всего в 2004 году на контроле в департаменте документационного обеспечения находилось 5243 документа (176 федеральных правовых актов, 35 законов области, 444 правовых актов губернатора и администрации, 739 поручений, 13 служебных записок, 267 вопросов для рассмотрения на АК и президиуме, 3569 служебной корреспонденции). За отчетный период исполнено 3648 документов от 3720 подлежащих исполнению, что составляет 98,1%.

Уровень исполнения документов в администрации области в течение 2004 года имел тенденцию к повышению, но еще не достиг уровня 2003 года вследствие того, что в работе по исполнению отдельных категорий документов имеют место следующие недостатки.

Не все документы, находящиеся на исполнении с истекшим сроком, имеют оформленное в установленном порядке продление сроков исполнения.

Так, в соответствии с распоряжением губернатора области от 21.04.2004 №205-р информационно-аналитическим комитетом (Губов А.Ю.) совместно с комитетом экономического анализа и прогнозирования (Федотов Д.Ю.) в срок до 12.07.2004 года не подготовлен проект распоряжения губернатора области по результатам опытной эксплуатации АИС «Экономика региона».

Информационно-аналитическим комитетом (Губов А.Ю.) нарушен двухмесячный срок представления на утверждение губернатору проекта распоряжения об обеспечении безопасности информационных ресурсов при эксплуатации КИВС в соответствии с распоряжением губернатора области от 03.08.2004 №346-р.

Продолжает иметь место практика неоднократного переноса сроков исполнения документов:

  • в соответствии с поручением Президента РФ первому заместителю главы администрации Битарову А.С. было дано поручение о разработке и принятии программы социальной защиты граждан пожилого возраста (на исполнении с 05.03.2004, срок продлен 3 раза, последний раз до 31.03.2005 и.о.главы администрации Битаровым А.С.);
  • поручение и.о.заместителя главы администрации области Круть С.В. о разработке проекта областной программы «Социальное развитие села до 2005 года» (на исполнении с 18.08.2004, срок продлен 2 раза);
  • поручение с президиума административного комитета заместителю главы администрации Королеву Е.А. (исполнитель председатель комитета по жилищной политике Воронин П.А.) о разработке в каждом МО области программы реформирования жилищно-коммунального хозяйства (на исполнении с 23.10.2002, срок продлен 3 раза);
  • поручение заместителю главы администрации Королеву Е.А. (исполнитель начальник департамента по делам Севера Яковченко П.А.) о разработке вопроса софинансирования жилищных субсидий для граждан, выезжающих из районов Севера в южные районы области (на исполнении с 09.01.2004, срок продлен 2 раза).

До настоящего времени заместителем главы администрации Королевым Е.А. не исполнено поручение о подготовке к 20.12.2004 предложений по вопросу формирования социальных норм потребления электроэнергии, топлива в разрезе отдельных территорий области, срок исполнения не продлен.

Не всегда исполнители принимают исчерпывающие меры к исполнению документов в установленный срок – 4 из 10 служебных записок, каждое четвертое поручение исполнены с нарушением срока (причем 25% из них не имели продления срока исполнения в установленном порядке), 83% исполненной с нарушением срока служебной корреспонденции не имело продления срока исполнения. У большинства документов превышение срока исполнения составляет от 2 до 5 дней.

С нарушением срока исполнено обращение Федерального инспектора в Иркутской области и Усть-Ордынском Бурятском автономном округе об оказании содействия МО г.Тулун для проведения ремонтно-восстановительных работ на котельной п.Шахта. Данное обращение было передано на исполнение 10.09.2004 г. заместителю главы администрации области Королеву Е.А. (исполнитель Воронин П.А., помощник Просекина О.В.) Ответ на обращение Федерального инспектора направлен 13.10.2004 г.

23.10.2004 в адрес губернатора поступило обращение товарищества собственников жилья «Лесное» по вопросу бесправных действий МУП ЖКХ «Коммунальник» Иркутского района, выразившихся в отключении ТСЖ «Лесное» от отопления и горячего водоснабжения за месяц до окончания отопительного сезона и последующим бездействии в течение 5 месяцев. Данное обращение было рассмотрено заместителем главы администрации Королевым Е.А. и направлено для проработки и подготовки ответа председателю комитета по жилищной политике Воронину П.А. Несмотря на критическую ситуацию по данному вопросу ответ-разъяснение готовился более месяца и был отправлен 25.11.2004.

22.10.2004 в адрес губернатора поступило письмо Чрезвычайного и Полномочного посла России в КНР Рогачева И.А. о представлении информации об открытии в Иркутской области совместного Российско-Китайского центра традиционной китайской медицины. Данное письмо было рассмотрено первым заместителем главы администрации области Битаровым А.С. и отписано для отработки и подготовки ответа и.о.заместителя главы администрации области Круть С.В. Ответ Чрезвычайному и Полномочному Послу РФ в КНР был направлен 24.11.2004 (исполнитель Кощеев М.Е. – начальник главного управления здравоохранения).

С нарушением срока исполнено письмо и.о.начальника КЭЧ района Белая о возмещении расходов на реализацию льгот по оплате жилья и коммунальных услуг, установленных для ветеранов. Данное письмо было рассмотрено 10.09.2004 г. и.о.заместителя главы администрации Круть С.В. и направлено в главное управление социальной защиты населения для проработки и подготовки ответа заявителю. Ответ направлен 13.10.2004 г. (Исполнитель Демина И.Е. – зав.отделом социальных льгот и гарантий ветеранов и инвалидов). Список примеров можно продолжить.

В течение 2004 года было проведено 8 заседаний административного комитета, в повестки которых было включено 133 вопроса. Из них 61 вопрос рассмотрен на заседании, 17 – подписаны в рабочем порядке, 50 – сняты с рассмотрения, 19 – находятся на исполнении.

На 15 заседаниях президиума административного комитета было рассмотрено 118 вопросов.
Сравнительный анализ деятельности органов власти и подразделений администрации губернатора, курируемых заместителями главы администрации области, по выполнению контрольных документов свидетельствует об удовлетворительном состоянии исполнительской дисциплины. В тоже время руководителям всех уровней следует осуществлять постоянный контроль за ходом исполнения документов, особое внимание уделять длительно рассматриваемым вопросам.

В целях совершенствования системы документооборота и организации контроля исполнения документов департаментом документационного обеспечения проводилась следующая работа:

  • Постоянно использовалась система упреждающего контроля. Помимо официальных письменных напоминаний, постоянно практикуется и форма устных напоминаний непосредственным исполнителям, руководителям органов власти и подразделений администрации губернатора;
  • систематически оказывается методическая помощь по вопросам оформления документов, подготовки информаций и т.д.

О несвоевременном, некачественном исполнении отдельных документов информировался губернатор области, руководитель администрации губернатора, заместитель руководителя администрации губернатора – помощник губернатора области Сабуров А.И. В служебных записках ставился вопрос о возможности депремирования по итогам работы.

В связи с ненадлежащим исполнением отдельных документов, подготовлено распоряжение главы администрации от 30.12.2004 №435-рг «О мерах по улучшению исполнительской дисциплины».

В соответствии с приказом администрации губернатора от 01.06.2004 №29-пр «О проведении совещаний по вопросам исполнительской дисциплины» вопросы своевременного, качественного исполнения контролируемых документов систематически рассматривались на совещаниях при заместителе руководителя администрации губернатора – помощнике губернатора области Сабурове А.И. Таких совещаний в течение 2004 года проведено 23.

С целью повышения уровня ответственности за исполнение контрольных документов по инициативе отдела контроля исполнения на заседаниях административного комитета при губернаторе области заслушана информация о ходе выполнения 6 нормативно-правовых актов губернатора и администрации области.

Проводилась работа по внедрению ЕСЭДД, в соответствии с распоряжением главы администрации от 14.07.2004 №279-рг разработаны схемы уровней доступа к информации в ЕСЭДД, основные функциональные требования к ЕСЭДД.

Разработан и направлен заместителям главы администрации, руководителям исполнительных органов государственной власти области и подразделений администрации губернатора проект новой Инструкции по делопроизводству.

С целью повышения управляемости и обеспечения надлежащего уровня исполнительской дисциплины департамент документационного обеспечения считает приоритетными в 2005 году следующие направления в работе:

1. Совместно с исполнительными органами государственной власти области и подразделениями администрации губернатора совершенствование стиля работы с документами, что предполагает прежде всего их качественную подготовку и исполнение.

2. Совместно с информационно-аналитическим комитетом и комитетом по хозяйственной деятельности реализация II этапа внедрения Единой системы электронного документооборота и делопроизводства на рабочих местах помощников заместителей главы администрации и руководителя администрации губернатора, а также ответственных за делопроизводство и контроль исполнения документов в исполнительных органах государственной власти и подразделениях администрации губернатора (расположенных в зданиях по ул. Ленина, 1 и 1а).


Возврат к списку


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ